Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

1. Làm thủ tục xuất khẩu theo qui định của Nhà nước

Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong mỗi chuyến hảng xuất khẩu. Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu ở mỗi nước, trong mỗi thời kỳ, có đặc điểm khác nhau.

ở Việt Nam thủ tục xin giấy phép được thay đổi rất nhiều trong thời gian qua, theo hướng ngày càng đơn giản và thuận lợi. Trước đây (trước 1.9.1998) muốn kinh doanh xuất nhập khẩu thỉ phải có Giấy phép kinh doanh xuất nhập khầu do Bộ Thương mại (nay là Bộ Công Thương) cấp. Đề xuất khẩu hàng hóa, việc đầu tiên phải quan tâm là loại hàng đó có được xuất khẩu không? Có phải xin giấy phép hoăc làm thủ tục đặc biệt gì không? Nếu có thì là loại giấy phép gì? Do cơ quan nào cấp? Hiện nay, theo NĐ 12/2006/NĐ-CP, ngày 23/01/2006, quyền kinh doanh xuất nhập khẩu và thủ tục xuất nhập khẩu được quy định như sau:

Điều 3. Quyền kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu

  1. Đối với thương nhân Việt Nam không có vốn đầu tư trực tiếp của nước ngoài (dưới đây gọi tắt là thương nhân):

Trừ hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, hảng hóa thuộc Danh mục cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu, thương nhân được xuất khẩu nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vảo ngành nghề đảng ký kinh doanh.

Chỉ nhánh thương nhân được xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo ủy quyền của thường nhân.

  1. Đối với thương nhân có vốn đầu tư nước ngoài, công ty và chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam:

Các thương nhân, công ty, chi nhánh khi tiến hành hoạt động thương mại thuộc phạm vi điều chỉnh tại Nghị định này, ngoài việc thực hiện các quy định tại Nghị định này, còn thực hiện theo các quy định khác của pháp luật có liên quan và các cam kết của Việt Nam trong các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là một bên ký kết hoặc gia nhập.

Căn cứ pháp luật hiện hành và các Điều ước quốc tế, Bộ trưởng Bộ Thương mại công bố lộ trình và phạm vi hoạt động kinh doanh của thương nhân quy định tại khoản 2 Điều này.

Điều 4. Thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu

  1. Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép, thương nhân muốn xuất khẩu, nhập khẩu phải có giấy phép của Bộ Thương mại hoặc các Bộ quản lý chuyên ngành.
  2. Hảng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải bảo đảm các quy định liên quan về kiểm dịch động thực vật, an toàn vệ sinh thực phẩm và tiêu chuẩn, chất lượng, phải chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành trước khi thông quan.
  3. Các hàng hóa khác không thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, hàng hoá cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu và các hàng hóa không thuộc quy định tại các khoản 1, 2 Điều này, chỉ phải làm thủ tục thông quan tại Hải quan cửa khẩu.

Những quy định chung về hàng cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu; Hảng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Công Thương và các Bộ quản lý chuyên ngành… được quy định tại các điều 5 “ 11, NĐ 12.

Với mỗi mặt hàng cụ thể, ở từng thời điểm cụ thể, sẽ phậi tuân theo những quy định cụ thể của Nhà nước/cơ quan hữu trách về giấy phốp/thủ tục xuất khẩu.

Ví dụ: Mặt hàng gạo, giai đoạn 2009 – 2010

Theo Quyết định số 13/QĐ/HHLTVN ngày 30/07/2009 của Hiệp hội Lương thực Việt Nam, doanh nghiệp muốn xuất khẩu gạo phải có Giấy phép củarHiệp hội. Hồ sơ xin giấy phép:

  • Hợp đồng ngoại thương, 1 bản gốc.
  • Giấy chứng nhận đằng ký kinh doanh, 1 bản sao.
  • Giấy đăng ký mã số thuế.
  • Giấy giới thiệu của doanh nghiệp.

Hồ sơ được nộp tại Văn phỏng của Hiệp hội (210 Nguyễn Thị Minh Khai, TP. Hồ Chí Minh), nhân viên Hiệp hội sẽ kiểm tra: ở thời điểm đó doanh nghiệp có được xuất khẩu gạo không, số lượng, đơn giá. Nếu đủ điều kiện, sẽ cấp phép, bằng cách: đóng dấu trực tiếp lên bản hợp đồng gốc, ghi rõ số lượng và giá xuất khẩu, Hợp đồng được đóng dấu này có chức năng của Giấy phép xuất khẩu và chỉ có giá trị cho đến khi giao hết số hàng ghi trên hợp đồng.

2. Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán

Thanh toán là mắt xích trọng yếu trong toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Nhà xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh toán. Vì vậy, cần thực hiện tốt những công việc bước đầu của khâu này. Với mỗi phương thức thanh toán cụ thể, những công việc này sẽ khác nhau.

a. Nếu thanh toán bằng ưc, người bán cần:

  • Nhắc nhở người mua yêu cầu ngân hàng mở ƯC theo đúng thỏa thuận.
  • Kiểm tra L/C.

Cách kiểm tra L/C (Xem Ịạị chương 3 “Các phương thức thanh toán quốc tế chủ yếu” ở phần I).

Sau khi kiểm tra ưc xong nếu thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng, còn không phù hợp thì thông báo ngay cho người mua và ngân hàng mở ưc, để tu chỉnh, cho đến khi phù hợp thì mới tiến hành giao hàng.

Trong một số truờng hợp, người bán có thể chấp nhận lỗi chính tả trong ƯC, ví dụ: cà phê “Robusta” nhưng trong ưc lại ghi “Robusia”, loại lỗi này có thể không cần tu chỉnh, song lập chứng từ phải viết giống L/C để tránh bị ngân hàng bắt lỗi.

b. Nếu thanh toán bằng CAP, người bán cần nhắc người mua mở tài khoản tín thác đúng theo yêu cầu, khi tài khoản đã được mờ cần lỉên hệ với ngân hàng đề kiềm tra điều kiện thanh toán, cần đặc biệt chú ý: tên các chứng từ cần xuất trình, người cấp, số bản… Kiểm tra xong, nếu thấy phù hợp mới tiến hành giao hàng.

c. Nếu thanh toán bằng TT trả trước, nhắc nhở người mua chuyển tiền đủ và đúng hạn. Chờ ngân hàng báo “CÓ”, rồi mới tiến hành giao hàng.

Còn các phương thức thanh toán khác, như: TT trả sau, Clean Collection, D/A, D/P thì người bán phải giao hàng, rồi mới có thể thực hiện những công việc của khâu thanh toán.

3. Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu

Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu là một công việc rất quan trọng. Tuỳ theo từng đối tượng, nội dung của công việc này có khác nhau.

❖ Đối với những đơn vị sản xuất hàng xuất khẩu:

  1. Những đơn vị sản xuất cần nghiên cứu kỹ thị trường, sản xuất những hàng hóa có chất lượng, mẫu mă, kiểu dáng…phù hựp với thị hiếu của người mua. Hảng sản xuất xong cần được kiểm tra chất lưựng kỹ lưỡng, bao gói cẩn thận, kẻ ký mã hiệu rõ ràng… đáp ứng đầy đủ các điều kiện qui định của hợp đồng.
  2. Những doanh nghiệp sản xuất hàng XK nhưng không muốn hoặc không thể trực tiếp XK hàng hóa của mình, thì cỏ thể chọn con đường ủy thác XK. vấn đề này được qui định rõ tại điều 17, 18 của NĐ 12/CP.

Điều 17. ủy thác và nhận uỷ thác xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa

Thương nhân được ủy thác cho thương nhân khác xuất khẩu, nhập khẩu hoặc được nhận uỷ thác xuất khẩu, nhập khẩu từ thương nhân khác các loại hảng hóa, trừ hảng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, hàng hóa thuộc Danh mục cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu.

Điều 18. ũy thác và nhện ủy thác xuất khầu, nhập khẩu hàng hóa theo giấy phép

Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép quy định tại Nghị định này, bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải có giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu trước khi ký hợp đồng ủy thác hoặc nhận ủy thác.

♦> Đối với những đơn vị chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu:

a. Những đơn vị này không thể chỉ thụ động ngồi chờ các đơn vị khác đến ủy thác xuát khẩu, mà phải chủ động tìm hiểu nguồn hàng, khai thác triệt để các nguồn hàng xuất khẩu bằng nhiều hình thức phong phú:

  • Thu mua hàng theo nghĩa vụ (theo kế hoạch, đơn đặt hàng của nhà nước…) và thu mua khuyến khích ngoài nghĩa vụ.
  • Đầu tư trực tiếp để sản xuất hàng xuất khẩu.
  • Gia công.
  • Bán nguyên liệu mua thành phẩm.
  • Đặt hàng.
  • Đổi hàng…

b. Nhà nước ta rất khuyến khích các hoạt động xuất khẩu, điều này được qui định rõ trong Luật Thương mại và các văn bản dưới luật.

Cơ sở pháp lý để ràng buộc các đơn vị kinh doanh xuất, nhập khẩu và người sản xuất là các hợp đồng kinh tế ký kết giữa họ với nhau, theo tinh thần Luật Thương mại nước Cộng hòa XHCN Việt Nam, với các loại hợp đồng thông dụng sau:

  • Hợp đồng mua đứt bán đoạn.
  • Hợp đồng gia công.
  • Hợp đồng đổi hàng.
  • Hợp đồng ủy thác xuất khẩu.

Tiếp theo công việc ký kết hợp đồng là việc tiếp nhận hàng hốa để xuất khẩu, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu… phù hợp với qui định được ký kết vớỉ khách hàng ở nước ngoài.

4. Kiềm tra hàng xuất khẩu

Trước khi giao hàng, người xuất khầu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng… (tức kiểm nghiệm) nếu hàng xuất khẩu là động, thực vật, hàng thực phẩm thì còn phải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh (tức kiểm dịch).

Việc kiểm nghiệm, kiềm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và cửa khẩu. Trong đó, việc kiểm tra ở cơ sở đóng vai trò quyết định. Còn kiểm tra hàng hóa ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ờ cơ sờ.

Việc kiểm nghiệm ở cơ sờ là do KCS tiến hành nhưng thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm chính về phẩm chất hàng hóa. Nên, trên giấy chứng nhận phẩm chất ờ cơ sờ, bên cạnh chữ ký của bộ phận KCS, phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị.

Việc kiểm dịch ở cơ sở do Phòng bảo vệ thực vật hoặc trạm thú y, trung tâm chuần đoán – kiểm dịch động vật tiến hành.

Trong nhiều trường hợp theo qui định nhà nước hoặc theo yêu cầu của người mua, việc giám định đòi hỏi được thực hiện bời một tổ chức giám định độc lập. Ví dụ: Vinacontrol, Foodcontrol, Cafecontrol, Davicontrol, Công ty giám định Sài Gòn (SIC), công ty Việt Minh, SGS (Société Generate de Surveillance S.A), ADIL (Adil International Surveyors Co. Ltd) – Bangkok, OMIC (Overseas Merchandise Inspection Company) – Japan,…

♦> Quy trình giám định hàng hóa gồm các bước sau:

  1. Nộp hồ sơ yêu cầu giám định, hồ sơ gồm:
  • Giấy yêu cầu giám định.
  • Hợp đồng + phụ kiện hợp đồng (nếu có).
  • ưc và tu chỉnh L/C (nếu có).
  1. Cơ quan gỉém định tiến hàrih giám định hàng hỗa tại hiện trường:
  • Phân tích mẫu tại phòng thí nghiệm.
  1. Cơ quan giám đinh thông báo két quả và cấp giấy chứng nhận tạm để làm thủ tục Hải quan (nếu có yêu cầu).
  2. Kiểm tra vệ sinh hằm hàng (xuất gạo, nông sàn…),
  3. Giám sát quá trình xuất hàng:
  • Tại nhà máy, kho hàng…
  • Tại hiện trường.
  1. Cơ quan giám định cấp chứng thư chính thức.

Nếu hàng hóa đòi phải khử trùng thỉ phải làm đơn gửi đến: “Công ty khử trùng – chi cục kiểm dịch thực vật” xin khử trùng. Sau khi hàng hóa được khử trùng, chủ hàng sẽ được nhận giấy chứng nhận.

5. Làm thủ tục Hải quan

Theo điều 16 Luật Hải quan: Thủ tục hải quan

Khi làm thủ tục hải quan, người khai hải quan phải:

  1. Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; trong trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử, người khai hải quan được khai và gửi hồ sơ hải quan thông qua hệ thống xừ lý dữ liệu điện tử của hải quan
  2. Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải;
  3. Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.

(xem chi tiết ở chương 12 “Nghiệp vụ hải quanM và phản Phụ lục).

6. Thuê phương tiện vận tải

Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu qui định việc người bán thuê phương tiện đẻ chuyên chở hàng đến địa điểm đích (điều kiện cơ sở giao hàng cùa hợp đồng xuất khẩu ỉà CIF, CFR, CPT, CIP, DES, DEQ, DDU, DDP, DAF) thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vặn tải.

Còn nếu hợp đồng qui định giao hàng tại nước người xuất khẩu thì người nhập khẩu phải thuê phương tiện chuyên chở về nước (điều kiện cơ sở giao hàng EXW, FCA, FAS, FOB).

