Giai đoạn chuẩn bị đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu

Có thể chia giai đoạn chuẩn bị làm hai bước:

  • Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán.
  • Chuẩn bị cụ thẻ trước một cuộc đàm phán cụ thể.

1. Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu

Muốn đàm phán thành công trước hết cần chuẩn bị tốt các yếu tố sau:

  • Ngôn ngữ.
  • Thông tin.
  • Năng lực của người/ đoàn đàm phán.
  • Thời gian và địa điểm đàm phán.

❖ Ngôn ngữ:

Để đàm phán thành công cần nắm vững và sử dụng thành thạo các ngôn ngữ, bắt đầu từ tiếng Mẹ đẻ. Trong giao dịch ngoại thương, sự bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất. Để khắc phục khó khăn này nhà quản trị ngoại thương cần học để có thể sừ dụng thành thạo các ngoại ngữ. Yêu cầu này không có giới hạn, biết càng nhiều ngoại ngữ càng tốt. Trong điều kiện Việt Nam hiện nay, cán bộ ngoại thương trước hết cần thông thạo tiếng Anh – ngôn ngữ thương mại của toàn cầu. Nhưng dừng lại đó là chưa đủ, tiếp theo còn học các ngoại ngữ khác: Pháp, Hoa, Nga, Nhật, Đức…

Trong trường hợp sử dụng phiên dịch bạn nên nhớ rằng, vấn đề này không đơn giản. Để giúp bạn sử dụng phiên dịch tốt, xin giới thiệu với các bạn một số kinh nghiệm sau:

  • Nói sơ qua trước về chủ đề với người phiên dịch (nếu là cuộc đàm phán phức tạp, nên “diễn tập” lời nói của minh cùng người phiên dịch vài lần trước khi đi đàm phán).
  • Nói rõ và chậm.
  • Tránh dùng những từ ngữ ít được biết đến, tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địa phương…
  • Giải thích ý chính theo 2-3 cách khác nhau, vì nếu chỉ nói một cách ý chính có thể bị mất.
  • Nói ngắn, không nói lâu hơn 1-2 phút, bởi nói quá dài người phiên dịch có thể dịch sai.
  • Trong khi nói, cho phép phiên dịch có thời gian ghi chú những điều đang nói.
  • Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian cần thiết để làm rõ các điểm mà nghĩa vẫn còn mù mờ.
  • Không ngắt lời phiên dịch vì làm như vậy sẽ gây ra hiểu lầm.
  • Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần, khi hình thức khẳng định có thể dùng được.
  • Cố gắng diễn đạt và dùng dáng điệu để hỗ trợ cho lời nói.
  • Khi nói nên nhìn vào đối tác, chứ không nhỉn vào phiên dịch.
  • Trong khi đàm phán, nên viết ra các điểm chính cần thảo luận. Nhờ đó, các bên có thể kiểm tra các vấn đề hai lần.
  • Sau khi đàm phán, xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý.
  • Đừng nghĩ phiên dịch có thẻ làm việc hơn hai giờ mà không cần nghỉ ngơi.
  • Nếu cuộc đàm phán kéo dảí suốt ngày, nên dùng hai phiên dịch thay đổi cho nhau.
  • Hãy biết thông cảm nếu phiên dịch mắc sai lầm.
  • Nghe phiên dịch báo cáo sau mỗi phiên họp, bởi thường họ nghe được những thông tin rất quan trọng từ phía đối tác, mà bạn nên biết.

Nhà đàm phán giỏi không chỉ biết sử dụng thông thạo ngôn ngữ thông thường, mà còn phải biết sử dụng ngôn ngữ “chủ quan” và “khách quan” trong từng hoàn cảnh cụ thể (xem minh họa 5.1).

❖ Thông tin

Trong thời đại ngày nay – thời đại của thông tin và bùng nổ thông tin, thì dù hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắm bắt thông tỉn nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng.

Nội dung của những thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán sẽ hết sức phong phú, ở đây chỉ kể đến những thông tin cơ bản.

a. Thông tin về hàng hóa:

Trước hết phải nghiên cứu, tim hiểu kỹ những mặt hàng dự định kinh doanh về tên gọi, về khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa… cùa nó, cùng những yêu cầu của thị trường đối với mặt hàng đó, như: quí cách, phẩm chất, bao bì, cách trang trí bên ngoài, cách lựa chọn, phân loại…

Bên cạnh đó, để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản xuất…

Nghiên cứu chu kỳ sống (vòng đời) của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối pháp kinh doanh thích hợp.

Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh.

Đẻ lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xem xét đến một cơ sở quan trọng: tỷ xuất ngoại tệ của các mặt hàng.

Trong trường hợp xuất khẩu: tỷ xuất này lả tổng chi phỉ (có tính cả lãi định mức) bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngoại tệ.

Còn trong trường hợp nhập khẩu, đó là tổng số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vị ngoại tệ đẻ nhập khẩu.

b. Thông tin về thị trường:

  • Các thông tin đại cương về đất nước, con người, tình hình về chính trị, xã hội: diện tích, dân số, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, hiến pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình…
  • Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ: tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốc dân (Gross Nation Product – GNP), thu nhập quốc dân bình quân đầu người (Gross Nation Income – GNI), các chỉ số về bán buôn, bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường…
  • Cơ sờ hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính…
  • Chính sách ngoại thương: các nước đó có Eà thành viên của các Tổ chức Thương mại Quốc tế (WTO), khu vực mậu dịch tự do (AFTA)… không? Các mối quan hệ buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (chế độ hạn ngạch XNK, hàng rào thuế quan, các chế độ ưu đãi đặc biệt…).
  • Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng.
  • Điều kiện vận tải và tỉnh hình giá cước…
  • Bên cạnh đó, cần nắm vững những điều kiện có liên quan đến chính những mặt hàng dự định kinh doanh của minh, trên thị trường ngoài nước như: dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu cùa người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ (các phương pháp tiêu thụ), sự biến động giá cả…

c. Tìm hiểu đối tác:

  • Tìm hiểu thực lực của đối tác: lịch sử công ty, ảnh hưởng của công ty trong xã hội, uy tín, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, số lượng, chất lượng, chủng loại sản phẩm, định hướng phát triển trong tương lai…
  • Tìm hiểu nhu cầu và ý định của đối tác: vì sao họ muốn hợp tác với ta? Mục đích hợp tác của họ? Nguyện vọng hợp tác có chân thành hay không? Mức độ bức thiết của sự hợp tác đối với họ? Họ có nhiều đối tác khác không?…
  • Tìm hiểu lực lượng đàm phán của họ: Đoàn đàm phán gồm những ai? Địa vị, sở thích, tính cách từng người? Ai là người có quyền quyết định trong số đó? Tìm hiểu thật kỹ về người nảy…

Bên cạnh đó, người cán bộ đàm phán cần nắm vững:

  • Thông tin về bản thân công ty mình.
  • Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu…
  • Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầut lạm phát, khủng hoảng…

d. Các phương pháp chủ yếu đề nghiên cứu thị trường nước ngoài:

Nghiên cừu tai bàn (desk research)

Dựa vào các tài liệu thu thập được, để nghiên cứu thị trường. Đây là cách nghiên cứu phổ biến, tương đối dễ thực hiện, chi phí ít nhưng cho kết quả có độ chính xác không thật cao.

Các nguồn để thu thập tài liệu: các loại tạp chí kinh tế xuất bản định kỳ, các loại sách chuyên khảo, các bản thống kê, các thông báo của công ty môi giới lớn, thông tin qua mạng Internet, mua của các công ty có chức năng cung cấp thông tin, các ngân hàng dữ liệu …

Chìa khóa giúp nghiên cứu tại bàn thành công là biết tìm nguồn thông tin và khai thác triệt để nguồn thông tin đó. Nhiều đơn vị mới làm xuất nhập khẩu không biết lấy thông tin ở đâu, vậy xin giới thiệu một số nguồn thông tin:

  • Các nguồn nội bộ:

Đầu tiên, cần tìm thông tin ngay trong cơ quan của mình, ngay trong tủ sách thương mại của cơ quan (lập tủ sách thương mại một cách khoa học trong mỗi cơ quan là việc rất quan trọng, nên làm và cần làm).

