Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chánh

1. Sọan thảo đơn từ

1.1.Định nghĩa

Đơn từ là một lọai thư riêng, người viết trình bày ý kiến của mình gửi đến cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội đề nghị xem xét, giải quyết một công việc nào đó mà mình yêu cầu.

1.2.Các lọai đơn

Đơn đề đạt nguyện vọng.
Đơn nêu ý kiến đóng góp vào công việc quản lý nhà nước, quản lý xã hội.
Đơn khiếu nại những việc gây thiệt hại cho quyền lợi bản thân, gia đình, tập thể, đơn vị mình.

Đơn tố giác những việc làm sai trái của các cơ quan, xí nghiệp, của cán bộ nhân viên nhà nước.

1.3. Yêu cầu

Nội dung cụ thể, rõ ràng, trung thực.
Gọn, tránh dài dòng.
Từ ngữ dùng chính xác, dễ hiểu, tránh hiểu lầm, hiểu nhiều nghĩa khác nhau.
Đơn viết trên giấy sạch, khổ rộng, viết một lọai mực.
Gửi đúng cơ quan có thẩm quyền.
Tự tay người làm đơn viết lá đơn của mình và chịu trách nhiệm về lá đơn đó.

2. Sọan thảo công văn

2.1.Khái niệm công văn hành chánh

Văn thư hành chính thường được gọi tắt là công văn, là một lọai văn bản hành chánh được dùng phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan nhà nước với nhau, cơ quan nhà nước với các tổ chức, đơn vị hoặc với công dân.

Công văn có nội dung bao quát rộng rãi, bao gồm tất cả các vấn đề họat động thường xuyên của cơ quan nhà nước. Khác với văn bản quy phạm pháp luật, nội dung của công văn không chứa đựng quy phạm pháp luật và những quyết định pháp luật. Bố cục của công văn đa dạng, tùy thuộc vào vấn đề được trình bày.

2.2.Các lọai công văn hành chánh

Căn cứ vào nội dung, chúng ta có thể chia công văn thành các lọai sau đây:

Công văn mời họp.
Công văn chất vấn.
Công văn yêu cầu.
Công văn kiến nghị.
Công văn đề nghị.
Công văn trả lời.
Công văn hướng dẫn.
Công văn giải thích.
Công văn đôn đốc.
Công văn chỉ đạo.
Công văn cám ơn.

2.3.Bổ cục của công văn hành chánh

Bố cục của công văn hành chánh thông thường gồm ba phần: Phần mở đầu; phần nội dung và phần kết thúc.

Phần mở đầu nêu rõ lý do, mục đích của việc ban hành công văn.

Phần nội dung được diễn đạt bằng văn xuôi với mục đích thông báo, truyền tin. Tùy theo vấn đề công văn đề cập đến mà người sọan thảo có thể viết thành một đọan văn hay một câu dài. Tất cả các chi tiết được trình bày cần rõ ràng, mạch lạc, liên quan lôgíc với nhau nhằm đạt được một mục đích duy nhất là thể hiện được mục tiêu của công văn.

Khi sọan thảo công văn cần chú ý đến đặc tính lịch sự, lễ độ cũng như các đặc tính khác của công văn nhằm giải quyết được vấn đề công văn đề cập đến.

Mau công văn mời họp: (xem phụ lục 2)

3. Sọan thảo thông báo

3.1.Khái niệm thông báo

Thông báo là một văn bản hành chánh thông thường dùng để truyền đạt nội dung một quyết định, một tin tức, một sự việc, thông tin về họat động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết.

Thông báo còn được dùng để giới thiệu một chủ trương, một chính sách được thể chế hóa bằng văn bản thích hợp. Trong trường hợp này thông báo mang tính chất phổ biến chính sách, chủ trương được các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng để định hướng công việc của các đơn vị trực thuộc hoặc để phối hợp công tác với các cơ quan có liên quan.

Tùy theo mục đích sử dụng thông báo mà người sọan thảo bố cục nội dung cho phù hợp. Nội dung thông báo không cần có phần trình bày lý do hoặc mô tả tình hình như ở các văn bản khác, mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo. Do yêu cầu của thông báo là thông tin nhanh, kịp thời đến đối tượng nên phải viết ngắn, cụ thể, dễ hiểu, không yêu cầu phải lập luận hay bộc lộ tình cảm như một số văn bản khác.

