Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

1. Làm thủ tục nhập khẩu theo qui định của Nhà nước

Những quy định chung về hàng cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu; Hàng hỏa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Công Thương và các Bộ quản lý chuyên ngành… được quy định tại các điều 5 – 11, NĐ 12 và các phụ lục của Nghị định.

Với mỗi mặt hàng cụ thể, ở từng thời điểm cụ thể, sẽ phải tuân theo những quy định cụ thể của Nhà nước/cơ quan hữu trách về giấy phépầhù tục nhập khẩu.

Ví dụ: Mặt hàng thịt gà đông lạnh, thời điềm 2009-2010

Muốn nhập khẩu mặt hàng này cần có giấy phép do Cục Thủ Y cấp (theo Thông tư số 615/TY-KD). Để làm việc này doanh nghiệp cần soạn đơn xin nhập khẩu và gửi email cho Cục Thú Y theo đỉa chỉ kiemdich.ctv@fpt.vn. Sau đỏ gửi hỗ sơ bằng chuyển phát nhanh cho Cục Thú Y tại Hà Nội, hồ sơ gồm:

  • Đơn Xin đăng ký kiểm dịch động vật
  • Giắy chửng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao cổ công chứng)
  • Giấy phép của các cơ quan khác có liên quan theo quy định.

Nếu hồ sơ hợp lệ, Cục Thú Y sẽ trả lời bằng email cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp in email của Cục Thú Y làm 2 bản và đến cơ quan thú y vùng (TP. Hồ Chí Minh thuộc vùng 6, đja chỉ 142 Phạm Thế Hiển, Q. 8) để đóng dấu xác nhận vào giấy phép nhập khẩu.

2. Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán

  1. Nếu hợp đồng qui định thanh toán bằng L/C thì cần thực hiện các công việc sau:
  • Làm đơn đề nghị/giấy yêu cầu phát hành L/C.
  • Thực thi ký quỹ đề mở L/C.

3. Thuê phương tiện vận tải

Nếu trong hợp đồng xuất nhập khẩu qui định: hàng được giao ở nước người xuất khẩu, phương tiện vận tải do người mua lo (điều kiện giao hàng EXW, FAS, FCA, FOB) thỉ người mua sẽ thuê phương tiện vận tải.

(Cách thức thuê: xem Ịại mục 10.1.6, phần thực hiện hợp đồng xuất khẩu).

4. Mua bảo hiểm

Khi mua hàng theo các điều kiện EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CPT nhà nhập khẩu cần phải mua bảo hiểm cho hàng hóa. Nhà nhập khẩu cần làm những công việc sau :

Chọn điều kiện thích họp đe mua bảo hiểm:

Nhà nhập khẩu cần căn cứ vào đặc tính của hàng hóa, cách đóng gỏi, phương tiện vận chuyển… để chọn điều kiện bảo hiểm thỉch hợp: đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt hiệu quả kinh tế cao.

Làm giấy yêu cầu bảo hiềm:

(Xem chi tiết mục 10.1.8, trong phần I “Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khầu” chương này).

Đóng phí bào hiểnỊ và ìấy chứng thư bão hiểm:

Sau khi người bảo hiểm tính phí bảo hiểm, nhà nhập khẩu đỏng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm theo yêu cầu.

5. Làm thủ tục hải quan

6. Nhận hàng

Theo quy định của Nhà nước “các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hóa nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hóa đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu băi và giao cho các đơn vị nhập khẩu, theo lệnh giao hàng của đơn vị vận tải (hãng tàu, đại lý…) đã nhận hàng đó”.

Do đó, khi hàng nhập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng, rồi đưa hàng về vị trì an toàn: kho hoặc bãi. Chủ hàng phải ký hợp đồng ủy thác cho cảng làm việc này.