  • Những nguồn thông tin từ các tổ chức, cơ quan:
  • Các thư viện.
  • Các cơ quan chính phủ: Bộ Công Thương, các cơ quan Thống kê…
  • Các phòng thương mại.
  • Các hiệp hộl buôn bản.
  • Các nhà xuất bản.
  • Các viện nghiên cứu.
  • Các ngân hàng.
  • Các tổ chức của người tiêu dùng.
  • Các công ty…
  • Nguồn thông tin lấy qua mạng Internet:

Đây là nguồn thông tin cực kỳ quan trọng. Ngày nay, Internet được coi là một kho tàng thông tin khổng lồ, một nguồn tài nguyên vô giá nằm ngay dưới ngón tay click của người sử dụng. Tìm kiếm thông tin trên mạng cũng không phải là việc quá khó khăn, các công cụ tìm kiếm theo từng từ ngữ riêng biệt, theo khu vực địa lý, theo ngành nghề, theo vấn đề quan tâm với nhiều ràng buộc phức tạp đều đã có sẵn trên các trang web tìm kiếm thông tin. Cho nên vấn đề chính yếu của việc tìm kiếm thông tin trên mạng là nắm thật rõ bản chất của thông tin muốn tìm kiếm để đưa ra các từ khóa thích hợp và kiên nhẫn thử các từ khóa khác nhau mà thôi. Thời đại bùng nổ Internet đã tới! Các doanh nghiệp Việt Nam cần có bộ phận/ người có khả năng truy cập thông tin trên mạng để phục vụ cho đàm phán và các hoạt động khác của mình.

Thu thập được thông tin đã là một việc rất quan trọng, nhưng quan trọng hơn là phải xử lý, đánh giá được độ chính xác của thông tin. ở đây nếu có thẻ, tất cả các nguồn tin cần kiểm tra chéo qua các nguồn độc lập khác để đảm bảo chính xác.

Nghiên cửu tai chỗ (field research).

Nghiên cứu trực tiếp ở thị trường. Phương pháp này phức tạp, tốn kém, nhưng cho kết quả nhanh, chính xác.

Trước khi bắt đầu nghiên cứu tại chỗ cần làm tốt công tác chuẩn bị như:

  • Quyết định những mục tiêu nghiên cứu.
  • Quyết định đối tượng nghiên cứu và địa chỉ của họ.
  • Dự thảo một số câu hỏi.
  • Chuẩn bị biểu mẫu.
  • Sắp xếp các cuộc phỏng ván.
  • Và quan trọng hơn cả ỉà chọn người có đù khả năng để nghiên cứu.

Đề thực hiện việc nghiên cứu có thể sử dung các phương tiện như sau:

  • Các cuộc phỏng vấn cá nhân trực tiếp.
  • Các cuộc phỏng vấn qua điện thoại.
  • Các cuộc thăm dò qua thư từ.
  • Kiềm tra kho hàng, cửa hàng…

Sau các cuộc phỏng vấn viết báo cáo, rồi tiến hành phân tích số liệu thu thập được, rút ra nhận xét, dự báo kết luận.

Ngoài ra còn nhiều phương pháp khác như: bán thử, sử dụng chuyên gia người địa phương, gián điệp kinh tế…

Trong thực tế, để đạt được kết quả cao, người ta thường sử dụng kết hợp các phương pháp trên.

❖ Chuẩn bị năng lực.

a. Chuẩn bị năng lực cho từng chuyên gia đàm phán.

  • Chuẩn bị về kiến thức.

Chuyên gia đàm phán cần có kiến thức và khả năng toàn diện, chuyên gia đàm phán giỏi đồng thời phải là:

  • Nhà thương mại (trong nước và quốc tế).
  • Luật gia.
  • Nhà ngoại giao.
  • Nhà tâm lý.
  • Giỏi ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng Anh), có khả năng sử dụng mạng Internet như một công cụ đắc lực phục vụ cho công việc đàm phán.
  • Có kiến thức về kỹ thuật, văn hóa…
  • Chuẩn bi về phẩm chất tầm lý.

Chuyên gia đàm phán cần có tư duy nhạy bén, biết suy nghĩ và hành động đúng, có nghị lực, nhẫn nại, không nóng vội, hấp tấp, biết kiềm chế cảm xúc, không tự ti, không tự kiêu.

  • Có kỹ năng đàm phán tốt (5 tiêu chuẩn của một nhà đàm phán giỏi, xem lại chương 4):

Có khả năng sử dụng ngôn ngữ tốt: diễn đạt dược ý kiến của mình, trình bày vấn đề rõ ràng, khúc triết, dùng từ chuẩn xác. Sử dụng tốt tiếng Mẹ đẻ và các ngoại ngữ thích hợp.