3.2.Các lọai thông báo

Các lọai thông báo thường sử dụng là:

Thông báo truyền đạt một văn bản mới ban hành, một chủ trương, chính sách mới… Ví dụ: chế độ tuyển dụng cán bộ, chế độ nâng bậc lương… Nội dung thông báo này gồm:

Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt.
Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản cần truyền đạt.
Yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện.

Thông báo một sự việc, một tin tức. Ví dụ: thông báo về kết quả cuộc họp (hội thảo khoa học, hội nghị giao ban, hội nghị lãnh đạo…). Nội dung cần thể hiện:

Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì cuộc họp.
Tóm tắt các quyết định của hội nghị cuộc họp.
Nêu các nghị quyết của hội nghị (nếu có).

Thông báo về nhiệm vụ được giao. Nội dung ghi:

Ghi ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ được giao.
Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ.
Nêu các biện pháp cần được áp dụng để triển khai thực hiện.

Thông báo về các quan hệ mới trong họat động của bộ máy quản lý và lãnh đạo. Ví dụ: thông báo về thay đổi cơ quan chủ quản, thay đổi phạm vi họat động, địa giới hành chính… Nội dung bao gồm:

Ghi rõ, đầy đủ tên cơ quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thọai, ..
Ngày, tháng, năm thay đổi.

Thông báo về thông tin trong họat động quản lý. Nội dung bao gồm:

Ghi rõ nội dung của họat động quản lý.
Lý do phải tiến hành các họat động quản lý.
Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc).

4. Sọan thảo báo cáo

4.1.Khái niệm báo cáo

Báo cáo là văn bản dùng để trình bày, mô tả sự phát triển, diễn biến của một công việc, một vấn đề hoặc về một người, một tổ chức, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương mới cho thích hợp.

Báo cáo là phương tiện của cơ quan cấp trên kiểm tra họat động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc để tổng kết công tác theo từng thời kỳ hay từng phạm vi nhất định. Vì vậy người viết báo cáo phải sử dụng thể lọai văn diễn tả, tường thuật mà không được phép suy luận sáng tạo.

Báo cáo là cơ sở để các cơ quan cấp trên, người có thẩm quyền tổng kết, đánh giá tình hình và ban hành các quyết định quản lý. Vì vậy trong báo cáo phải sử dụng những sự việc, sự kiện với tất cả những con số thống kê chính xác. Việc sắp xếp các sự kiện, chi tiết trong báo cáo theo một lôgic nhất định nhằm làm cho người nhận được báo cáo biết được tường tận diễn biến, kết quả của mọi sự việc, sự kiện đã hoặc sẽ xảy ra.

4.2. Các lọai báo cáo

Có nhiều căn cứ để phân lọai báo cáo:

Căn cứ vào thời gian và kỳ hạn: báo cáo thường kỳ và báo cáo bất thường.

Báo váo thường kỳ là lọai báo cáo được qui định cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm gửi báo cáo cho người hoặc cơ quan nhận báo cáo theo một định kỳ nhất định. Tùy theo tính chất quan trọng của công việc mà cơ quan (người) nhận báo cáo qui định thời hạn theo phút, giờ, tuần, tháng…
Báo cáo bất thường dùng để báo cáo về tình hình đặc bịêt, đột xuất xảy ra cần phải gửi báo cáo ngòai qui định về thời gian (báo cáo định kỳ).

Căn cứ vào thể thức của báo cáo có thể phân thành hai lọai: báo cáo theo mẫu định sẵn và báo cáo không theo mẫu định sẵn. Mẫu báo cáo thường do người hoặc cơ quan nhận báo cáo qui định. Khi qui định mẫu báo cáo cần phải làm cho người viết báo cáo thấy rõ yêu cầu và thực hiện yêu cầu cần thiết và thực hiện yêu cầu đó một cách dễ dàng.

Căn cứ vào nội dung có thể chia báo cáo thành: báo cáo công tác, báo cáo chung, báo cáo chuyên đề và báo cáo thực tế.

