Quản trị chất lượng

Các bước triển khai và kết quả lợi ích đạt được từ hoạt động của QQC

Posted on by admin

1. Các bước triển khai QCC

QCC được thực hiện theo các bước gợi ý như sau:

  • Bước 1: Lãnh đạo cấp cao cần hiểu rõ khái niệm về QCC. Điều này rất cần thiết vì họ phải biết cách hỗ trợ cho các QCC hoạt động có hiệu quả. Lãnh đạo cấp cao tập trung khuyến khích triển khai QCC tại các bộ phận, phòng ban thông qua các cán bộ quản lý trung gian.
  • Bước 2: Thành lập Ban chỉ đạo có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao. Chức năng của Ban chỉ đạo là hoạch định chính sách, đưa ra các chỉ tiêu để triển khai áp dụng và hỗ trợ cho các hoạt động của QCC.
  • Bước 3: Đào tạo các hạt nhân (các cán bộ hỗ trợ) cho hoạt động QCC về khái niệm QCC, công cụ kiểm soát chất lượng, phương pháp giải quyết vấn đề,…
  • Bước 4: Tổ chức các chiến dịch quảng bá về QCC trong toàn tổ chức thông qua bản tin, thảo luận, áp phích quảng cáo… để người lao động nhận thức rõ hơn về QCC.
  • Bước 5: Lựa chọn trưởng nhóm cho các nhóm thí điểm. Những người được lựa chọn khi nhóm mới được thành lập nên là giám sát viên hoặc quản đốc vì họ có khả năng lãnh đạo cũng như có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Họ hiểu rõ cấp dưới của mình hơn những người khác. Trưởng nhóm này được luân phiên khi các thành viên trong nhóm trưởng thành hơn. Những nhóm thí điểm này cố gắng phải thành công để làm mẫu cho những nhóm tiếp theo.
  • Bước 6: Đào tạo cho trưởng nhóm và các thành viên của nhóm thí điểm. Các nội dung như quản lý nhóm, cách lựa chọn vấn đề, xử lý vấn đề, sử dụng các công cụ kiểm soát chất lượng,…
  • Bước 7: Giám sát sự tiến triển của những nhóm thí điểm. Đây cũng là giai đoạn kiểm tra những hướng dẫn và qui định mà Ban chỉ đạo thiết lập nên. Sửa đổi chúng nếu thấy cần thiết và cho phép những nhóm này với lượng thời gian rộng rãi để làm việc với dự án đầu tiên của họ.
  • Bước 8: Tổ chức cuộc họp trình bày tình huống để các nhóm có cơ hội nêu lên thành tích của họ nhằm thông tin đại chúng. Qua đó quảng bá cho nhiều thành viên khác trong tổ chức biết về sự phát triển của nhóm QCC. Với cách tổ chức này, Ban chỉ đạo sẽ có cơ hội nhận biết được những nỗ lực của các thành viên.
  • Bước 9: Đào tạo thêm các trưởng nhóm và thành viên để thành lập thêm nhóm.
  • Bước 10: Tiếp tục giám sát và đánh giá sự tiến bộ của các nhóm. Hỗ trợ các nhóm và khuyến khích họ thành lập nên những nhóm mới.
  • Bước 11: Tổ chức hội nghị/cuộc thi nhóm hàng năm để ghi nhận các thành quả của các nhóm.

2.  Kết quả đạt được qua hoạt động của QCC

  • Đóng góp vào sự phát triển và cải tiến của tổ chức.
  • Tạo ra một môi trường có tính nhân văn và ý nghĩa công việc được tôn trọng.
  • Chỉ ra và khai thác khả năng vô hạn của con người.
  • Các thành viên được nâng cao kiến thức, khả năng thông qua đào tạo và tham gia giải quyết vấn đề.
  • Trao đổi thông tin được cải thiện tốt giữa các thành viên và giữa thành viên với lãnh đạo.
  • Người lao động có sự hiểu biết sâu sắc về chất lượng.
  • Các thành viên sẽ bị cuốn hút vào công việc của họ và thành thạo trong cách giải quyết các vấn đề.

