Xác định trình tự thực hiện công việc và ước tính các nguồn lực, thời gian thực hiện của dự án

1. Xác định trình tự thực hiện các công việc

Các hoạt động của dự án có mối quan hệ phụ thuộc với nhau về trình tự thực hiện tuỳ thuộc vào lô gíc kỹ thuật của công nghệ tạo ra sản phẩm, phụ thuộc vào các quyết định của nhóm dự án, phụ thuộc vào mức độ sẵn có của nguồn lực.

Mối quan hệ phụ thuộc về lô gíc thực hiện các công việc. Mối quan hệ về lô gíc thực hiện sẽ quy định hoạt động nào được thực hiện trước, hoạt động nào được thực hiện sau và là mối quan hệ bắt buộc và còn gọi là mối quan hệ phụ thuộc cứng. Ví dụ, dự án xây nhà bao gồm ba công việc (1) đổ móng, (2) xây tường (3) lợp mái. Mối quan hệ phụ thuộc về lô gíc thực hiện quy định rằng không thể dựng khung nhà và xây tường khi chưa tiến hành đổ móng nhà xong. Hoặc trong dự án phát triển sản phẩm mới, chúng ta không thể tiến hành công việc kiểm tra/chạy thử sản phẩm khi mà sản phẩm mẫu vẫn chưa sản xuất xong. Dự án phát triển một phần mềm mới có thể bao gồm các hoạt động (1) thiết kế, (2) viết dòng lệnh (3) kiểm thử theo một trình tự thực hiện nhất định.

Mối quan hệ phụ thuộc vào quyết định của nhóm dự án. Nhóm dự án cũng có thể quyết định các mối quan hệ phụ thuộc giữa các hoạt động trong quá trình xác lập trình tự thực hiện các công việc. Dựa trên kiến thức và kinh nghiệm mà nhóm dự án quyết định trình tự thực hiện các công việc hoặc dựa trên những khía cạnh cụ thể và đặc thù của dự án mà một trình tự thực hiện nhất định được ưa thích hơn các trình tự thực hiện khác. Khi nhóm dự án quyết định một trình tự thực hiện nhất định nào đó thì cần phải văn bản hoá và giải trình cụ thể vì còn liên quan đến việc xác đinh thời gian dự trữ của các hoạt động và điều độ nguồn lực.

Mối quan hệ phụ thuộc vào mức độ sẵn có của nguồn lực: Do hạn chế về nguồn lực hoặc do những yêu cầu quản lý mà trình tự thực hiện các công việc theo lô gíc kỹ thuật ban đầu đã bị thay đổi chuyển từ tiến hành song song sang tiến hành tuần tự hoặc từ tiến hành tuần tự sang tiến hành đồng thời cùng với việc áp dụng trễ trong xác định các mối quan hệ.

Tất cả các hoạt động dự án, ngoại trừ hoạt động đầu tiên và hoạt động cuối cùng, đều có ít nhất một công việc tiến hành trước và một công việc tiến hành sau. Sơ đồ mạng dự án thường sử dụng bốn mối quan hệ về trình tự thực hiện các hoạt động.

Các mối quan hệ giữa các hoạt động biểu diễn trong sơ đồ mạng có thể sử dụng độ trễ. Độ trễ là khoảng thời gian tối thiểu mà một công việc phụ thuộc phải chờ để có thể bắt đầu hoặc kết thúc. Ví dụ một đơn hàng mua nguyên vật liệu đầu vào được thực hiện trong 1 ngày nhưng phải chờ 18 ngày sau thì nhà cung cấp mới có thể giao hàng cho công ty tại chân công trình.

– Mối quan hệ kết thúc – bắt đầu: sự bắt đầu của một công việc tiến hành sau phụ thuộc vào sự hoàn thành của công việc tiến hành trước. Đây là mối quan hệ được sử dụng phổ biến nhất trong phát triển sơ đồ mạng.