Việc thuê tàu, lưu cước là một nghiệp vụ không đơn giản, đòi hỏi phải có kinh nghiệm, có thông tin về tỉnh hình vật giá và giá cước, hiểu biết tinh thông về các điều khoản của hợp đồng thuê tàu (charter-party), nên trong nhiều trường hợp, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thường ủy thác việc thuê tàu cho môi giới – các công ty vận tải thuê tàu (Vietfracht, Vitranschart, Vosco, “Gemartrans” Công ty vận tải bằng Container (hợp tác với Pháp), công ty Container phía Nam – Viconship Saigon…).

Tùy từng trường hợp cụ thể, người xuất khẩu lựa chọn 1 trong các phương thức thuê tàu sau:

  • Phương thức thuê tàu chợ (liner).
  • Phương thức thuê tàu chuyến (voyage charter).
  • Phương thức thuê tàu định hạn (time charter).

❖ Phương thức thuê tàu chợ: Chủ tàu đồng thời là người chuyên chờ. Quan hệ giữa người chuyên chở với chù hàng được điều chỉnh bằng vận đơn đường biển.

Thuê tàu chợ còn gọi là lưu cước tàu chợ (Booking Shipping Space) là người chủ hàng thông qua môi giới hoặc tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu giành cho thuê một phằn chiếc tàu để chờ hàng từ cảng này qua cảng khác.

Thuê tàu chợ có đặc điểm: khối lượng hảng hóa chuyên chở không lớn; mặt hàng chủ yếu là mặt hàng khô; mặt hàng đóng bao; tuyến đường tàu đi được qui định trước; thời gian tàu chạy được biết trước; cước phí được hãng tàu qui định trước; hai bên không đàm phán ký kết hợp đồng mà chỉ tuân theo những điều khoản có sẵn trên mặt trái của B/L in sẵn của chủ tàu.

Thủ tục thuế tàu chợ đơn giàn, nhưng cước phí cao.

Phương thức thuê tàu chuyến: Thuê tàu chuyến là chủ tàu (Shipowner) cho người thuê tàu (charter) thuê toàn bộ hay một phần chiếc tàu chạy rông để chuyên chở hàng hóa từ một hay vài cảng này đến một hay vài cảng khác. Mối quan hệ giữa người chủ tàu và người thuê tàu được điều chỉnh bằng một văn bản gọi là hợp đồng thuê tàu chuyến (C/P – Voyage Charter Party).

Đăc điểm:

  • Hàng hóa thường xuyên chở đầy tàu (từ 90 – 95%). Thường dùng chuyên chở hàng có khối lượng lớn: ngũ cốc, khoáng sản, phân bón…
  • Hai bên phải đàm phán ký kết hợp đồng thuê tàu.
  • Thường sử dụng B/L theo hợp đồng tàu chuyến.
  • Thường sử dụng môi giới hàng hải.
  • Giá cước thấp, nhưng nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi người đi thuê phải giỏi và nẳm chắc các thông tin có liên quan.

❖ Phương thức thuê tàu định hạn: Thuê tàu định hạn là chủ tàu cho người thuê tàu con tàu để sử dụng vào mục đích chuyên chở hàng hóa hoặc cho thuê lại trong thời gian nhất định, chủ tàu có trách nhiệm chuyển giao quyền sử dụng chiếc tàu cho người thuê và đảm bảo “Khả năng đi biền” của chiếc tàu trong suốt thời gian thuê. Còn người thuê tàu có trách nhiệm trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác tàụ, sau khi hết thời gian thuê phải trả cho chù tàu trong tình trạng kỹ thuật tốt tại càng và trong thời gian qui định.

7. Giao hàng cho người vận tải

❖ Hàng xuất khẩu của tạ chủ yếu được giao bằng đường biển. Trong trưởng hợp này, chù hàng phải làm các việc sau: Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập “Bảng kê hàng chuyên chở” (cargo list) gồm các mục chủ yếu: consignee, mark, B/L number, description of cargoes, number of packages, gross weight, measurement, named port of destination… Trên cơ sở đó khi lưu cước hãng tàu lập s/o (Shipping order) và lên sơ đồ xếp hàng trên tàu (cargo plan or stowage plan) làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gửi hàng, để tính các chi phí có liên quan…Thông thường cargo plan không giao trực tiếp cho chủ hàng nhưng đề đảm bảo an toàn cho hàng hóa, chủ hàng cần yêu cầu tàu cho xem cargo plan để biết hàng mình được xếp khi nào, ở đâu, nếu thấy vị trí bất lợi thỉ yêu cầu thay đổi.

