Văn hóa doanh nghiệp

Xây dựng nội dung tài liệu văn hóa doanh nghiệp

Posted on by admin

1. Tầm nhìn

Tầm nhìn xác định và mô tả viễn cảnh tương lai mà tổ chức/doanh nghiệp hướng tới và được sử dụng để định hướng, điều khiển và khích lệ toàn bộ tổ chức/doanh nghiệp phấn đấu để đạt tới. Tầm nhìn thể hiện ước mơ, khát vọng của tổ chức/doanh nghiệp về hình ảnh mong muốn và phấn đấu để đạt đến trong tương lai. Tầm nhìn có thể được xác định thông qua việc trả lời các câu hỏi như: Doanh nghiệp phấn đấu vì cái gì?, Hình ảnh doanh nghiệp mong muốn đạt được trong tương lai là gì?, Doanh  nghiệp mong muốn trở thành biểu tượng hay được ghi nhớ, được nhắc đến về cái gì?.

2. Sứ mệnh

Tầm nhìn được thể hiện thành sứ mệnh.Sứ mệnh là một nội dung quan trọng về mặt chiến lược đối với tổ chức/doanh nghiệp. Tầm nhìn thể hiện ước muốn; sứ mệnh thể hiện cách thức ước muốn (tầm nhìn) được thể hiện trong thực tế hoạt động/kinh doanh. Trong kinh doanh, sứ mệnh được phản ánh qua bốn khía cạnh: (i) lĩnh vực hoạt động nhu cầu thị trường, (ii) đối tượng mục tiêu khách hàng mục tiêu, (iii) phương thức tiếp cận sản phẩm, dịch vụ và chính sách liên quan, và (iv) giá trị đóng góp lợi thế cạnh tranh. Đối với doanh nghiệp, sứ mệnh được xác định thông qua hệ thống bốn câu hỏi liên quan đến bốn khía cạnh nêu trên, Hình 5.4.Một số lý thuyết gọi sứ mệnh là mục tiêu tổng quát.

3. Giá trị cốt lõi

Giá trị cốt lõi của một tổ chức là những yếu tố can bản tạo nên giá trị cho tổ chức, hình ảnh đại diện cho tổ chức. Tầm nhìn là hình ảnh ước mơ, sứ mệnh là cách thức đạt tới hình ảnh ước muốn, giá trị cốt lõi là cốt cách tạo nên hình ảnh ước muốn. Giá trị thể hiện niềm tin của tổ chức và các quy tắc chi phối hoạt động bên trong tổ chức/doanh nghiệp. Chúng trở thành những những khuôn khổ định hướng hành vi thước đo hành vi nhằm khích lệ và điều khiển hành vi của tổ chức. Giá trị không chỉ đại diện cho một thế hệ hay một nhóm cá nhân, mà phải đủ khả năng vượt qua thử thách của thời gian. Mỗi cá nhân ở từng giai đoạn phát triển, hoàn cảnh khác nhau thường có những ước muốn khác nhau. Trong một tổ chức có nhiều người với những hoàn cảnh khác nhau, ở các giai đoạn phát triển khác nhau cùng tham gia và phát triển cùng tổ chức/doanh nghiệp.

Vậy, điều gì là có thể trở thành giá trị để mọi người tôn trọng, gắng sức cống hiến trong suốt cuộc đời gắn bó với tổ chức/doanh nghiệp?

Các tổ chức/doanh nghiệp rất lỹ lưỡng trong việc lựa chọn giá trị cốt lõi. Để xác định giá trị cốt lõi, doanh nghiệp không thể xác định bằng cách đặt trực tiếp các câu hỏi trực tiếp cho thành viên trong tổ chức về giá trị cốt lõi, cũng như hỏi những người khác về giá trị của tổ chức. Giá trị là những điều mọi người đều ước muốn, do cách diễn đạt khác nhau, chúng được thể hiện dưới hình thức, ngôn từ, biểu hiện hành vi khác nhau. Tuy nhiên, những hình ảnh tạo ra trong nhận thức của những con người khác nhau, với nhãn quan khác nhau vẫn có thể được chia sẻ giống nhau trong cảm nhận. Như vậy giá trị được tuyên bố (espoused values) sẽ không có nhiều ý nghĩa bằng giá trị thể hiện qua hành động(enacted values). Giá trị được lựa chọn phải phản ánh được hình ảnh mong muốn và có tác dụng định hướng hành vi và quyết định của các thành viên tổ chức trong công việc.

