Xây dựng chương trình đạo đức và văn hóa doanh nghiệp

1. Vai trò của chương trình đạo đức và văn hoá doanh nghiệp

Để làm cho các chuẩn mực và hệ thống chuẩn mực đạo đức có hiệu lực cũng như để tạo điều kiện triển khai các giao ước đạo đức, cần xây dựng các chương trình đạo đức toàn diện, khả thi. Các chương trình đạo đức gồm các hoạt động, kế hoạch hay chương trình hành động nhằm phổ biến và giáo dục cho các thành viên tổ chức và những người hữu quan về hệ thống các chuẩn mực hành vi đạo đức và hỗ trợ, thúc đẩy và giám sát việc triển khai các chương trình đạo đức. Trong hệ thống các chuẩn mực về đạo đức, hệ thống các chuẩn mực chung của tổ chức đóng vai trò là định hướng; hệ thống các tiêu chuẩn giao ước về đạo đức đóng vai trò tác nghiệp. Kết quả thực hiện hệ thống các chuẩn mực đạo đức được quyết định chủ yếu bởi việc thực hiện hệ thống các chuẩn mực giao ước. Chính vì vậy, các chương trình đạo đức tập trung chủ yếu vào hệ thống các chuẩn mực giao ước. Các chương trình đạo đức gồm hai nhóm chính: (1) xây dựng các chương trình giao ước đạo đức, (2) tổ chức thực hiện, điều hành và giám sát việc thực hiện các chương trình giao ước đạo đức.

Trong nhóm chương trình thứ nhất – xây dựng các chương trình giao ước – hệ thống các chuẩn mực hành vi là những căn cứ, tiền đề về mặt giá trị và triết lý hành động. Sau khi hệ thống chuẩn mực đạo đức được thiết lập, công việc tiếp theo là phổ biến và giáo dục về đạo đức. Việc phổ biến một cách có hiệu quả các chuẩn mực đạo đức là yếu tố rất quan trọng nhằm đưa các chuẩn mực đạo đức đã được xây dựng vào hành động thực tiễn. Việc giáo dục về đạo đức đối với nhân viên được coi như một bước tiếp theo của việc chuyển hoá các tiêu chuẩn đạo đức vào nhận thức và hành vi. Giáo dục về đạo đức không chỉ được tiến hành cho những người quản lý, những người có trách nhiệm ra quyết định hành động trong doanh nghiệp, chúng được thực hiện đối với tất cả các thành viên để giúp họ ―định hình phong cách công ty‖. Ở một số công ty, những người quản lý còn được giảng giải về các giai đoạn của quá trình phát triển đạo đức và nhân cách con người. Giáo dục về đạo đức trở thành chất xúc tác quan trọng cho việc phát triển hành vi đạo đức và nhân cách nhân viên đồng thời với việc đạt được sự thống nhất và hài hoà giữa các cá nhân trong một tổ chức. Ngoài ra, nhiều chương trình phát triển đạo đức kinh doanh đã được đưa vào trong các cơ chế, cơ cấu ra quyết định liên quan đến đạo đức. Cơ chế đã được hoàn thiện hơn cho phép người ra quyết định tự tin và tự chủ hơn khi phải ra những quyết định khó khăn.

Minh hoạ 5.10: Bảy bước xây dựng chương trình giao ước đạo đức; (ĐỀ XUẤT CỦA UỶ BAN LẬP PHÁP MỸ ĐỐI VỚI CÁC CÔNG TY MỸ)

Bước 1:Xác định những tiêu chuẩn hành vi có thể giúp làm rõ những chuẩn mực và định dạng những lĩnh vực rủi ro chủ yếu đối với tổ chức .

Bước 2: Phân công một lãnh đạo am hiểu về luật và tiêu chuẩn đạo đức của ngành giám sát việc thực thi các chương trình liên quan.

Bước 3: Không bố trí những người có thiên hướng sai trái trong hành vi vào các vị trí quyền lực.

Bước 4: Thiết lập một hệ thống thông tin (giáo dục về đạo đức) để phổ biến và quán triệt các tiêu chuẩn và hướng dẫn thực hiện.

Bước 5: Thiết kế hệ thống thông tin cho phép mọi người có thể ―cáo giác nội bộ‖ các hành vi sai trái mà không lo sợ bị trù úm, trả thù, ví dụ như đặt đường dây nóng, bổ nhiệm chức vụ thanh tra viên. Thiết kế hệ thống thông tin về giám sát và kiểm toán tường minh cho phép sớm phát hiện những sai sót.

Bước 6: Thiết lập các cơ chế và hình thức để xử lý nghiêm minh và thích đáng các hành vi sai trái hay vi phạm khi bị phát hiện. Những người vi phạm hoặc người chịu trách nhiệm đối với những hành vi sai trái phải được xử lý tuỳ theo mức độ vi phạm hoặc liên đới.

Bước 7: Tiến hành các biện pháp khắc phục và ngăn chặn những hành vi sai trái và vi phạm tương tự tiếp tục xảy ra.

2. Xây dựng chương trình đạo đức và văn hoá doanh nghiệp

Xây dựng chương trình giao ước đạo đức về thực chất là lập các phương án, kế hoạch cho việc phổ biến, quán triệt, triển khai thực hiện hệ thống chuẩn mực đạo đức và chuẩn mực giao ước đạo đức. Như vậy, về mặt nguyên tắc, xây dựng chương trình đạo đức không khác gì so với việc lập kế hoạch tác nghiệp thông thường. Điểm khác biệt chủ yếu đối với các chương trình đạo đức là mục tiêu của chúng thường tập trung vào việc giải quyết các vấn đề đạo đức và mối quan hệ trong kinh doanh. Do đó có thể áp dụng các phương pháp lập kế hoạch thông thường cho việc xây dựng các chương trình giao ước đạo đức. Như đã trình bày ở phần trên, việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn giao ước được triển khai phổ biến và rộng khắp trong toàn tổ chức với sự tham gia của tất cả các thành viên. Để tránh nguy cơ rơi vào tình trạng ―hình thức hoá‖, các chương trình xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn giá trị giao ước cần được thiết kế cẩn thận, chính thức có ý nghĩa đối với tổ chức và cá nhân. Sự chu đáo và trang trọng của các lễ nghi và các hình thức triển khai thể hiện sự nghiêm túc và sự cam kết của những người lãnh đạo trong việc sẽ hỗ trợ và kiên trì đối với quá trình triển khai. Đây là những dấu hiệu quan trọng để tạo niềm tin, tính nghiêm túc và sự cam kết của các thành viên tổ chức.

Mỗi tổ chức có thể xây dựng chương trình giao ước đạo đức theo cách thức riêng. Tuy nhiên, vẫn có thể lập ra những quy trình cơ bản gồm các bước có tính nguyên lý để tham khảo khi xây dựng các chương trình giao ước đạo đức; trong đó cân nhắc đến một số nguyên tắc đặc thù liên quan đến lĩnh vực đạo đức. Minh hoạ 5.8 giới thiệu một đề xuất về quy trình 7 bước xây dựng các chương trình đạo đức cho các công ty Mỹ.

Các tổ chức có thể có các chương trình giao ước đạo đức khác nhau. Tuy nhiên, mọi tổ chức đều có một mong muốn như nhau đó là các chương trình phải có hiệu lực. Để các chương trình giao ước đạo đức có hiệu lực trong thực tế, chúng cần thoả mãn những yêu cầu nhất định.

3. Hiệu lực của chương trình đạo đức và văn hoá doanh nghiệp

Để có hiệu lực thực sự, các chương giao ước phải được thiết kế chu đáo. Minh hoạ 5.9 trình bày một số yêu cầu tối thiểu cần thoả mãn đối với các chương trình giao ước đạo đức. Như cho thấy trong ví dụ này, người quản lý là một nhân tố quan trọng. Trong thực tế, đây là nhân tố có ý nghĩa quyết định đảm bảo hiệu lực của các chương trình giao ước đạo đức. Nhóm chương trình thứ hai tập trung vào việc tổ chức thực hiện, điều hành và giám sát việc triển khai các chương trình giao ước đạo đức. Về cơ bản quá trình triển khai bao gồm những công việc chủ yếu sau: (1) biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hiện, (2) phổ biến và quán triệt các chuẩn mực đạo đức, (3) phân công trách nhiệm giám sát chính thức và thông báo trong toàn tổ chức. Minh hoạ 5.10 trình bày những yêu cầu cơ bảncủa việc tổ chức triển khai các chương trình đạo đức và Minh hoạ 5.11 trình bày những nhân tố quyết định để việc phổ biến và quán triệt được thực hiện một cách có kết quả.

Trong khi triển khai các hoạt động nêu trên, các tài liệu hướng dẫn cần được biên soạn kỹ lưỡng, chi tiết và cung cấp đầy đủ để tạo thuận lợi cho quá trình học tập và thảo luận.  Đồng thời các biểu trưng của văn hoá công ty cũng cần được thiết kế thích hợp để phổ biến. Việc làm này có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh, biểu tượng, ý nghĩa, giá trị cho các biểu trưng văn hoá của công ty về sau.

Minh  hoạ  5.11:  Những  yêu  cầu  tối  thiểu đối  với  các  chương trình  giao ước đạo đức

1. Các chuẩn mực và hướng dẫn, như tiêu chuẩn đạo đức, phải có khả năng thực sự để phát hiện và ngăn chặn các hành vi sai lầm về đạo đức.
2. Trách nhiệm đối với các chương trình giao ước đạo đức phải do cấp cao đảm nhận.
3. Không giao nhiều quyền lựa chọn cho những vị trí có nhiều nguy cơ mắc sai lầm.
4. Tổ chức quán triệt về các chuẩn mực và hướng dẫn thông qua các hoạt động tập huấn, bồi dưỡng về đạo đức.
5. Thiết lập hệ thống giám sát, thanh tra và báo cáo về những hành vi sai lầm.
6. Nhất quán và kiên trì trong việc thi hành các chuẩn mực, tiêu chuẩn và biện pháp xử lý.
7. Thường xuyên đổi mới và hoàn thiện các chương trình giao ước đạo đức.

Minh hoạ 5.12: Sáu bước để thực thi có kết quả chuẩn mực hành vi đạo đức

1. Phổ biến về các chuẩn mực đạo đức đến tất cả mọi người trong đơn vị, chi nhánh, đại diện, đối tác.
2. Hỗ trợ cán bộ, nhân viên trong việc quán triệt và vận dụng nội dung của các chuẩn mực.
3. Chỉ định vị trí quản lý chịu trách nhiệm thi hành.
4. Thông báo trong toàn tổ chức về nghĩa vụ phải nghiên cứu, quán triệt các chuẩn mực và mục đích của việc ban hành các chuẩn mực đạo đức.
5. Soạn thảo và ban hành quy chế xử lý vi phạm.
6. Soạn thảo một khẩu hiệu hay tuyên bố ngắn gọn thể hiện phương châm đạo đức  chủ đạo của tổ chức để sử dụng trong tất cả các văn bản, cơ hội hay hoạt động liên quan đến đạo đức

Minh hoạ 5.13: Chìa khoá cho việc quán triệt các chuẩn mực đạo đức

1. Hỗ trợ nhân viên trong việc xác minh khía cạnh đạo đức trong các quyết định, hoạt động hàng ngày của họ.
2. Giúp họ xác định các vấn đề đạo đức liên quan đến công việc của họ.
3. Giúp họ hiểu rõ tính chất khó nhận diện một cách rõ ràng, chính xác của các hoàn cảnh có vấn đề đạo đức.
4. Giúp họ nhận thức được rằng chính hành vi hàng ngày của họ sẽ quyết định hình ảnh đạo đức của tổ chức trong mắt những người khác, bên trong và bên ngoài tổ chức.
5. Đưa ra những hướng dẫn để tìm được những người quản lý hay ai đó có thể giúp họ giải quyết những tình huống khó xử về đạo đức.
6. Loại bỏ tư tưởng cho rằng vẫn có cách biện hộ cho hành vi phi-đạo đức, qua việc chỉ rõ: Giới hạn đạo đức trong hành vi có thể được coi là phi-đạo đức;

Hành vi phi-đạo đức về bản chất vẫn là phi-đạo đức, cho dù có bị phát hiện và xử lý hay không;

Hành vi phi-đạo đức không bao giờ được ghi nhận là vì lợi ích của tổ chức hay tập thể;  Tổ chức là người phải chịu trách nhiệm về hành vi sai trái của nhân viên.

Trong các chương trình đạo đức nói chung và trong việc triển khai các hệ thống các chuẩn mực đạo đức nói riêng, vai trò và trách nhiệm của người quản lý cao cấp là rất lớn. Cụ thể là: (i) người khởi xướng (pioneer), (ii) người định hướng (ruler), (iii) người bắt nhịp (conductor), (iv) người dọn đường (facilitator), (v) người giám hộ (controller). Với tư cách người khởi xướng, người quản lý luôn phải đi đầu trong việc thực hiện các chương trình đạo đức và luôn ý thức rằng họ chính là tấm gương, mẫu mực cho những người khác noi theo. Vai trò định hướng đi liền với vai trò khởi xướng. Tuy nhiên, vai trò định hướng đòi hỏi người quản lý làm rõ những thông điệp muốn gửi tới những người khác; họ cần được thông tin chính xác những gì cần thực hiện. Vai trò bắt nhịp đặt người quản lý ở vị trí trung tâm phối hợp, các nội dung của chương trình đạo đức và các hoạt động phải đồng bộ và hài hoà, mâu thuẫn phải được triệt tiêu. Vai trò người mở đường nhắc nhở người quản lý rằng thực thi các chương trình đạo đức là công việc của tất cả mọi thành viên tổ chức và thành công của nó phụ thuộc vào tinh thần tự giác và nỗ lực của họ. Với vị trí và chức năng của mình, người quản lý cần tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên tổ chức thực thi các nội dung của chương trình đạo đức. Vai trò người giám hộ đối với các chương trình đạo đức nhấn mạnh chức năng kiểm tra và giám sát đối với việc thực thi các chương trình này trong tổ chức./.