Hóa đơn thương mại (COMMERCIAL INVOICE)

1. Bản chất, công dụng

Hóa đơn thương mại là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hôa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải…

Hóa đơn thưởng được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng đẻ đòi tiền hàng, xuất trinh cho công ty bảo hiểm để tính chi phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế…

Ngoài hóa đơn thương mại (commercial invoỉce) mà ta thường gặp trong thực tế còn có các loại hóa đơn khác như:

  • Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice):là hóa đơn để thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp: giá hàng mới là giá tạm tính, thanh toán từng phần hàng hóa (trong trường hợp hợp đồng giao hàng nhiều lần)…
  • Hóa đơn chỉnh thức (Final Invoice):là hóa đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng.
  • Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice):có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.
  • Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):là loại chứng từ có hình thức giống như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán vỉ nó không phải là yêu cầu đòi tiền. Hóa đơn chiếu lệ về hình thức giống như hóa đơn thương mại bình thường có tác dụng đại diện cho số hàng gửi đi triền lãm, gừi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng, làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu.

2. Qui định của UCP về hóa đơn thương mại

Điều 37 – UCP 500: Hóa đơn thương mại.

a. Trừ khi có những qui định khác trong Tín dụng, các hóa đơn thương mại:

  • Phải xuất hiện trên bề mặt được phát hành bởi người thụ hưởng nêu danh trong Tín dụng (ngoại trừ được quỉ định ở điều 48).
  • Phải được làm ra theo tiêu chuẩn của người xin mở ƯC (ngoại trừ như qui định ở tiểu khoản 48 (h)) và
  • Không cẩn ký tên.

b. Trừ khi được qui định khác trong Tín dụng, Ngân hàng có thể từ chối các hóa đơn thương mại được phát hành cho các số tiền vượt quá Tín dụng cho phép. Tuy nhiên, nếu Ngân hàng được ủy quyền trả, chịu trách nhiệm thanh toán sau, chấp nhận hối phiếu, hay chiết khấu theo một Tín dụng chấp nhận các hỏa đơn đó, thì quyết định của nó sẽ có tính ràng buộc đối với tất cả các bên, miễn là các ngân hàng đó chưa trả, chưa chịu trách nhiệm thanh toán sau: cháp nhận hối phiếu hay chiết khấu cho số tiền vượt quả sự cho phép của Tín dụng.

c. Việc mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại phải phù hợp với mô tả trong Tín dụng. Trong tất cả các chứng từ khác, hàng hóa có thể được mô tả theo những điều khoản chung chung nhưng không mâu thuẫn với mô tả trong Tín dụng.

Điều 18 – UCP 600: Hóa đơn thương mại.

a. Hóa đơn thương mại:

  • phải thể hiện được là do ngườỉ thụ hưởng phát hành (trừ trường hợp được qui định trong điều 38):
  • được lập ra cho người yêu cầu mờ thư tín dụng (trừ trường hợp được qui định trong điều 38 g)
  • được lập có cùng đồng tiền ghi trong thư tín dụng: và
  • không cần có chữ ký.

b. Ngân hàng được chỉ định với tư cách đưực chỉ định của mình, ngân hàng xác nhận nếu có, và ngân hàng phát hành có thể chấp nhận một hỏa đơn thương mại được lập cho một số tiền vượt quá số tiền thư tín dụng cho phép, và quyết định này của ngân hàng sẽ ràng buộc tất cả các bên, miễn là ngân hàng khỗng có nghi ngờ gỉ về việc trả tiền hay chiết khấu chứng từ với số tiền vượt quá số tiền thư tín dụng cho phép.

c. Mô tả hàng hóa, dịch vụ hoặc giao dịch trong hỏa đơn thương mại phải phù hợp với mô tả trong thư tín dụng.

3. Những điểm cần lưu ý khi lập và kiểm tra hóa đơn thương mại

Ngân hàng đặc biệt chú ý kiểm tra các nội dung sau, chúng tôi xin giới thiệu để các bạn lưu ý khi lập và kiểm tra hóa đơn thương mại:

  • Người lập hóa đơn phải là người thụ hưởng được ghi trong ưc? (UCP 500. Art37 và UCP 600. Art 18 ).
  • Hóa đơn có lập cho người mua là người mở L/C không? (UCP 500 Art 37 và UCP 600. Art 18). Tên người mụa, địa chỉ có đúng không ? Nếu ưc cho phép người lập hóa đơn không phải là người thụ hưởng L/C thì phải ghi rõ “Commercial Invoice issued by third party is acceptable”.

<♦ Tên hàng hóa có thật đúng với tên hàng ghi trong L/C không? xem mô tả hàng hóa (về kiều dáng, ký mã hiệu…) có phù hợp với B/L, Packing list… Nếu trên Invoice mô tả chi tiết hơn ưc (nhưng đúng) thì được chấp nhận, ngược lại nếu mô tả sơ sài thì bị xem như ỉà bán hàng không đạt tiêu chuẩn đã đề ra.

  • Số lượng hàng giao là bao nhiêu? Có vượt quá qui định của ƯC không? (Tính dung sai cho phép của ƯC).
  • Giá đơn vị trong hóa đơn có nêu điều kiện cơ sờ giao hàng, loại tiền có phù hợp với giá ghi trong L/C?
  • Tổng trị giá hóa đơn là bao nhiêu? Có vượt quá giá trị của ƯC không?
  • Hóa đơn không cần phải ký (UCP 500 Art 37, UCP 600. Art 18), nhưng nếu ƯC yêu cầu ký thỉ hỏa đơn có được ký không?
  • Các chi tiết khác về nơi bốc hàng, nơi dỡ hàng, phương thức thanh toán… có phù hợp với qui định ưc không?
  • Số bản của hóa đơn cỏ đúng như yêu cầu của người mua được ghi trong ƯC không?
  • Số hiệu của hóa đơn và ngày lập hóa đơn có được đề cập không? Ngày iập phải trùng hoặc trước ngày giao hàng mới hợp lý. So sánh với ngày giao hàng trên B/L.