Quản trị hồ sơ

1. Khái niệm

Hồ sơ là một tập công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, hoặc một người hình thành trong quá trình giải quýêt công việc.
Hồ sơ có thể dày hay mỏng tùy theo số lượng công văn giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc ấy nhiều hay ít.
Quản trị hồ sơ là việc họach định, tổ chức, sắp xếp, lưu trữ thông tin đúng nơi đúng lúc (in the right place at the right time), và đồng thời kiểm tra sao cho hệ thống thông tin đạt được hiệu quả nhất.

2 Tiến trình quản trị hồ sơ

Theo định nghĩa trên, muốn quản lý hồ sơ phải thực hiện các giai đọan sau đây: Phân lọai hồ sơ cần lưu trữ, lên lịch trình lưu trữ, lưu chuyển hồ sơ, hủy bỏ hồ sơ và chụp vi phim hồ sơ.

2.1 Phân lọai hồ sơ cần lưu trữ

Phân lọai hồ sơ cần lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm, các đơn vị bảo quản cụ thể căn cứ vào các đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
a) – Hồ sơ tối cần thiết
Hồ sơ tối cần thiết là các hồ sơ cần thíêt cho sự tồn tại của tổ chức. Đó là các hồ sơ không thể thay thế được, bao gồm: bản chính của các hợp đồng, bản quyền, công thức, hợp đồng thuê mướn, hợp đồng đại lý, nhãn hiệu đăng ký… Các hồ sơ này nên được lưu trữ trong các tủ chống lửa.
b) – Hồ sơ quan trọng
Hồ sơ quan trọng là các hồ sơ có thể thay thế hoặc có thể sao lại nhưng rất tốn kém. Đó là các hồ sơ quan trọng về tài chính như: hồ sơ về thuế, các tài khỏan phải trả, tài khỏan phải thu, hóa đơn và sổ lương… Các hồ sơ này cũng phải được lưu trữ trong các tủ chống lửa.
c) – Hồ sơ thường sử dụng
Hồ sơ thường sử dụng là các hồ sơ có thể thay thế được hoặc có thể tái bản được, bao gồm: các đơn đặt hàng, thỏa thuận kinh doanh, danh sách nhân viên, danh sách các nhà cung cấp, hợp đồng chuyên chở… Các hồ sơ này không cần phải đựng trong tủ chống lửa bởi vì việc nhân bản lại không khó khăn.
d) – Hồ sư không cần thiết
Hồ sơ không cần thiết là các lọai hồ sơ nên hủy bỏ sau khi kết thúc công việc sau khi lưu trữ một vài ngày, vài tuần, hoặc vài tháng. Nên hủy bỏ các lọai thư từ giao dịch hàng ngày như: các thông báo nội bộ, thông báo các cuộc họp, lịch công tác…

2.2 Lên lịch lưu trữ

Lên lịch lưu trữ là làm bảng thời biểu cho biết cần thời gian bao nhiêu lâu giữ lại hồ sơ được lưu trữ trong bộ hồ sơ đang sử dụng hay đang họat động, và cần thời gian bao lâu để giữ lại các hồ sơ được lưu lại trong bộ hồ sơ không còn họat động. Hồ sơ đang sử dụng hay đang họat động là các hồ sơ hiện đang tiến hành mà nhân viên cần tham khảo thường xuyên. Hồ sơ không còn họat động là các bộ hồ sơ đã hình thành từ sáu tháng đến một năm rồi mà nhân viên thỉnh thỏang mới tham khảo. Tùy theo qui định của Nhà nước mà chúng ta cần lưu trữ hồ sơ lại. Thông thường, cần lưu lại lâu dài các hồ sơ sau: các tài khỏan phải trả, phải nhận, các báo cáo hàng năm, các hợp đồng, hiến pháp, luật lệ, bản quyền, lịch khấu hao, các bảng quyết tóan tài chính, sổ lương, các chứng thư về tài sản, hồ sơ thuế, nhãn hiệu đăng ký…

2.3 Chọn phương thức lưu trữ

Sau khi đã phân lọai và biết chắc chắn rằng văn bản đã có thể (được phép) lưu trữ thì văn bản sẽ được ghi ký hiệu và lưu theo hệ thống đã được xác lập.
Một số phương thức lưu trữ thông dụng như: lưu theo thứ tự chữ cái, theo số, kết hợp giữa chữ và số (mã số), theo đề tài hoặc chủng lọai, theo địa danh, theo trình tự thời gian… Tuy nhiên, mỗi phương thức đều có ưu nhược điểm riêng.

