Tổ chức công tác văn thư

1. Phân lọai văn bản

Văn bản hiểu theo nghĩa hẹp là các tài liệu, giấy tờ… được hình thành trong quá trình họat động của cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, báo cáo, đơn từ… Ngày nay, khái niệm này được dùng một cách rộng rãi trong họat động quản lý, điều hành ở các cơ quan, doanh nghiệp.

Theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngôn ngữ. Ví dụ như bia đá, câu đối ở đình chùa, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm… ở các cơ quan, doanh nghiệp.

Có 2 tiêu chí phân lọai văn bản:

-Phân lọai theo mục tiêu

-Phân lọai theo bản chất

1.1. Phân lọai theo mục tiêu

Có 3 lọai

– Văn bản hành chánh

Văn bản hành chánh là những văn bản hình thành trong quá trình họat động hành chánh của doanh nghiệp. Ví dụ: thông báo, thông cáo, biên bản, công văn hành chánh, điện báo, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép…

– Văn bản kỹ thuật

Văn bản kỹ thuật là những văn bản hình thành trong quá trình sản xuất, nghiên cứu khoa học kỹ thuật. Ví dụ: bản vẽ, thiết kế, xây dựng…

– Văn bản chuyên môn

Văn bản chuyên môn là những văn bản của các ngành chuyên môn, phục vụ riêng cho công tác chuyên môn như: văn bản kế tóan, thống kê, lao động tiền lương…

1.2. Phân lọai theo bản chất

Theo hệ thống pháp lý của nước ta hiện nay, văn bản được chia thành:

-Văn bản pháp luật

-Văn bản hành chánh thông thường

a. Văn bản pháp luật

Văn bản pháp luật là hình thức thể hiện những quyết định quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một hình thức và trật tự do pháp luật qui định, thể hiện ý chí nhà nước, mang tính bắt buộc chung, buộc các đối tượng có liên quan phải thi hành và được nhà nước bảo đảm thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế.

Văn bản pháp luật được chia thành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng quy phạm pháp luật.

> Văn bản quy phạm pháp luật

Gồm văn bản luật và văn bản dưới luật

Văn bản luật: Là văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức được qui định trong Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam (Điều 84, 88 và 147). Các văn bản này có giá trị cao nhất. Mọi văn bản dưới luật khi ban hành đều phải dựa trên cơ sở của văn bản luật và không được trái với các qui định trong các văn bản luật. Văn bản luật gồm có Hiến pháp và Luật.

Hiến pháp: Là đạo luật cơ bản nhất của nhà nước, có hiệu lực pháp lý cao nhất, làm nền tảng cho chế độ pháp luật chung của cả nước. Là cơ sở cho việc ban hành mọi văn bản quy phạm pháp luật.

Quốc hội là cơ quan duy nhất có quyền sửa đổi, bổ sung, thông qua hiến pháp. Hiến pháp do Chủ tịch nước ký lệnh công bố.

Từ ngày thành lập Nhà nước Việt nam dân chủ cộng hòa đến nay, nước ta đã có bốn bản Hiến pháp:

-Hiến pháp năm 1946.

-Hiến pháp năm 1959.

-Hiến pháp năm 1980.

-Hiến pháp năm 1992.

làm nền tảng cho chế độ pháp luật chung của cả nước.

Hiến pháp qui định những vấn đề cơ bản sau đây: chế độ chính trị, chế độ kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học kỹ thuật, bảo vệ tổ quốc, quyền và nghĩa vụ cơ bản công dân, cơ cấu tổ chức và họat động của bộ máy nhà nước…

Luật: Luật là văn bản quy phạm pháp luật được ban hành để cụ thể hóa Hiến pháp, nhằm điều chỉnh các quan                                  hệ xã hội trong các lĩnh  vực về  đối nội, đối  ngọai, nhiệm vụ  kinh tế – xã hội, an ninh, quốc phòng của đất nước; qui định những nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và họat động của bộ máy nhà nước, về quan hệ xã hội và họat động của công dân.

Thẩm quyền xây dựng, bổ sung hoặc bãi bỏ và thông qua Luật thuộc về Quốc hội.