4. Nguyên tắc hành động, phong cách lãnh đạo

Để tầm nhìn, sứ mệnh (mục tiêu tổng quát) và các giá trị cốt lõi trở thành thực tiễn thông qua các quyết định của tổ chức, chúng phải được thể hiện thành những nguyên tắc hành động cụ thể, rõ ràng mà mẫu mực cho mọi thành viên nhận diện, nghiên cứu và vận dụng. Các nguyên tắc hành động thường được diễn đạt thành phong cách lãnh đạo được mô tả dưới hình thức một mẫu người điển hình của tổ chức. Diện mạo, trang phục, hình thức, ngôn từ, cử chỉ, hành vi của được cân nhắc, tính toán chu toàn và được thể hiện bằng một người mẫu cụ thể trong các sinh hoạt cộng đồng, các hoạt động truyền thông, marketing, qua người phát ngôn hay người đại diện, và đặc biệt quan trọng, qua người quản lý, người lãnh đạo.

Những câu hỏi đặc trưng là Chúng tôi/chúng ta là ai? kèm theo những câu trả lời, mô tả hình tượng mong muốn về mẫu  người  tổ chức/doanh nghiệp mong muốn xây dựng và phấn đấu để trở thành. Trong nhiều trường hợp, những mẫu người điển hình này trở thành những hình ảnh biểu tượng cho tổ chức/doanh nghiệp.

Biểu tượng không chỉ để sử dụng để quảng cáo hay vào các hoạt động truyền thông, mà quan trọng hơn nhiều là trở thành khuôn mẫu cho việc áp dụng vào các hoạt dộng hằng ngày, trong mối quan hệ với các đối tượng hữu quan hằng ngày. Người đi tiên phong phải là những người quản lý và những người lãnh đạo.

5. Chuẩn mực hành vi, Bộ quy tắc ứng xử (COC – Code Of Conduct)

Một tổ chức/doanh nghiệp bao gồm nhiều công việc, vị trí công tác được đảm nhiệm bởi các thành viên khác nhau với năng lực, nhận thức không giống nhau. Đạt được sự thống nhất trong phong cách thể hiện và sự phối hợp khi hành động là điều mong muốn của tất cả những người quản lý. Điều đó chỉ có thể đạt được bằng cách đưa ra những chỉ dẫn về nguyên tắc và cách thức ra quyết và hành động có thể áp dụng chung cho tất cả mọi người.

Chuẩn mực hành vi – còn gọi là quy tắc ứng xử– là những hướng dẫn, quy định tiêu chí về hành vi cần thiết của một tổ chức cần được các thành viên tôn trọng và vận dụng trong các hành vi tác nghiệp,các hoạt động chuyên môn và trong việc xây dựng mối quan hệ với các đối tượng hữu quan, để thể hiện các giá trị đặc trưng, thực thi sứ mệnh và hiện thực hoá ước mơ của tổ chức/doanh nghiệp. Các chuẩn mực hành vi (code of conduct) được biên soạn thành một tài liệu chính thức với tên gọi là Bộ Chuẩn mực Hành vi hay Bộ Quy tắc Ứng xử (CoC – Code of Conduct hay Code of Ethical Conduct).

Chuẩn mực hành vi thường được biên soạn nhằm giúp các thành viên ra quyết định khi hành động và giúp tổ chức đánh giá hành vi của thành viên. Chuẩn mực hành vi đạo đức của một tổ chức là cách diễn đạt bằng những ngôn từ, chỉ dẫn, chỉ tiêu, mục tiêu, chỉ báo dấu hiệu đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng đối với mọi người về những nội dung của văn hoá công ty: những giá trị, nguyên tắc cần tôn trọng, thế nào là đúng/sai, nên/không nên, phương pháp hành động đúng đắn. Đó là những định nghĩa cụ thể về giá trị, niềm tin, lối sống, khuôn mẫu hay quy tắc hành động chủ đạo các thành viên tổ chức cần tôn trọng và thực hiện.

Các nguyên tắc trong Bộ Quy tắc Ứng xử thường mô tả một cách tóm tắt nhưng rõ ràng về cách ứng xử cần thiết của các thành viên tổ chức trong các mối quan hệ như: (i) đối với công việc, (ii) đối với tổ chức, (iii) đối với khách hàng, (iv) đối với đồng nghiệp, (v) đối với cấp trên/cấp dưới, (vi) đối với cộng đồng, xã hội, môi trường sống, (vii) đối với chính phủ, nền kinh tế, quốc gia, và (viii) việc thực thi trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.