Cố kỹ năng giao tiếp tốt, bao gồm những kỹ năng:

  • Kỹ năng lắng nghe.
  • Kỹ năng đặt câu hỏi.
  • Kỹ năng diễn thuyết.
  • Kỹ năng giao dịch bằng thư (phàn riêng).
  • Kỹ năng xã giao thông thường (chào hỏi, trao nhận danh thiếp, gọi điện thoại…).

b. Tổ chức đoàn đàm phán:

Vấn đề nhân sự trong đàm phán có vj trí đặc biệt quan trọng đòi hỏi phài cỏ sự chuẩn bị chu đáo. Thành phần của đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cần hội đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật, thương mại, trong đó chuyên gia thương mại giữ vị trí quan trọng nhất – thường làm trưởng đoàn. Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của ba loại chuyên gia nói trên là cơ sở rất quan trọng cho quá trình đàm phán, để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao. Nếu thiếu một trong ba loại chuyên gia (hiện nay ờ Việt Nam thường thiếu hoặc chuyên gia về pháp luật hoặc chuyên gia về kỹ thuật) thì tùy điều kiện của từng thương vụ, ta có thể chọn một trong các cách giải quyết sau:

  • Thuê chuyên gia bên ngoài.
  • Nghiên cứu sau.

Xét về lâu dài, đề đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của mình, các công ty Việt Nam, nhất thiết phải có chính sách tuyển dụng, đào tạo thích hợp, nhằm giải quyết vấn đề chuyên gia nêu trên.

❖ Chuẩn bị thời gian và địa điểm:

a. Chuẩn bị thời gian.

Phần lớn phụ thuộc vào sự thỏa thuận trước giữa hai bên, trên cơ sở tính toán sự khác biệt múi giờ giữa hai nước cũng như sự thuận tiện cho các bên. Trong thương mại, thời gian hết sức quý báu, nên trước khi đàm phán, hai bên cần lập và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể, cần thận hơn nên lập luôn cả phương án dự phòng để đề phòng trường hợp hết thời gian mà vấn đề thương lượng vẫn chưa được giải quyết xong,

b. Chuẩn bị địa điểm

Quan điềm chung là địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho cả hai bên.

2. Những công việc cần chuẩn bị trước một cuộc đàm phán cụ thể

Trước khi tiến hành một cuộc đàm phán cụ thề cần chuản bị rất kỹ càng. Nếu một nhà đàm phán không chuẩn bị kỹ, thì tất yếu sẽ cỏ lúc rơi vào tình trạng không biết minh đang nói gì.

Nội dung các bước:

Bước 1: Chuẩn bị

Cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

  • Xác định các mục tiêu cần đạt được,
  • Đánh giá tỉnh thế của đối tác,
  • Đánh giá điểm mạnh yà.điểm yếu.

Để đạt được mục tiêu cần: Xác định 3 mục tiêu: Mục tiêu tối thiểu, mục tiêu nhắm tới và mục tiêu cốt yếu.

Trong hầu hết các cuộc đàm phán, chính sự khác biệt về mục tiêu của các bên tham gia đàm phán là “tiêu điểm của sự mặc cả”.

Bước 2: Xây dựng chiến lược

Cơ sở của chiến lược đàm phán là phong cách đàm phán của bạn và đối tác.

Trong đàm phán người ta quan tâm nhiều đến 5 phong cách sau:

  • Dàn xếp
  • Điều khiển
  • Thỏa hiệp
  • Tránh né
  • Hợp tác

Bước 3: Khởi động

Cần bắt đầu như thế nào? vấn đề này rất quan trọng vỉ nó giúp cảc bên có được bầu không khí đàm phán thuận lợi hay không thuận lợi.

Bên cạnh đó cần lập danh mục những việc cần phải thực hiện.

Bước 4: Xây dựng các điều kiện – Hiểu biết lẫn nhau

Các công việc chủ yếu:

  • Nhận thông tin,
  • Thăm dò đối tác,
  • Thay đổi phương án đàm phán cho phù hợp…

Thông tin sẽ nhặn được thông qua việc đặt câu hỏi, vận dụng các chiến thuật đặt câu hỏi: Câu hỏi mở; Câu hỏi thăm dò; Câu hỏi đóng; Câu hỏi mang tính giả thuyết…

Chú ý: – Khi đối tác đang trình bày hay trả lời câu hỏi không cắt ngang lời đối tác; kết thúc mỗi vấn đề bằng một câu hỏi trực tiếp; Chỉ nối những gì cần phải nói; Thường xuyên tổng kết; Tránh đi lạc đề.