2.4 Lưu chuyển hồ sơ

Vì khỏang trống dành cho văn phòng có giới hạn, nên các hồ sơ không còn họat động nên được lưu chuyển vào tủ hồ sơ không còn họat động lọai rẻ tiền. Nên kiểm tra lại thường xuyên xem hồ sơ nào nên thiêu hủy và hồ sơ nào nên lưu trữ vào kho hồ sơ không còn họat động. Có hai phương pháp lưu chuyển hồ sơ: phương pháp lưu chuyển vĩnh viễn và phương pháp lưu chuyển theo định kỳ.
a) – Phương pháp lưu chuyến vĩnh viễn
Phương pháp lưu chuyển vĩnh viễn là phương pháp lưu chuyển các hồ sơ vào kho hồ sơ không sử dụng thường xuyên đối với các tài liệu hay hồ sơ đã hòan tất xong.
b) – Phương pháp lưu chuyến theo định kỳ
Phương pháp lưu chuyển theo định kỳ là phương pháp lưu chuyển tài liệu vào bộ hồ sơ không còn họat động theo khỏang cách nhất định theo ba kế họach sau đây: Kế họach một giai đọan, kế họach hai giai đọan, và kế họach giai đọan tối đa – tối thiểu (maximum – minimum period).
Ke họach một giai đọan (one period plan): theo kế họach này, mọi tài liệu được lưu chuyển từ bộ hồ sơ đang sử dụng sang hồ sơ không còn họat động theo định kỳ chẳng hạn như vào cuối năm. Nhược điểm của phương pháp này là có một số tài liệu mới hình thành một vài ngày cuối năm chưa thể chuyển qua hồ sơ không còn họat động được.
Kế họach hai giai đọan (two period plan): kế họach này cũng được gọi là phương pháp nhân bản hay luân phiên. Theo kế họach này, công ty có bộ hồ sơ thứ hai. Như vậy công ty có một bộ hồ sơ bao gồm các văn bản đang sử dụng cho vào tủ hồ sơ đang sử dụng, và một bộ hồ sơ bao gồm các văn bản thuộc giai đọan trước được lưu vào tủ hồ sơ không còn họat động được để tại vị trí khó lấy hơn. Tới thời gian chuyển hồ sơ, các hồ sơ không còn họat động được lưu chuyển vào kho, và ngăn hồ sơ trống này sẽ dành cho hồ sơ đang sử dụng.
Ke họach giai đọan tối đa – tối thiểu: theo kế họach này thì tất cả các công văn giấy tờ được lưu trữ vào tủ hồ sơ đang sử dụng trong một giai đọan tối thiểu nào đó, thường là 6 tháng, nhưng không được để ở đó lâu hơn thời gian tối đa, chẳng hạn là 18 tháng. Vào thời điểm lưu chuyển, tất cả các giấy tờ được ký vào ngày tháng sau thời gian qui định tối thiểu được lưu trữ vào hồ sơ đang họat động, và tất cả các giấy tờ khác được lưu chuyển vào kho hồ sơ không còn họat động. Phải lên kế họach trước, phải chuẩn bị các bìa đựng hồ sơ còn mới để kẹp các hồ sơ đang sử dụng trước khi lưu chuyển hồ sơ. Ngòai ra, còn phải chuẩn bị các nhãn hiệu dán vào hồ sơ, các ngăn kéo hoặc các hộp. Các nhãn này phải được ghi rõ tên bộ phận, nội dung, ngày tháng sử dụng, ngày tháng lưu chuyển, và bất cứ thông tin nào cần thiết để xác định nội dung của hồ sơ.

2.5 Chụp vi phim (microfilm) hoặc ghi vào đĩa mềm

Vì có rất nhiều tài liệu quan trọng không thể hủy bỏ được nhưng lại chóan quá nhiều chỗ, nên lưu trữ tài liệu này trong các phiếu phim cực nhỏ (to bằng một bưu thiếp) hoặc trên các lọai đĩa mềm. Với phiếu ghi phim có thể đọc được dễ dàng qua máy đọc vi phim. Cách lưu trữ này giúp tiết kiệm được 98% khỏang trống.

2.6 Hủy bỏ hồ sơ

Đối với một số giấy tờ thông thường hàng ngày thì phải hủy bỏ hàng ngày bằng cách bỏ vào giỏ rác. Đối với một số giấy tờ khác, phải hủy bỏ theo lịch. Ngòai ra có một số giấy tờ phải thiêu hủy hoặc bỏ vào máy nghiền hủy bỏ hồ sơ.