– Mối quan hệ kết thúc – kết thúc: Việc hoàn thành của công việc tiến hành sau phụ thuộc vào sự hoàn thành của công việc tiến hành trước. Ví dụ công việc kiểm tra được tiến hành sau chỉ có thể hoàn thành khi công việc sản xuất sản phẩm mẫu tiến hành trước hoàn thành bởi vì việc kiểm tra từng bộ phận của sản phẩm mẫu đã có thể được tiến hành trước khi việc sản xuất sản phẩm mẫu hoàn thành. Mối quan hệ này thường được sử dụngửtong các tình huống mà hai hay nhiều hoạt động kết thúc cùng một lúc.

– Mối quan hệ bắt đầu – bắt đầu: Sự bắt đầu của công việc tiến hành sau phụ thuộc vào sự bắt đầu của công việc tiến hành trước. Mối quan hệ hoàn thành – bắt đầu “thiết kế ngôi nhà, đổ móng” thông thường có thể chuyển thành mối quan hệ bắt đầu – bắt đầu với một độ trễ nhất định chẳng hạn năm ngày. Sau khi hoạt động thiết kế được bắt đầu năm ngày thì có thể bắt đầu tiến hành đổ móng bởi vì không cần phải chờ cho đến khi thiết kế chi tiết cả ngôi nhà hoàn thành mới bắt đầu đổ móng mà có thể bắt đầu công việc đổ móng ngay sau khi thiết kế chi tiết phần móng đã hoàn thành.

– Mối quan hệ bắt đầu – hoàn thành: Việc hoàn thành một công việc sau phụ thuộc vào sự bắt đầu của công việc tiến hành trước. Ví dụ công việc viết hướng dẫn sử dụng sản phẩm có thể được hoàn thành sau khi công việc kiểm tra sản phẩm mẫu bắt đầu với một thời gian nhất định. Mối quan hệ bắt đầu – hoàn thành này ít khi được sử dụng trong thực tế.

Sử dụng các mẫu sơ đồ mạng dự án chính tắc sẽ giúp đẩy nhanh việc xác định trình tự thực hiện công việc. Sơ đồ mạng mẫu chính tắc có thể áp dụng cho cả dự án hoặc cho từng hạng mục chính của các dự án tương tự. Mẫu sơ đồ mạng cho các hạng mục chính hoặc cho các đầu ra chính, ví dụ, là các tầng trong dự án xây dựng nhà cao tầng, thử nghiệm lâm sàng trong các dự án nghiên cứu phát triển dược phẩm mới, viết dòng lệnh lập trình cho các mô đun của dự án phần mềm, hoặc giai đoạn khởi động dự án của các dự án phát triển kinh tế -xã hội.

Kết quả của bước xác định trình tự thực hiện các công việc là một sơ đồ mạng dự án. Sơ đồ mạng dự án biểu diễn các hoạt động và trình tự lô gíc thực hiện. Sơ đồ mạng dự án có thể phát triển bằng tay hoặc bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án. Sơ đồ mạng dự án có thể phát triển cho toàn bộ dự án với tất cả các hoạt động chi tiết hoặc cho các hạng mục công việc chính (các hoạt động gộp). Sơ đồ mạng thường đi kèm với bản mô tả tóm tắt và phương pháp phát triển sơ đồ mạng.

2. Ước tính các nguồn lực và thời gian thực hiện hoạt động.

Ước tính các nguồn lực thực hiện hoạt động là quá trình ước tính chủng loại và số lượng nguyên liệu, nhân lực, thiết bị, vật liệu để thực hiện từng hoạt động. Ước tính các nguồn lực thực hiện hoạt động cần xuất phát từ các yêu cầu của mỗi hoạt động để xác định nguồn lực cho việc thực hiện từng hoạt động. Các nguồn lực, ví dụ, nguồn nhân lực có thể phân loại chi tiết theo các lĩnh vực chuyên môn sâu cụ thể: thợ điện, thợ cơ khí, thợ mộc, thợ nề; và cấp bặc nhất định: mới vào nghề, thuần thục, lành nghề.

