Hoạch định sắp xếp các chuyến đi công tác

1. Sắp xếp, chuẩn bị

Trong đời sống của một doanh nghiệp hay của bất cứ tổ chức nào, các cán bộ, chuyên viên thường có các chuyến đi công tác xa lâu ngày, kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngòai. Là cấp quản trị, bạn phải đào tạo cho thư ký biết họach định, sắp xếp các chuyến đi công tác của bạn sao cho thành công. Là một trợ lý hay thư ký của cấp quản trị,        phải          biết họach         định           các chuyến                     đi công tác của thủ trưởng. Kế họach chuyến đi bao gồm các họat động sau đây:

  • Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác -Giải quyết các thủ tục giấy tờ -Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
  • Liên hệ với các nơi đòan đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghĩ và làm việc cho đòan -Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn -Chuẩn bị kinh phí
  • Lên kế họach đảm nhận trách nhiệm ở nhà -Kiểm tra chuyến đi phút chót.

1.1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác -Xác định mục đích chuyến đi

-Nội dung chuyến đi

-Số lượng người tham gia

-Các địa điểm đến

-Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc

-Phương tiện đi lại

-Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm…

-Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai lọai:

+Lịch trình sắp xếp di chuyển

+Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.

1.2. Giải quyết các thủ tục giấy tờ

Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:

-Giấy giới thiệu đi công tác

-Giấy đi đường

-Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (nếu đi công tác nước ngòai)

-Chứng minh nhân dân

-Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị…

1.3. Chuấn bị phương tiện đi lại cho đòan

Tùy theo địa điểm và thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm.

Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đòan đến công tác như:

-Bảng giờ đi đến của từng lọai phương tiện

-Giá vé

-Độ dài quãng đường

-Chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng được sử dụng.

1.4. Liên hệ với nơi đòan đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghĩ và làm việc cho đòan

Thư ký phải  điện thọai đến các nơi đòan     đến        công tác       để thông báo           nội                                   dung,       hẹn                     ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, nơi ở.

Đối với các đợt đi công tác nước ngòai:

-Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó.

– Đối với các nước chưa có quan hệ ngọai giao, chưa có đại sứ quán tại Việt nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba.

Sau khi đã thỏa thuận về các chuyến đi công tác, trước thời gian đi cần phải thông báo cụ thể cho cơ quan tiếp nhận về thời điểm đến, danh sách người đến và đăng ký chỗ ở bằng fax hoặc Email, có xin xác nhận.

1.5. Chuấn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn

Các tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn.

Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan.

Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD-ROM và mang theo máy vi tính xách tay.

Nếu có thể được, nên mang theo điện thọai di động có khả năng kết nối mạng với máy tính xách tay để có thể gửi fax, Email, truy cập internet, chat, hội thọai với các bộ phận cần liên hệ, hoặc nhận và xử lý thông tin từ doanh nghiệp chuyển đến.

1.6. Chuấn bị kinh phí

Dựa vào kế họach công tác của đòan, thư ký lập dự trù kinh phí. Trong bản dự trù cần có các khỏan chi phí cơ bản sau đây:

-Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ôtô…

-Tiền ăn, nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi

-Tiền lệ phí khi giải quýêt các thủ tục hành chánh

-Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu)

-Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng…

1.7.Lên kế họach đăm nhận trách nhiệm ở nhà

-Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt.

-Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà.

– Những việc khác cần phải              thực hiện    như:   hủy bỏ và lên           lịch   lại     các      cuộc họp                        đã         ấn           định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt…

1.8. Kiểm tra chuyến đi phút chót

-Vé máy bay, tàu thủy.

-Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ.

-Passport, Visa (nếu đi công tác nước ngòai).

-Ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng.

-Xác nhận phòng ngừa y tế (nếu đi công tác nước ngòai).

-Giấy giới thiệu.

-Tính cách những người quan trọng cần gặp.

-Các lọai bảo hiểm.

-Sổ tay địa chỉ. Danh sách các nhà cung cấp.

-Giấy phép lái xe quốc tế (nếu đi công tác nước ngòai).

-Thông tin chuyến bay thay thế hoặc các chuyên chở khác.

-Toa thuốc.

-Mắt kính, mắt kính sơ cua và toa tròng kính.

-Phong bì có địa chỉ.

-Bản sao bài diễn văn, báo cáo, các tài liệu cần thiết.

-Lộ trình chuyến đi. Bản đồ đi đường.

-Các hướng dẫn của khách sạn.

-Các tài liệu để đọc.

-Lộ trình chuyến đi.

2. Trách nhiệm trong thời gian thủ trưởng vắng mặt

2.1. Trách nhỉệm của thư ký trước khi thủ trưởng đi công tác

-Thư ký làm công việc họach định và sắp xếp chuyến đi.

-Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm (thường là cấp phó). Nắm vững nội dung công việc của thủ trưởng giao lại cho cấp phó.

-Ghi lại   những                 công việc  thủ           trưởng   ủy quyền      cho        thư          ký        giải                            quyết và mức    độ  thẩm quyền giải quyết.

2.2.Trách nhiệm của thư ký trong khi thủ trưởng đi công tác

-Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa.

-Đối với công tác thư tín, hãy phân lọai thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn (high priority folder) hoặc hồ sơ những việc cần phải làm để chung vào một hồ sơ; bìa “ Để thông báo” trong một hồ sơ; những việc mà thư ký hoặc người nào khác đã thực hiện để vào hồ sơ “Để đọc khi có thời gian”.

-Chuyển các văn thư trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý. Cần phải xem qua các lọai thư từ mặc dù cấp quản trị là người duy nhất trả lời thư đó. Trong trường hợp cần thiết, phải viết thư trả lời cho đối phương biết rằng thủ trưởng đã đi công tác, thư sẽ được chuyển tiếp và sẽ trả lời khi thủ trưởng về.

-Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm tắt thư tín và sổ nhật ký các họat động cần lưu ý. Nhật ký các họat động nên bao gồm một bản tóm tắt các họat động hành chính tổng quát, nhằm gíup cho nhà quản trị cập nhật hóa thông tin lúc trở về.

Hình 3.11: Mau nhật ký các họat động hành chánh cần lưu ý.

3. Trách nhiệm khi thủ trưởng trở về

-Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong doanh nghiệp.

-Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng. Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật ký các họat động hành chánh.

-Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh tóan.

-Sọan thảo các thư cám ơn những người đã tiếp và gíup đỡ tạo điều kiện thuận lợi trong chuyến đi.

-Lưu trữ các tài liệu, hồ sơ của chuyến đi