3. Lợi ích từ những hoạt động của QCC với tổ chức

QCC là một trong những đặc thù của kiểm soát chất lượng theo phong cách Nhật Bản, nhấn mạnh vào tính nhân bản trong công việc. Triết lý của QCC là: “Mọi người sẽ quan tâm và tự hào hơn nữa nếu họ có quyền tham gia vào quyết định hay cách thức tiến hành công việc của mình”. Hoạt động của QCC mang lại những lợi ích thiết thực và lâu dài, góp phần quan trọng xây dựng nên nền văn hóa công ty. Lợi ích từ những hoạt động của QCC với tổ chức như sau:

  • Nâng cao khả năng quản lý và động viên mọi người tham gia để không ngừng tiến bộ, đóng góp cho sự cải tiến và phát triển của công ty.
  • Nâng cao ý thức của người lao động, tạo ra môi trường làm việc trong đó mọi người không những chỉ ý thức về vấn đề chất lượng mà còn biết chủ động giải quyết vấn đề tồn tại để cải tiến chất lượng.
  • Tạo những hạt nhân để thực hiện chủ trương, chính sách do lãnh đạo đề ra nhằm không ngừng nâng cao chất lượng.
  • Tự nâng cao trình độ thông qua hoạt động tự nguyện, hoạt động theo nhóm, động viên mọi người tham gia, áp dụng các kỹ thuật kiểm soát chất lượng, nhóm chất lượng bắt nguồn từ nơi làm việc, làm cho hoạt động nhóm chất lượng tồn tại lâu bền, cùng nhau phát triển, phát huy sự sáng tạo, ý thức về chất lượng, về những vấn đề tồn tại và ý thức về sự cải tiến.

4. Hoạt động nhóm chất lượng tại Việt Nam:

Trong  nhiều  năm  qua,  khái  niệm  về  nhóm  kiểm  soát  chất  lượng  (Quality Control Circles – QCC) đã được vận dụng hiệu quả tại các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam nhằm nâng cao kỹ năng làm việc, cải thiện mối quan hệ giữa cấp quản lý và người lao động, giảm thiểu lãng phí, cải thiện hình ảnh chất lượng, giảm giá thành sản phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh, góp phần đáng kể vào sự phát triển chung. Theo đó, nguồn gốc tạo nên sự sáng tạo và ý tưởng cải tiến không chỉ ở các nhà quản lý, cán bộ kỹ thuật, mà ngay chính ở những người công nhân. Thực tế cho thấy phần lớn vấn đề nảy sinh tại nơi làm việc có thể được giải quyết triệt để bằng các công cụ kiểm soát chất lượng thông qua hoạt động QCC. Đối với một tổ chức, hoạt động QCC là một công cụ hữu hiệu, được áp dụng tại nhiều bộ phận khác nhau như bộ phận sản xuất, bộ phận quản lý dịch vụ, bộ phận kinh doanh, bộ phận nghiên cứu và phát triển,… với mục đích tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích mọi thành viên không ngừng học tập và sáng tạo để cải tiến cũng như kiểm soát mọi vấn đề liên quan đến chất lượng. Xuất phát từ nhu cầu và mong muốn của các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam và tiếp nối thành công của Hội nghị các năm trước, Trung tâm Năng suất Việt Nam tổ chức Hội nghị Nhóm  kiểm soát chất lượng lần thứ 3 trong 02 ngày, 27- 28/05/2009, tại TP. Đà Nẵng.

