Những điểm cần lưu ý và những sai lầm cần tránh trong đàm phán

1. Những điểm cần lưu ý

Đàm phán có thể ví như một chuyến du lịch đến những miền đất mới, rất nhiều điều bất ngờ có thể xảy ra. Các cuộc đàm phán có thể diễn ra rất khác nhau, đơn giản hay phức tạp, căng thằng hay nhẹ nhàng, dài hay ngắn… điều đó còn phụ thuộc vào năng lực của người đàm phán, đối tượng đàm phán, “thế” của các bên, bối cảnh đàm phán… Vì vậy, không thể áp dụng máy móc, rập khuôn những nguyên tắc, kinh nghiệm của người khác vào cuộc đàm phán của mình. Những điềm cần lưu ý mà ta cần nắm vững, nếu không sẽ phải trả giá cho sự thiếu hiểu biết của mình.

Những điểm cần lưu ý đó là:

  • Đàm phán là một việc tự nguyện, theo nghĩa bất cứ bên nào cũng có thể thoái lui hay từ chối tham dự đàm phán vào bất cứ lúc nào.
  • Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng có thề đạt được một thỏa thuận mới thỏa mãn cả đôi bên.
  • Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ được quyết định khi cỏ thỏa thuận chung, còn nếu sự việc có thẻ quyết định đơn phương bời một bên thì không cần xảy ra đàm phán.
  • Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán. Thời gian cỏ ảnh hưởng to lớn đến tình hình đàm phán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng của đàm phán.
  • Một cuộc đàm phán thành công không có nghĩa là phải giành thắng lợi bằng mọi giá mà là đạt được điều mà cả hai bên đều mong muốn.
  • Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán.

Từ những điểm cần lưu ý nêu trên chúng ta có thể rút ra các kết luân sau:

  • Đàm phán không phải là “một trận võ mồm” (a verbal tug of war).
  • Để đàm phán thành công đòi hỏi người đàm phán phải biết xác định đúng mục tiêu, giỏi thỏa hiệp, biết thuyết phục đối tác, tạo thế cạnh tranh công bằng, công khai, chính trực, để cùng mở rộng lợi ích tổng thể.

> Không phải mọi tình huống đều có thể dùng đàm phán để giải quyết thành công.

2. Những sai lầm cần tránh trong đàm phán

Các nhà đàm phán, ngay cả những người lão luyện nhất, cũng khó tránh khỏi mọi sai lầm. Và một khi đã mắc sai lầm thì ít cỏ khả năng đạt được kết quả một cách mỹ mãn. Chính vỉ vậy, chúng ta cần nghiên cứu kinh nghiệm của những người đi trước để giảm thiểu những sai lầm đó.

Những sai lầm cần tránh:

Từ những kinh nghiệm cá nhân của mình, nhà đàm phán John lllich (1992) cho rằng: Những sai lầm thường gặp trong đàm phán là:

  • Ngồi vào bàn đàm phán với một cái đầu đầy những định kiến.
  • Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tác.
  • Không xác định được chính xác thế mạnh của mình là gì và không thể sử dụng thế mạnh đó một cách có hiệu quả.
  • Ngồi vào bàn đàm phán chỉ với một phương án duy nhất mà không có phương án thay thế, nên thường rơi vào thế bị động.
  • Không biết cách nâng cao vị thế của mình.
  • Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như: thời gian, những vấn đề cần giải quyết… mà để đối tác kéo đi theo ý muốn của họ.
  • Để vuột khỏi tay quyền ra yêu cầu trước.
  • Không tận dụng được ưu thế về thời gian và địa điểm trong đàm phán.
  • Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ như đi vào chỗ bế tắc.
  • Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán.

Trên đây mới chĩ là những sai lầm chủ yếu, trong đàm phán còn có thể gặp nhiều loại sai lầm khác; Nếu xét theo nguyên nhân người ta có thể chia chúng thành 5 loại “hội chứng” sạu:

  • Hội chứng “Một chiều” (The “one – track” syndrome).
  • Hội chứng “Thắng – thua” (The “win – íose” syndrome).
  • Hội chứng “Bước thất thường” (The “random walk” syndrome).
  • Hội chửng “Trốn tránh mâu thuẫn” (The “conflict avoidance” syndrome).
  • Hội chứng “Hộp cổ vật chứng” (The “time capsule” syndrome) – Bị ảnh hưởng bởi quá khứ, nhìn nhận sự việc một cách chủ quan, rời rạc, thiếu tính khách quan, hệ thống.