Thí dụ: luật thuế thu nhập cá nhân, luật hợp tác xã, luật giao thông đường bộ, luật phá sản, luật bảo vệ      môi trường, luật thực                              hành tiết kiệm  chống lãng phí, luật  phòng cháy chữa  cháy, luật đầu tư nước ngòai tại Việt nam…

Văn bản dưới luật: Là những văn bản quy phạm pháp luật, do các cơ quan nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức được pháp luật qui định. Những văn bản này có giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản luật, vì vậy các văn bản này khi ban hành phải phù hợp với những qui định của Hiến pháp và luật.

Theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996, hiện nay ở nước ta có những lọai văn bản dưới luật sau đây:

-Nghị quyết của Quốc hội.

-Pháp lệnh của ủy ban thường vụ Quốc hội.

-Nghị quyết của ủy ban thường vụ Quốc hội

-Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước.

-Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ.

-Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ,

-Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ.

-Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.

-Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

-Các Nghị quyết, Thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị – xã hội.

-Nghị quyết của Hội đồng nhân dân.

-Quyết định, Chỉ thị của ủy ban nhân dân.

> Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (văn bản cá biệt)

Gồm các quyết định nâng bậc lương, tiếp nhận, bổ nhiệm, bãi nhiệm, miễn nhiệm, cách chức; các quyết định xử phạt hành chánh; các bản án của tòa án…

b. Văn bản hành chánh thông thường

Văn bản hành chánh thông thường là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chánh trong họat động của các cơ quan quản lý hành chánh nhà nước, các tổ chức khác. Văn bản hành chánh thông thường có hai lọai chính:

-Công văn hành chánh thông thường: Là những văn bản dùng để trao đổi. giao dịch trong điều hành họat động                                   của cơ  quan, doanh nghiệp  như: công  văn hướng  dẫn, giải  thích; công  văn đôn đốc, nhắc nhở; công văn đề nghị, yêu cầu; công văn chỉ đạo; công văn phúc đáp…

-Văn bản có tên lọai: Gồm nhiều lọai như: báo cáo, thông báo, tờ trình, biên bản, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền, công điện…

2. Phân cấp phát hành văn bản

Căn cứ theo Hiến pháp năm 1992 và thông tư số 33-BT ngày 10 tháng 12 năm 1992 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, việc xây dựng và ban hành văn bản được qui định như sau:

2.1.Các văn bản do Quốc hội thông qua

Theo điều 84 chương VI của Hiến pháp, Quốc hội thông qua các văn bản:

-Hiến pháp

-Luật

-Pháp lệnh: Pháp lệnh là văn bản pháp luật do ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành, qui định những vấn đề được Quốc hội giao, sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xét quyết định ban hành thành luật.

Thí dụ: Pháp lệnh Bưu chính Viễn thông, Pháp lệnh dự trữ quốc gia, Pháp lệnh thú y, Pháp lệnh dân số, Pháp lệnh cán bộ công chức, Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chánh, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia…

2.2.Các văn bản của Chính phủ

– Nghị quyết

Nghị quyết của Chính phủ để ban hành các chủ trương lớn, các chính sách cụ thể; thông qua dự án kế họach và ngân sách nhà nước trước khi trình Quốc hội; phê duyệt điều ước quốc tế nhân danh Chính phủ; về những công tác quan trọng khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ đã được Hiến pháp và Luật tổ chức Chính phủ qui định do tập thể Chính phủ quyết định; đánh giá kết quả thực hiện pháp luật, kế họach nhà nước, ngân sách nhà nước và các chủ trương, chính sách của Chính phủ.

– Nghị định

Dùng để ban hành các qui định về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân, nhằm thực hiện Hiến pháp và các luật lệ của nhà nước, các qui định về nhiệm vụ quyền hạn tổ chức bộ máy của các cơ quan nhà nước, các điều lệ, các qui định về chế độ quản lý hành chánh nhà nước.