Các tiêu chuẩn cũng quy định rõ thái độ bản thân trong công việc và trong các mối quan hệ – quy định tự quản và kiểm soát bản thân.

Hình thức phổ biến và điển hình nhất là các ấn phẩm, bao gồm những bản nội quy, quy tắc, quy định, những hướng dẫn, nghị quyết, các bản tuyên bố về sứ mệnh, các khẩu hiệu. Tương tự như với các loại sổ tay công nghệ,  cẩm nang kỹ thuật,  quy tắc vận hành, sổ tay chất lượng, các chuẩn mực về hành vi đạo đức cũng có thể được biên soạn thành các tài liệu tương tự như sổ tay hướng dẫn về hành vi đạo đức‖ hay đơn giản chỉ là cẩm  nang đạo đức.  Với sự phát triển của các phương tiện thông tin, truyền thông hiện đại, các hình thức khác, ví dụ như băng hình, đĩa CD, VCD, trang web, thư điện tử, tin nhắn, trò chơi trên mạng … cũng có thể được sử dụng để thể hiện, phổ biến v à giúp các thành viên tổ chức tiếp cận và nhận thức tốt hơn về hệ thống các chuẩn mực hành vi đạo đức của tổ chức. Việc lựa chọn hình thức thể hiện đòi hỏi sự sáng tạo và cần có sự tham gia của các thành viên để làm tăng hiệu lực thực tiễn của các biện phá p truyền thông nhờ việc làm tăng tính sáng tạo, sự đa dạng về hình thức và làm cho cách diễn đạt phù hợp hơn với thói quen, trình độ nhận thức của các đối tượng thành viên tổ chức. Để thực hiện mục đích này, có thể sử dụng nhiều biện pháp và phương tiện kh ác nhau. Cơ bản nhất là hệ thống các biểu trưng trực quan và các chương trình đạo đức. Việc lôi cuốn sự tham gia của các thành viên tổ chức vào việc thiết kế cũng là một hình thức và một quá trình phổ biến.

6. Các tiêu chuẩn giao ước

Các tiêu chuẩn giao ước về đạo đức là cách thể hiện cụ thể các chuẩn mực đạo đức của tổ chức trong từng nhiệm vụ, công việc cơ bản, cho từng vị trí công tác. Hơn thế nữa, chúng còn thể hiện sự cam kết của thành viên đối với tổ chức trong việc thực hiện những chuẩn mực đạo đức chung theo cách riêng của mình. Vì vậy chúng còn được gọi là các tiêu chuẩn cam kết về đạo đức. Các cam kết về đạo đức thường được thể hiện thông qua những tuyên bố chính thức về hành vi hay mục tiêu, kết quả cần đạt được về mặt đạo đức của các cá nhân trong quá trình thực hiện các công việc chuyên môn, trong các hoạt động khác và trong mối quan hệ với các đối tượng hữu quan. Chúng có thể là những bản đăng ký hay giao ước thi đua, một phần trong các bản kế hoạch công tác – phần về tác phong, lối sống, tư tưởng; Chúng cũng có thể là những văn bản chính thức về đạo đức nghề nghiệp như y đức, 6 điều Bác Hồ dạy công an nhân dân,  5 điều Bác Hồ dạy thiếu niên nhi đồng, Lời thề Hypocrat…

Xét về mặt hình thức, hệ thống các tiêu chuẩn giao ước(cam kết) về đạo đức là những tiêu chuẩn giao ước cá nhân được tập hợp một cách hệ thống nhằm đảm bảo sự phối hợp thống nhất trong hành vi đạo đức để thể hiện nhất quán các giá trị và triết lý chung của văn hoá công ty trong các công việc cụ thể. Hệ thống các tiêu chuẩn giao ước về đạo đức cũng tương tự như hệ thống các tiêu chuẩn tác nghiệp; Điểm khác biệt quan trọng thể hiện ở chỗ hệ thống các tiêu chuẩn giao ước đạo đức tập trung vào các hành vi đạo đức và việc duy trì và phát huy các giá trị và triết lý đạo đức chủ đạo của tổ chức, trong khi hệ thống các tiêu chuẩn tác nghiệp tập trung chủ yếu vào các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ. Chính vì vậy, các tiêu chuẩn về đạo đức thường được lồng ghép và xuất hiện trong hệ thống các chuẩn mực tác nghiệp. Để nhấn mạnh đến hành vi đạo đức, các tiêu chuẩn giao ước đạo đức cần được biên soạn thành các tài liệu riêng. Các tài liệu như Điều lệ Đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam, Điều lệ Đoàn viên Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chi Minh là những ví dụ mẫu mực về các tài liệu này ở nước ta

