Quản lý chi phí dự án

1. Quản lý chi phí dự án

Quản lý chi phí dự án là quá trình ước tính, lập kế hoạch và kiểm soát chi phí để đảm bảo dự án có thể hoàn thành trong phạm vi ngân sách cho phép. Quản lý chi phí dự án bao gồm những nội dung sau:

  • Ước tính chi phí – là quá trình dự báo và ước tính nguồn lực tài chính để thực hiện các hoạt động của dự án
  • Lập kế hoạch ngân sách dự án – là quá trình tổng hợp chi phí ước tính thực hiện các hoạt động dự án để xây dựng kế hoạch ngân sách dự án
  • Kiểm soát chi phí – là quá trình theo dõi tình hình thực hiện dự án về mặt chi phí để cập nhật kế hoạch ngân sách dự án và quản lý những ấny đổi trong kế hoạch ngân sách dự án

Chi phí dự án là chi phí của các nguồn lực được sử dụng để thực hiện các hoạt động dự án. Chi phí dự án bao gồm:

a. Các chi phí dự án trực tiếp thực hiện các hoạt động dự án:

–    chi phí về nhân công,

–    nguyên liệu,

–    nhiên liệu,

–    máy móc;

b. Các chi phí dự án gián tiếp:

–    Chi phí lương

–    tiền thuê

–    điện nước

–    máy móc thiết bị đặc chủng (ví dụ máy móc thiết bị đo lường kiểm tra chất lượng)

c. Các chi phí quản lý và điều hành chung của công ty phân bổ cho dự án

Các chi phí dự án trực tiếp

Đây là các chi phí phân bổ trực tiếp cho một hoạt động (gói công việc). Các chi phí trực tiếp có thể nằm dưới sự kiểm soát của nhà quản lý dự án, nhóm dự án và cá nhân thực hiện một công việc cụ thể. Các chi phí này là các khoản tiền chi trả thực tế trong quá trình thực hiện dự án và được tách ra khỏi chi phí gián tiếp. Chi phí tổng hợp lên từ các gói công việc thường chỉ bao gồm các chi phí trực tiếp.

Các chi phí dự án gián tiếp

Các chi phí dự án gián tiếp là các chi phí liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực của công ty cho thực hiện dự án. Các chi phí dự án gián tiếp thường gắn với các đầu ra của dự án như lương của nhà quản lý dự án, tiền thuê văn phòng cho dự án. Các chi phí này thường được ước tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của các chi phí dự án trực tiếp, ví dụ 20 % của chi phí nhân công trực tiếp , hoặc 50% của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Chi phí điều hành và quản lý chung của công ty phân bổ cho dự án

Đây là các chi phí của công ty không liên quan trực tiếp đến một dự án cụ thể. Ví dụ các chi phí của công ty trải cho nhiều sản phẩm và dự án như các chi phí về marketing quảng cáo, chi phí kế toán và hệ thống thông tin, chi phí tiền lương của đội ngũ lãnh đạo công ty. Các khoản chi phí này được phân bổ cho dự án tuỳ theo loại hình dự án và rất khác nhau giữa các công ty. Ví dụ, một dự án thực hiện theo hợp đồng với khách hàng thì công ty sẽ phân bổ các chi phí quản lý chung của công ty và cộng thêm phần lợi nhuận dự kiến tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của chi phí dự án trực tiếp để hình thành nên mức giá tính cho khách hàng.

Quản lý chi phí dự án thường quan tâm chủ yếu đến quản lý các chi phí dự án trực tiếp vì các chi phí này gắn liền với việc thực hiện các hoạt động dự án. Các chi phí dự án trực tiếp này phụ thuộc chặt chẽ vào chất lượng thực hiện các hoạt động và thuộc phạm vi kiểm soát của nhóm dự án.

2. Ước tính chi phí

Ước tính chi phí là dự báo và ước tính các nguồn lực tài chính để thực hiện các hoạt động dự án. Ước tính chi phí thường được biểu diễn dưới đơn vị đo tiền tệ (ví dụ đồng), tuy nhiên trong một số trường hợp cụ thể có thể dùng đơn vị đo khác, ví dụ như ngày công.

Ước tính chi phí phải được điều chỉnh liên tục trong xuốt quá trình thực hiện dự án để phản ảnh kịp thời những thông tin chi tiết sẵn có về dự án. Mức độ chính xác của ước tính sẽ được nâng lên khi dự án trải qua các giai đoạn của chu kỳ sống cho nên ước tính chi phí là một quá trình lặp lại trong các giai đoạn thực hiện. Ví dụ dự án trong giai đoạn xác định thì độ chính xác của ước tính thường giao động trong khoảng  ± 50%. Tuy nhiên ở giai đoạn sau khi đã có thiết kế chi tiết thì độ chính xác của ước tính tăng lên và giao động trong khoảng ± 10%. Nhiều công ty đã đưa ra chỉ dẫn cụ thể để điều chỉnh ước tính chi phí và độ chính xác dự kiến của ước tính chi phí.

Các nguyên tắc ước tính chi phí

Các nguyên tắc chung ước tính các nguồn lực và thời gian thực hiện các hoạt động dự án đã trình bày ở phần 6.3 của chương trước cũng được áp dụng cho ước tính chi phí để thực hiện các hoạt động dự án. Các nguyên tắc ước tính chi phí:

  • Người ước tính am hiểu sâu về hoạt động.
  • Sử dụng nhiều người cùng tham gia ước tính.
  • Ước tính trong điều kiện bình thường.
  • Các ước tính là độc lập với nhau.
  • Các ước tính chi phí thực hiện từng hoạt động cần cân nhắc đến tính rủi ro trong việc thực hiện hoạt động.