Ước tính thời gian thực hiện công việc là quá trình ước tính các khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc với mức độ huy động nguồn lực nhất định.

Một số nguyên tắc chung trong ước tính các nguồn lực và thời gian thực hiện hoạt động

– Người ước tính am hiểu sâu về hoạt động. Những người tham gia vào ước tính các nguồn lực và thời gian thực hiện công việc phải là những người có kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu về công việc. Ví dụ nhóm dự án thiết kế một mẫu ô tô mới phải am hiểu về những thành tựu mới nhất trong công nghệ chế tạo ô tô tự động. Nhóm dự án xây dựng phải am hiểu về các tiêu chuẩn và định mức áp dụng trong ngành xây dựng.

– Sử dụng nhiều người cùng tham gia ước tính. Mỗi người tham gia ước tính đều bị ảnh hưởng bởi những sai lệch mang tính cá nhân nhất định cho nên để hạn chế những sai lệch này nên sử dụng nhiều người cùng ước tính cho từng vấn đề. Thông qua sự bàn bạc trao đổi giữa những người tham gia sẽ giúp hạn chế bớt sự cực đoan trong việc đưa ra những con số ước tính mà không phản ánh đúng tình hình thực tế.

– Ước tính trong điều kiện bình thường. Điều kiện bình thường về nguồn lực huy động, chuyên môn, phương pháp làm việc, cường độ làm việc, thời gian làm trong ngày trong tuần và các điều kiện khác.

– Sử dụng thống nhất và nhất quán đơn vị đo thời gian trong ước tính thòi gian thực hiện các hoạt động.

– Các ước tính là độc lập với nhau. Ước tính thời gian thức hiện của một hoạt động độc lập với các ước tính thời gian thực hiện của tất cả các hoạt động khác.

– Các ước tính thời gian thực hiện từng hoạt động cần cân nhắc đến tính rủi ro trong việc thực hiện hoạt động.

Các phương pháp ước tính

1. Ước tính và đánh giá của các chuyên gia. Một phương pháp ước tính được cho là tin cậy nhất chính là ước tính của các chuyên gia có kinh nghiệm trong việc thực hiện các hoạt động ở các dự án tương tự trước đó. Các ước tính của các chuyên gia sau đó được tổng hợp lại thành ước tính chung cho từng hoạt động.
2. Phương pháp tương tự hoặc dựa trên tiêu chuẩn. Dựa trên tính tương tự với dự án trước trên các khía cạnh như thời hạn hoàn thành, kinh phí, quy mô, mức độ phức tạp, để làm cơ sở cho việc ước tính nguồn lực và thời gian thực hiện từng hoạt động với sự điều chỉnh phù hợp cho dự án mới. Phương pháp tương tự có thể áp dụng cho toàn bộ dự án, từng hạng mục dự án, và cho từng hoạt động cụ thể.
3. Phương pháp tham số. Phương pháp tham số dựa trên mối quan hệ thống kê trong quá khứ giữa các đại lượng để ước tính các nguồn lực, thời gian và chi phí thực hiện hoạt động. Ví dụ dựa trên số liệu quá khứ về thời gian, chi phí, và nguồn lực để thực hiện một đơn vị khối lượng công việc chúng ta có thể ước tính được tổng thời gian, chi phí và nguồn lực thực hiện công việc đó bằng cách chia tổng khối lượng công việc thực hiện cho thời gian (chi phí, nguồn lực) thực hiện một đơn vị công việc. Ví dụ một tổ công nhân có khả năng lắp đặt 25 mét cáp trong một giờ, như vậy để lắp đặt 1000 mét cáp thì tổ công nhân đó cần phải thực hiện trong 40 giờ (1000 mét chia cho 25 mét/giờ = 40 giờ)

4. Phương pháp ước tính ba điểm. Ước tính thời gian và chi phí thực hiện một công việc có thể chính xác hơn nếu chúng ta tính đến mức độ rủi ro trong việc thực hiện công việc đó và dải không chắc chắn của thời gian thực hiện công việc. Khái niệm ước tính ba điểm là một kỹ thuật áp dụng bắt nguồn từ PERT sử dụng ba ước tính để xác định gần đúng cho thời gian thực hiện một hoạt động.