4.3. Báo cáo công tác gồm:

+ Báo cáo sơ kết là báo cáo khi công việc đang còn tiếp tục thực hiện.

+ Báo cáo tổng kết là báo cáo khi một công việc hoặc nhiệm vụ đã được hòan thành.

Báo cáo chung là lọai báo cáo đề cập khái quát tới tất cả các mặt, các sự việc của tòan bộ vấn đề.

Báo cáo chuyên đề là báo cáo đề cập đến một mặt cần nhấn mạnh nào đó, thường là mặt cần nhấn mạnh, phân tích sâu.
Báo cáo thực tế là lọai báo cáo trình bày thực tế để minh họa, chứng minh một nhận định hoặc trình bày một thực tế qua công tác để phục vụ cho việc đề xuất biện pháp, quyết định.
Phương pháp sọan thảo báo cáo

Tùy theo từng lọai báo cáo mà người sọan thảo có phương pháp tiến hành khác nhau. Ví dụ: phương pháp viết báo cáo tổng kết, sơ kết khác với viết báo cáo thống kê, chuyên đề… Nhưng nhìn chung khi viết các lọai báo cáo, người sọan thảo cần lưu ý hai điểm sau đây:

Căn căn cứ vào yêu cầu mục đích của công tác tiến hành: Yêu cầu, mục đích của công tác tiến hành được xác định ngay từ trước khi tiến hành công việc. Vào thời điểm người viết báo cáo thì công việc đã hòan thành một phần hoặc tòan bộ. Vì vậy, người sọan thảo báo cáo phải căn cứ vào yêu cầu, mục đích của công việc để đối chiếu với kết quả đã thực hiện được. Trên cơ sở đó, người sọan thảo báo cáo có thể xác định được cơ cấu của bản báo cáo.

Căn cứ vào mẫu do người (cơ quan) nhận báo cáo qui định: Trong trường hợp này, đã có hướng dẫn kèm theo mẫu để người viết báo cáo căn cứ vào đó để thực hiện cho phù hợp. Người viết phải tuyệt đối chấp hành qui định về lọai báo cáo này, không được tùy tiện thêm bớt các cột, dòng trong báo cáo.

Đối với lọai báo cáo công tác bất thường, không có mẫu qui định sẵn, người sọan thảo báo phải tự xác định yêu cầu, nội dung và mục đích của báo cáo thì phải căn cứ vào yêu cầu, mục đích của công việc đang tiến hành.

4.4.Cơ cấu của báo cáo

Đối với bản báo cáo sơ kết, tổng kết thường gồm ba phần: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận.

Phần mở đầu nêu những điểm chính về chủ trương công tác, về nhiệm vụ được giao, nêu những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao.
Phần nội dung bao gồm việc kiểm điểm những việc đã làm được, những tồn tại, nguyên nhân, đánh giá kết quả.

Tùy theo tính chất công việc của từng người, từng cơ quan mà thể hiện nội dung báo cáo. Đối với cơ quan chuyên môn thì nên bố tri theo tính chất công việc chuyên môn của cơ quan, theo thứ tự công việc chính, chủ yếu rồi đến công việc khác như tổ chức, văn phòng… Đối với báo cáo công tác do một người, một đơn vị thực hiện trong thời gian dài thì tốt nhất bố trí báo cáo theo thời gian diễn biến công việc. Đối với báo cáo do nhiều người hoặc nhiều đơn vị thực hiện trong thời gian dài (báo cáo sơ kết học kỳ, báo cáo tổng kết năm học…) thì báo cáo viết trên cơ sở tổng hợp các báo cáo của các đơn vị hoặc của từng cá nhân được phân công thực hiện từng phần công việc.

Đối với báo cáo sơ kết, tổng kết công tác hàng năm thì cần phải so sánh đối chiếu với năm trước, thời gian trước và yêu cầu, nhiệm vụ của năm nay, thời gian này. Điều quan trọng trong lọai báo cáo này là có phần phương hướng công tác cho năm sau.

Đối với báo cáo có tính chất đột xuất (không phải năm nào cũng làm) thì cần phải so sánh đối chiếu kết quả làm được với yêu cầu, mục đích đã đề ra.

