Nguyên tắc hoạt động của QCC

1. Nguyên tắc hoạt động của QCC

Nhóm chất lượng phát huy có hiệu quả chất xám trong giải quyết các vấn đề thực tế nảy sinh. Nhà quản lý muốn cải tiến hoạt động sản xuất không phải ở khâu chi phí nhân công mà là chi phí do lãng phí thời gian (vì máy ngưng hoạt động, vì những công việc không cần thiết và vì các sản phẩm kém chất lượng). Trong giảm thiểu lãng phí, cộng sự đắc lực nhất chính là những người trực tiếp sản xuất bởi họ hiểu về công việc của mình hơn bất kỳ ai khác. Tất cả mọi người đều có tiềm năng to lớn về thời gian và năng lực trí tuệ, nếu biết hợp tác có thể cải tiến chất lượng, giảm bớt lãng phí. Những nguyên tắc cơ bản của nhóm chất lượng được phát biểu thật đơn giản, nhưng cái then chốt làm nên sự thành công của chương trình nhóm chất lượng lại phức tạp và chúng phải được thực hành liên tục suốt chương trình. Những nguyên tắc cơ bản của nhóm chất lượng gồm:

Triết lý xây dựng con người: Chương trình nhóm chất lượng chỉ tiến hành được nếu Ban lãnh đạo cấp cao mong muốn giúp đỡ công nhân của mình trưởng thành và phát triển thông qua nhóm chất lượng.
Tính tự nguyện: Chương trình nhóm chất lượng được tiến hành vì lợi ích của nhân viên có tham gia hay không hoàn toàn do họ tự quyết định.
Mọi người đều được tham gia: Nhóm chất lượng là một chương trình mang tính cộng đồng; do vậy mà một người sống hướng nội, ít nói cũng có cơ hội nói ra những gì mình đang suy nghĩ.
Các thành viên giúp nhau cùng tiến bộ: Khả năng tiếp thu và sử dụng kỹ thuật của các nhóm sẽ không đồng đều nên điều quan trọng là mọi người phải giúp nhau cùng tiến bộ. Nhận thức điều này không chỉ là trách nhiệm của trưởng nhóm mà phải là của tất cả các nhóm viên.
Các kế hoạch phải là nỗ lực của tập thể chứ không phải của cá nhân: Các kế hoạch tiến hành phải thu hút trí tuệ của cả nhóm. Những thành tựu được công nhận cũng mang tên tập thể nhóm.

Thường xuyên huấn luyện nhân viên lẫn Ban lãnh đạo cấp cao: Nhân viên cần được huấn luyện các kỹ thuật hữu hiệu để có khả năng tự tìm ra lời giải cho những vấn đề nảy sinh trong công việc của họ.
Kích thích sáng tạo: Tư tưởng nhóm chất lượng là tạo ra một khung cảnh kích thích sự sáng tạo của con người. Người ta sẽ không mạnh dạn nêu ý kiến riêng của mình nếu cảm thấy ý kiến đó bị cự tuyệt hay bị chế nhạo. Thường các giải pháp khả thi lại xuất phát từ những ý tưởng có vẻ như lộn xộn lúc ban đầu.
Các vấn đề thảo luận trong nhóm chất lượng phải có liên quan đến công việc của nhóm viên: Nội dung các cuộc họp nhóm chất lượng cần giới hạn vào lĩnh vực mà nhóm viên am tường, đó chính là những công việc mà họ làm thường ngày chứ không phải một việc xa lạ nào khác.
Ban lãnh đạo cấp cao cần hỗ trợ cho hoạt động của nhóm chất lượng: Nếu không ai trong ban lãnh đạo sẵn lòng dành thời gian cũng như đóng góp ý kiến xây dựng cho nhóm trong buổi ban đầu sẽ không thể có được động lực thúc đẩy nhóm chất lượng hình thành và phát triển.
Phát triển ý thức về chất lượng và cải tiến: Tất cả những nguyên tắc nêu trên sẽ vô nghĩa trừ khi chúng ta tạo được trong nhận thức của nhóm viên nếp nghĩ liên tục cải tiến chất lượng giảm bớt sai sót.
Giảm dần tâm lý “chúng ta” và “họ”: Mỗi người trong chúng ta cần tìm thấy ý nghĩa và sự sáng tạo trong công việc của mình. Nhóm chất lượng khi được sử dụng một cách đúng đắn sẽ giúp giảm bớt đi sự phân biệt khái niệm “chúng ta” và “họ” trong tâm lý nhân viên. Tinh thần đồng đội sẽ lớn dần lên trong mỗi cá nhân và lan ra cả tập thể. Tinh thần ấy thúc đẩy họ làm ra những sản phẩm có chất lượng cao.

Mục đích cuối cùng của nhóm chất lượng là cố gắng liên kết hoạt động của các cá nhân vốn thích làm việc đơn độc hoặc có đầu óc cố hữu với nhau. Điều này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Nhà quản lý cần xây dựng một môi trường làm việc trong đó những ý tưởng mới mẻ không bị làm ngơ, không bị vùi dập hay bị đem ra chế nhạo.