3. Công cụ và hệ thống lưu trữ hồ sơ

3.1 Các công cụ lưu trữ

Có rất nhiều công cụ lưu trữ hồ sơ hiện nay, và vì thế hồ sơ cũng được sắp xếp tùy theo lọai. Hiện nay có các công cụ sau đây:

1. HỒ sơ để đứng.
2. HỒ sơ để nằm.
3. HỒ sơ để ở hai bên.
4. HỒ sơ dễ truy tìm.
5. HỒ sơ bánh xe.
6. HỒ sơ để trên kệ.
7. HỒ sơ di động.
8. HỒ sơ để trên bàn.

3.2 Hệ thống lưu trữ hồ sơ

Mặc dù có nhiều lọai hướng dẫn và các thủ tục tiêu chuẩn để quản trị hồ sơ, tuy nhiên mỗi công ty thay đổi các tiêu chuẩn cho phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của tổ chức mình. Bởi vì tính đa dạng của mỗi doanh nghiệp, không có hệ thống nào là tối ưu cho mọi tổ chức cả. Thông thường có các hệ thống cơ bản sau đây:
a) – Hồ sư lưu trữ theo thứ tự chữ cái:
Dựa theo tên của hồ sơ. Tên tiếng Việt thì xếp theo tên vì rất hay trùng họ; Tên tiếng nước ngòai thường xếp theo họ. Trường hợp trùng tên thì có các qui ước dựa theo họ và chữ lót.
Ưu điểm: – Không cần tạo thư mục con, có thể tham chiếu trực tiếp dựa vào tên hồ sơ.
– Dễ hiểu, nhanh chóng và có thể phát hiện ngay tài liệu bị lưu sai.
Nhược điểm: – Có thể có rất nhiều hồ sơ mang cùng tên gây khó khăn cho việc lưu trữ.
– Khi hệ thống được mở rộng quá lớn thì việc truy lục hồ sơ sẽ tốn nhiều
thời gian và công sức.
b) – Hồ sư lưu trữ theo số
Thường áp dụng cho các hồ sơ cùng lọai như hóa đơn, thông báo…, hoặc xuất phát từ cùng một đơn vị, thì lưu theo thứ tự phát sinh giao dịch. Cần phải có một danh mục các mã số (code) giúp cho việc lưu trữ và truy lục dễ dàng.

Ưu điểm:

– Cho phép mở rộng vô hạn
– Cho phép sự bảo mật khi cần thiết.

Nhược điểm: Tốn thời gian và công sức để tạo các mục con trong mỗi hồ sơ.

c) – Hồ sư lưu trữ kết hợp giữa chữ và số (mã số)

Phổ biến hơn hai cách trên vì nó cho phép nhận dạng hai tham số cùng lúc. Các thư viện, các công ty có nhiều hồ sơ thường hay dùng hệ thống chữ-số có các ký hiệu qui ước sẵn.

Ưu điểm: Phương pháp này thường dùng phổ biến ở các thư viện hoặc các cơ quan quản lý nhiều hồ sơ. Khắc phục nhược điểm của hai phương pháp trên.

Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian và công sức khi hệ thống mở rộng quá lớn.

d) – Hồ sư lưu trữ theo đề tài (chủng lọai)

Tài liệu được sắp xếp theo chủ đề định trước. Sau đó, từng chủ đề sẽ được phân thành
nhóm nhỏ hơn. Cách này thường được dùng kết hợp với cách lưu tên chữ, hoặc số nêu trên, thuận tiện cho việc tham khảo chéo.

Ưu điểm:

– Thuận lợi cho việc mở rộng và hữu ích nếu các chủ đề được xác định rõ ràng.
– Việc truy cập sẽ dễ dàng khi đã quen thuộc với các đề tài.

Nhược điểm:

– Có những đề tài đòi hỏi một thư mục con phức tạp, vì nó đòi hỏi phải thiết lập đầy đủ những phân lọai thích hợp, sự tham chiếu qua lại rất phức tạp.
– Tạo ra một hồ sơ lớn chứa rất nhiều những mục có nhiều chủ đề liên quan.

e) – Hồ sư lưu trữ theo địa danh

Cách này thường dùng cho các lọai bản đồ, hồ sơ liên quan đến bất động sản, hoặc khi lưu thông tin về các chi nhánh, các phân xưởng, nhà máy của công ty đặt tại những vùng khác nhau, hoặc họat động theo khu vực thị trường…
Ưu điểm:

– Đơn giản, dễ hiểu, phổ biến cho việc quản lý các chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở… trực thuộc tổ chức. Dễ truy lục nếu biết được địa điểm.
– Người sử dụng dễ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan.
– Cho phép nhiều người truy nhập một hồ sơ cùng một lúc mà không gây trở ngại.
Nhược điểm:

– Đòi hỏi người sử dụng phải am hiểu nhất định về khu vực địa lý có liên
quan, đặc biệt là khi có một số nơi chốn tương tự.
– Cần một thư mục con hỗ trợ.
f) – Hồ sư lưu trữ theo trình tự thời gian
Thường dùng cho các lọai hồ sơ đòi hỏi có sự theo dõi về diễn biến và tiến độ, hoặc cho các báo cáo, kế họach tổng kết phục vụ mục đích so sánh và dự báo. Các hồ sơ có thể phân chia theo ngày, tuần, tháng, năm… tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ. Hệ thống này thường được
dùng kết hợp với các phương pháp phân lọai khác.
Ưu điểm: Cho phép dễ dàng cập nhật tiến độ công việc.
Nhược điểm: Chỉ có tác dụng tốt nếu phối hợp với các phương pháp phân lọai khác.

4 Thủ tục lưu trữ hồ sơ

4.1 Mục đích của hệ thống quản lý lưu trữ

– Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc họach định và ra quyết định ở mọi cấp trong công
ty.
– Làm chứng liệu cho các quyết định và các họat động đã thực hiện.
– Góp phần tối ưu hiệu suất họat động của văn phòng (bằng các số liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất…).
– Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác…
– Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý.
– Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu-phát triển.
– Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo qui định của pháp luật.
Xác định rõ ràng mục đích, sẽ giúp ta họach định và tổ chức hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ phù hợp, góp phần tăng cường hiệu quả họat động chung của tòan công ty.

4.2 Tổ chức quản lý lưu trữ hồ sơ

Trước tiên, cần xác định rõ nhiệm vụ chính của công tác này là: kiểm sóat, lưu giữ và bảo mật.
Để thực hiện nhiệm vụ đó, cần có kế họach và xác lập qui trình để hướng dẫn nhân viên chịu trách nhiệm, cũng như có được sự hỗ trợ thực hiện của tòan công ty. Qui trình cũng nhằm đáp ứng yêu cầu về pháp lý và đảm bảo hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ. Thông thường, qui trình cần nêu rõ các điều như:
– Ai chịu trách nhiệm quản lý lưu trữ
– Ai được quyền tiếp cận với các lọai hồ sơ nào
– Cách phân lọai, sắp xếp và lưu trữ
– Cách ghi ký hiệu hoặc đánh mã số
– Thời hạn lưu trữ cho mỗi lọai
– Cách tổ chức theo dõi, ghi chép, giao, trả
– Qui ước đánh giá tình trạng hồ sơ để xử lý, lưu, hủy…
– Cách tổ chức hướng dẫn, tập huấn cần thiết cho nhân viên
– Định kỳ đánh giá, cập nhật, cải tiến hệ thống
Cũng cần lưu ý một số đặc điểm của một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả là nó phải:
+ Dễ sử dụng + Đơn giản, tiện gọn
+ Dễ tìm, dễ truy lục
+ Có tính an tòan
+ Bảo mật
+ Cập nhật
+ Có thể theo dõi hiện ai đang dùng
+ Có thể tham khảo chéo được (cho những trường hợp văn bản lưu dưới nhiều đề mục khác nhau).
Như vậy, thủ tục lưu trữ hồ sơ bao gồm các phần sau đây: Chuẩn bị hồ sơ để lưu và tiến hành bỏ hồ sơ vào tủ/ngăn kéo. Riêng việc chuẩn bị hồ sơ để lưu trữ, cần phải theo tiến trình sau đây:
1. Kiểm tra (inspecting)
2. Làm thư mục tra cứu (indexing)
3. Ghi mã số hoặc ký hiệu (coding)
4. Làm phiếu tham khảo chéo (cross-referencing)
5.Sắp xếp thứ tự bỏ vào tủ (sorting).

5 Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy tính

Không thể nói lưu trữ hồ sơ bằng computer là ưu việt hơn cả, bởi vì có những văn bản, giấy tờ, hóa đơn, hợp đồng… cần phải lưu hồ sơ theo kiểu cổ điển. Mặt khác, đôi khi virus máy tính cũng gây không ít khó khăn vất vả khi làm mất hết dữ liệu của hồ sơ lưu. Tuy nhiên, việc lưu trữ những hồ sơ, văn bản bằng computer hết sức đơn giản, nhanh chóng, khoa học và nói chung là rất thuận tiện. Cần phải có các chương trình lưu trữ hồ sơ một cách khoa học.