Bước 5: Thương lượng

Thực hiện:

  • Trao đổi yêu sách,
  • Phá vỡ sự bế tắc (sự ngừng trệ),
  • Đi đến thỏa thuận.

Cần lưu ý việc trao đổi yêu sách. Nó trở nên dễ dàng đối với các bên nếu như người đàm phán thực hiện việc này một cách có cân nhắc: Đưa ra vào lúc nào? Có nên đưa ra lúc này hay chưa nên? Đồng ý với yêu sách của đối tác ở mức nào? Bao nhiêu phần trăm? Trao đổi lợi ích như thế nào? Nếu chấp nhận thi được gì?…

Có nhiều cách giải quyết vấn đề: Giải quyết theo nhóm nhằm trao đổi yêu sách, giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Phá vỡ sự bế tắc bằng cách: Xem xét lại thông tin; Tìm ra điều trở ngại; Quan tâm đến hậu quả của sự thất bại; Tìm một giải pháp khác; Tổ chức một buổi tiệc;…

Có nhiều cách khác nhau để đi đến thỏa thuận/hợp đồng: – Hứa, đe doạ; – Giải thích; – Hoãn; – Phê bình; – Tán dương; – Xin lỗi; – Phản ứng; – Đặt câu hòi; – Lời khuyên; – Yêu cầu; – Nói đùa;…

Bước 6: Kết thúc

Để kết thúc đàm phán cần làm những công việc sau:

  • Hệ thống hoá các thỏa thuận.
  • Bản thực thi kế hoạch.
  • Đánh giá và rút kinh nghiệm.

Theo Jean – M.Hiltrop và Sheila Udall, để thực hiện một cuộc đàm phán giai đoạn chuẩn bị chiếm vị trí đặc biệt quan trọng, chiếm tới 4 bước trong tổng số 6 bước của cuộc đàm phán.

Vậy cần làm gì trong giai đoạn này?

Trên cơ sử những gì đã chuẩn bị ở mục 5.1.1, trước khi tiến hành đàm phán cần chuẩn bị kỹ những vấn đề sau:

  1. Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng.
  2. Đánh giá lại đối tác.
  3. Đánh giá tại những điểm mạnh, điểm yếu của chính minh.
  1. Lập phương án kinh doanh.
  2. Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử.
  3. Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng:

Cũng như trong mọi công việc khác, trong đàm phán bạn cũng phải xác định cho được mục tiêu của mình. Đẻ làm việc đó bạn cần phải:

❖ Xác định mục tiêu cần đạt được:

Để đàm phán đạt được kết quả mong muốn cần xác định mục tiêu đàm phán một cách khoa học. Mục tiêu cần đạt được các tiêu chuẩn:

  • Mang tính đo lường được (Measurable):
  • Có tính khả thi (Feasibility);
  • Tính rõ ràng (Clear):
  • Tính thách thức (Chalenge);
  • Dự báo được tác động trong tương lai (Forecast).

Hay nói cách khác mục tiêu xác lập phải SMART:

s – Specific (Thực tiễn);

M – Measurable (Lượng hóa được);

A – Agreeable (Nhất trí, đồng thuận);

R – Realistic (Khả thi);

T – Timely (Có thời hạn).

Để có thẻ linh hoạt trong đàm phán, thay vỉ chỉ xác định một điểm đích duy nhất bạn nên đề ra hàng loạt mục tiêu. Tập hợp mục tiêu này bao gồm:

  • Mục đích tối đa: kết quả tốt nhất có thể đạt được.
  • Mục tiêu tối thiểu: kết quả thấp nhất có thể cháp nhận.
  • Mục tiêu chính: cái mà bạn thật sự hướng tới.

Khi các nhà đàm phán muốn đạt được mục tiêu tối đa thì họ thương lượng, còn khi chỉ cần đạt mục tiêu tối thiểu thì họ có thể thỏa thuận cùng nhau. Trong trường hợp mục tiêu tối thiểu của hai bên không trùng nhau (ví dụ: giá thấp nhất mà bên bán muốn bán cao hơn giá cao nhất mà bên mua có thể mua) thỉ thỏa thuận không đạt được. Thực tế, bên nào chuẩn bị kỹ hơn, thương lượng giỏi hơn, thế mạnh hơn thỉ sẽ đưa kết quả đàm phán tới gần đích của mình hơn đối tác.

❖ Xác định giới hạn của sự thỏa thuận:

Khi xác định mục tiêu cần thương lượng, bạn không thể chỉ xác định những gì có thể đạt được, mà còn phải xác định những thứ có thể mất đi trong cuộc đàm phán sắp tới. Từ đó, bạn hãy tự hỏi:

Ta có thể đàm phán tới đâu? Khỉ nào nên ngừng đảm phán?

Trả lời câu hỏi ấy, bạn sẽ đi tới xác định giới hạn cuối cùng của đàm phán. Trong đàm phán theo kiểu “Mặc cả lập trường” người ta luôn xác định giới hạn cuối cùng, đó là giới hạn mà lập trường không thay đổi nữa, đó là giá mua cao nhất mà người ta có thể mua, giá bán thấp nhất mà người ta có thể bán. Giới hạn cuối cùng có thể giúp bạn không chấp nhận một giải pháp quá tồi tệ, gây thiệt hại lớn cho bạn, nhưng cũng chính giới hạn cuối cùng sẽ làm giảm sức sáng tạo của bạn và ngăn bạn chấp thuận một giải pháp thay thế sáng suốt hơn. Vậy hãy đi tìm giải pháp thay thế cho giới hạn cuối cùng!

♦> Thiết lập giải pháp thay thế tốt nhát khi không đạt được thỏa thuận (Best Alternative To No Agreement – BATNA):

Để thiết lập BATNA của mình, bạn cần:

  • Xác định giới hạn đàm phán.
  • Tìm các giải pháp thay thế.
  • Chọn giải pháp thay thế tốt nhất.

Chính vì vậy, BATNA được coi là chuẩn mực để đo mọi thỏa thuận được đề nghị, là tiêu chuẩn để ngăn không cho bạn chấp nhận những điều khoản quá bất lợỉ cho mình, đồng thởi cũng ngăn bạn bác bỏ những giải pháp thay thế sáng suốt mang lại lợi ích cho bạn.

Bên cạnh việc xác định BATNA của minh, bạn cũng cần dự báo và cân nhắc BATNA của đối tác để có cách ứng phó tốt nhất.

  1. Đánh giá lại đối tác:

Trước cuộc đàm phán bạn cần xác định lại thật rõ đối tác của mình, cụ thể cần tiến hành những công việc sau đây:

Cố gắng xác định được những gì đối tác muốn yêu sách và những gì đối tác muốn đạt được.

  • Thăm dò xem những vấn đề gì, những mối quan tâm nào ẩn sau những yêu sách của họ.
  • Trao đổi những thông tin cần thiết trong quá trình chuẩn bị đàm phán.
  • Cân nhắc những cơ sở lập luận và lý ỉẽ mà đối tác có thể sử dụng.
  • Tỉm những ván đề có thể ảnh hưởng tới hướng đi cũng như kết quả của cuộc đàm phán.
  1. Đánh giá lại những điểm mạnh, điểm yếu của chinh mình:

Trước cuộc đàm phán phải đánh gỉá lại những điểm mạnh, yếu của mình một cách khách quan, toàn diện, có như vậy mới có thể tránh khỏi rơi vào thế bị động, bất ngờ.

Cần đánh giá các vấn đề sau:

  • Quyền: Trong cuộc đàm phán sắp tới bạn là chủ hay là khách? Vậy ai là người có quyền đưa ra quyết định?
  • Thế: Kiểm tra lại tiềm lực tài chính, mối quan hệ, uy tín, ảnh hưởng của bạn và của đối tác. Ai có thế hơn?
  • Lực: Kiểm tra lại lực lượng đàm phán của bạn: Họ lả ai? Năng lực thế nào? Chuẩn bị ra sao? (So sánh với phía đối tác – Nếu bạn có thông tin).
  • Thời gian có đứng về phía các bạn không?
  1. Lập phương án kinh doanh:

Cỏ người không hiểu hoặc cố tình không hiểu về nền kinh tế thị trường. Họ cho rằng ở đây hoàn toàn không có kế hoạch. Chính quan điểm sai lầm đó đã dẫn đến hai khuynh hướng kinh doanh trái ngược nhau.

