Những nguyên tắc đàm phán cơ bản

1. Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biêt ứng phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường họp cụ thể.

Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên, nhằm đi đến ý kiến thống nhất; nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, chấp nhận nhượng bộ, để nếu thành công thì sẽ ký hợp đồng, đạt được lợi ích cho cả đôi bên, chứ không phải quá trình mỗi bên khăng khăng bảo vệ lợi ích của riêng mình. Chỉnh vì vậy, muốn đàm phán thành công thì phải chuẩn bị công phu, kỹ lưỡng, xây dựng các mục tiêu đảm phán khoa học, chuẩn bị những lập luận vững chắc để thuyết phục đối tác, kiên định bảo vệ mục tiêu của mình, đồng thời phải nhanh nhạy, linh hoạt, phân tích và phát hiện ra những phương án hay của đối tác, đem lại lợi ích lớn hơn cho các bên, trong trưởng hợp này, nên khôn khéo thay đổi, chấp nhận phương án của đối tác, để cuộc đàm phán thành công tốt đẹp.

2. Phải biết kết hợp hài hòa giữa bảo vệ lợ\ ích của phía mình với việc duy trì và phát triển mối quan hệ với các đối tác.

Đàm phán là quả trình thảo luận, thuyết phục giữa các bên, mà giữa họ có những điểm chung nhưng đồng thời lại có những điểm bất đồng, để dần mở rộng phần chung thu hẹp dần phần bất đồng nhằm đi đến ý kiến thống nhất. Nếu quan niệm lợi ích cùa các bên đàm phán là “một tổng không đổi”, và mỗi bên chỉ cố gắng bảo vệ lợi ích của minh, mà không quan tâm đến lợi ích của phía bên kia thì sẽ không bao giở có được hợp đồng. Đàm phán thành công – ký hợp đồng, tức vừa giữ được mối quan hệ, vừa đảm bảo lợi ích của các bên, nên đàm phán là quá trình thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn “hợp tác” và “xung đột”. Trong đàm phán phải tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu quá “Mềm”, chỉ chú trọng gìn giữ mối quan hệ giữa hai bên, mà không quan tâm bảo vệ lập trường của mình, dẫn đến việc bị đối phương dồn ép, phải đi từ nhưựng bộ này tới nhượng bộ khác, cuối cùng tuy ký được hợp đồng, nhưng phải gánh chịu mọi thiệt thòi. Ngược lại, cũng phải tránh khuynh hướng đàm phán theo kiểu quá “Cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường làm cho đàm phán tan vỡ, không ký được hợp đồng, hoặc ký được hợp đồng nhưng đối phương bị ép quá không thực hiện nổi. Đàm phán theo kiểu “Nguyên tắc” chính là phương án tối ưu giúp đồng thời thực hiện được cả hai mục đích: bảo vệ lợi ích của mình và duy trì, phát triển mối quan hệ với các đối tác đàm phán (xem chương 3, sách Đàm phán trong kinh doanh quốc tế, NXB Lao động – xã hội, 2010, cùng tác giả).

3. Phải đảm bảo nguyên tắc “Đôi bên cùng có lợi”.

“Đàm phán không phải là một cuộc cờ, không nên yêu cầu quyết đấu một trận thắng thua, đàm phán cũng không phải là một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào đất chết, mả đàm phán lả một sự nghiệp hợp tác đôi bên cùng có lợi”.

(Gerald I.Nierenberg)

Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của phía mình, trong phạm vi đã được xác định có thề tỉm được lợi ích càng nhiều càng tốt, mặt khác, bất cứ người đảm phán nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương. Nếu không làm được điều đó, thỉ cuộc đàm phán sẽ bị tan vỡ.

  • Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp.
  • Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu. Đây là tiêu chuẩn đầu tiên để đánh giá một cuộc đàm phán thảnh công hay thất bại. Muốn đánh giá kết quả của một cuộc đàm phán, trước hết cần xem xét: kết quả cuối cùng của đàm phán có đạt được mục tiêu xác định ban đầu không? Mức độ thực hiện cao hay thấp?…
  • Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành – chi phí thấp nhất: tiến hành một cuộc đàm phán phải có những chi phí nhắt định thông thường, trong đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu có 3 loại chi phí như sau:
  • Chi phí cơ bản: sự nhượng bộ để ký được hợp đồng = khoảng cách giữa lợi ích dự kiến thu được với lợi ích thực tế thu được trong đảm phán;
  • Chi phí trực tiếp của đàm phán: chi phí nhân lực, vật lực, tài lực và thời gian cho đàm phán;
  • Chi phí cơ hội: mất cơ hội đầu tư kiếm lợi (ký được những hợp đồng) khác…

❖ Tiêu chuẩn quan hệ giữa các bên…

4. Đàm phán là khoa học, đồng thời là một nghệ thuật.

Nếu như trước đây người ta cho rằng: đàm phán chỉ là một nghệ thuật, thì từ thế kỷ XX trở về sau các nhà nghiên cứu cũng như các nhà đàm phán đều công nhận: đàm phán là khoa học, đồng thời là nghệ thuật.

Trước hết, đàm phán là một khoa học, khoa học về phân tích giải quyết vấn đề một cách có hệ thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên tham gia. Tính phân tích nhằm giải quyết vấn đề trong đàm phán được thể hiện trong suốt quá trình đàm phán, từ giai đoạn chuẩn bj cho đến giai đoạn kết thúc đàm phán (xem chương 4). Tính hệ thống đòi hỏi phải có sự nhất quán trong suốt quá trình đàm phán.

Đàm phán có thể được thực hiện theo mô hình tuyển tính hay mô hình vòng tròn, mỗi mô hình đều có những ưu, nhươc điểm riêng (xem chương 3 và chương 5, sách Đàm phán trong kinh doanh quốc tế, NXB Lao động – xã hội, 2010, cùng tác già ), nhưng dù thực hiện theo mô hình nào thỉ cũng phải chú ý đến việc phân tích, đến tính hệ thống, tính nhất quán.

Với tư cách là một khoa học theo đúng nghĩa cùa nó (khoa học là sự quan sát, nhận biết, miêu tả, điều tra thực nghiệm và giải thích lý thuyết về các hiện tượng), đàm phán liên quan đến nhiều ngành khoa học khác, như: luật, kế toán – tài chính, xác suất thống kê, nhân chủng học, văn hóa học, nghệ thuật giao tiếp… nhằm giúp nhà đàm phán tìm ra được “phần chung” của các bên đàm phán, trên cơ sở đó dự báo được kết quả đàm phán và tìm được hướng đi thích hựp cho quá trình đàm phán.

Đồng thời, đàm phán luôn là một nghệ thuật. Với tư cách là một nghệ thuật (nghệ thuật là sự thao tác đến mức thuần thục, điêu luyện một số nguyên tắc và phương pháp trong một số lĩnh vực hoạt động nào đó của con người), đàm phán là chuỗi thao tác ở mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao tiếp, trình bày, thuyết phục, chấp nhận sự thuyết phục, dẫn dắt vắn đề, khả năng sử dụng các kỹ xảo đàm phán một cách khéo léo, đúng lúc, đúng cách, mang lại hiệu quả cao.

Nếu như chĩ đến thế kỳ XX đàm phán mới được công nhận là một khoa học, thì ngay từ thời tiền trung cổ, khi giữa các bộ lạc người xuất hiện nhu cầu giao lưu và trao đổi hàng hóa, đàm phán đã xuất hiện như một nghệ thuật. Muốn đạt đến trình độ nghệ thuật thì nhà đàm phán trẻ phải luôn nỗ lực học hỏi, rèn luyện, phấn đấu không ngừng.