Việc giao hàng, xếp hàng lên tàu do cảng đảm nhận, và chủ hàng chịu chi phí. Nhưng các chủ hàng nên cử nhân viên giao nhận luôn luôn có mặt tại hiện trường để theo dõi, giám sát, nắm chắc số lượng hàng được xếp xuống tàu và giải quyết kịp thời những vướng mắc phát sinh.

Trong quá trình giao hàng lên tàu, nhân viên kiểm kiện (Tally man) của cảng, luôn theo dõi hàng, trên cơ sở chứng từ và số lưựng hàng hóa thực tế giao lên tàu, lập Tally report – giấy kiểm nhận hàng với tàu, sau mỗi mã hàng lên tàu, Taily man sẽ đánh dấu và ký vào đó. ở trên tàu cũng có nhân viên kiểm kiện, kết quả hàng đã lên tàu được thể hiện trong Tally sheet. Nội dung Tally sheet cũng giống Tally report.

Sau khi hàng đã xếp lên tàu xong, cảng và tàu lập biên bàn tổng kết giao nhận hảng và lập hồ sơ hàng đã xếp lên tàu cho người gửi hàng. Thuyền phó cấp cho chủ hảng biên laỉ thuyền phó (Maste’s receipt) xác nhận hàng đã nhận xong. Trong đó xác nhận, số kiện, ký mã hiệu, tình trạng hàng đã bốc lên tàu, cảng đến…

Trên cơ sở Maste’s receipt chủ hàng sẽ đổi lẳy Bill of Lading, điều tối quan trọng là phải lấy được clean BUI oíLading.

<♦ Nếu gửi hàng bằng đường hàng không hoặc ôtô, người xuất khẩu sau khi ký hợp đồng vận chuyển (với cầc điều kiện cơ sở giao hàng: CPT, CIP…) giao hàng cho người vận chuyển (tùy theo quí định của hợp đồng), cuối cùng, lấy vạn đơn.

Ở Việt Nam hiện nay gửi hảng bằng đường hàng không chủ yếu thực hiện thòng qua các còng ty, đại ly giao nhận, vận tải… ví dụ: Vietrans, Gemartrans, KWE… nên công việc của chủ hàng trở nên rất đơn giản, nhệ nháng. Cụ thể:

Sau khi liên hệ với Người giao nhận.

  • Hoặc chủ hàng tự đưa hàng ra sân bay, bộ phận operation (bộ phận hiện trường) của người giao nhận cùng với nhân viên sân bay tiếp nhận hàng, tổ chức bốc xếp, cân hàng, kiểm hóa hải quan, đóng gói, dán nhãn…
  • Hoặc người giao nhận đến tận kho của chủ hàng để đem hàng ra sân bay, làm thủ tục hải quan, cân, đo, dán nhãn… gửi cho hàng không căn cứ vào proforma invoice do chủ hàng cấp và kết quả cân đo tại sân bay lập MAWB – Master Airway Bill – vận đơn “chủ” do hãng hàng không cầp cho cả lô hàng, ghi người nhận hàng là đại lý giao nhận và phát hành HWB – House Airway Bill – vận đơn “nhà” do người giao nhận lập cho từng lô hàng lẻ, giao cho từng chủ hàng.
  • Nếu gửi hàng bằng đường sắt, người xuất khẩu hoặc giao hàng cho đường sắt (nếu là hàng lẻ) hoặc đăng ký toa xe, bốc hàng lên toa xe rồi giao cho đường sắt (nếu là hàng nguyên toa) và cuối cùng, nhận vận đơn đường sắt.
  • Gửi hàng bằng Container:

Có hai phương thức:

  • Gửi hàng FCL “ full container load.
  • Gửi hàng LCL – less than a container load.

Gừi hàng FCL:

Thuật ngữ FCL/FCL được hiểu là hàng xếp trong nguyên một container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container.

Những thủ tục chuyên chở hàng FCL:

  • Container do người chuyên chở cung cấp hoặc do chủ hàng thuê của công ty cho thuê container, được chủ hàng đóng hàng tại kho của mình hoặc một địa điểm nội địa nào đó, sau khi được hải quan kiểm tra thì container được kẹp chì.
  • Sau đó tùy sự thỏa thuận hoặc chủ hàng hoặc người giao nhận vận chuyển đưa những container hàng đã được kẹp chì về bãi container hoặc cảng do người chuyên chở chỉ định để bốc lên tàu.
  • Tại cảng đích, bằng chi phí của mình, người chuyên chở sẽ ỉo liệu và vận chuyển container xuống bãi container của minh hoặc của cảng.
  • Người nhận hàng phải lo làm thủ tục hải quan nhập khẩu và dỡ hàng ra khỏi container bằng chi phí của mình.

