Văn phòng

Lễ tân hội nghị và tiệc chiêu đãi

Posted on by admin

1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa

Hội nghị là một cuộc họp mặt có tổ chức của một số đông người nhằm thông báo, trao đổi, thảo luận, lấy ý kiến… phát huy tính sáng tạo của mỗi người tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động nhằm giải quyết một hay một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. Đây là một hình thức làm việc phổ biến của các cấp lãnh đạo trong mọi co quan.

Các hội nghị, hội thảo… đều rất cần thiết, đó là các công cụ lãnh đạo có hiệu quả, là hình thức co bản nhằm phát huy nền dân chủ XHCN, chế độ cùng tham gia lãnh đạo của tập thể cán bộ, công chức. Nhờ đó tạo ra năng súât lao động cao.

Thảo luận một cách      tập                       thể những vấn đề                                quan trọng     của cơ                            quan, doanh nghiệp,             đơn           vị (mọi người đều bình đẳng nghe và nói). Nhờ vậy, mỗi cá nhân có cơ hội đóng góp ý kiến, hiểu biết của mình.

Giải thích có hệ thống các quan              điểm, các    đề                     án  với        sự  tham gia góp ý                                của                   các cán  bộ tham gia (xây dựng và thực         hiện).                    Do    đó những quan             điểm    sai   được   sửa chữa, mang    lại                 hiệu  quả cao hơn.

Bố trí các công việc chung, giải thích các nhiệm vụ, kiểm tra và đánh giá kết quả (có sự đóng góp ý kiến của nhiều người). Vì vậy mà công việc được triển khai nhanh, khó khăn được khắc phục.

Thông báo những nhiệm vụ và việc hòan thành những nhiệm vụ ngòai kế họach qui định. Ngòai ra, những hội nghị còn được tổ chức nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể đặt ra trong sản xuất kinh doanh, trong quan hệ đối ngọai, đối nội.

Về mặt  kinh tế, khi quyết định tổ chức hội nghị      cần                       xem chi phí (thời           gian, phí tổn)              có tương xứng kết quả thu được không. Qua đó phản ánh hiệu quả của hội nghị.

Để các kết quả hội nghị đạt được như mong muốn thì phải làm tốt công tác chuẩn bị, thực hành chu đáo, khoa học và tận dụng đầy đủ kết quả sau hội nghị.

Họat động đón tiếp đại biểu:

Việc chào mừng từng             cá nhân     đại biểu chỉ                      có    thể  làm được ở các hội                                          nghị nhỏ.      Ở những hội nghị lớn, việc chào mừng được bố trí ở điểm đầu tiên của chương trình hội nghị.

Phân công người đứng ở cửa làm nhiệm vụ đón tiếp đại biểu, vừa làm nhiệm vụ phân phát tài liệu, phù hiệu… và hướng dẫn cho đại biểu.

Để điểm danh đại biểu, ở các hội nghị lớn nên dùng thẻ đại biểu gửi kèm giấy mời, khi đại biểu vào phòng họp thì trao cho người tổ chức. Đối với hội nghị quan trọng nên có biển tên và các chức danh khoa học đặt trên bàn hội nghị, hoặc qui định các đại biểu có mặt nộp lại giấy mời cho ban tổ chức.

Cách sắp xếp chỗ ngồi:

Cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, hội nghị cũng như trong các buổi tiệc chiêu đãi rất quan trọng vì nó thể hiện trình độ quản lý của công ty. Đồng thời, nó gây ấn tượng tốt hay xấu đối với người tham dự.

Đầu tiên phải chọn địa điểm: Chọn địa điểm sao cho thuận lợi, có thể tại cơ quan, cũng có thể ngòai cơ quan.

Chọn phòng: Xem xét kích thước phù hợp với số lượng người tham dự. Nếu rộng quá vừa gây lãng phí,         vừa       gây         cảm giác         lạc lõng và bất tiện;       Nếu      phòng nhỏ     quá     sẽ                         gây ngột ngạt, khó chịu.

2. Các hình thức đãi khách

2.1. Mục đích

Đãi khách là một công việc gắn liền với quá trình lao động của lãnh đạo, người thư ký phải có nhận thức đúng trong việc đãi khách.