Phần kết luận bao gồm những mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực hiện, kiến nghị và đề nghị sự giúp đỡ hỗ trợ của cấp trên.

5. Sọan thảo tờ trình

5.1.Khái niệm tờ trình

Tờ trình là lọai văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới để xin cấp trên phê duyệt. Vấn đề mới có thể là một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, tiêu chuẩn, định mức hoặc một đề nghị thay đổi, bổ sung, bãi bỏ một văn bản, một quy định không còn phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội.

5.2.Kết cấu của tờ trình

Tờ trình được kết cấu thành ba phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận.

Phần mở đầu là phần nhận định tình hình, phân tích mặt tích cực, tiêu cực của tình hình làm căn cứ cho việc đề xúât cái mới.
Phần nội dung nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, của ý tưởng mới; phân tích những phản ứng của xã hội có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới nếu được áp dụng; những khó khăn thuận lợi khi triển khai thực hiện; những biện pháp khắc phục.
Phần kết luận phân tích được ý nghĩa tác dụng của đề nghị mới đối với sản xuất, đời sống kinh tế-xã hội, công tác lãnh đạo, quản lý. Những kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất đã nêu để sớm được triển khai thực hiện.

6. Sọan thảo biên bản

6.1.Khái niệm biên bản

Biên bản là bản ghi lại những điều xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm bằng

chứng về sau.

Người sọan thảo biên bản cần phải ghi lại đầy đủ, chính xác, khách quan tòan bộ chi tiết

của một sự việc để khi cần đến, có văn bản để mà biết được sự việc đó đã diễn ra như thế nào.

6.2.Các lọai biên bản

Căn cứ vào tính chất có thể chia biên bản thành: Biên bản hội nghị, biên bản có tính chất hành chánh, biên bản có tính chất pháp lý.

Biên bản hội nghị là lọai văn bản ghi chép mọi chi tiết cần thiết về diễn biến của một hội nghị.

Biên bản có tính chất hành chánh là lọai văn bản ghi chép cách tiến hành một công việc theo quy định của hành chánh. Như biên bản mở đề thi, biên bản của một hội đồng coi thi…
Biên bản có tính chất pháp lý là văn bản ghi chép những vấn đề có liên quan đến pháp luật. Như biên bản khám nghiệm tử thi; biên bản về một vụ vi phạm; biên bản phiên tòa…

Thông thường biên bản có mẫu in sẵn, người lập biên bản chỉ cần điền các chi tiết cần thiết. Biên bản hội nghị thường không có mẫu in sẵn, song thường có phân mục nhất định.

Ghi biên bản hội nghị thường đơn giản, chỉ cần nhớ các mục cần thiết (theo chương trình hội nghị) và ghi đầy đủ các chi tiết của hội nghị theo các mục đó.

7. Sọan thảo hợp đồng

7.1.Khái niệm hợp đồng kinh tế

Đa số pháp luật của các nước trên thế giới không có sự phân biệt giữa hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự và hợp đồng thương mại. Các nguyên tắc của hợp đồng dân sự được áp dụng cho hợp đồng thương mại (kinh tế). Tuy nhiên tại một số nước, một số hợp đồng được coi là hợp đồng thương mại, tức là những hợp đồng có hành vi thương mại và được chi phối bởi các qui tắc đặc biệt do pháp luật dành cho các hành vi đó. Ở nước ta hiện nay tồn tại ba lọai hợp đồng: hợp đồng dân sự, hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại. Bộ luật dân sự điều chỉnh hợp đồng dân sự. Pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25-9-1989 điều chỉnh hợp đồng kinh tế, còn hợp đồng thương mại được điều chỉnh bởi luật thương mại có hiệu lực từ ngày 01-01-1999. Ngòai những đặc điểm chung, hợp đồng kinh tế có những điểm khác biệt đối với hợp đồng dân sự và hợp đồng thương mại.

Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với sự qui định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế họach của mình.

7.2. Đặc điểm của hợp đồng kinh tế

Chủ thể của hợp đồng kinh tế bắt buộc một bên là pháp nhân còn bên kia có thể là pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh hoặc cá nhân có đăng ký kinh doanh theo qui định của pháp luật.
Hình thức của hợp đồng kinh tế:

+ Hợp đồng kinh tế được ký kết bằng văn bản và tài liệu giao dịch.