  • Khuynh hướng thứ nhất: làm thụ động, như người lần mò trong bóng đêm, gặp khách hàng đến đặt hàng thì làm, đang làm ăn tốt nếu khách hủy hợp đồng thì hàng bị tồn kho ứ đọng và kết cục đen tối là phá sản.
  • Khuynh hướng thứ hai là: làm ăn theo kiểu “chụp giựt”, thấy người khác có mối hàng thỉ “xông” vào dùng mọi thủ đoạn đẻ cướp, cách làm giẫm đạp lên nhau, tự giết nhau này chỉ có lợi cho người nước ngoài. Như vậy, cả hai cách làm này đều không thể chấp nhận được. Phải đặt ra chiến lược hàng hóa và thị trường dài lâu, tự chủ trong doanh nghiệp của mình.

Để quen dần với cách làm này trước hết hãy tập lập các phương án kinh doanh. Phương án kinh doanh là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến những mục tiêu xác định trong kinh doanh. Trước khi đàm phán, trên cơ sở những mục tiêu, đánh giá mà bạn có được ở các bước trên, hãy lập các phương án kinh doanh.

Một phương án kinh doanh thường gồm những nội dung cơ bản sau: Tình hình hàng hóa, thị trường và khách hàng, dự đoán hướng biến động của thị trường, xác định thời cơ mua bán, phương hướng thị trường và thương nhân, đặt mục tiêu (tối đa và tối thiều), biện pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả.

Để xây dựng phương án kinh doanh cần tiến hành các bước sau:

Bước 1: Đánh giá tổng quát tình hình thị trường và thương nhân, phân tích những khó khăn, thuận lợi trong kinh doanh.

Bước 2: Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh (phải chứng minh sự lựa chọn của mình là đúng trên cơ sở phân tích tình hình thực tế).

Bước 3: Đề ra mục tiêu: phải lả những mục tiêu cụ thề, bằng số liệu rõ ràng: sẽ bán (mua) bao nhiêu hảng, với giá cả bao nhiêu, sẽ thâm nhập vào thị trường nào? Mua bán với ai?…

Bước 4: Đề ra biện pháp thực hiện. Những biện pháp này là những công cụ, để đạt tới mục tiêu đề ra. Bao gồm những biện pháp trong nước (như: đầu tư vào sản xuát, cải tiến bao bì, tảng giá thu mua…) và những biện pháp ở ngoài nước (như: đẩy mạnh quảng cáo, lập chi nhánh nước ngoài, mở rộng mạng lưới đại lý…)

Bước 5: Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh thông qua việc tính một loạt các chỉ tiêu. Những chỉ tiêu chủ yếu là: tỷ suát ngoại tệ, thời gian hoàn vốn, điểm hòa vốn… (xem lại phàn Kế hoạch kinh doanh, chương 10).

  1. Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử:

Trên cơ sở những bước chuẩn bị nêu trên tiến hành xây dựng chiến lược đàm phán tổng quát.

Những điểm quan trọng trong xây dựng chiến lược đàm phán:

  • Nên mờ đầu như thế nào?
  • Nên đưa ra những câu hỏi nào trong buổi đầu?
  • Đối tác có thể hỏi những câu hòi nào?
  • Ta sẽ trả lời như thế nào?
  • Ta có đủ dữ liệu và thông tin để trả lời chưa?
  • Nếu chưa đủ thì lấy thông tin từ đâu?

Nếu đàm phán theo nhóm, thỉ còn cần cân nhắc thêm các vấn đề sau:

  • Ai sẽ là người dẫn dắt cuộc đàm phán?
  • Ai sẽ kiểm tra cơ sở lập luận?
  • Ai sẽ đặt câu hỏi?
  • Ai sẽ trả lời câu hỏi của đối tác?
  • Ai sẽ đóng vai trò làm giảm sự căng thẳng trong đàm phán?

Ngoài việc xác định chiến lược còn cần xác định kiểú đàm phán và chiến thuật đảm phán.

Giai đoạn chuẩn bị sẽ kết thúc bằng việc đảm phán thử. Càng đàm phán thử kỹ lưỡng bao nhiêu, thì khả năng thành công trong đàm phán thật càng chắc chắn bấy nhiêu.