Phương pháp chứng từ kế toán

1. Nội dung và ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán.

1.1. Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán.

Trong quá trình hoạt động của các đơn vị thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ kinh tế gây nên sự biến động, chuyển đổi của các loại tài sản, nguồn vốn. Các nghiệp vụ kinh tế gồm nhiều loại có nội dung kinh tế khác nhau, phát sinh ổ thời gian địa điểm khác nhau. Để phục vụ việc điều hành quản lý các hoạt động của đơn vị, kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính cần thiết phải thu thập đầy đủ, kịp thời các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hạch toán kế toán là một công cụ quản lý ở đơn vị đã sử dung phương pháp khoa học để thu nhận một cách chính xác đầy đủ kịp thời thông tin về từng nghiệp vụ kinh tế và tổ chức thông tin phục vụ công tác quản lý của các bộ phận trong đơn vị. Đó là phương pháp chứng từ kế toán.

Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh vào các bản chứng từ kế toán và tổ chức xử lí luân chuyển chứng từ để phục vụ công tác quản lý và công tác kế toán.

Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán:

Lập các bản chứng từ kế toán để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. Bản chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành, nó là vật mang thông tin.

Lập chứng từ kế toán là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành vào các chứng từ theo thời gian và địa điểm phát sinh. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ. Chứng từ phải lâp theo đúng quy định, ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Tổ chức thông tin (tổ chức xử lý, luân chuyển chứng từ) các bản chứng từ là vật mang thông tin, để cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và công tác kế toán, các bản chứng từ phải được xử lý, chuyển giao cho các bộ phận có liên quan theo yêu cầu quản lý của từng nghiệp vụ kinh tế.

Nội dung phương pháp chứng từ kế toán được biểu hiện cụ thể thông qua hệ thống các bản chứng từ và kế hoạch (chương trình) luân chuyển chứng từ kế toán.

1.2. ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán:

Với nội dung và hình thức biếu hiện phương pháp chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và công tác kế toán của đơn vị.

Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp thích hợp với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế. Nhờ phương phương pháp chứng từ mà đảm bảo thu thập đầy đủ kịp thời được mọi thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh gây ra sự biến động tài sản và nguồn vốn của đơn vị theo thời gian và địa điểm phát sinh.

Nhờ phương pháp chứng từ mà góp phần quản lý chặt chẽ tài sản của đơn vị, tránh các hiện tượng tuỳ tiện trong nhập, xuất vật tư hàng hoá, trong thu chi tiền tệ, ngăn chặn kịp thời các hiện tượng, hành động xâm phạm tài sản, vi phạm chính sách kinh tế tài chính, chế độ, thể lệ về quản lý.

Phương pháp chứng từ kế toán với hệ thống các bản chứng từ nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các hoạt động kinh tế phát sinh. Là cơ sở kiểm tra việc chấp hành chính sách, chế độ, thể lệ về kinh tế tài chính, việc chấp hành mệnh lệnh, chỉ thị của cấp trên, là cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất của cá nhân, bộ phận đối với tài sản và quá trình hoạt động của đơn vị. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý của mọi thông tin kế toán, là cơ sở để giải quyết mọi khiếu nại, tranh chấp trong đơn vị.

2. Hệ thống các bản chứng từ kế toán.

2.1. Các loại chứng từ kế toán.

Bản chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. Trong quá trình hoạt động với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế do đó chứng từ kế toán cũng bao gồm nhiều loại khác nhau.

Để thuận tiện cho việc ghi chép trên sổ kế toán, kiểm tra khi cần thiết phải nhận biết đầy đủ các loại chứng từ kế toán. Do đó phải tiến hành phân loại chứng từ kế toán. Việc phận loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau: theo công dụng của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ, mức độ phản ánh của chứng từ, các quy định về quản lý chứng từ vv… Tương ứng với mỗi tiêu thức chứng từ kế toán được chia thành các loại chứng từ khác nhau.

• Căn cứ công dụng của chứng từ, chứng từ kế toán được chia thành:
  • Chứng từ mệnh lệnh: là chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý, nó phản ánh nghiệp vụ kinh tế sẽ xảy ra trong tương lai.
  • Chứng từ thực hiện: là chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành, ví dụ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi vv… Chứng từ thực hiện là cơ sở để ghi sổ kế toán khi đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp.
  • Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ vừa mang tính chất mệnh lệnh vừa mang tính chất thực hiện. Việc sử dụng chứng từ liên hợp có tác dụng giảm bớt số lượng chứng từ sử dụng trong công tác kế toán, góp phần giảm bớt chi phí.
• Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân chia thành chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài.
  • Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong trong đơn vị lập như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho v.v…
  • Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tài sản cuả đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến như giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, hoá đơn bán hàng của người bán…

Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là cơ sở xác định trách nhiệm vật chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ .

• Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ: theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành 2 loại: chứng từ gốc, chứng từ tổng hợp.
  • Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu): là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế.
  • Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau. Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi trong ghi sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ. Tuy nhiên việc sử dụng chứng từ tổng hợp yêu cầu phải kèm theo chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế.
• Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước: Chứng từ kế toán được chia thành: chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và chứng từ mang tính chất hưỡng dẫn
  • Chứng từ thống nhất bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
  • Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế vận dụngvào từng trường hợp cụ thể. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ảnh, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
• Phân loại theo nội dung kinh tế chứng từ phản ảnh: theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân thành các loại khác nhau như chứng từ kế toán về tài sản bằng tiền, chứng từ kế toán về hàng tồn kho, chứng từ về TSCĐ…

2.2. Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán.

Bản chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành, là cơ sở ghi sổ kế toán và thông tinh về các hoạt động kinh tế tài chính, nó mang tính chất pháp lý. Do đó nội dung bản chứng từ kế toán phải có những yếu tố đặc trưng cho hoạt động kinh tế về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xẩy ra, các yếu tố thể hiện trách nhiệm của cá nhân, bộ phận đối với hoạt động kinh tế xẩy ra. Các yếu tố cấu thành nội dung của bản chứng từ có thể chia thành 2 loại:

• Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có bao gồm
  • Tên gọi chứng từ: Mọi chứng từ kế toán đều phải có tên gọi nhất định như phiếu thu, phiếu nhập kho… nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi. Tên gọi chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó.
  • Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Khi lập các bản chứng từ phải ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ. Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết.
  • Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ. Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế.
  • Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: Mọi chứng từ kế toán đều phải ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế.
  • Quy mô và các đơn vị đo lường.
  • Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Các chứng từ phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu của đơn vị.
• Các yếu tố bổ xung: là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ tuỳ thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ xung khác nhau như phương thức thanh toán, phương thức bán hàng vv…

Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán cung cấp, do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ tức là phải đảm bảo yêu cầu sau:

• Chứng từ kế toán phải phản ảnh đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Chứng từ kế toán phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng không tầy xoá, sữa chữa trên chứng từ
• Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định.

3. Trình tự xử lý, luân chuyển chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây ra sự biến động của tài sản ở thời gian và địa điểm khác nhau, nó là vật mang thông tin, do đó để phục vụ công tác kế toán và cung cấp thông tin phục vụ quản lý moị chứng từ sau khi lập đều phải tập trung về bộ phận kế toán để xử lý, luân chuyển một cách khoa học.

Xử lý, luân chuyển chứng từ là quá trình chuyển giao, sử dụng chứng từ, từ khi lập đến khi đưa vào lưu trữ bảo quản. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ được chuyển giao cho các bộ phận có liên quan. Quá trình sử lý luân chuyển chứng từ phải đẩm bảo cung cấp thông tin kịp thời, tránh trùng lắp, chồng chéo. Trình tự xử lý, luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:

• Kiểm tra chứng từ: Tất cả các chứng từ được chuyển đến bộ phận kế toán đều phải được kiểm tra, đây là khâu khởi đầu để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chúng từ, nội dung kiểm tra chứng từ gồm :
  • Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu các yếu tố ghi chép trên chứng từ.
  • Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ.
  • Kiểm tra việc tính toán trên chứng từ.
• Hoàn chỉnh chứng từ: là bước tiếp theo sau khi kiểm tra chứng từ bao gồm việc bổ xung các yếu tố còn thiếu, phân loại chứng từ và lập định khoản trên các chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
• Chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán. Các chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra, hoàn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp cần được chuyển giao cho các bộ phận có nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ. Các bộ phận căn cứ chứng từ nhận được tập hợp làm cơ sở ghi sổ kế toán. Quá trình chuyển giao, sử dụng chứng từ phải tuân thủ đường đi và thời gian theo quy định.
• Đưa chứng từ vào lưu trữ bảo quản. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý của mọi số liệu, thông tin kế toán, là tài liệu lịch sử về hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy sau khi sử dụng làm cơ sở ghi sổ kế toán, các chứng từ phải được tổ chức bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước.