Xác nhận và kiểm soát phạm vi dự án

1. Xác nhận phạm vi

Xác nhận phạm vi – hay còn gọi là kiểm tra và thống nhất phạm vi – là quá trình rà xoát lại toàn bộ phạm vi dự án và có được sự chấp thuận chính thức về các đầu ra của dự án. Xác nhận phạm vi bao gồm việc thống nhất với khách hàng và người bảo trợ để đảm bảo rằng các đầu ra đáp ứng các yêu cầu của họ và có được sự chấp thuận chính thức từ khách hàng và người bảo trợ.

Xác nhận phạm vi nhằm đảm bảo rằng khách hàng và người bảo trợ sẽ được cung cấp cái mà họ thực sự mong muốn, và đáp ứng được các yêu cầu về chi phí, chất lượng, tiến độ thực hiện và tạo ra các kết quả dự án như mong đợi.

Xác nhận phạm vi khác với kiểm soát chất lượng theo nghĩa rằng xác nhận phạm vi liên quan đến việc đạt được sự chấp thuận chung các đầu ra của dự án trong khi đó kiểm soát chất lượng liên quan đến việc đảm bảo các đầu ra phải đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra. Thông thường kiểm soát chất lượng được tiến hành trước khi thực hiện xác nhận phạm vi.

2. Kiểm soát phạm vi

Kiểm soát phạm vi là quá trình theo dõi tình hình hiện tại của phạm vi sản phẩm và phạm vi dự án và quản lý những thay đổi trong các kế hoạch dự án ban đầu. Thay đổi trong quá trình thực hiện dự án là không thể tránh khỏi và có thể bắt nguồn từ bất kỳ chủ thể nào có liên quan đến dự án như từ khách hàng, chủ đầu tư, nhà quản lý dự án, thành viên đội quản lý dự án, và các sự kiện rủi ro. Kiểm soát thay đổi phạm vi dự án đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu thay đổi, các biện pháp khắc phục hay phòng ngừa đề xuất ra phải tuân theo một quy trình kiểm soát thay đổi thống nhất. Kiểm soát thay đổi phạm vi dự án được áp dụng để quản lý các thay đổi khi chúng sảy ra và kết hợp với các quá trình kiểm soát khác. Khi đề xuất thay đổi đã được chấp thuận và thực hiện thì cần phải cập nhật phạm vi dự án và các kế hoạch dự án khác như các kế hoạch về chi phí, tiến độ để phản ánh sự thay đổi của dự án và cập nhật các tài liệu dự án có liên quan khác ví dụ như tài liệu quản lý các yêu cầu của dự án.