Đãi khách thường gắn liền     với      những           cuộc tiếp xúc       mới,  các       cuộc thảo  luận,                                            bàn bạc     làm việc. Nó hỗ trợ đắc lực cho công tác của cán bộ lãnh đạo nói chung và giám đốc nói riêng.

Việc đãi khách không chỉ nhằm giải quyết vấn đề đối với khách, mà còn làm tăng thêm sự hiểu biết, gần gũi, cảm thông. Do      đó,             nguời lãnh                         đạo  phải   quyết định những                 cuộc      tiếp  xúc với những thành viên trong xã hội.

Công việc đãi khách nhằm tạo mối quan hệ bền chặt, trên co sở đó giải quyết công việc đạt hiệu quả kinh tế lớn nhất.

2.2. Các hình thức đãi khách

Giám đốc cố gắng tận dụng nhiều nhất những gì có thể tận dụng đuợc trong cuộc tiếp xúc. Có rất nhiều cách đãi khách, thông thuờng có mấy cách sau:

– Giải khát trong tiếp khách

Trong việc tiếp khách ở co quan, đon vị, các cuộc họp phải quan tâm đến vấn đề giải khát. nuớc trà là thứ giải khát thông thuờng       nhất.  Trong                          bất   cứ truờng họp nào        cũng                           phải                             mời  khách

uống nuớc trà. Đôi khi theo thói quen uống nuớc trà còn kèm theo cả thuốc lá nữa. Trong phòng làm việc của thu ký phải luôn có nuớc sôi và trà ngon, ấm chén sạch sẽ. Thu ký phải biết pha trà, phân biệt           chất           luợng       trà. Trong  mọi  truòng       hợp,          không nên           tiếp    khách bằng                  lọai trà kém              chất luợng, pha trà bằng nuớc không đủ độ nóng. Đối với những cuộc tiếp xúc ngắn, chủ yếu là khách nội bộ, khách làm việc nhanh thì chỉ cần tiếp nuớc trà là đủ.

Tùy theo thời gian làm việc với khách, nhiệt độ của từng mùa mà ta có thể lựa chọn thức uống cho phù hợp, trong một số truòng hợp, chúng ta có thể dùng nuớc khóang thay cho nuớc trà.

Giải khát có nhiều hình thức: nuớc trà, nuớc giải khát (có ga, không ga), cà phê. Vấn đề phụ thuộc vào sở thích nguời dùng, điều tối thiểu cần quan tâm là ly cốc sạch sẽ, cách pha chuẩn. Nếu định tiếp bia thì phải hỏi khách truớc.

Tiếp cà phê đuợc nhiều           nguời         ua    chuộng, nhất                                      là   nguời                                  Châu Âu. Tùy theo mùa và sở thích mà có thể tiếp cà phê đen, cà phê đá, cà phê sữa nóng… và phải biết cách pha, phải biết cách tiếp (đua từ bên phải để trên đĩa nhỏ, đặt cách mép bàn 2 – 3cm, hay đến giờ giải lao có bàn uống). Khi ở trên bàn đã xếp đầy công văn, giấy tờ, sổ sách thì không bao giờ đặt cà phê truớc mặt khách, vì truớc mặt khách là tài liệu mà khách phải sử dụng. Trong truờng hợp này nên đặt cà phê ở bên phải của khách. Khi tiếp cà phê, nếu đi một luợt, bắt đầu từ truởng đòan khách (bên tay phải giám đốc) hay bắt đầu từ giám đốc (nội bộ) đến cuối dù cho khách đuợc sắp xếp ngồi nhu thế nào; Còn nếu đi hai luợt, bắt đầu từ truởng đòan khách và từ giám đốc hay bắt đầu từ giám đốc đến bên phải và từ phó giám đốc trái (nội bộ).


Có thể bố trí bàn cà phê ở cuối phòng họp hay ở hành lang, khách sẽ tự phục vụ vào thời gian nghỉ giữa cuộc họp.

