Hoạch định tổ chức các cuộc họp

Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc. Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quýêt định.

Tuy nhiên, các cuộc họp thường làm tiêu tốn nhiều thời gian và tiền bạc, là hai thứ rất quí đối với chúng ta. Do đó, chỉ nên tổ chức cuộc họp khi cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang lại hiệu quả.

Như vậy, thế nào là cuộc họp? Một cuộc họp gồm những người có liên quan hợp lại để bàn bạc, thảo luận   và giải              quyết hay quyết         định vấn đề nào     đó. Để   cuộc họp                         có       kết                     quả,                  cần phải            tiến hành một cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung… (nếu cần thiết, những nội dung chính có thể được gửi trước cho những người tham dự).

1. Các cuộc họp không nghi thức

Các cuộc họp     nội                    bộ bình thường không nghi  thức          như     các      cuộc    họp                                    nhân viên, các cuộc họp ủy ban, các cuộc họp thông báo, các cuộc họp đột xuất, các cuộc thảo luận và các cuộc họp bàn bạc giải quyết vấn đề… Hầu hết các cuộc họp này do các cấp quản trị trong cơ quan, doanh nghiệp triệu tập.

Sự thành công của hầu hết các cuộc họp phần lớn tùy thuộc vào công việc chuẩn bị. Thời gian chuẩn bị cho một cuộc họp không bao giờ là phí phạm, phải đảm bảo đúng người tham dự, đúng thời điểm và địa điểm. Do đó, nhà quản trị phải huấn luyện thư ký chịu trách nhiệm các việc sau đây:

-Đăng ký phòng họp.

-Thông báo cho người tham             dự biết    lịch  trình                   cuộc               họp và yêu cầu                                 họ      mang theo   bản tường trình, hướng dẫn cuộc thảo luận…

-Chuẩn bị tài liệu.

-Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn.

-Chuẩn bị nước giải khát -Ghi biên bản.

-Theo dõi.

1.1.Đăng ký phòng họp

Việc chọn lựa chỗ họp rất quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Đó không chỉ là vấn đề tiện nghi, mà người tham gia cũng phải có cảm giác nơi đó phù hợp với nội dung của cuộc họp. Điều này đúng với tất cả các cuộc họp lớn hay nhỏ, có nghi thức hay không có nghi thức.

Thông thường các cuộc họp       được         tổ    chức tại           văn       phòng  của cấp quản trị                                                       hoặc tại             phòng họp chung của cơ quan, doanh nghiệp. Thư ký phải đăng ký trước và chuẩn bị phòng họp cho sạch sẽ.

1.2. Thông báo cho người tham dự

Mời những người tham dự thông qua lịch công tác, điện thọai, thông báo trực tiếp, fax hoặc E.mail.

Thông báo cho các thành viên biết lịch trình cuộc họp và yêu cầu họ mang theo bản tường trình, hướng dẫn cuộc thảo luận, cung cấp thông tin… để cho họ chuẩn bị.

Nếu có một số người chỉ cần thiết có mặt một lúc trong cuộc họp thì hãy báo cho họ thời gian dự kiến bắt đầu và kết thúc về những mục có liên quan đến họ. Điều này sẽ tiết kiệm được thời gian của người tham gia và làm cho cuộc họp dễ điều khiển hơn.

Cũng cần phải nói một trong những phần khó khăn nhất trong việtc tổ chức một cuộc họp là tìm ra thời gian phù hợp cho tất cả những người mà ta muốn mời. Đôi khi cách dễ nhất để xác định cuộc họp là thu xếp cuộc họp đó ngay sau cuộc họp mà những người đó vừa mới tham gia.

1.3. Chuấn bị tài liệu

Đôi khi cuộc họp cần nhiều phương tiện hỗ trợ, cần phải chuẩn bị trước các tài liệu phát tại chỗ và các dụng cụ nghe nhìn như: phim Slides, máy chiếu (overhead projector), video, bảng viết, sơ đồ…

1.4.Chuấn bị nước giải khát

Phục vụ nước trà, nước suối nếu cuộc họp ngắn gọn. Đối với các cuộc họp kéo dài, thư ký phải tùy nghi theo sự chỉ đạo của cấp trên, hoặc giờ giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẳn cho người tham dự.

1.5. Ghi biên bản

Thường trong các cuộc họp không cần nghi thức, biên bản chỉ cần ghi ý chính và tóm tắt.

