Văn phòng

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Posted on by admin

1. Khái niệm xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Không phải tất cả mọi tài liệu được sản sinh ra trong quá trình họat động của các cơ quan và cá nhân tiêu biểu đều có giá trị như nhau và đều được lưu trữ tất cả. Vấn đề là ở chỗ cần phải lựa chọn như thế nào để chỉ đưa vào lưu trữ những tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài và vĩnh viễn. Muốn vậy phải tiến hành công việc lựa chọn, đánh giá tài liệu, tức là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn           nhất         định để  nghiên cứu và qui   định thời                                              hạn  bảo       quản                      của từng   tài liệu hình thành trong họat động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu theo giá trị của các tài liệu đó về mặt có ý nghĩa lưu trữ. Công việc này chính là xác định giá trị tài liệu (đánh giá tài liệu lưu trữ).

Việc xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích qui định thời hạn bảo quản tài liệu, lọai ra để hủy bỏ những tài liệu đã hết gía trị, như vậy sẽ đảm bảo giữ gìn được những tài liệu có giá trị mà lại giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện để sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Như vậy, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ là:

  • Qui định thời hạn cần thiết  cho việc bảo  quản tài  liệu, lọai ra  những tài liệu lưu trữ  hết giá trị.
  • Xác định đúng giá   trị tài  liệu   sẽ bảo quản được  những tài  liệu  quí, đồng  thời hủy  bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa nhằm gỉam bớt chi phí không cần thiết cho việc lưu trữ những tài liệu đó.
  • Công tác xác định giá trị   tài  liệu lưu trữ  cần đảm bảo các yêu  cầu chính xác và thận trọng.

2. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu cần bảo đảm các nguyên tắc sau:

2.1.Bảo đảm tính chính trị

Những tài liệu hình thành trong quá trình họat động của các cơ quan luôn phản ánh quyền lợi của một giai cấp nhất định, do đó phải tiến hành xem xét ý nghĩa của tài liệu để bảo quản hoặc lọai ra và hủy bỏ từ lập trường bảo vệ quyền lợi giai cấp, tức là phải xem xét tầm quan trọng của tài liệu đó đối với lợi ích của Đảng, Nhà nước và của nhân dân.

Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu thuộc các cơ quan, chính quyền địa phương cần xem xét tầm quan trọng của tài liệu đó đối với lợi ích của Đảng, của Nhà nước và nhân dân nói chung, lợi ích của địa phương nói riêng.

2.2. Bảo đảm tính lịch sử

Mang dấu ấn của từng thời kỳ lịch sử sản sinh ra mình, các tài liệu lưu trữ luôn có giá trị gắn liền với từng thời kỳ lịch sử đó. Chính vì vậy, khi xem xét ý nghĩa của từng lọai tài liệu cụ thể cần phải có quan điểm lịch sử, cần đặc biệt chú ý đến những điều kiện cụ thể đã sản sinh ra tài liệu và chức năng, ý nghĩa của những tài liệu này trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói riêng và trong xã hội nói chung. Nguyên tắc lịch sử có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc xem xét, xác định gía trị của tài liệu hình thành trong quá khứ, đặc biệt đối với các cơ quan từng gặp khó khăn trong bảo quản và số lượng tài liệu còn lại không nhiều.

2.3.Bảo đảm sự đồng bộ, tòan diện

Các tài liệu luôn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, do đó trong nhiều trường hợp, giá trị của một tài liệu nào đó chỉ bộc lộ rõ ràng khi được đặt vào mối quan hệ chung. Như vậy, khi xem xét giá trị tài liệu cần phải nghiên cứu chúng từ nhiều phía, tránh việc nhận định chủ quan, phiến diện. Có những tài liệu có thể không có giá trị cao về mặt kinh tế, song lại chứa đựng những thông tin quí giá về các mặt chính trị, văn hóa… Khi một tài liệu được đặt trong hệ thống thì giá trị sẽ tăng lên.

3. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Việc xác định giá trị tài liệu cần được tiến hành dựa vào các tiêu chuẩn chủ yếu và tương đối thông dụng như sau:

+Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung của tài liệu.

+Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu.

+Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông.

+Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu.

+Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.

+Tiêu chuẩn mức độ hòan chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ.

+Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu.

+Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu.

+Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thành tài liệu.

3.1.Tiêu chuấn ý nghĩa nôi dung của tài liệu

Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu có tầm quan trọng hàng đầu trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ và nó quyết định thời hạn bảo quản dài hay ngắn hoặc có thể hủy ngay tài liệu mà không cần đưa vào lưu trữ.

Những nội dung thông tin của tài liệu có thể liên quan nhiều hay ít đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hay cá nhân được giao phó. Những tài liệu liên quan trực tiếp đến những vấn đề đó thường được ưu tiên lựa chọn đưa vào lưu trữ và thời hạn bảo quản thường được qui định dài hơn.