– Quyết định

Quyết định của Thủ tướng Chính phủ để ban hành các chủ trương, biện pháp lãnh đạo và điều hành họat động của Chính phủ và hệ thống hành chánh nhà nước từ trung ương đến cơ sở; quyết định những chủ trương, chế độ, thể lệ thuộc thẩm quyền Thủ tướng. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động để nghỉ hưu, khen thưởng, kỷ luật cán bộ thuộc thẩm quyền của Thủ tướng. Phê chuẩn việc bầu cử thành viên ủy ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc trung ương. Đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ những quyết định, chỉ thị Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân dân tỉnh thành phố                  trực thuộc trung ương  trái với Hiến pháp, Lụât và các  văn bản của cơ  quan nhà nước cấp trên.    Đình chỉ  việc thi hành   những nghị quyết của  Hội đồng nhân dân  tỉnh thành phố trực thuộc trung ương trái với Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và quyết định những vấn đề theo thẩm quyền đã được luật pháp qui định.

– Chỉ thị

Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ để chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn, phối hợp họat động của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc trung ương trong việc thực hiện các chủ trương, chính sách, luật pháp của nhà nước, các quyết định của Chính phủ.

2.3.Các văn bản của Bô trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bô

– Quyết định

Quyết định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ để ban hành biện pháp, thể lệ cụ thể để thực hiện luật pháp nhà nước và các chủ trương, chính sách của Chính phủ về quản lý ngành, lĩnh vực trong cả nước. Các tiêu chuẩn, qui trình qui phạm và các định mức kinh tế kỹ thuật thuộc ngành. Thành lập, giải thể qui định nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức bộ máy của các cơ quan, đơn       vị  thuộc thẩm        quyền Bộ,         cơ        quan ngang Bộ         quyết   định. Bổ              nhiệm,            miễn nhiệm, điều

động, cho nghỉ hưu, khen thưởng, kỷ luật cán bộ thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ

quan ngang Bộ.    Quyết định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền   được pháp luật qui   định hoặc

được ủy quyền của Chính phủ.

– Thông tư và thông tư liên bộ

Thông tư của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ để hướng dẫn giải thích các nghị quyết, nghị định của Chính phủ, quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ hoặc hướng dẫn thực hiện những qui định về quản lý thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ, cơ quan ngang Bộ phụ trách.

Trong trường hợp các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chinh phủ cùng phối hợp với nhau hoặc phối hợp với một cơ quan trung ương của đòan thể nhân dân để qui định chi tiết hoặc hướng dẫn thực hiện các qui định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thì gọi là thông tư Liên Bộ.

– Chỉ thị

Chỉ thị Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ để đề ra chủ trương, biện pháp và chỉ đạo các cơ quan đơn vị thuộc quyền thực hiện quyết định, chủ trương luật pháp thuộc lĩnh vực công tác của ngành. Giao nhiệm vụ cho các đơn vị thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ, cơ quan ngang Bộ giải quyết các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Bộ, cơ quan ngang Bộ đã được luật pháp qui định.

2.4.Các văn bản của ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

– Quyết định

Quyết định    để ban hành các  chủ trương,  biện  pháp cụ thể thực hiện pháp   luật  nhà nước,

các chủ trương chính sách qui       định của cơ  quan ngang  Bộ, cơ  quan thuộc  Chính phủ và Nghị

quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp. Quyết định về tổ chức và nhân sự thuộc thẩm quyến quyết định của ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; để tổ chức việc thực hiện và kiểm tra, thanh tra đối với các cơ quan, tổ chức trong việc chấp hành luật pháp của nhà nước (kể cả cơ quan, tổ chức của cơ quan trung ương đóng tại địa phương); và những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã được luật pháp qui định.

– Chỉ thị

Chỉ thị để truyền đạt và chỉ đạo thực hiện các chủ trương, chính sách của trung ương, các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, và quyết định của ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong trường hợp không cần thiết ban hành quyết định. Giao trách nhiệm cho cơ quan hành chánh cấp dưới thực hiện chủ trương công tác.

2.5. Các văn bản khác

Ngòai các hình    thức văn bản nói trên, Chính   phủ, Thủ tướng  Chính phủ, Bộ  trưởng,  thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương còn dùng các hình thức văn bản dưới đây:

– Thông cáo

Thông cáo dùng để công bố một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngọai của Chính phủ.