• Thời gian có khả năng sảy ra nhất (m). Là thời gian thực hiện công việc trong điều kiện bình thường về phân bổ các nguồn lực, năng suất lao động, sự mong đợi về mức độ sẵn sàng cho hoạt động và các điều kiện thực hiện khác
• Thời gian thực hiện trong điều kiện tốt nhất (lạc quan – a). là thời gian thực hiện công việc trong điều kiện tốt nhất có thể
• Thời gian thực hiện trong điều kiện kém thuận lợi nhất (bi quan – b) là thời gian thực hiện trong tình huống khó khăn nhất.
• Thời gian trung bình thực hiện công việc tính được bằng cách lấy trung bình có trọng số của ba ước tính trên theo công thức sau: t = (a + 4m + b)/6.

5. Phân tích dự phòng. Ước tính thời gian và nguồn lực thực hiện công việc có thể bao gồm cả thời gian và nguồn lực dự phòng áp dụng cho mức độ rủi ro trong quá trình thực hiện công việc. Thời gian dự phòng có thể xác định theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của thời gian thực hiện công việc hoặc theo một phương pháp định lượng thống kê nào đó.Thời gian dự phòng có thể xác định cho cả dự án và cho từng công việc và phải được ghi chép rõ ràng trong tài liệu về quản lý tiến độ dự án.

Việc ước tính nguồn lực và thời gian thực hiện dự án có thể tiến hành từ trên xuống (top – down) hoặc từ dưới lên (bottom – up). Ước tính từ trên xuống là ước tính tổng chi phí và thời gian thực hiện toàn bộ dự án do các chuyên gia có kinh nghiệm về các dự án tương tự và/hoặc do các nhà quản lý cấp cao tiến hành đưa ra ước tính. Ước tính từ trên xuống thường được áp dụng trong những trường hợp, ví dụ như: dự án chiến lược quan trọng, dự án có mức độ không chắc chắn cao, dự án nội bộ nhỏ, dự án có phạm vi hay thay đổi (ví dụ các dự án về phát triển hệ thống thông tin).

Ước tính từ dưới lên là xuất phát từ các yếu tố chi tiết của dự án như từ các gói công việc trong cấu trúc chia nhỏ công việc WBS và các hoạt động trong sơ đồ mạng dự án phát triển từ phương pháp đường găng để ước tính các nguồn lực, chi phí, thời gian thực hiện từng hoạt động rồi tổng hợp nên thành ước tính tổng nguồn lực, chi phí, thời gian thực hiện cả dự án. Ước tính từ dưới lên thường được áp dụng trong các trường hợp như do yêu cầu của quản lý phải ước tính chi tiết, do các dự án ký kết hợp đồng cần phải ước tính chi tiết, do khách hàng yêu cầu phải giải trình chi tiết về thời gian về chi phí thực hiện dự án.

Một phương pháp ước tính được áp dụng phổ biến trong thực tế là kết hợp đồng thời cả ước tính từ trên xuống và ước tính từ dưới lên: đưa ra ước tính sơ bộ từ trên xuống, phát triển chi tiết WBS rồi tiến hành ước tính từ dưới lên, phát triển tiến độ và ngân sách thực hiện, kết hợp với ước tính từ trên xuống và điều chỉnh các khác biệt, thống nhất và lấy làm ước tính chính thức cuối cùng.