2. Hoạt động của nhóm chất lượng

Thiết lập mục tiêu là vô cùng quan trọng để chương trình nhóm chất lượng được thành công. Các mục tiêu được xác định đúng đắn sẽ giúp quản trị trực tiếp những hoạt động và nỗ lực khác nhau cũng như giúp đỡ dự kiến nhân sự và sự tăng trưởng trong tương lai. Mục tiêu bao gồm chủ yếu và thứ yếu, ngắn hạn và dài hạn. Các mục tiêu này cần được xét lại liên tục và cập nhật cho thích ứng với những điều kiện hiện hành tại tổ chức cũng như để mọi người biết đầy đủ về chương trình đang thực thi. Chương trình cũng kết hợp với sử dụng thống kê, năng động nhóm và sự vui thú công việc. Nó sẽ còn tồn tại chừng nào nó còn được kích thích và hỗ trợ. Hoạt động của nhóm chất lượng bắt đầu sau khi các thành viên học xong khóa huấn luyện. Một nhóm nên gồm các thành viên làm cùng một phòng ban, cùng một lĩnh vực, nhưng điều đó không phải là điểm trọng yếu. Điều chính yếu khi thành lập nhóm là hãy để các thành viên tự quyết định tham gia nhóm nào.

2.1 Đưa ra các vấn đề

Ở cuộc họp đầu tiên, mỗi nhóm cần chọn một tên gọi, chọn một nhóm trưởng và một thư ký. Khi đã hoàn tất các thủ tục này, nhóm quyết định chuẩn bị một loạt các vấn đề mà các thành viên muốn tìm cách giải quyết. Khi chuẩn bị danh sách các vấn đề cần phải nghĩ ra một phương pháp để đánh giá hết những khó khăn sẽ gặp phải.

Bước tiếp theo là thu thập dữ liệu phân công cho các thành viên. Các phương pháp thống kê: bảng điều tra, biểu đồ kiểm tra, các đồ thị rất cần để sử dụng cho hoạt động cuả nhóm. Trong thời gian này, thu thập dữ liệu mới rất quan trọng, bởi vì có một vài vấn đề đã được giải quyết hoặc một số vấn đề đang được giải quyết. Thu thập dữ liệu giúp ta loại bỏ những vấn đề không cần thiết. Mặc dù, các dữ liệu thu thập còn ở dạng thô nhưng nó giúp chúng ta xây dựng biểu đồ Pareto. Dựa trên phương pháp này, các thành viên cũng quyết định nên giải quyết vấn đề nào.

2.2 Phân tích các vấn đề hay các dự án

Khi vấn đề đã được chọn, nhóm bắt đầu phân tích với sự giúp đỡ của hai công cụ thống kê quan trọng: Phiếu kiểm tra và sơ đồ nhân quả. Kỹ thuật điều tra thu thập ý kiến lôi cuốn tất cả các thành viên tham gia để hình thành danh sách các nguyên nhân khác nhau. Nhóm phải nhất trí chọn ra nhiều nguyên nhân chính để phân tích và một loạt các dữ liệu khác được thu thập để thẩm tra nguyên nhân. Nếu chứng minh được rằng nhóm đã chọn đúng nguyên nhân chính, nhóm tiến xa hơn và tìm cách giải quyết, nếu không phải lập trở lại bước này, giữ lại, khi nguyên nhân chính được tìm thấy, nhóm tiến hành triển khai cách giải quyết.

2.3 Triển khai cách giải quyết

Khi nguyên nhân đã được xác minh, các thành viên của nhóm phải cùng nhau dành hết tâm trí để làm việc và đề xuất cách giải quyết. Khi nhóm tìm được một trình tự sắp xếp các vấn đề khó khăn cần được giải quyết, nên chuẩn bị kế hoạch để thực hiện. Giai đoạn này kéo dài từ 2 đến 3 tuần hoặc từ 2 đến 3 tháng. Không nên khẳng định rằng nhóm hoàn thành dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Vì điều này sẽ tạo nên áp lực không cần thiết. Nhóm nên họp thường xuyên mỗi tuần để duy trì mối quan hệ, tạo ra những cách giải quyết mới và giữ được sự hài hòa trong nhóm. Ngoài ra cần nghĩ đến một hệ thống phòng ngừa để đúc kết những vấn đề còn lại được giải quyết trong tương lai. Các thành viên nhóm chất lượng cũng nên xem xét tất cả các khía cạnh của vấn đề và xem xét áp dụng cách giải quyết nào ở phạm vi, khu vực nào cho có kết quả. Điều này sẽ tránh hao tốn năng lực và loại trừ các hao phí khác.

2.4 Báo cáo với cấp lãnh đạo

Báo cáo với cấp lãnh đạo là hình thức quan trọng để công nhận nhóm. Sự nỗ lực hết mình của các thành viên nhóm chất lượng cần được ban lãnh đạo công nhận, để giữ vững nhuệ khí của các thành viên nhóm chất lượng. Điều quan trọng nhất là tổ chức sắp xếp trình dự án với ban lãnh đạo như thế nào để đạt được thành công. Hoạt động này giúp cả hai bên: các thành viên của nhóm cảm thấy công việc của họ không vô ích và ban lãnh đạo nghe được mọi khía cạnh của vấn đề mà trước đây họ đã xao lãng.

2.5 Xem xét và theo dõi của Ban lãnh đạo cấp cao

Ban giám đốc nên xem xét kỹ các đề nghị và các cách giải quyết. Đồng thời phải lưu ý các yêu cầu hỗ trợ của nhóm chất lượng. Qua đó, Ban lãnh đạo cấp cao cần nhận thấy trách nhiệm của mình đối với chương trình hoạt động của nhóm. Sau khi báo cáo, một cuộc thảo luận về những lời kiến nghị sẽ được tổ chức: đồng ý hay không đồng ý với các đề xuất và chuẩn bị kế hoạch theo dõi cho tương lai. Sau đó, nhóm nên thông báo những quyết định để các thành viên biết được các thông tin một cách đầy đủ và biết được những cố gắng của họ có đạt kết quả không, có được quan tâm không. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cấp cao nắm được chương trình hoạt động cho tương lai.