Xét về mặt ý nghĩa, đây là kết quả triển khai cụ thể hệ thống các chuẩn mực hành vi đạo đức chung của tổ chức thành các tiêu chuẩn tác nghiệp  về mặt đạo đức cho từng thành viên. Chúng cũng có thể được coi là những mục tiêu cần đạt được về mặt đạo đức cho từng cá nhân, ở từng vị trí trong quá trình hoạt động và phối hợp hành động nhằm thể hiện nhất quán hệ thống giá trị và triết lý chung trong văn hoá công ty của tổ chức. Tập hợp tất cả những tiêu chuẩn cam kết cho các công việc, cương vị cơ bản của tổ chức sẽ hình thành hệ thống các tiêu chuẩn giao ước (cam kết) về đạo đức của một tổ chức.

7. Khuôn mẫu hành vi

Trong một tổ chức/doanh nghiệp, công việc được phân chia thành nhiều lĩnh vực chuyên môn, thành những cấp độ với chức năng, nhiệm vụ cụ thể phối hợp với nhau. Hành vi ở mỗi cấp độ, vị trí, công việc cũng có thể cần được thể hiện theo cách khác nhau, vì vậy chúng cũng cơ thể được quy định cụ thể cho phù hợp, tuỳ thuộc cương vị, đặc điểm mối quan hệ và hình ảnh mong muốn. Điển hình là các cương vị như người đại diện cho doanh  nghiệp,  người  quản  lý  cao  cấp,  người  quản  lý  chuyên  môn,  cán  bộ/chuyên viên/nhân viên.

Các khuôn mẫu hành vi là sự phát triển của phong cách điển hình và cụ thể hoá bộ quy tắc ứng xử cho những cương vị nhất định trong tổ chức/doanh nghiệp. Các khuôn mẫu hành vi thường được cụ thể hoá thành các tiêu chí, và minh hoạ bằng những mẩu chuyện hay tấm gương điển hình.

8. Phương châm điều hành

Phương châm hành động là một nội dung quan trọng trong Văn hoá doanh nghiệp, nhằm biến những giá trị, chuẩn mực, cam kết, lời hứa, giao ước thành các chỉ dẫn cụ thể cho quá trình ra quyếtđịnh và hành động.

Trong văn hoá phương Đông, tư tưởng Đức trị là một ví dụ điển hình về mối liên hệ giữa các nội dung này, cụ thể: nhân là triết lý, nghĩa là phương châm, lễ là phương pháp, trí là phương tiện, và tín là mục đích/hệ quả.

Trong quản lý kinh doanh, các doanh nghiệp lựa chọn phương châm hành động dựa trên cơ sở đặc điểm về triết lý kinh doanh, triết lý quản lý, bản sắc mong muốn, phong cách được lựa chọn, đặc thù về môi trường tổ chức, mụcđích cần hướng tới.Tuy nhiên, với tư cách là một tổ chức kinh tế, chuyên môn, gồm nhiều người cùng phối hợp hành động, các doanh nghiệp thường lựa chọn một số giá trị/mục tiêu/yêu cầu sau đây làm tiêu chí để chỉ đạo hoạt động chuyên môn:

  • Hài hoà trong mối quan hệ hợp tác;
  • Hiệu quả trong hoạt động chuyên môn và sử dung nguồn lực;
  • Chất lượng là trách nhiệm về sản phẩm và thực hiện công việc;
  • Chuyên nghiệp trong hành vi tác nghiệp.

Lựa chọn phương châm hành động không phải chỉ là định ra những căn cứ cho việc điều hành của người quản lý, mà còn là chỉ dẫn hành động cho những người lãnh đạo và cho nhân viên trong quá trình ra quyết định và thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Vì vậy, những yếu tố kích thích hoặc có khả năng khơi dậy động lực hành động cũng thường được chọn làm phương châm, ví dụ như:

  • Công bằng trong phân phối, đánh giá;
  • Bình đẳng trong mối quan hệ;
  • Cởi mở trong giao tiếp;
  • Chân thành trong cách ứng xử;
  • Trách nhiệm trong công việc;
  • Tin cậy trong hợp tác.