Những tài liệu được coi là có gía trị nhất là những tài liệu có nội dung chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, về quá trình tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách đó và về các kết quả đạt được. Tiếp đó, các tài liệu có giá trị lớn là những tài

liệu có nội dung phản ánh quá trình lao động, sản xúât và chiến đấu bảo vệ tổ quốc, những tài liệu liên quan đến những sự kiện quan trọng của lịch sử dân tộc và lịch sử Đảng…

Khi xác   định giá  trị nội dung tài liệu cũng cần   xúât phát từ mục tiêu sử dụng  của các tài

liệu và mối    liên quan của  tài liệu đó với  các tài  liệu khác có trong phông    lưu trữ,  đồng thời  còn

phải xem xét cả ý nghĩa thực tiễn của chúng.

3.2.Tiêu chuấn tác giã tài liệu

Tác giả tài liệu là cơ quan hay cá nhân lập ra tài liệu. Tài liệu của một cơ quan có thể bao gồm nhiều tác giả khác nhau, trong đó mỗi tài liệu đều có vị trí, ý nghĩa riêng của nó. Tuy nhiên, tài liệu mà tác giả là chính cơ quan sản sinh ra sẽ có giá trị cao, sau đó mới đến tài liệu do các tác giả khác gửi tới. Những tài liệu nhận từ bên ngòai được xác định giá trị theo thứ tự: tài liệu do cơ quan cấp trên gửi xuống, tài liệu do cấp dưới gửi lên và tài liệu do cơ quan ngang cấp gửi tới.

Đối với các tài liệu thụôc phông lưu trữ cá nhân tiêu chuẩn tác giả là một trong những tiêu chuẩn quan trọng và được áp dụng phổ biến. Tài liệu của những cá nhân tiêu biểu dù nội dung đơn giản vẫn được giữ lại bảo quản vĩnh viễn.

3.3.Tiêu chuấn ý nghĩa cơ quan hình thành phông

Giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình họat động của một cơ quan, tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào chức năng, nhiệm vụ và phạm vi họat động của chính cơ quan, tổ chức đó. Khi áp dụng tiêu chuẩn này cũng cần phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu. Vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước hay trong các tổ chức, các đảng phái, cũng như vai trò của cá nhân trong xã hội có ảnh hưởng rất lớn đến giá trị của tài liệu do các cơ quan hay cá nhân đó chế tác ra. Đặc biệt phải chú ý đến những tài liệu do các cơ quan có vị trí hàng đầu trong bộ máy nhà nước sản sinh ra. Những tài liệu này là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho thành phần phông lưu trữ quốc gia. Các tài liệu của những cơ quan không có vai trò lớn trong họat động của bộ máy nhà nước được lựa chọn chủ yếu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, sử dụng thông tin quá khứ của cơ quan hình thành phông.

3.4.Tiêu chuấn sự lặp lại thông tin trong tài liệu

Tài liệu hình thành trong quá trình họat động của các cơ quan, cá nhân có thể có rất nhiều lọai mang thông tin lặp lại hay hình thành trên cơ sở sử dụng các thông tin từ những tài liệu khác. Sự lặp lại thông tin trong tài liệu có thể do:

-Nhu cầu họat động quản lý đòi hỏi các cơ quan phải thường xuyên xây dựng các văn bản mới dựa trên cơ sở sử dụng lại các thông tin ở các văn bản khác.

-Khi sao in các văn bản của cấp trên để phổ biến cho các đơn vị, các cán bộ dưới quyền, hoặc cũng có thể do yếu tố chủ quan tạo nên như trình độ tổ chức, quản lý công tác văn phòng, công tác quản lý công văn, giấy tờ chưa chặt chẽ, khoa học…

Do đó có thể có hai lọai tài liệu có thông tin lặp lại như sau:

*Những tài liệu là kết quả của việc sao in, trích lục các tài liệu khác.

*Những tài liệu là kết quả tổng hợp các thông tin từ các văn bản đã có để lập nên một văn bản mới do yêu cầu công tác thực tế đòi hỏi.

Trong quá trình lựa chọn tài liệu có thông tin lặp lại để đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ, mỗi lọai tài liệu đó đều phải được xem xét cụ thể để lọai bỏ hợp lý.

3.5.Tiêu chuấn thời gian và địa điếm hình thành tài liệu

Kinh nghiệm thực tiễn của công tác lưu trữ cho thấy, trong nhiều trường hợp thời gian và địa điểm hình thành tài liệu có vị trí quan trọng tạo nên ý nghĩa lưu trữ của tài liệu đó. Thời gian ở đây được xét đến hai phưong diện là: thời gian sản sinh ra tài liệu và thời gian mà nội dung của tài liệu đó đề cặp tới.