– Rượu vang, rượu mùi, rượu mạnh

Đôi khi theo thói quen, vào những dịp đặc biệt có thể tiếp khách bằng rượu. Vấn đề là tùy theo sở thích của khách, lọai khách, thời điểm… mà có thể tiếp khách bằng rượu.

Khi tiếp bằng lọai rượu nào thì phải chuẩn bị ly cho phù hợp, một người đi rót, có dụng cụ mở nút phù hợp, rót theo một lượt. Có thể chủ bàn tiệc (giám đốc) sẽ là người đi rót rượu. Nếu đãi khách bằng rượu vang thì nên kèm theo chút thức ăn dạng miếng (fast food) nguội hay hoa quả theo mùa. Hoa quả được gọt sẳn và sơ chế để không bị thâm, héo; hay đã bóc trước theo kiểu trang trí đẹp mắt.

– Đặt tiệc

Trong điều kiện cần thiết và trong trường hợp cho phép, có thể đặt tiệc để tiếp đãi khách. Tiệc có nhiều lọai nhưng tập trung vào hai lọai cơ bản là tiệc Âu và tiệc Á. Trong tiệc Âu còn có các lọai tiệc đứng, tiệc ngồi. Đối với tiệc đứng, trong đó mọi người được tự do đi lại và trò chuyện với những đối tượng không định sẵn, có mâm để thức ăn được kê ở giữa phòng.


Tóm lại, tiếp khách là một công việc thường xuyên của người thư ký, do đó thư ký phải vận dụng hiểu biết của mình một cách sáng tạo. Mục đích của cuộc tiếp đãi khách là làm sao cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách một tình cảm tốt đẹp. Muốn tiếp đãi khách đạt hiệu quả cao, đòi hỏi thư ký phải vận dụng             sự khéo léo,                       khả năng ứng           xử,    vốn         hiểu      biết của                                      mình            để                   mang   lại    cho khách cảm giác thỏai mái và lòng thiện cảm, gây được ấn tượng cần thiết đối với khách.

2.3. Tiệc chiêu đãi

a.  Ý nghĩa

Trong giao tiếp đối ngọai, việc mở tiệc chiêu đãi cũng như dự tiệc chiêu đãi có ý nghĩa rất quan trọng:

-Biểu thị sự nhiệt tình, thân thiện, hữu hảo.

-Mở rộng quan hệ ngọai giao nhân các dịp lễ kỷ niệm, ký kết hợp tác…

-Thiết lập, duy trì và phát triển mối quan hệ giữa các bên đối tác.

-Mở đầu hoặc kết thúc tốt đẹp một cuộc giao dịch làm ăn trong kinh doanh.

b. Các lọai hình tố chức tiệc chiêu đãi

  • Tiệc đứng

Tiệc đứng là một hình thức chiêu đãi rộng rãi mời được nhiều khách đến dự. Tiệc đứng thường được tổ chức vào những dịp long trọng.

Tiệc đứng có thể được tổ chức ở hội trường lớn. Trong lúc dự tiệc khách có thể đi lại thỏai mái nhưng thường có bàn danh dự cho một số khách qúy và cũng bố trí một số bàn ghế ngồi cho khách dự tiệc sử dụng khi cần thiết.

Hình thức tổ chức tiệc đứng gồm có hai lọai:

  • Tiệc đứng ăn mặn (tiệc nguội – buffer dinner):

-Thời gian tổ chức: Thường vào buổi trưa và buổi tối. Nối tiếp sau bữa tiệc có thể có chiếu phim, biểu diễn văn nghệ, hòa nhạc hoặc khiêu vũ…

-Thức ăn trong bữa tiệc: Chủ yếu là các món ăn nguội, cũng có thể có một vài món ăn nóng, do người phục vụ          đem đến            tận nơi.         Các                lọai thức       ăn  và dụng cụ        đều được bày                        sẵn       trên bàn (một hoặc nhiều dãy bàn tùy theo số lượng khách). Khách tự lấy thức ăn, mọi người vừa ăn vừa đi lại trò chuyện thỏai mái. Đồ uống bày ở các góc phòng có người đứng phục vụ. Tráng miệng bằng hoa quả, trà và cà phê.

