Giai đoạn tiếp xúc đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu

Trong giai đoạn này, cần làm những công việc sau:

  • Tạo không khí tiếp xúc.

Cuộc đàm phán sẽ diễn ra thuận lợi khi tạo được những không khỉ thân mật, hữu nghị, muốn vậy:

    • Phải làm cho đối tác tin cậy ở mình.
    • Phải tìm mọi cách thể hiện những thành ý của mình.
    • Cần chú ý làm cho đối tác tin cậy ởmình, bằng những hành động chứ không chỉ bằng lời nói.
  • Sửa đổi lại kế hoạch (nếu cần).

Để làm được những công việc trên, cần phải:

    • Nhập đề tốt.
    • Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau.

Nhập đề:

Lời mở đầu đóng một vai trò hết sức quan trọng, bời nó:

  • Chuyển tải thông tin, thể hiện ý đồ, mong muốn của người phát biểu đối vớỉ vấn đề đàm phán;
  • Tạo không khí tiếp xúc tốt;
  • Thăm dò vị thế của đối tác…

Nội dung của Lời mờ đầu thông thượng có các nội dung sau:

  • Giới thiệu bản thân và đồng nghiệp;
  • Nhấn mạnh tầm quan trọng của vấn đề đàm phán;
  • Trình bày mối quan tâm của mình về vấn đề đảm phán và những gì có liên quan;
  • Nêu chương trình nghị sự…

Khi nói Lời mở đầu cần lưu ý: Lần gặp. đầu tiên chỉ nên nói ngắn gọn và gợi mở, tránh đi sâu vào tranh luận từng vấn đề cụ thể.

Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau, bao gồm các công việc:

  • Khai thác thông tin.
  • Kiểm tra lại những gì đã chuẩn bị được.
  • Điều chỉnh lại kế hoạch (nếu cần).

Trong đó, khai thác thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng, Jean- M.Hiltrop và Sheila Udall cho rằng: “Trong đàm phán, thông tin là sức mạnh. Bạn càng có nhiều thông tin từ đối tác càng tốt”. Cách khai thác thông tin tốt nhất là đặt câu hỏi. George Herbert (1593 – 1633) đã viết: “Nếu không hỏi bạn sẽ mất rất nhiều” (“Many things are lost for want of asking”). Vì vậy trong giai đoạn này bạn phải biết đặt những câu hỏi thích hợp cho đối tác. Ngoài ra bạn còn có thể sử dụng các kỹ thuật khác, như “Chất bôi trơn”, so sánh, im lặng… để khai thác thông tin.