Trong mối quan hệ với một sự   việc cụ thế, giá trị của tài liệu phụ thuộc vào thời điếm xảy

ra sự việc nói tới.   Giá trị tài liệu ra đời trong bối cảnh lịch sử đặc biệt được đánh giá cao. Bởi thế

khi lựa chọn tài liệu để lưu trữ cần đặc biệt quan tâm đến những tài liệu sản sinh ra ở những thời kỳ lịch sử trọng đại đó của dân tộc.

Các tài liệu liên quan đến các địa điểm từng xảy ra sự kiện quan trọng hoặc có quan hệ lớn đến đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… của đất nước có những giá trị riêng, ngòai giá trị của tự thân tài liệu.

3.6. Tiêu chuẩn mức độ hòan chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ

Những phông tài liệu bị mất mát nhiều, khối lượng còn lại ít, theo tiêu chuẩn mức độ hòan chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ thì có thể giữ lại bảo quản một số tài liệu có giá trị thấp. Ở nước ta do chiến tranh thường xuyên và kéo dài, do điều kiện khí hậu khắc nghiệt, do thiếu kinh nghiệm và do ý thức trách nhiệm thấp trong việc bảo vệ tài liệu lưu trữ nên việc áp dụng tiêu chuẩn mức độ hòan chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ để xác định giá trị tài liệu có một ý nghĩa thực tiễn to lún.

3.7.Tiêu chuấn hiệu lực pháp lý của tài liệu

Giá trị của tài liệu phụ thuộc rất lún vào hiệu lực pháp lý của tài liệu đó. Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện ở hai mặt: nội dung và thể thức. Thiếu một trong hai mặt đó thì tài liệu bị giảm giá trị rất nhiều, thậm chí không còn giá trị để lưu trữ. Không lựa chọn, bảo quản các văn bản không đầy đủ thể thức về mặt pháp lý trừ trường hợp có yêu cầu đặc biệt.

Nội dung là những thông tin có trong tài liệu, còn hình thức là biểu hiện bên ngòai của tài liệu, song lại có ý nghĩa quyết định đến giá trị nội dung của nó. Trong thực tế nhiều tài liệu đã có qui định hiệu lực pháp lý ngay trong nội dung của những tài liệu đó. Thể thức của văn bản quản lý nhà nước chính là biểu hiện hình thức về hiệu lực pháp lý của tài liệu.

3.8. Tiêu chuấn tình trạng vật lý của tài liệu

Những tài liệu có giá trị lớn về nội dung, nhưng bị hư hỏng về mặt vật lý thì cần được phục chế hoặc sao chụp lại. Nếu tài liệu bị hư hỏng năng, không còn khả năng phục chế, nội dung của tài liệu không còn đọc được, xem được, hiểu được thì có thể lọai bỏ để tiêu hủy.

3.9.Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác

Trong nhiều trường hợp, giá trị của tài liệu còn được thể hiện qua ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc   điểm bề ngòai khác, đặc biệt là ở tài  liệu cổ.  Tài liệu được  chế tác bằng những phương thức độc đáo: khắc trên gỗ, trên đá, trên các tấm kim lọai như đồng, vàng, viết trên lụa hoặc trên các lọai giấy đặc biệt, tài liệu viết bằng chữ Hán, chữ Nôm và các thứ tiếng nước ngòai khác… Những tài liệu đó thể giúp ích rất nhiều cho việc nghiên cứu lịch sử chữ viết, lịch sử công tác văn thư hoặc tìm hiểu sự phát triển của các ngành thủ công mỹ nghệ và nhiều vấn đề khác.

Khi xem xét các tiêu chuẩn đánh giá tài liệu cần chú ý: các tiêu chuẩn nêu trên vừa có tính độc lập, vừa               quan        hệ chặt chẽ với nhau. Từ yêu cầu  thực tế, cần xem xét và  vận dụng các tiêu chuẩn đó một cách linh họat.

Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu được tiến hành dưới sự chỉ đạo của các hội đồng xác định giá trị tài liệu ở ba giai đọan như sau:

  • Trong công tác văn thư hiện hành.
  • Trong các phông lưu trữ cơ quan.
  • Trong các kho lưu trữ nhà nước.

Các hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập ở các cơ quan có tài liệu lưu trữ đem ra đánh giá.      Họat                      động của          hội đồng được  đặt dưới sự  chỉ đạo trực  tiếp của thủ trưởng  cơ quan.

Thành phần của hội đồng do cơ quan chuyên môn đề nghị, cơ quan lưu trữ cấp trên duyệt.

Để khỏi mất đi những tài liệu quí hiếm do thiếu trách nhiệm, thiếu kinh nghiệm, các tài liệu dự định tiêu hủy phải lập biên bản riêng, trong đó ghi rõ thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho cơ quan, đơn vị có tài liệu đưa đi tiêu hủy, số lượng đơn vị bảo quản. Biên bản phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt sau khi đã xem xét, kiểm tra, có cán bộ lưu trữ chứng kiến và phải báo cáo cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên trực tiếp.