  • Tiệc rượu (cooktaiỉ)

-Tiệc này thường không kéo dài và thường ít long trọng hơn. Dùng khi họp báo, hội nghị, hội thảo…

-Thực đơn chủ yếu là các lọai rượu: Vang, sâm-panh, rượu mùi, bia, nước quả hay nước suối khóang… Nhưng       cũng có      một            vài món ăn              nguội     do        người phục vụ                                     mang   đến tận            nơi.   Khách có thể cầm tay được mà không cần dùng đến dao, nĩa.

  • Tiệc ngồi

Tiệc ngồi là hình thức chiêu đãi trọng thể. Tiệc được tổ chức trong các dịp hội nghị hoặc kết thúc một cuộc đàm phán với đối tác quan trọng.

Tổ chức tiệc ngồi phải có sơ đồ bàn tiệc, sắp xếp chỗ ngồi theo cương vị chủ-khách, theo thứ tự cấp bậc. Tùy theo tính     chất và mục đích                  của bữa tiệc, có          thể         có    mục     đọc diễn                                         văn hoặc           vài câu chúc tụng ngắn gọn.

Thực đơn được đặt trên bàn tiệc. Cốc uống rượu được đặt ở vị trí từng khách dự trên bàn.

Thức uống: Rượu mạnh, vang đỏ, vang trắng, các lọai nước hoa quả, nước khóang…

Tráng miệng: Hoa quả, nước trà, cà phê…

  • Cách sắp xếp chỗ ngồi

Trong một bữa tiệc chiêu đãi, nhất là những bữa tiệc có đông người dự với nhiều cương vị khác nhau, thậm chí có cả người nước ngòai, thì việc sắp xếp chỗ ngồi cho chủ-khách ở bàn tiệc là vấn đề phức tạp và tế nhị. Điều này thể hiện phép lịch sự, lòng mến khách, đồng thời tạo được không khí vui  vẻ, cởi mở trong bữa tiệc. Bên cạnh     đó,  việc   bố   trí             chỗ       ngồi hợp         lý                         cũng   sẽ  tạo thuận lợi cho sự phát triển mối quan hệ trong công việc cũng như trong giao dịch tiếp xúc sau này. Vì vậy, người phụ trách việc xếp chỗ ngồi ở bàn tiệc cần nghiên cứu, nắm trước đối tượng, số lượng khách mời, giới tính, tuổi tác, cương vị… và đề nghị chủ tiệc thông qua phương án sắp xếp chỗ ngồi ở bàn tiệc nhằm tránh những sơ suất đáng tiếc không nên có. Việc sắp xếp chỗ ngồi trong một bữa tiệc thường được áp dụng theo một số nguyên tắc sau đây:

  • Nếu khách dự đều là nam thì:

+ Người khách chính được xếp liền kề phía bên phải chủ tiệc.

+ Người khách thứ hai ngồi liền kề bên trái chủ tiệc.

+ Người ngồi đối diện với chủ tiệc là người thuộc phía chủ tiệc và có cương vị, cấp bậc cao liền sau chủ tiệc.

  • Trường hợp muốn đề cao khách chính trong bữa tiệc    chiêu        đãi,       thì có  thể       xếp                 khách chính ngồi đối diện chủ tiệc.
  • Những đối tượng khách khác được mời tới dự tiệc thì căn cứ theo thứ tự cấp bậc để xếp chỗ ngồi xen kẽ lần lượt ra tới đầu hoặc cuối bàn tiệc và theo tập quán sau:

+ Chủ và khách ngồi đan xen với nhau.

+ Chồng không xếp ngồi cạnh vợ.

+ Vợ được xếp ngồi theo cấp bậc ngang với chồng hoặc cao hơn một chút, thậm chí có thể xếp ngồi ở vị trí cao hơn khách nam giới có cùng cấp bậc với chồng.

+ Hai người  khách     nữ             không xếp                 ngồi       cạnh     nhau trong     bữa                       tiệc,   trừ trường hợp người phụ nữ thứ hai là phiên dịch.

