Kiểm soát tiến độ dự án

Kiểm soát tiến độ là quá trình theo dõi tiến độ thực tế, phân tích chênh lệch giữa tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch, và thực hiện các biện pháp điều chỉnh phù hợp. Nội dung của kiểm soát tiến độ:

• Theo dõi tiến độ thực hiện của dự án
• Xác định các nhân tố là nguyên nhân của sự khác biệt giữa tiến độ thực tế và kế hoạch.
• Tiến hành những điều chỉnh trong kế hoạch tiến độ
• Quản lý các thay đổi trong kế hoạch tiến độ

1. Theo dõi tiến độ thực hiện của dự án

Hai công cụ biểu đồ Gantt và biểu đồ kiểm soát là hai công cụ chính sử dụng để theo dõi tiến độ thực hiện của dự án. Biểu đồ Gantt là loại biểu đồ được sử dụng rộng rãi vì dễ sử dụng, dễ hiểu và rất thông dụng. Biểu đồ Gantt sử dụng trong theo dõi tiến độ thực hiện còn được gọi là biểu đồ theo dõi tiến độ Gantt. Cả hai biểu đồ Gantt và biểu đồ kiểm soát đều cho phép theo dõi tiến độ thực hiện và dự báo xu hướng thực tế về thời hạn hoàn thành dự án. Hình thức trình bày một cách trực quan và dễ hiểu của hai loại biểu đồ này rất phù hợp với các nhà lãnh đạo cấp cao thường không có thời gian để quan tâm đến các tiểu tiết.

Biểu đồ theo dõi tiến độ Gantt.

Biểu đồ Gantt theo dõi tiến độ cho biết tiến độ dự kiến, tiến độ thực tế, và xu hướng của tiến độ hoàn thành dự án. Sơ đồ 6.4 là một minh hoạ về biểu đồ Gantt theo dõi tiến độ. Các cột ngang bôi đen nằm bên dưới các cột ngang ban đầu cho biết thời gian bắt đầu sớm nhất và hoàn thành sớm nhất của các hoạt động đã hoàn thành và phần đã hoàn thành (các hoạt động A, B, C, D, và E).

Ví dụ, thời gian bắt đầu thực tế của C là 2 và thời gian hoàn thành thực tế của C là 5, thời gian thực tế thực hiện hoạt động C là 3 trong khi đó thời gian thực hiện dự kiến là 4 đơn vị thời gian. Các hoạt động dở dang cho biết thời gian bắt đầu thực tế cho đến thời điểm hiện tại và phần nối dài cho biết khoảng thời gian còn phải thực hiện (ví dụ hoạt động D và hoạt động E). Khoảng thời gian còn phải thực hiện của hoạt động D và E được minh hoạ bằng phần cột ngang gạch karo. Hoạt động F chưa bắt đầu cho biết thời điểm bắt đầu thực tế và hoàn thành thực tế đã được ước tính lại.

Biểu đồ kiểm soát tiến độ

Biểu đồ kiểm soát tiến độ là một công cụ theo dõi tiến độ dự kiến và tiến độ thực tế và ước tính xu thế của tiến độ trong tương lai. Biểu đồ tiến độ đánh dấu chênh lệch giữa thưòi gian dự kiến trên đường găng với thời gian thực tế trên đường găng tại thời điểm báo cáo. Sơ đồ 6.5 cho thấy dự án chậm tiến độ trong thời gian đầu, các điểm biểu diễn cho thấy biện pháp khắc phục đã đưa dự án về theo tiến độ. Nếu xu hướng này vẫn được duy trì thì dự án sẽ hoàn thanh trước tiến độ. Biểu đồ kiểm soát tiến độ cũng thường được sử dụng để theo dõi tiến độ theo các mốc thời gian quan trọng.

2. Phân tích tiến độ thực hiện

Sử dụng chỉ tiêu giá trị tạo ra (EV – earned value) để tính toán chênh lệch tiến độ (Schedule variance) và chỉ số thực hiện tiến độ nhằm đánh giá kết quả thực hiện dự án về tiến độ. Trạng thái hiện thời của dự án có thể xác định cho giai đoạn thực hiện gần đây nhất, hoặc cho tất cả các giai đoạn thực hiện cho đến thời điểm đánh giá, hoặc ước tính cho đến khi dự án kết thúc. Phân tích tiến độ dựa trên hai thước đo sau:

• Giá trị tạo ra (EV) – giá trị kế hoạch của các công việc đã hoàn thành (tên cũ là BCWP). Đây chính là giá trị kế hoạch của khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành tính đến thời điểm báo cáo.
• Giá trị kế hoạch (PV) – giá trị kế hoạch của các công việc dự kiến theo kế hoạch (BCWS). Giá trị kế hoạch của khối lượng công việc dự kiến phải hoàn thành theo kế hoạch tính đến thời điểm báo cáo.

So sánh giá trị tạo ra (EV) với giá trị kế hoạch (PV) cho chúng ta biết mức độ chênh lệch về tiến độ thực hiện (SV = EV – PV). Chênh lệch dương chỉ cho chúng ta biết là tiến độ thực tế nhanh hơn kế hoạch, còn chênh lệch âm cho thấy tiến độ thực tế chậm so với kế hoạch. Biểu đồ 6.6 minh hoạ tiến độ thực hiện dự án. Vào thởi điểm báo cáo 25, khối lượng công việc theo tiến độ kế hoạch (PV) là 300 tương đương với 75% khối lượng công việc của toàn dự án nhưng thực tế dự án mới thực hiện được 50% khối lượng công việc (200 đơn vị). Chênh lệch thực tế so với kế hoạch là âm (SV = EV – PV = 200 – 300 = -100) và dự án chậm tiến độ so với kế hoạch.

Chênh lệch tiến độ cho chúng ta biết đánh giá chung về tình hình thực hiện tất cả các hoạt động dự kiến trong kế hoạch từ khi bắt đầu cho đến thời điểm hiện thời. Cần lưu ý là chênh lệch tiến độ không có liên quan đến bất cứ thông tin gì về đường găng. Chênh lệch tiến độ chỉ cho chúng biết được khối lượng công việc (đo bằng thước đo đồng tiền) đã thực hiện nhanh (hay chậm) hơn so với tiến độ kế hoạch mà không cho chúng ta biết được chúng ta đang thực hiện nhanh hơn (hay chậm hơn) tiến độ kế hoạch là bao nhiêu đơn vị thời gian. Muốn biết được chính xác tiến độ thực hiện nhanh hơn hay chậm hơn so với tiến độ kế hoạch bao nhiêu đơn vị thời gian chúng ta cần phải theo dõi trên biểu đồ theo dõi tiến độ Gantt đã trình bày ở trên.

Chỉ số hiệu quả thực hiện tiến độ

Các nhà quản lý thực tiễn đôi khi muốn so sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch và họ sử dụng một thước đo tương đối gọi là chỉ số hiệu quả thực hiện tiến độ: SPI = EV/PV.

Chỉ số hiệu quả thực hiện tiến độ được biểu diễn dưới dạng phần trăm và cho chúng ta biết được rằng so với tiến độ kế hoạch thì tiến độ thực tế là nhanh hay chậm hơn bao nhiêu phần trăm (đo về khối lượng công việc).

Ý nghĩa của chỉ số hiệu quả thực hiện tiến độ:

Dựa trên các thông tin về tiến độ thực hiện cung cấp từ các biểu đồ theo dõi tiến độ Gantt, biểu đồ kiểm soát, chênh lệch tiến độ và chỉ số thực hiện tiến độ, các nhà quản lý dự án đánh giá được mức độ khác biệt tiến độ thực hiện so với kế hoạch, tiến hành phân tích các nguyên nhân của những sự khác biệt giữa thực hiện và kế hoạch để có các biện pháp khắc phục và điều chỉnh kịp thời. Một số kỹ thuật phát triển tiến độ trình bày trong phần 6.4 ở trên như điều độ nguồn lực, phân tích kịch bản, đẩy nhanh tiến độ trình bày có thể được áp dụng để điều chỉnh tiến độ khi tiến độ thực tế khác quá nhiều so với kế hoạch.