Các phương pháp ước tính chi phí

  • Ước tính dựa trên đánh giá của các chuyên gia. Một phương pháp ước tính được cho là tin cậy nhất chính là ước tính của các chuyên gia có kinh nghiệm trong việc thực hiện các hoạt động ở các dự án tương tự trước đó. Các ước tính chi phí của các chuyên gia sau đó được tổng hợp lại thành ước tính chung về chi phí cho thực hiện từng hoạt động.
  • Phương pháp tương tự hoặc dựa trên tiêu chuẩn. Dựa trên tính tương tự với dự án trước trên các khía cạnh như thời hạn hoàn thành, kinh phí, quy mô, mức độ phức tạp, để làm cơ sở cho việc ước tính chi phí thực hiện từng hoạt động với sự điều chỉnh phù hợp cho dự án mới. Phương pháp tương tự có thể áp dụng cho toàn bộ dự án, từng hạng mục dự án, và cho từng hoạt động cụ thể.
  • 3. Phương pháp tham số. Phương pháp tham số dựa trên mối quan hệ thống kê trong quá khứ giữa các đại lượng để ước tính chi phí thực hiện hoạt động. Ví dụ dựa trên số liệu quá khứ về chi phí để thực hiện một đơn vị khối lượng công việc chúng ta có thể ước tính được tổng chi phí thực hiện công việc đó bằng cách nhân đơn giá chi phí để thực hiện một đơn vị khối lượng công việc với tổng khối lượng công việc thực hiện. Ví dụ giá thành xây thô một mét vuông sàn xây dựng là 3 triệu đồng, như vậy để xây thô 500 mét vuông sàn xây dựng thì tổng chi phí là 1 tỷ 500 triệu đồng (= 3 triệu X 500 = 1,500 triệu đồng).
  • Phương pháp ước tính ba điểm. Ước tính chi phí thực hiện một công việc có thể chính xác hơn nếu chúng ta tính đến mức độ rủi ro trong việc thực hiện công việc đó và dải không chắc chắn của chi phí hiện công việc. Khái niệm ước tính ba điểm là một kỹ thuật áp dụng bắt nguồn từ PERT sử dụng ba ước tính để xác định gần đúng cho chi phí thực hiện một hoạt động.
    • Chi phí có khả năng sảy ra nhất (Cm). Là chi phí thực hiện công việc trong điều kiện bình thường về phân bổ các nguồn lực, năng suất lao động, sự mong đợi về mức độ sẵn sàng cho hoạt động và các điều kiện thực hiện khác
    • Chi phí thực hiện trong điều kiện tốt nhất (Co). là chi phí thực hiện công việc trong điều kiện thuận lợi nhất
    • Chi phí thực hiện trong điều kiện khó khăn nhất (Cp) là chi phí thực hiện trong tình kém thuận lợi nhất.
    • Chi phí trung bình thực hiện công việc tính được bằng cách lấy trung bình có trọng số của ba ước tính trên theo công thức sau: C = (Co + 4Cm + Cp)/6.
  • Phân tích dự phòng. Ước tính chi phí thực hiện công việc có thể bao gồm cả chi phí dự phòng áp dụng cho mức độ rủi ro trong quá trình thực hiện công việc. Chi phí dự phòng có thể xác định theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của chi phí thực hiện công việc hoặc theo một phương pháp định lượng thống kê nào đó. Chi phí dự phòng có thể xác định cho cả dự án (dự phòng quản lý) và cho từng công việc (dự phòng ngân sách) và phải được ghi chép rõ ràng trong tài liệu về quản lý chi phí dự án.

Việc ước tính chi phí thực hiện dự án có thể tiến hành từ trên xuống (top – down) hoặc từ dưới lên (bottom – up). Ước tính từ trên xuống là ước tính tổng chi phí thực hiện toàn bộ dự án do các chuyên gia có kinh nghiệm về các dự án tương tự và/hoặc do các nhà quản lý cấp cao tiến hành đưa ra ước tính. Ước tính từ trên xuống thường được áp dụng trong những trường hợp, ví dụ như: dự án chiến lược quan trọng (các dự án nghiên cứu – phát triển), dự án có mức độ không chắc chắn cao, dự án nhỏ nội bộ, dự án có phạm vi thường xuyên thay đổi (ví dụ các dự án về phát triển hệ thống thông tin).

Ước tính từ dưới lên là xuất phát từ các yếu tố chi tiết của dự án như từ các gói công việc trong WBS và các hoạt động trong sơ đồ mạng dự án phát triển từ phương pháp đường găng để ước tính chi phí thực hiện từng hoạt động rồi tổng hợp nên thành ước tính tổng chi phí thực hiện cả dự án. Ước tính từ dưới lên thường được áp dụng trong các trường hợp như  do yêu cầu của quản lý phải ước tính chi tiết, do các dự án ký kết hợp đồng cần phải ước tính chi tiết, do khách hàng yêu cầu phải giải trình chi tiết về chi phí thực hiện dự án.

Một phương pháp ước tính được áp dụng phổ biến trong thực tế là kết hợp đồng thời cả ước tính từ trên xuống và ước tính từ dưới lên: đưa ra ước tính sơ bộ từ trên xuống, phát triển chi tiết WBS rồi tiến hành ước tính từ dưới lên, phát triển tiến độ và ngân sách thực hiện, kết hợp với ước tính từ trên xuống và điều chỉnh các khác biệt và thống nhất để lấy làm ước tính chính thức cuối cùng.