– Thông báo

Thông báo dùng       để thông tin về  họat động của  Chính phủ, Thủ  tướng  Chính phủ, Bộ trưởng, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, thông tin nhanh những quyết định quan trọng của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ,

Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

– Công văn hành chánh

Công văn hành chánh (công      thư) để  giải  quyết công việc giữa  các cơ  quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức xã hội và công dân; trình với cấp trên một dự thảo văn bản, đề án hoặc đề nghị một vấn đề với cấp trên giải quyết. Giải quyết các quyết định của cấp trên.

Ngòai ra còn có các văn bản      hành chánh khác  như: điện báo  (kể cả điện mật), giấy  giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi… thực hiện theo qui định hiện hành.

3. Tổ chức công tác văn thư tại một đơn vị

Để tổ     chức công tác văn thư  (công tác công văn,  giấy  tờ) được tốt, các đơn vị cần  có các bộ phận như sau:

  1. BỘ phận chịu trách nhiệm về công văn “đi – đến”:

+ Đối với cơ quan vừa và nhỏ: Tất cả công văn của đơn vị nên tập trung vào một sổ do một bộ phận hay một nhân viên chuyên trách đảm nhận.

+ Đối với cơ quan lớn, có nhiều đơn vị trực trực thuộc, phân tán: Mỗi đơn vị phải tổ chức bộ phận công văn “đi – đến” riêng.

  1. BỘ phận sọan thảo công văn:

Do các    đơn vị  chuyên môn nghiệp  vụ, cán  bộ nghiên cứu đảm nhận. Văn  phòng hoặc phòng Hành chánh chịu trách nhiệm đóng dấu và gửi công văn đi.

Cán bộ phục vụ sao in công văn của cơ quan chịu trách nhiệm xem xét lại lần sau cùng trước khi trình lên người có thẩm quyền ký.

  1. BỘ phận đánh máy, in ấn công văn: Công văn đã được duyệt mới được đánh máy, nếu số lượng nhiều thì nhân bản. Công việc này do Văn phòng hoặc phòng Hành chánh chịu trách nhiệm.

Những công việc cụ thể của công tác văn thư:

  • Nhận và vào sổ “Công văn đến”: công văn do các nơi gửi đến phải tập trung vào bộ phận văn thư (hay nhân viên chuyên trách) hay phòng Hành chánh quản trị vào sổ để tránh trường hợp mất mát, thất lạc.
  • Xem phân phối theo dõi việc giải quyết công văn đến: phân phối công văn đến các bộ phận nhận cũng như trình công văn cho lãnh đạo xem xét, nghiên cứu.
  • Nghiên cứu và khởi thảo văn bản: trả lời các công văn đến hoặc khởi thảo công văn gủi cho các đơn vị liên quan.
  • Sửa chữa và duyệt bản dự thảo: thương sau khi sọan xong thì các trưởng phòng phải sơ bộ sửa chữa các công văn do phòng mình khởi thảo rồi sau đó mới trình lãnh đạo duyệt. Trước khi trình công văn, người trình ký phải sóat lại và chịu trách nhiệm về bản đánh máy.
  • Đánh máy, ký tên, đóng dấu:

+Đánh máy: Phải đúng hòan tòan với bản thảo đã duyệt, tuyệt đối không tự tiện thêm     bớt,                       sửa  chữa.        Phải bảo  quản chặt chẽ  tài liệu bản  đánh máy,  bản thảo theo  chế độ bảo vệ bí mật của Nhà nước.

+Ký tên: Người ký công văn phải chịu trách nhiệm về công văn mình ký. Nếu có ủy       quyền cho              cấp            dưới thì phải          trong  giới  hạn  nhất định. Người  được ủy  quyền không được ủy quyền lại.

+Đóng dấu: Con dấu phải do người có trách nhiệm được giao bảo quản. Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo qui định của Nhà nước.

  • Vào sổ “Công văn đi” và gửi  đi:  Công văn khi  gửi đi  ra khỏi  cơ quan  đều phải được bộ phận văn thư vào sổ để theo dõi.
  • Làm sổ ghi chép tài liệu: Các tài liệu có liên quan đến công tác của cơ quan cần được ghi chép vào sổ cẩn thận để khi cần thiết có thể sử dụng thuận lợi.

– Lập hồ sơ: Là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc thành hồ  sơ theo những nguyên  tắc và phương  pháp nhất định.