Kế toán tiền lương và các khoản thanh toán với CBCNV

1. Chứng từ thanh toán lương

Chứng từ để tính trả lương theo thời gian là: “Bảng chấm công”-Mẫu số 01-LĐTL. Cơ sở chứng từ để tính trả lương sản phẩm là “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”-Mẫu số 06-LĐTL. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số chứng từ sau:

-Phiếu báo làm thêm giờ-Mẫu số 07-LĐTL

-Hợp đồng giao khoán-Mẫu số 08_LĐTL

-Biên bản điều tra tai nạn lao động –Mẫu số 09_LĐTL

2. Hạch toán tổng hợp

2.2.1.Tài khoản sử dụng:

Để kế toán tiền lương và các khoản thanh toán với CBCNV kế toán sử dụngcác TK 334 “Phải trả CNV” và TK 338 “Phải trả phải nộp khác”

a. TK334: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho cong nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên

* Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334 –Phải trả công nhân viên:

Bên Nợ:

– Các khoản tiền lương , tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng cho công nhân viên.

– Các khoản khấu trừ về tiền lương , tiền công của công nhân viên

Bên có:

– Các khoản tiền lương , tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả cho công nhân viên

Số dư bên có:

– Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên

TK 334 có thể có số dư bên nợ trong trường hợp rất cá biệt. Số dư nợ TK 334(nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá sô phải trả và tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho công nhân viên

TK 334 phải hạch toán chi tiết theo hai nội dung: thanh toán lương và thanh toán các khoản khác

b. TK338: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác(từ TK 331 đến TK 336). Tài khoản còn phản ánh các khoản doanh thu nhận trước về cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng.

– Nội dung phản ánh của TK 338 -phải trả phải nộp khác

+ Giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định sử lý của các cấp có thẩm quyền

+ Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định của cấp có thẩm quyền ghi trong biên bản xử lý, nếu đã xác định được nguyên nhân

+ Tình hình trích và thanh toán BHXH,BHYT,KPCĐ

+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên theo quyết định của tòa án (tiền nuôi con khi li dị, con ngoài giá thú, lệ phí tòa án, các khoản thu hộ, đền bù…)

+ Các khoản phải trả cho các đơn vị bên ngoài do nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn

+ Các khoản lãi phải trả cho các bên tham gia liên doanh

+ Số tiền doanh thu nhận trước về lao vụ dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng

+ Các khoản đi vay, đi mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời.

+ Các khoản tiền nhận từ đơn vị ủy thác hoặc các đại lý của đơn vị nhận ủy thác hàng xuất, nhập khẩu hoặc nhận đại lý bán hàng …

+ Các khoản phải trả phải nộp khác

– Kết cấu và nội dung phản ánh TK 338- phải trả phải nộp khác

Bên Nợ: Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các khoản liên quan theo quyết định

– BHXH phải trả cho công nhân viên

– KPCĐ chi tại đơn vị

– Số BHXH, BHYT và KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý

– Số kết chuyển doanh thu nhận trước sang TK doanh thu

Bên Có: – Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết (chưa xác định rõ nguyên nhân)

– Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể

– Trích BHXH, BHYT và KPCĐ vào chi phí sản xuất , kinh doanh .

– Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện nước ở tập thể.

– Trích BHYT trừ vào lương của công nhân viên.

– BHXH và KPCĐ vượt chi được cấp bù.

– Số tiền doanh thu nhận trước về lao vụ, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng .

– Các khoản phải trả khác.

Số dư bên Có: – Số tiền còn phải trả, còn phải nộp .

– BHXH, BHYT và KPCĐ đã trích chưa nộ, chưa chi hết .

– Trị giá tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết .

– Tài khoản này có thể có số dư bên nợ phản ánh số đã trả đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH và KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù.

Tài khoản 338 có 6 tài khoản cấp 2:

+ Tài khoản 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết:

+ Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn

+ Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội

+ Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế

+ TK 3387: Doanh thu nhận trước

+ Tài khoản 3388: Phải trả, phải nộp khác

 Kết cấu cụ thể của TK 338 (2,3,4) như sau:


Ngoài các tài khoản 334, 338 kế toán tiền lương và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ còn liên quan đến các tài khoản khác như: TK 622, TK 623, TK 627, TK 641, TK 642 ….

2.2.2 Trình tự kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản thanh toán với CBCNV

Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng ( bộ phận sản xuất, loại sản phẩm … ) và tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định trên cơ sở tổng hợp tiền lương phải trả và các tỉ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện trên “Bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH “. ( Bảng phân bổ số 1 ). Ngoài tiền lương và các khoản BHXH, trên bảng phân bổ số 1 còn phản ánh việc trích trước các khoản chi phí phải trả (như trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất ….). Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương- BHXH kế toán ghi:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung ( 6271 )

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6411 )

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp ( 6421 )

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

– Hàng tháng, trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất kế toán ghi:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Có TK 335 – Chi phí phải trả

Khi công nhân nghỉ phép, kế toán tính lương nghỉ phép phải trả, ghi:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

– Hàng tháng căn cứ vào chứng từ trả thưởng từ quỹ khen thưởng cho cán bộ công nhân viên kế toán ghi:

 Nợ TK 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi ( 4311 )

 Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

  • Hàng tháng căn cứ vào chứng từ trả phúc lợi từ quỹ phúc lợi cho cán bộ công nhân viên kế toán ghi:

 Nợ TK 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi (4312)

 Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

– Tinh BHXH trả thay lương cho cán bộ công nhân viên, kế toán ghi:

 Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)

 Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

– Khi phát sinh các khoản được phép khấu trừ vào lương:

+ BHXH, BHYT khấu trừ vào tiền lương, thu nhập của công nhân viên, kế toán ghi:

 Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên

 Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3383,3384 )

+ Tiền bồi thường vật chất, tiền tạm ứng thừa khấu trừ vào lương

 Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên

 Có TK 138 – Phải thu khác ( 1388 )

 Có TK 141 – Tạm ứng

+ Thuế thu nhập mà công nhân viên , người lao động phải nộp, doanh nghiệp thu hộ ngân sách, kế toán ghi:

 Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên

 Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nươc ( 3338 )

– Khi thanh toán ( chi trả ) tiền lương và các khoản thu nhập khác cho công nhân viên kế toán ghi:

 Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên

 Có TK 111 – Tiền mặt

 Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

– Khi thanh toán ( chi trả ) tiền lương và các khoản thu nhập khác cho công nhân viên bằng vật tư hàng hoá, kế toán ghi:

+ Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng tình thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế:

 Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên

 Có TK 512 – Doanh thu nội bộ

 Có TK 333 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp (3331)

Đồng thời kết chuyển giá thực tế của vật tư hàng hoá:

 Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

 Có TK 156 – Hàng hoá

 Có TK 152 – Nguyên vật liệu

+ Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng tình thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng tính thuế GTGT:

 Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên

 Có TK 512 – Doanh thu nội bộ

Đồng thời kết chuyển giá thực tế của vật tư hàng hoá:

 Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

 Có TK 156 – Hàng hoá

 Có TK 152 – Nguyên vật liệu

2.2.3 Kế toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ

a. Kế toán các khoản BHXH

– Hàng tháng, căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương – BHXH kế toán phản ánh số BHXH hạch toán vào chi phí ( phần doanh nghiệp cho công nhân viên ), kế toán ghi:

 Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

 Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung ( 6271 )

 Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6411 )

 Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)

 Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)

– Phần BHXH khấu trừ vào tiền lương, tiền công, thu nhập của công nhân viên (phần công nhân viên đóng góp), kế toán ghi:

 Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên

 Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3383 )

– Khi nộp BHXH cho cơ quan bảo hiểm, kế toán ghi:

 Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3383 )

 Có TK 111, 112

– Trường hợp doanh nghiệp chi trả BHXH cho CB CNV ốm đau, thai sản… theo quy định. Khi tính số BHXH phải trả thay lương kế toán ghi:

 Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3383 )

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

Khi chi trả cho cán bộ công nhân viên kế toán ghi:

 Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Cuối năm khi quyết toán quỹ BHXH với cơ quan bảo hiểm:

Nếu số BHXH trực tiếp chi trả tại doanh nghiệp lớn hơn số BHXH mà doanh nghiệp được giữ lại thì sẽ được cơ quan bảo hiểm cấp thêm. Khi nhận kế toán ghi:

 Nợ TK 111 – Tiền mặt

 Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)

Nếu số BHXH trực tiếp chi trả tại doanh nghiệp nhỏ hơn số BHXH mà doanh nghiệp giữ lại thì sẽ phải nộp lại cho ngân sách Nhà nước. Khi nộp kế toán ghi:

 Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3383 )

 Có TK 111 – Tiền mặt

 Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

b. Kế toán quỹ BHYT

– Hàng tháng, căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH kế toán ghi:

+ Phần BHYT hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp ( phần doanh nghiệp cho công nhân viên)

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung ( 6271 )

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6411 )

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp ( 6421 )

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3384 )

+ Phần BHYT khấu trừ vào tiền lương, tiền công, thu nhập của công nhân viên ( phần công nhân viên đóng góp ) kế toán ghi:

Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3384 )

– Khi nộp BHYT cho cơ quan bảo hiểm, kế toán ghi:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3384 )

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

c. Kế toán khoản KPCĐ

– Hàng tháng, căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH kế toán phản ánh khoản KPCĐ hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung ( 6271 )

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6411 )

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp ( 6421 )

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3382 )

Khi nộp KPCĐ cho công đoàn cấp trên, kế toán ghi:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3382 )

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Khi chi tiêu kinh phí công đoàn ở cơ sở, kế toán ghi:

 Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3382 )

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.