Giao tiếp nội bộ giữa nhân viên trong doanh nghiệp

Giao tiếp nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp đang muốn thực hiện một chiến lược mới hay tạo ra một sự thay đổi trong tổ chức. Giao tiếp nội bộ không chỉ là những việc như gửi thông báo đến các nhân viên, đưa ra chỉ dẫn, mà nó còn bao gồm văn hóa doanh nghiệp, sự lãnh đạo và cách thức ứng xử của các nhà quản lý.

Giao tiếp cần được thực hiện giữa doanh nghiệp với người lao động hiện tại cũng như tiềm năng của doanh nghiệp. Lao động tiềm năng có thể giao tiếp thông qua website của doanh nghiệp, các tổ chức giáo dục và phương tiện truyền thông đại chúng như báo, đài. Một bức tranh nghề nghiệp thực tế có sẵn cần được cung cấp tới tất cả những lao động tiềm năng. Nhà tuyển dụng cần luôn nhớ rằng nội dung của những cuộc giao tiếp như thế chính là sự cam kết với lao động tiềm năng.

Giao tiếp làm tăng thêm sự hiểu biết của cả nhà quản lý và nhân viên. Nhân viên cần biết những thông tin về tình hình kinh doanh và hướng đi của doanh nghiệp bởi đó là chỗ dựa cho cuộc sống của họ. Doanh nghiệp cũng cần chia sẻ những thành quả đạt được và cả những khó khăn để người lao động hiểu và góp sức cùng doanh nghiệp vượt qua điều đó, nhờ vậy mà sự đoàn kết trong nội bộ tăng cao. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến lượng thông tin cung cấp cho từng đối tượng lao động để đảm bảo tính hiệu quả của thông tin đưa ra.

Giao tiếp không chỉ đơn thuần là nói chuyện và truyền đạt thông tin cho nhau mà còn có cả hình thức giao tiếp bằng văn bản. Giao tiếp bằng văn bản đòi hỏi sự chính xác về nội dung và lối diễn đạt dễ hiểu để tránh việc hiểu sai, hiểu chưa hết vấn đề. Không chỉ thế, nó không cần những ngôn từ trau chuốt, hoa mỹ mà chỉ đơn giản là sự ngắn gọn, súc tích mà vẫn truyền được hết những thông tin cần thiết.

Giao tiếp là hoạt động hai chiều giữa nhà quản lý – nhân viên và được xây dựng trên cơ sở niềm tin, sự tôn trọng lẫn nhau. Nếu quá trình giao tiếp được thực hiện trên cơ sở tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau thì chúng ta sẽ thấy rõ được hiệu quả của giao tiếp. Nhà quản lý cũng nên lắng nghe rồi mới đánh giá, không nên đưa ra những đánh giá mang tính chất chủ quan và có thể chờ khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đưa ra những đánh giá của mình.

Người giám sát nên trao đổi về những thay đổi trong chính sách, thủ tục hành chính, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cho cấp dưới của mình. Không chỉ đơn thuần là hoạt động giao tiếp, nó còn khích lệ công nhân và là một cách để lao động dễ dàng thu nhận được những thông tin về doanh nghiệp nhanh nhất. Cũng vì lẽ ấy, người quản lý và người giám sát nên tích cực lắng nghe cấp dưới của họ.

Việc tích cực lắng nghe không chỉ là chú ý quan tâm đến nội dung của cuộc hội thoại mà còn phải quan tâm đến mong muốn, mục tiêu của nhân viên thông qua cuộc hội thoại và cả những cảm xúc được họ thể hiện. Tích cực lắng nghe có thể giúp cho doanh nghiệp biết được những mong muốn và những vấn đề mà người lao động quan tâm. Giao tiếp tích cực và cởi mở có thể rất hiệu quả để các thành viên trong doanh nghiệp hiểu nhau hơn, vì vậy sẽ củng cố tình đồng nghiệp và sự gắn bó trong một tập thể.

Giao tiếp giữa nhà quản lý và nhân viên đòi hỏi nhà quản lý cần gạt đi cái tôi của bản thân để lắng nghe những ý kiến có thể là trái chiều và không được phân biệt giữa những người đưa ra ý kiến của họ, bởi bất kể ý kiến nào cũng sẽ giúp doanh nghiệp có được những thông tin và hiểu rỏ hơn về những nhân viên làm việc cho mình. Việc bình tâm lắng nghe những ý kiến trái chiều của nhân viên là rất khó, tuy nhiên nhà quản lý vẫn phải dần chấp nhận và làm quen với việc này nếu như họ muốn nâng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp cao hơn nữa.

Để việc giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp diễn ra một cách thuận lợi và có hiệu quả thì doanh nghiệp cần thực hiện những công việc sau:

  • Phân tích đối tượng nhận tin
  • Xác định mục tiêu của việc truyền thông tin
  • Xác định công cụ truyền tin
  • Xây dựng nội dung thông tin
  • Xác định phương pháp truyền tin
  • Đo lường kết quả

Ở một số doanh nghiệp Việt Nam, trong các cuộc giao tiếp như khi thảo luận một vấn đề gì đó thì những ý kiến của người có chức vụ lớn hơn, tuổi tác cao hơn thường được coi trọng hơn ý kiến của những người có chức vụ nhỏ hơn, tuổi tác trẻ hơn. Vấn đề này hoàn toàn không hợp lý bởi chức vụ và tuổi tác không nói lên được trình độ, năng lực làm việc. Dù những người có chức vụ và tuổi tác cao hơn thì họ có nhiều kinh nghiệm trong công việc hơn nhưng điều đó không có nghĩa là những người có chức vụ thấp hơn, tuổi tác trẻ hơn không thể có những ý kiến hay, hợp lý vì họ là những người được đào tạo có hệ thống, và có nhiều cơ hội cọ xát với thực tế.

Hiện nay, tình trạng này ở Việt Nam vẫn còn tồn tại khá nhiều, làm giảm hiệu quả kinh doanh và đối khi còn mang lại hậu quả nặng nề cho các doanh nghiệp. Giải thích cho tình trạng này là do sự hạn chế trong quan điểm thế nào là giao tiếp giữa nhân viên và nhà quản lý của các doanh nghiệp nước ta. Họ luôn cho rằng chỉ có lãnh đạo mới có quyền ra các quyết định và nhân viên chỉ là những người thực thi quyết định đó. Các ý kiến của nhân viên bị gạt đi và họ không cần quan tâm đến dù đó có là ý kiến hay và hợp lý thế nào đi chăng nữa.

Tuy nhiên, trái ngược so với những doanh nghiệp trên thì tình trạng này có vẻ tốt hơn tại một số doanh nghiệp khác. Họ vẫn luôn coi trọng và lắng nghe ý kiến nhân viên để tiếp nhận những thông tin, ý kiến của những người dưới quyền của mình để góp phần vào công cuộc phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Tổng kết lại, theo quan điểm Marketing nhân sự, sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động… Các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động qua lại lẫn nhau. Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua, học hỏi, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng Marketing nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Khi đất nước bước vào giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, Marketing nhân sự càng trở nên quan trọng hơn bao giờ, nó giúp các doanh nghiệp thu hút được nhiều nhân tài cống hiến cho mình. Chìa khoá dẫn đến thành công trong Marketing nhân sự là khả năng đánh giá và sự suy xét thận trọng. Marketing nhân sự cần những người biết cách cư xử đúng mực và luôn lắng nghe người khác. Ngoài ra, thấm nhuần văn hoá doanh nghiệp, thiết lập và duy trì tốt các mối quan hệ và sử dụng nhân lực hiệu quả cũng là những yếu tố quan trọng cho con đường phát triển của các nhà Marketing nhân sự.

Nền kinh tế tri thức phát triển, vai trò của nhân lực trong các doanh nghiệp ngày càng được đánh giá cao và được nhà quản lý quan tâm hơn để có được hiệu quả hoạt động và tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường như hiện nay. Điều này thúc đầy Marketing nhân sự phát triển. Marketing nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc thu hút và duy trì nhân viên cho doanh nghiệp. Nhờ đó mà nó tạo ra một lực lượng lao động ổn định, giảm tối đa tình trạng thiếu hụt nhân sự, tăng cường tinh thần lao động và xây dựng được một văn hóa doanh nghiệp riêng, từ đó đảm bảo được hiệu quả chung cho doanh nghiệp. Marketing nhân sự hướng sự tập trung về quan hệ nội bộ giữa nhân viên ở tất cả các cấp trong doanh nghiệp. Nếu một doanh nghiệp chỉ tập trung vào các phương pháp Marketing bên ngoài, sẽ gây ra độ lệch trong chiến lược kinh doanh, và khi nguồn nhân lực không được đảm bảo cả về chất lượng và số lượng thì sẽ rất khó để tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

10 nguyên tắc Marketing nội bộ trên sẽ mang lại hiệu quả tích cực đến những nhà quản lý trong các doanh nghiệp trong toàn bộ nền kinh tế. Có được những nguyên tắc trên và doanh nghiệp cần xem xét việc áp dụng chúng như thế nào trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để thu được hiệu quả tốt nhất.

Nguồn: Nguyễn Hoàng và cộng sự (2014), Marketing nhân sự, NXB Thống kê.