Việc sắp xếp chỗ ngồi trong bữa tiệc chiêu đãi vẫn theo cấp bậc là chính, nhưng vì phép lịch sự, phía chủ tiệc thường nhường khách ngồi vào phía bên trong và dành chỗ ngồi đầu bàn hoặc cuối bàn cho phía chủ tiệc, các vị khách cấp thấp hơn sẽ lần lượt ngồi dần vào phía giữa bàn tiệc. Tuy nhiên, cách                sắp       xếp này            chỉ                  nên áp     dụng khi bàn     tiệc ngắn,        còn                                     nếu      bàn tiệc            dài thì không thuận tiện.

Khi bày tiệc trên bàn dài hình chữ nhật hoặc bàn hình bầu dục thì khỏang cách giữa bàn tiệtc là chỗ ngồi danh dự dành cho chủ tiệc và khách chính. Phía hai bên phải trái là chỗ ngồi dành cho những khách khác. Thông thường, những chỗ ngồi xếp phía bên phải chủ tiệc là dành cho khách có cương vị                 cấp bậc     cao hơn    so                     với   khách được xếp      ngồi phía bên trái chủ                                tiệc.      Tuy nhiên, khi vận dụng nguyên tắc này cũng cần linh họat, bởi vì có trường hợp trong bữa tiệc chiêu đãi có khách nước ngòai cùng dự, nếu theo đúng cương vị thì khách phải ngồi bên phải chủ tiệc, song cũng có thể xếp khách ngồi bên trái chủ tiệc nếu bên này có người biết một ngọai ngữ với khách, có thể cùng khách nói chuyện được.

  • Trường hợp cả hai vợ chồng chủ tiệc cùng dự tiệc tiếp khách trong bàn tiệc thì vợ chủ tiệc ngồi đối diện với chủ tiệc. Khách chính sẽ ngồi bên phải chủ tiệc, khách thứ hai sẽ ngồi bên trái chủ tiệc.
  • Trường hợp cả khách và chủ đều có vợ cùng dự tiệc thì chỗ ngồi được sắp xếp như sau: Chủ và khách chính là nam giới ngồi đối diện nhau; vợ khách chính ngồi bên phải ông chủ tiệc; vợ chủ tiệc ngồi bên phải ông khách chính.

Không nên mời hai người đang kình địch nhau hoặc đang có mâu thuẫn sâu sắc với nhau tới dự tiệc. Trong trường hợp này nên cân nhắc chỉ mời một trong hai đối tượng đó mà thôi. Nếu bất đắc dĩ phải mời cả hai, thì trong bàn tiệc cần xếp chỗ ngồi cho họ cách xa nhau.

Số lượng người tham dự một bữa tiệc chiêu đãi giữa khách và chủ không nên quá chênh lệch. Tốt nhất là áp dụng theo nguyên tắc: khách một-chủ một.

Khi mở tiệc chiêu đãi khách,       nếu    có        thủ        trưởng               của chủ    tiệc  hoặc người                                      có chức vị cao hơn chủ tiệc tới dự, thì chủ tiệc nên nhường chỗ ngồi danh dự ở bàn tiệc cho vị khách quan trọng đó. Sau đây là một số mẫu sơ đồ bàn tiệc.

1)- Bàn hình chữ nhật – khách không có phu nhân:

-Khách ngồi đối diện với chủ.

-Người khác xếp thứ tự xen kẽ giữa chủ và khách.

3) Bàn hình chữ nhật có khách danh dự:

-Khách danh dự ngồi đối diện chủ.

-Khách chính ngồi bên phải chủ.

5) Bàn tròn – khách không có phu nhân:

-Khách chính ngồi đối diện với chủ.

Hình 4.17: Cách xếp chỗ ngồi bàn chữ T

– khách không có phu nhân.

A: Ông chủ tiệc.

B: Ông khách chính.

7)- Bàn hình chữ U:

-Khách bên phải chủ.

-Phiên dịch trước mặt chủ tiệc.

Hình 4.19: Cách xếp chỗ ngồi bàn chữ U – có khách danh dự.

A: Ông chủ tiệc.

B: Khách danh dự.

C: Ông khách chính.