Trước khi tàu đến, đại lý tàu biền hoặc hãng tàu sẽ gửi “Giấy báo tàu đến” cho người nhận hàng, để họ biết và tới nhận “Lệnh giao hàng” (Delivery order – D/O) tại đại lý tàu. Khi đi nhận D/O cần mang theo: Original B/L và giấy giới thiệu của đơn vị. Đại lý giữ lại B/L gốc và trao 3 bản D/O cho chủ hàng. Một số đại lý có thu lệ phí nhận D/O, mức thu không thống nhất. Có D/O nhà nhập khẩu cần nhanh chỏng làm thù tục để nhận lô hàng của mình. Bởi nếu nhận chậm sẽ phải trả phí lưu kho, bãi nhiều và chịu mọi rủi ro tổn thất phát sinh.

Nếu gặp trường hợp: hàng đến nhưng chứng từ chưa đến, nhà nhập khẩu cần suy nghĩ kỹ để chọn một trong hai giải pháp: tiếp tục chờ chứng từ hoặc gửi đến ngân hàng mờ ưc xin giấy cam kết của ngân hàng để nhận hàng khi chưa có B/L gốc.

Thủ tục nhận hàng:

a. Nhận hàng rời (số lượng không lớn, không đù một tàu) hoặc hàng container rút ruột tại cảng (gửi theo phương thức LCƯLCL): chủ hàng đến cảng hoặc chủ tàu (nếu hâng tàu đâ thuê bao kho) để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, láy biên lai. Sau đó đem: Biên lai lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing list, đến văn phòng đại lý hăng tàu tại cảng đề ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một D/O. Chủ hàng mang 2 D/O còn lạỉ đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ một D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hảng.

Đem hai phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để chờ hải quan kiểm tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc nhận hàng. Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa về địa điểm qui định.

b. Nhận nguyên Container; hải quan kiểm tra tại kho riêng:

Sau khi đã cân nhắc kỹ hiệu quả kinh tế, chủ hàng muốn nhận nguyên Container, kiểm tra tại kho riêng, trong trường hợp này cần làm những việc:

  • Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng, nộp cùng bộ hồ sơ đăng ký thủ tục hải quan. Container chỉ được phép đưa về kho riêng khi đâ đăng ký trước với hải quan và kho đã được hải quan công nhận đủ điều kiện và cấp giấy phép (hiện nay hải quan quy định kiểm tra hàng hóa ngay tại cừa khẩu).
  • Làm thù tục mượn Container tại hãng tàu, đóng tiền, ký quĩ, phí xếp dỡ, tiền vận chuyển Container từ cảng về kho riêng (nếu thuê xe của hãng tàu).
  • Đem bộ chứng từ:

+ D/O (3 bản) có chữ ký của nhân viên hải quan khâu đăng ký thủ tục, đóng dấu “đã tiếp nhận tờ khai”.

+ Biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu.

+ Biên lai thu tiền phí lưu giữ Container.

+ Đơn xin mượn Container đã được chấp thuận;

đến văn phòng đại lý hãng tàu đề làm giấy phép xuất Container khỏi bãi. Tại đây giữ một D/O. Cùng nhân viên phụ trách bẫi tìm Container, kiểm tra tính nguyên vẹn của Container và SEAL (kẹp chì). Nhận hai bản “Lệnh vận chuyển” của nhân viên kho bãi. Mang toàn bộ hồ sơ đến hải quan kho bãi để nhân viên hâi quan kiểm tra, ký xác nhận số Container và số Seal, tờ khai và lệnh vận chuyển. Xuất Container ra khỏi bãi, nộp một lệnh vận chuyển cho hải quan cổng cảng, một cho bào vệ cảng, đưa Container về kho riêng. Đến phòng giám quản, hải quan thành phố để đỏn hải quan đi kiểm tra.