Hội nghị sẽ tập trung giới thiệu các kiến thức cơ bản liên quan tới mục đích, lợi ích và phương pháp triển khai hoạt động Nhóm kiểm soát chất lượng một cách hiệu lực và hiệu quả:

  • Vai trò của nhóm kiểm soát chất lượng trong việc thúc đẩy sự phát triển chung của tổ chức, doanh nghiệp cũng như giúp tổ chức, doanh nghiệp vượt qua khó khăn, khủng hoảng;
  • Các bước triển khai hoạt động nhóm kiểm soát chất lượng trong tổ chức, doanh nghiệp; các yếu tố dẫn đến sự thành công, thất bại của hoạt động nhóm và giải pháp;
  • Làm thế nào để mọi người có ý thức chất lượng, ý thức về các vấn đề tồn tại, ý thức về sự cải tiến và các hoạt động tự nguyện được thực hiện;
  • Những kỹ thuật, công cụ kiểm soát chất lượng cơ bản và ứng dụng hiệu quả các công cụ này;
  • Chia sẻ kinh nghiệm của các tổ chức, doanh nghiệp về thực tế hoạt động của nhóm QC điển hình.

Tại Hội nghị này, Ông Ngô Quý Việt – Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã phân tích “… Tại Việt Nam, nhóm kiểm soát chất lượng cũng đã được giới thiệu và thực hành tại một số tổ chức, doanh nghiệp như là một phần của chương trình TQM. Tuy nhiên, công tác triển khai vẫn còn những hạn chế về số lượng đơn vị triển khai, số lượng nhóm, chất lượng hoạt động nhóm, hay sự chia sẻ thông tin giữa các nhóm… Trong thời gian tới thông qua triển khai Chương trình quốc gia về nâng cao năng suất và chất lượng cho các doanh nghiệp Việt Nam, do Bộ Khoa học và Công nghệ soạn thảo trình Thủ tướng Chính phủ quyết định, Tổng cục sẽ có những hành động cụ thể hơn nhằm hỗ trợ sự phát triển và lớn mạnh của hoạt động nhóm chất lượng tại Việt Nam…”. Qua hai lần tổ chức tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, Hội nghị nhóm kiểm soát chất lượng đã nhận được nhiều phản hồi tích cực từ hàng trăm đại biểu tham dự, trở thành sự kiện thường niên trong cộng đồng doanh nghiệp và tạo ra được một diễn đàn cung cấp các thông tin, kiến thức, kinh nghiệm thiết thực nhằm thúc đẩy triển khai hoạt động nhóm kiểm soát chất lượng tại Việt Nam.

Tại FOV (Fiber Optics Vietnam Ltd thuộc tập đoàn FUJIKUMA – Nhật Bản) đặt trụ sở tại VSIP, huyện Thuận An, tỉnh Bình Dương. QCC là một hoạt động dành cho các nhân viên (dưới cấp kỹ sư). Khi một vấn đề cần được xem xét và giải quyết dài hạn (ví dụ như cần tăng năng suất, giảm thiểu tỷ lệ hàng hư, tiết kiệm chi phí,..) các nhân viên có liên quan đến vấn đề đó được tập trung lại để lập thành một nhóm QCC. Các nhóm QCC tổ chức họp mỗi tuần, thực hiện theo chu trình PDCA, mỗi chu trình kéo dài trong 3 tháng. Sau một năm, các bộ phận sẽ chọn ra các nhóm tham gia thuyết trình và được Ban Giám Đốc đánh giá xếp hạng, trao giải thưởng. FOV bắt đầu tham gia hoạt động QCC từ năm 2003. Vào năm 2004, FOV chỉ lập được một nhóm. Cho đến tháng 10 năm 2004, hoạt động này mới thực sự được kích hoạt và hình thành 10 nhóm được thành lập trong năm này. Tuy nhiên, hoạt động QCC vào lúc đó được định hướng bởi các Trưởng Bộ Phận. Năm 2005-2006, có 11 nhóm tham gia. Năm 2006-2007 với tiêu chí mỗi lãnh đạo lập một nhóm, FOV đã lập được 39 đội. Năm 2007-2008, số lượng đội QCC giảm xuống còn 30. Bắt đầu từ kỳ 2008-2009, một số QCC được định hướng bởi hoạt động G-FPS, có 31 đội tham gia. Để nâng cao hiệu quả của hoạt động này, Ban Giám Đốc đã quyết định các nhóm được tham gia một cách tự nguyện và có trợ cấp kinh phí hoạt động cho mỗi đội. Có 17 đội đã tham gia vào năm 2009-2010.