1.6. Theo dõi

Sau cuộc họp, thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký sọan thảo bản tóm tắt trích từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự. Thư ký lưu ý giữ lại bản chính để lưu.

2. Các cuộc họp theo nghi thức

Các cuộc họp trang trọng theo nghi thức trong các trường hợp sau đây:

-Các cuộc họp lớn.

-Các cuộc họp có tính cách quan trọng và các thành viên có ý kiến khác nhau.

-Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính cách pháp lý mà tất cả các thành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo.

Họach định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức chia làm ba giai đọan:

+Giai đọan chuẩn bị.

+Giai đọan tiến hành.

+Giai đọan kết thúc hội nghị.

2.1.Giai đọan chuấn bị

– Trách nhiệm của lãnh đạo

  • Xác định mục tiêu của cuộc họp (trả lời câu hỏi Why?)
  • Xác định những nội dung cần phải giải quyết (What?)
  • Xác định thành phần tham dự (Who?)
  • Xác định ngày tháng và thời gian tiến hành cuộc họp (When?)
  • Xác định địa điểm cuộc họp (Where?)

Ngòai ra cần phải xem xét các vấn đề cần phải giải quyết khác như: chương trình nghị sự, xét duyệt người ghi biên bản, kiểm tra phòng họp và trang thiết bị… [tài liệu 2]

– Trách nhiệm của thư ký và ban tố chức

  • Lựa chọn ngày tháng.
  • Chuẩn bị hồ sơ cuộc họp.
  • Sọan thảo một lịch trình kế họach.
  • Sọan thảo lịch trình nghị sự.
  • Đặt phòng.
  • Sắp xếp dịch vụ ăn uống.
  • Thông báo cho các thành viên tham dự.
  • Sắp xếp và phân phối tài liệu.
  • Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn.
  • Sắp xếp chỗ ngồi.
  • Xử lý các tình huống làm gián đọan.
  • Ghi biên bản.
  • Sọan thảo biên bản.

Lựa chọn ngày tháng: Thông thường, các cuộc họp trang trọng theo nghi thức được ấn định trước vài tháng hoặc cả năm nhằm đảm bảo các cuộc họp được tổ chức tại các trung tâm thương mại, giao dịch hoặc các phòng họp của khách sạn theo đúng lịch.

Sau khi lựa chọn ngày,     thư        ký             phải               rà soát lại   xem có trùng      với                                                   các cuộc   họp          khác hoặc vào ngày nghỉ lễ không.

Ghi thời điểm tổ chức cuộc họp vào lịch công tác.

Chuẩn bị hồ sơ cuộc họp:     Đe cho cuộc họp        được    tổ    chức     chu       đáo,   thư   ký                                                       phải     chuẩn     bị một bìa đựng hồ sơ để đựng thư từ giao dịch, các bản tường trình, các hợp đồng, danh sách và các tài liệu khác liên quan đến cuộc họp đó.

Sọan thảo một lịch trình kế họach (planning schedule): Lịch trình kế họach là một công cụ giúp họach định và phối hợp cuộc họp. Nó được coi như là một bảng danh sách kiểm tra những điều phải làm. Khi hòan tất một công việc, hãy rà sóat lại. Lịch trình kế họach sẽ giúp ta có cái nhìn tổng quát cái gì đã thực hiện xong và cái gì cần phải làm. Lịch trình kế họach nên bao gồm các khỏan mục sau đây:


Sọan thảo lịch trình nghị sự (agenda): Lịch trình nghị sự rất quan trọng. Đó là một bảng danh sách các đề mục nghị sự theo thứ tự. Thư ký phải thảo luận với cấp quản trị chấp thuận bản thảo cuối cùng trước khi in.

Hình 3.1: Bảng lịch trình kế họach.

Thông thường, chương trình nghị sự của các công ty kinh doanh theo thứ tự sau đây:

-Thông báo và giới thiệu thành viên mới và quan khách.

– Đọc và phê chuẩn biên bản các cuộc họp trước.

-Các bản báo cáo tường trình.

-Thảo luận về tình hình kinh doanh đã qua.

-Thảo luận về tình hình kinh doanh sắp tới.

-Kết thúc hoặc hõan lại.

Có thể gửi bản lịch trình nghị sự chính thức bằng thư hoặc phân phối lịch trình nghị sự cùng các tài liệu khác ngay bắt đầu cuộc họp.