Kiểm hỏa xong, nếu không có vấn đề gì sẽ được xác nhận “Hoàn thành thủ tục hải quan”.

c. Nhận nguyên tàu hoặc nhận hàng với số lượng lớn:

Sau khi nhận D/O, nộp hồ sơ cho hải quan, nhận NOR (Notice of readiness) thông báo sẵn sàng bốc hàng, nhân viên giao nhận tiến hành nhận hàng hóa. Trước khi mở hầm tàu cần có đại diện các cơ quan:

  • Đơn vị nhập hàng.
  • Đại diện người bán (nếu có văn phòng đại diện tại Việt Nam).
  • Cơ quan kiểm định hàng hóa.
  • Đại diện tàu, đại lý tàu.
  • Hải quan giám sát, hải quan kiểm hóa.
  • Đại diện cảng.
  • Bảo hiểm (nếu nghi ngờ hàng có bảo hiẻm bị hư hỏng).

Trong quá trinh nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường, cập nhật số liệu từng giờ, từng ca, từng ngày. Kịp thời phát hiện sai sót đẻ cỏ biện pháp xử lý thích hợp. Cơ quan giám định hàng hóa lấy mẫu, phân tích kết luận số lượng, chất lượng hàng có phù hợp với hợp đồng không. Bảo hiểm xác định mức độ thiệt hại, lập biên bản giám định (Survey Report); cảng lập “Biên bản xác nhận hàng hóa hư hỏng đổ vỡ do tàu gây nên” (cargo out turn report), ngoài ra cảng còn lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu (report on receipt of cargo) và bảng kê hàng hóa thiếu hoặc thừa so với lược khai của tàu (Certificate of short overlanded cargo and outturn report). Cuối cùng, khỉ giao hàng xong, cần ký “biên bản tổng kết giao nhận hàng hóa”.

7. Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu

Theo quy định của Nhà nước, hàng nhập khảu khi về qua cửa khẩu cần được kiềm tra kỹ càng.

Đối với mọi hàng hóa nhập khẩu, mỗi cơ quan tùy theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra.

Cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo vị trí vận đơn thỉ cơ quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định. Nếu hàng chuyên chở đường biển mà thiếu hụt mất mát thì phải có “biên bản kết toán nhận hàng với chủ tàu”, còn nếu có đổ vỡ phải có “biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng”.

Đơn vị kinh doanh nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư dự kháng (letter of reservation) nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thát, thì phải yêu cầu lập biên bản gỉám định (Survey report) nếu hàng hóa thực sự bị tổn thất, thiếu hụt, không đồng bộ, không phù hợp với hợp đồng…

Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu là động vật và thực vật.

8. Khiếu nại

Khiếu nại là một trong hai cách giải quyết các tranh chấp phát sinh trong ngoại thương. Bằng cách khiếu nại, các bên đương sự thương lượng trực tiếp với nhau để giải quyết tranh chấp.

a. Khiếu nại người bán:

Người mua cò quyền khiếu nại người bán khi người bán không giao hàng hoặc giao hàng chậm, giao thiếu… (nếu thấy không có cơ sở để qui trách nhiệm cho người chuyên chở) hoặc phẩm chất hàng hóa không phù hợp với qui định của hợp đồng, bao bì xấu, ký mã hiệu sai, không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật.

Thể thức và hồ sơ khiếu nại:

Đơn khiếu nại làm bằng văn bản: Thư, Fax, Telex. Nếu dùng Fax hay Telex thì sau đó phải có thư bảo đảm xác nhận.

Nội dung thư khiếu nại:

  • Tên địa chỉ của bên khiếu nại, bên bị khiếu nại.
  • Cơ sở pháp lý của việc khiếu nại (hợp đồng số…)
  • Lý do khiếu nại.
  • Yêu sách cụ thể đối với người bán.

Trong hồ sơ khiếu nại, còn có các chứng từ kèm theo làm bằng chứng khiếu nại, thông thường gồm:

  • Hợp đồng mua bán.
  • Vận đơn.
  • Biên bản giám định.

b. Khiếu nại người vận tải:

Tiến hành khiếu nại người chuyên chở khi bản thân họ vi phạm hợp đồng, cụ thẻ: khi người chuyên chở khồng mang tàu hoặc mang tàu đến chậm, khỉ hàng hóa bị tổn thất, mất mát, thiếu hụt, khi hàng bị kém phẩm chất… do lỗi của người chuyên chờ.