+ Hợp đồng kinh tế ký bằng văn bản được thể hiện là các bên chủ thể cùng ký trên một bản hợp đồng, còn hợp đồng kinh tế được ký kết bằng tài liệu giao dịch là tổng hợp các văn bản giao dịch thể hiện các điều khỏan chính của hợp đồng, con dấu và chữ ký đại diện hợp pháp của các bên.

Mục đích của hợp đồng kinh tế là kinh doanh.

7.3. Ngôn ngữ dùng trong hợp đồng

Từ ngữ sử dụng trong các văn bản hợp đồng phải chính xác, cụ thể và đơn nghĩa:

+ Tính chính xác từ ngữ.

+ Tính cụ thể của từ ngữ.

+ Từ ngữ sử dụng trong hợp đồng phải đơn nghĩa.

Trong các văn bản hợp đồng chỉ sử dụng từ thông dụng, phổ biến, không dùng tiếng địa phương hoặc tiếng “lóng”.
Trong văn bản hợp đồng không được tùy tiện ghép chữ, ghép tiếng, không tùy tiện thay đổi từ ngữ, pháp lý.
Trong văn bản hợp đồng không dùng thừa từ, không tùy tiện dùng chữ: v.v… hoặc dấu…
Văn phạm trong văn bản hợp đồng phải nghiêm túc, dứt khóat.
Văn phạm trong hợp đồng phải rõ ràng, ngắn gọn và đủ ý.
Chọn ngôn ngữ của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế.
Định nghĩa các khái niệm trong hợp đồng.

8. Sọan thảo quyết định

8.1.Khái niệm quyết định

Quyết định là một lọai văn bản tương đối thông dụng được các cơ quan, tổ chức, đơn vị dùng để thực hiện thẩm quyền của mình trong việc qui định các vấn đề chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết các công việc khác dưới hình thức văn bản áp dụng quy phạm pháp luật.

Quyết định chứa đựng quy phạm pháp luật là quyết định ban hành qui định về chủ trương, chế độ, thể lệ, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức bộ máy, hoặc ban hành văn bản phụ có chứa quy phạm pháp luật.

Quyết định được sử dụng với tư cách văn bản áp dụng quy phạm pháp luật để giải quyết những công việc về tổ chức thực hiện, kiểm tra, thanh tra đối với các cơ quan, tổ chức trong việc chấp hành pháp luật; bổ nhiệm, miễn nhiệm đối với những cán bộ giữ chức vụ thuộc thẩm quyền quản lý của mình.

8.2. Cơ cẩu của quyết định

Cơ cấu của quyết định gồm hai phần:

Phần 1: Căn cứ ban hành quyết định:

Căn cứ thường bao gồm căn cứ pháp lý và cơ sở thực tiễn để ban hành quyết định. Căn cứ pháp lý thường là những văn bản luật, văn bản dưới luật qui định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản quyết định và văn bản của cơ quan cấp trên làm cơ sở cho

những quyết định cụ thể ở phần quyết định. Cơ sở thực tiễn để ban hành quyết định thường là tình hình thực tế trong đời sống xã hội yêu cầu và theo đề nghị của cơ quan có trách nhiệm quản lý nhà nước về vấn đề này.

Phần căn cứ thường không chia thành các đề mục, nhưng mỗi căn cứ phải gạch đầu dòng.

Phần nội dung:

Nội dung của quyết định chứa đựng quy phạm pháp luật có thể chia thành chương, mục, điều, khỏan. Trong trường hợp dùng để ban hành văn bản phụ có chứa quy phạm pháp luật thì nội dung quyết định được viết tương tự như nghị định tương ứng, song có điểm khác với nghị định là trong quyết định không có điều khỏan về thi hành. Điều khỏan thi hành văn bản phụ đã được qui định trong chương cuối của văn bản này. Nội dung của quyết định thông thường được trình bày dưới dạng “văn điều khỏan”. Các điều của quyết định được trình bày ngắn gọn, cô đọng và sắp xếp theo trrình tự logic nhất định.