Đặt phòng: Tùy thuộc vào tính chất của cuộc họp và số người họp để quyết định nên chọn phòng ở đâu. Sau khi chọn phòng, phải gửi thư xác nhận để tránh có trục trặc vào phút chót. Khi cuộc họp kề cận, phải gửi thư tái xác nhận hoặc gọi điện thọai để kiểm tra lại, nếu cần thiết thì nên khảo sát trước khi cuộc họp diễn ra. Nếu phải thuê phòng và những phương tiện khác, hãy hỏi và so sánh giá. Những địa điểm trong trung tâm thành phố lớn sẽ thuận tiện hơn cho những người tham dự và dễ dàng sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng. Nhưng thuê trong trung tâm

thành phố thường đắt hơn những nơi xa trung tâm thành phố. Mặt khác, các tiện nghi của thành phố có thể hấp dẫn người tham dự cho một cuộc họp dài ngày. Vậy, hãy cân nhắc các ưu tiên và lựa chọn địa                    điểm      sao cho phù hợp.        Khi        lựa               chọn   địa điểm họp, hãy       cố                        gắng     tránh những                 tình huống sau:

  • Có nhiều người đến dự   hơn       dự   kiến                dẫn    đến tình trạng    không     đủ            chỗ và khiến mọi người cảm thấy không thỏai mái.
  • Có ít người đến dự hơn dự kiến dẫn đến tình trạng lãng phí.
  • Máy điều hòa không đủ khiến không khí trong phòng ngột ngạt.
  • Những sự cố kỹ thuật phát sinh do không được kiểm tra trước.

Sắp xếp dịch    vụ ăn uống: Việc sắp             xếp chỗ      ăn uống rất   cần         thiết.         Nếu                                   cuộc họp    được tổ chức tại  nhà hàng, khách                                        sạn hoặc trung tâm thương mại,  phải       sắp                đặt                     và chuẩn bị                       trước       những thứ sau đây: chỗ ăn, lọai dịch vụ, thời gian phục vụ, thực đơn, sắp xếp bàn ghế, màu sắc và trang trí (nếu cần).

Nếu cuộc họp  kéo dài, nên  bố trí                           thời gian nghỉ giải   lao     để mọi người                                      có               cơ hội                             trao đổi với nhau thân mật hơn trước khi họp trở lại, đôi khi cũng nên đặt nước trước hay thức uống phục vụ cho giờ giải                 lao. Tránh phục  vụ quá nhiều                      thức          ăn,         thức                           uống                 trong giờ nghỉ     giải       lao, vì                      ăn no có thể làm cho người tham dự dễ buồn ngủ.

Thông báo cho các thành viên tham dự: Phải thông báo trước cho các thành viên để họ có rộng thời gian chuẩn bị. Đôi khi phải gửi kèm theo chương trình nghị sự tạm (tentative agenda) và các tài liệu khác để họ tham           khảo trước.   Trong            trường   hợp     cần thiết,       phải                                               gửi             bản đồ          địa phương nơi sẽ tiến hành cuộc họp đối với những vị khách ở xa.

Muốn xác định xem các thành viên có đến tham dự hay không, phải đính kèm phiếu trả lời in sẳn và một bao thư có dán sẳn tem.

Sắp xếp và phân phổi tài liệu: Sắp xếp các tài liệu cần thiết bằng cách đóng hay ghim các tờ rời theo thứ tự của chương trình. Tất cả tài liệu được đựng trong một bìa hồ sơ hoặc cặp hồ sơ bao gồm:

-Phiếu đề tên người tham dự hội nghị.

-Giấy, viết.

-Chương trình nghị sự.

-Các bản tường trình, báo cáo đặc biệt.

-Danh sách các thành viên tham dự.

-Phiếu ăn…

Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn: Phương tiện hỗ trợ nghe nhìn được sử dụng ngày càng nhiều ở các     cuộc họp,     các  buổi                  trình bày và hội nghị  lớn để nhấn         mạnh   các      điểm            cần thảo luận, nhờ đó mang lại hiệu quả cao hơn. Những hỗ trợ đó có thể là sơ đồ vẽ trên giấy cho đến máy đèn chiếu phức tạp. Khi cần phải sử dụng những phương tiện hỗ trợ nghe nhìn đó, phải kiểm tra họat động máy móc trước khi họp. Phải đảm bảo rằng người trình bày đã quen với cách sử dụng các phương tiện đó, thiết bị họat động tốt, và mọi người có thể nhìn thấy hình ảnh từ chỗ ngồi của mình. Nếu cần thiết nên có người hỗ trợ về mặt kỹ thuật. Các dụng cụ cần được chuẩn bị trước như:

+Máy chiếu Overhead projector.

+MáyVideo.

+Bảng viết.

+Các sơ đồ…

Nếu không chuẩn bị các dụng cụ nghe nhìn chu đáo, sẽ làm xáo trộn, mất tính trang trọng của cuộc họp.

Sắp xếp chẽ ngồi: Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp có một ảnh hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Hãy cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi và nếu cần thiết, vẽ sơ đồ chỗ ngồi để cuộc họp có thể đạt được mục tiêu đề ra.

Chủ tọa luôn luôn ngồi ở đầu bàn. Đầu       bàn      thường                                    có        bản                                            đen, khung màn hình.   Cửa chính được xếp đối diện      với  chủ tọa.                  Các nhân viên                                 của cơ  quan và các thành viên tham dự  sẽ được xếp thành một nhóm và sẽ ngồi phía bên phải và trái của chủ tọa. Nếu không phân biệt thì những người tham dự tự chọn chỗ ngồi riêng cho mình. Hơn thế nữa, những người tham dự cùng một phòng ban sẽ thích gần nhau để bàn về những vấn đề khi chúng phát sinh.

Cách sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp, hội nghị:

l.Nếu chỉ có hai người:

  • Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “hỗ trợ”: nếu muốn thể hiện sự hổ trợ, hãy ngồi vuông góc với người kia. Điều này giúp phá vỡ rào cản và cho phép nhìn vào mặt nhau.
  • Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “hợp tác”: ngồi kề người đó để thể hiện sự hợp tác. Cách ngồi này thể hiện ý kiến của hai người là giống nhau.
  • Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “đối kháng”: ngồi đối diện để tạo khỏang cách giữa hai người. Vị trí này giúp việc thể hiện sự bất đồng ý kiến dễ hơn.

2.Sắp xếp chỗ ngồi cho nhóm làm việc:

Trong những cuộc họp lớn, cần thiết phải xác định cách sắp xếp chỗ ngồi. Khi sắp xếp cho một nhóm người ngồi quanh bàn, có ba cách sắp xếp với hai kiểu bàn. [tài liệu 7]

  • Nếu dự kiến có thương thảo hay đối kháng thì hãy chọn bàn hình chữ nhật để hai bên có thể ngồi ở hai phía, người chủ trì trung lập ngồi ở vị trí giữa của một bên.
  • Để thực hiện mức độ cấp bậc cao thấp trong một cuộc họp, hãy để người chủ trì ngồi ở đầu bàn hình chữ nhật, và xếp những người khác theo thứ tự giảm dần của cấp bậc. Người kém quan trọng nhất ngồi xa người chủ trì nhất.
  • Đối với cuộc họp không chính thức                               và không phân biệt cấp      bậc,                mọi người    đều có                thể thảo luận tự do thỏai mái, hãy chọn bàn tròn để mọi người có thể ngồi ở vị trí như nhau.
  • Nếu cuộc họp có một số lượng người đáng kể tham gia được tổ chức trong thính phòng hay trong phòng lớn, hãy thu xếp cho mọi người ngồi theo từng dãy đối diện với người chủ trì. Cụ thể như sau:

a. Bố trí chỗ ngồi “Diễn giả – Khán giả”:

Ngồi theo kiểu này sẽ tạo không khí căng thẳng, làm hạn chế trao đổi và phát biểu dè dặt.

Mọi nguời dễ trở thành nguời nghe thụ động thay vì là nguời tham dự, mặc dù nguời tham dự có thể đặt câu hỏi hoặc chủ tọa có gợi ý phát biểu.

b. Bố trí chỗ ngồi theo địa vị:

  • Chủ tọa ngồi vị trí số 4 (ghế lớn), có địa vị cao hơn nguời khác.
  • Những nguời quan trọng tiếp theo ngồi vị trí 3 và 5.
  • Nguời ngồi ở vị trí số 1 và 7 ở thế bất lợi, khó giao tiếp bằng mắt với chủ tọa và ngại ngần không dám đóng góp ý kiến.

c. Bố trí chỗ ngồi tránh bất hòa về địa vị:

Có những nết khác biệt về văn hóa, trong một số nền văn hóa, cấp bậc được coi trọng hon. Ở một                    số   nước châu Á,             tuổi                       tác được xem  trọng, vì      thế              người lớn tuối  nhất                      trong cuộc  họp                được dành vị trí quan trọng nhất;  Ở    một             số             noi khác,              chức danh      lại quan                            trọng hon,   vì thế phó giám đốc không bao giờ được xếp chỗ quan trọng hon chủ tịch. [tài liệu 7]

Cách bố trí chỗ ngồi lý          tưởng     cho cuộc           họp là không có    một    chút     ẩn                     ý gì            về       địa vị.     Mọi người và chủ  tọa ngồi đâu      cũng được    và phải               đảm                  bảo rằng tất          cả những người   tham gia    đều có thể nhìn thấy được nhau.

Tuy nhiên, việc sắp xếp chỗ ngồi còn tùy thuộc vào phòng họp và các lọai bàn ghế có trong phòng họp. Thường có các lọai bàn như sau: [tài liệu 1]

Sử dụng chiến thuật xếp chỗ:

Mức độ quan trọng của vị trí ngồi tùy thuộc vào vị trí của nguời chủ trì. Thông thuờng, chỗ đầu bàn và chỗ ngồi bên phải là chỗ uu tiên. Tuy nhiên, không nhất thiết phải nhu vậy.

Chiến thuật xếp chỗ thông thuờng dựa trên giả định rằng những nguời tham gia sẽ bị ảnh huởng bởi nguời ngồi gần mình. Hãy quyết định những gì đạt đuợc từ cuộc họp và sắp xếp chỗ để đạt đuợc điều đó. Đối với những vấn đề dễ gây tranh cải, hãy chia các phe cánh ra và tránh xếp những nguời cực kỳ đối kháng nhau hay cực kỳ nhất trí với nhau ngồi gần nhau. Điều này giúp phân chia rõ những ý kiến khác nhau và tránh việc thảo luận lan man. Khi đua ra sơ đồ chỗ ngồi, hãy dựa trên sự hiểu biết và nghiên cứu quan điểm của những nguời tham gia về các vấn đề sẽ đuợc thảo luận. Sử dụng ánh mắt là một công cụ quan trọng trong việc chỉ định thành viên trong nhóm của mình thực hiện các buớc kế tiếp mà bạn muốn. Hãy nghĩ xem ai sẽ có thể sử dụng ánh mắt với ai và xếp họ ngồi cho phù hợp.

Chỗ ngồi nói lên đều gì:

Khi không có sơ đồ chỗ ngồi chính thức, hãy quan sát những người khác ngồi như thế nào và chọn chỗ ngồi phù hợp. Một người chọn chỗ ngồi cho mình có thể cho thấy họ cảm thấy như thế nào về các vấn đề đang thảo luận và vai trò của họ muốn thể hiện trong cuộc họp. Một người đối kháng                   mạnh                  mẽ sẽ chọn            chỗ ngồi        gần người chủ tọa. Chọn          chỗ      ngồi                   ở       giữa           có thể cho thấy người đó mong muốn tham gia tòan bộ hay mong muốn có ảnh hưởng lớn đối với khu vực đó trong bàn họp. Hãy cố gắng thuyết phục người hay nói và nói to nhất ngồi đối diện người chủ trì.

Không nên sử dụng ghế ngồi họp quá tiện nghi vì nó có thể làm cho người ta dễ buồn ngủ. [tài liệu 7]

Vai trò của chủ tọa:

  • Biết tóm tắt vấn đề.
  • Tạo bầu không khí chân thành cởi mở và biết làm dịu các cuộc cải nhau nóng bỏng.
  • Không cản trở những người muốn phát biểu ý kiến.
  • Có thể phê phán ý kiến chứ không nên phê phán người nêu ý kiến.
  • Không gây sức ép với người có ý kiến trái với ý kiến của lãnh đạo.
  • Không dùng quyền lực của mình để gây ảnh hưởng với những người tham gia thảo luận. [tài liệu 5]

Xử lý tình huống làm gián đọan: Khi cần nhắn tin hoặc thông báo với quan khách nào đó, chúng ta nên            sử         dụng         phiếu nhắn                                tin và nhờ                        chuyển. Trong trường            hợp      cần            nói trực tiếp, nên                      đến nói nhỏ với họ.