Hồ sơ khiếu nại người chuyên chở:

Hồ sơ khiếu nại gồm: đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo.

Đơn khiếu nại phải làm bằng văn bản. Nội dung đơn gồm: tên và địa chĩ của bên khiếu nại, bên bj khiếu nại, số hợp đồng, khiếu nại về cái gì, yêu sách cụ thề.

Chứng từ kèm theo đơn khiếu nại:

  • Hợp đồng chuyên chở hàng hóa.
  • Vận đơn đường biển.
  • Phiếu kiểm kiện cùa bên giao hàng và bên nhận hàng.
  • Biên bản kết toán.
  • Giấy chứng nhận hàng thiếu.
  • Biên bản giám định khối lượng theo mớn nước.
  • Biện bản hàng đổ vỡ hư hỏng.
  • Biên bản giám định sắp xếp hảng trong hầm tàu.
  • Biên bản kiểm hóa của hảỉ quan.

c. Khiếu nại bảo hiểm:

Những chứng từ cần thiết cho một hồ sơ khiếu nại:

Mỗi hồ sơ khiếu nại gồm có:

  • Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm gốc.
  • Vận đơn gốc.
  • Bản sao hóa đơn gốc hoặc các hóa đơn chi phí.
  • Chứng từ xác nhận số lưựng, trọng lượng hàng.
  • Thư kèm tính toán số tiền khiếu nại.

Ngoài ra cần đính kèm thêm các chứng từ sau đây cho từng trường hợp khiếu nại:

  • Đối với hàng hóa bị hư hỏng hay mất mát:
  • Biên bản giám định do bảo hiểm hoặc đại lý cùa bảo hiểm cấp.
  • Biên bản đổ vỡ do tàu gây ra (COR).
  • Đối với hàng hóa bị thiếu nguyên kiện:
  • Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC).
  • Xác nhận hàng thiếu của VOSA (CSC)…
  • Đối với tổn thất chung:
  • Văn bản tuyên bố tổn thất chung của chủ tàu.
  • Bảng tính toán phân bổ tổn thất chung của lý toán sư.
  • Các văn bản có liên quan khác (Valuation form Average G.A. Guarantee).
  • Đối với hàng hỏa bị tổn thất toàn bộ:
  • Thư thông báo của người chuyên chở cho người nhận về tổn thát toàn bộ.
  • Xác nhận của người chuyên chờ về lô hàng đã được xếp lên tàu.
  • Thư khiếu nại hãng tàu (nếu có).

Hồ sơ khiếu nại phải được gửi trực tiếp cho hãng bảo hiểm hoặc đại lý của bảo hiểm trong thời gian sớm nhất song không được chậm quá 9 tháng (nếu khiếu nại tổn thất có liên quan đến trách nhiệm người thử 3) kể từ khi hàng được dỡ khỏi tàu biển tại cảng có ghi tên trong hợp đồng bảo hiểm trừ khi có thỏa thuận khác.

9. Thanh toán

Thanh toán là nghĩa vụ chủ yếu của người mua trong quá trình mua bán. Tùy theo từng phương thức, công việc thanh toán có khác nhau.

Nếu hợp đồng qui định thanh toán bằng L/C thỉ: khi nhận bộ chứng từ do bên bán chuyền tới, ngân hàng mở L/C sẽ kiểm tra hết sức kỹ lưỡng. Nếu chứng từ hoàn hảo thì ngân hàng thanh toán và thông báo cho người mua, mời họ lên thanh toán lại cho ngân hàng, rồi nhận bộ chứng từ đi lấy hàng. Nếu chứng từ không hoàn hảo, thì hỏi ý kiến người mua, rồi tùy lỗi nặng nhẹ mà có phương pháp xử lý thích hợp…

10. Thanh lý hợp đồng