Phương châm hành động cũng có thể được phân biệt và xác định rõ theo từng lĩnh vực như: (i) quản lý/kiểm soát hành vi bản thân, tự quản lý, xây dựng và phát triển con người; (ii) chính sách và biện pháp quản lý/điều hành, cơ chế, quy trình, hướng dẫn, chỉ huy; và (iii) môi trường làm việc/môi trường tổ chức, quản lý công nghệ/phương tiện sản xuất. Trong đó, nội dung thứ nhất tập trung vào định hướng hành vi cá nhân – phương châm hành động; nội dung thứ hai tập trung vào các biện pháp quản lý và tổ chức – phương pháp điều hành; và nội dung thứ ba tập trung vào các điều kiện vật chất, kỹ thuật – phương tiện hỗ trợ.

9. Biện pháp quản lý

Biện pháp quản lý là cách thức cụ thể hoá phương châm điều hành thành các công cụ, phương tiện quản lý chiến lược, tác nghiệp thông dụng, quen thuộc để tạo thuận lợi cho việc triển khai các công việc chuyên môn, tác nghiệp hằng ngày. Thông qua đó văn hoá doanh nghiệp được chuyển hoá vào các hoạt động hằng ngày và được lồng ghép với các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ.

Các biện pháp quản lý bằng văn hoá doanh nghiệp tập trung chủ yếu vào con người, là các biện pháp quản lý về con người và vì con người. Vì vậy, đối tượng quản lý trong các biện pháp, chính sách điều hành bao gồm: (i) xây dựng mô hình tổ chức, sắp xếp, bố trí và nguồn nhân lực hợp lý; (ii) định hướng và tạo động lực cho con người trong tổ chức phát triển và hoàn thiện nhân cách; (iii) tạo thuận lợi cho con người đóng góp và phát triển về năng lực chuyên môn, tăng cường sự gắn kết giữa các cá nhân trong tổ chức. Dướiđây là một sốví dụ về chính sách quản lý bằng văn hoá doanh nghiệp

a. Hoàn thiện mô hình tổ chức

  • Xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức/cơ cấu tổ chức định hướng chất lượng (MBP, ISO);
  • Phát triển chuỗi  giá trị,  chuỗi  cung ứng  với các doanh nghiệp bên ngoài cũng như các chuỗi giá trị nội bộ, chuỗi cung ứng nội bộ;
  • Sử dụng lao động, bố trí nhân lực phù hợp năng lực và sở thích. Xây dựng các chính sách hỗ trợ
  • Xây dựng và quán triệt về triết lý kinh doanh và triết lý quản lý
  • Áp dụng các phương tiện và biện pháp kiểm soát tiên tiến coi trọng nhân cách, coi trọng tính tự quản, tự chịu trách nhiệm, kiếm soát bằng ý thức;
  • Xây dựng hệ thống tiêu chí và phương pháp đánh giá phù hợp nhấn mạnh vai trò tự quản lý, tự kiểm soát và tự chịu trách nhiệm;
  • Chú trọng và tăng cường sự phối hợp hành động giữa các thành viên qua việcáp dụng các biện pháp quản lý theo quá trình (MBP);
  • Nâng cao ý thức tự giá, tự chủ, tinh thần tự trọng, tự tôn của thành viên tổ chức bằng việc sử dụng các biện pháp quản lý bằng giá trị (MBV).

b. Tạo môi trường làm việc thuận lợi

  • Coi trọng nhu cầu phát triển năng lực chuyên môn của nhân viên, triển khai các chương trình đào tạo và phát triển năng lực hoặc hỗ trợ cá nhân phát triển lực chuyên môn;
  • Tạo cơhội thăng tiến ngang bằng nhau, cởi mở, công khai, thi đua lành mạnh cho thành viên về chuyên môn, việc làm và đóng góp;
  • Quản lý và xử lý tốtmối quan hệ thông qua các biện pháp Quản lý bằng Lời hứa, Quản lý bằng Cam kết, Quản lý bằng Giao ước và bằng các biện pháp quản lý mâu thuẫn phù hợp;
  • Tăng cường xây dựng và quản lý bằng nề nếp, tác phong, nhân cách.