Ghi biên bản: Biên bản là những hồ sơ chính thức của cuộc họp. Có nhiều phương pháp ghi biên bản như: ghi bình thường, ghi tốc ký, ghi bằng máy cassette.

Thông thường thư ký không cần phải ghi nguyên văn cuộc họp, mà chỉ cần ghi nguyên văn các vấn đề như: các đề nghị hay kiến nghị, điều khỏan bổ sung, chỉ định ủy ban, và các giải pháp, nhưng phải được ghi chính xác và đầy đủ, rõ ràng.

Các biên bản của hội nghị bao gồm nhiều nội dung cần phải ghi. Tuy nhiên trước khi kết thúc biên bản, thư ký cần phải ghi thêm ngày giờ cuộc họp lần tới (nếu có), và ngày giờ kết thúc hội nghị, sau cùng thư ký ký tên.

Sọan thảo biên bản: Biên bản thường được ghi tại chỗ; Đôi khi, biên bản phải được biên sọan lại bởi vì có khi thư ký ghi tốc ký, hoặc bằng máy cassette, hoặc ghi chép chưa đầy đủ.

Khi viết lại biên bản, thư ký phải ghi một cách trung thực, khách quan, và không được ghi ý kiến hoặc giải   thích                                của mình. Biên bản   được            trình bày sao cho những người                  vắng                               mặt  khi                       đọc cũng có thể hiểu được. Phải dùng thì quá khứ và viết rõ ràng, chính xác.

Sau khi sọan lại biên bản, thủ trưởng trực tiếp sẽ duyệt lại biên bản xem có chính xác không, rồi mới đánh máy lại. Đánh máy trên giấy trắng không có in sẳn tiêu đề. Gửi bản sao biên bản này cho các thành viên tham dự để khuyến khích mọi người thực hiện ngay các vấn đề đã được nêu trong cuộc họp và giữ lại bản chính lưu.

Hình 3.8: Mau chương trình một cuộc hội thảo giới thiệu phần mềm dịch vụ EMS.

c. Trách nhiệm của người tham dự

  • Phản hồi về khả năng tham gia.
  • Nghiên cứu chương trình nghị sự.
  • Nghiên cứu các tài liệu.
  • Chuẩn bị thông tin để thuyết trình, các ý kiến, các câu hỏi…

Mỗi người tham dự cuộc họp có trách nhiệm phải đạt được mục tiêu của mình ở cuộc họp đó. Hãy chuẩn bị trước và chủ động đóng góp ý kiến để cuộc họp có hiệu quả. Hãy suy nghĩ xem mình cần gì trong cuộc họp và mình đóng góp những ý kiến gì trong cuộc họp.

2.2. Giai đọan tiến hành

  1. Đón tiếp đại biểu.
  2. Phân phát văn kiện, tài liệu
  3. Quyết định chủ tịch đòan và thư ký đòan.
  4. Khai mạc cuộc họp.

-Tiến hành các nghi thức nhà nước (nếu cần).

-Giới thiệu chủ đề cuộc họp.

-Giới thiệu thành phần tham dự và các đại biểu.

-Diễn văn ngắn của chủ tọa.

  1. Tiến hành hội nghị.

-Chủ tọa

-Mở đầu

-Khi tiến hành hội nghị -Khi kết thúc

  1. Những thủ pháp tiến hành cuộc họp.

2.3. Giai đọan kết thúc hội nghị

a. Kết luận

-Thông qua các nghị quyết.

-Diễn văn tổng kết của chủ tọa.

-Bế mạc.

b. Sau cuộc họp

-Hoàn thiện các văn bản -Tăng quà, chiêu đãi và tiễn khách -Thanh quyết tóan các chi phí -Tổ chức thực hiện các nghị quyết

-Rút kinh nghiệm.

3. Các hội nghị từ xa

Hội nghị từ xa là các cuộc họp mà các thành viên vẫn ở tại địa điểm của mình không phải đi xa, và theo dõi tại phòng họp các bài thuyết trình qua các phương tiện nghe nhìn.

Ưu điểm: Giảm bớt chi phí di chuyển, thời gian di chuyển, tiết kiệm công sức.

Nhược điểm: Người trình bày chỉ thấy những người đang họp ở trong phòng của mình, nghĩa là người này không nhìn thấy những người đang tham dự ở nơi khác. Cũng như người tham dự chỉ thấy người trình bày trên màn hình và những người ở chung quanh mình. [tài liệu 2]