Trách nhiệm của chủ hàng: chịu mọi chi phí để đưa container rỗng về nơi đóng hàng, đóng hàng vào, dỡ hàng ra khỏi container.

Trách nhiệm của người chuyên chở: người chuyên chở chịu trách nhiệm đối với container kể từ khi nhận container đã kẹp chi từ bãi container hay bến container của cảng. Người chuyên chở phải bốc container lên tàu, dỡ container ra khỏi tàu và đưa về bãi container của mình hoặc bến container của cảng. Trách nhiệm của người chuyên chờ thường kết thúc khi giao nhận container cho ngườỉ nhận hàng ở bãi container hoặc bến container của cảng.

Gửi hàng LCL:

Thuật ngữ LCƯLCL có thể hiểu như sau: Người vận chuyển hay người giao nhận làm nhiệm vụ gom hàng – nhận nhiều lô hàng khác nhau để đóng chung vào một container “ và có trách nhiệm đóng hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container.

Những thù tục gửi hàng theo phương thức LCL:

  • Hàng hóa của các chủ hàng gửi cho một số người nhận hàng được người chuyên chở nhận tại bãi đóng hàng container (CFS – Container freight station) do người chuyên chở chỉ định.
  • Người chuyên chở sẽ đóng hàng vào container bằng chi phí của mình.
  • Người chuyên chở bốc container lên tàu.
  • Tại cảng đến, người chuyên chở sẽ đưa container về CFS và dỡ hàng khỏi container, để giao cho người nhận hàng.

Trách nhiệm của người chuyên chờ:

Theo phương thức LCL/LCL người chuyên chở bằng chi phí của mình phải xếp hàng vào container, bốc container lên tàu, hạ container xuống bãi tại cảng đến, dỡ hàng ra khỏi container và giao cho người nhận hàng. Trách nhiệm cùa người chuyên chở thường được kết thúc khi giao được hàng cho người nhận ở CFS.

Gừi hàng thông qua các LSP (Logisỉcs Service Provider) – Người cung cấp dịch vụ Logistics:

Các công ty, tập đoàn lớn trên thế giới có xu hướng gừi hàng thông qua các LSP, quy trình giao giày dép xuất khẩu sang Mỹ thông qua các LSP diễn ra như sau:

  • Người nhận hàng gửi thông tin về Đơn hàng (PO) cho LSP trước khi hàng được xuất ra khỏi nhà máy. Thông tin của PO được truyền bằng EDI vào hệ thống mạng của LSP, hoặc gửi bằng file dữ liệu hoặc bằng
  • Khi PO được hoàn thảnh, người gửi hàng gửi booking cho LSP.
  • LSP kiểm tra chi tiết của booking so với những thông tin của PO đã nhận được. Nếu phù hợp thì LSP xác nhận và cung cấp số booking để người gửi hàng giao hàng vào kho. Ngược lại, thì LSP sẽ kiểm tra lại với người nhận hàng và người gửi hàng.
  • Người gửi hàng tiến hành giao hàng cùng với chứng từ bản phụ, scanfile (đối với hàng cỏ mã vạch) đén kho của LSP. LSP tiến hành kiểm tra chứng từ, đối chiếu với hàng hóa, nhận hàng và scan mã vạch lên thùng
  • LSP sẽ đối chiếụ chi tiết mã vạch khi nhận hạng với scanfile của người gửi hàng trên máy tính. Sau đỏ, LSP sẽ tải thông tin mã vạch lên mạng và gửi thông tin về hàng hóa đã giao vào kho ngay trong ngày cho người nhận hàng.
  • LSP lên kế hoạch xuất hàng và thông báo cho người nhận hàng, nhận chỉ thị xếp hàng và vận tải hàng hóa.
  • LSP gửi booking cho người vận chuyển.
  • LSP đóng các lô hàng lẻ LCL vào đầy container và gửi chi tiết vận đơn (B/L) cho người vận chuyển.
  • Trong vòng 2-4 ngày làm việc sau ngày tàu chạy LSP gửi thông báo xếp hàng cho người nhận hàng bằng fax hoặc EDI.
  • Trong vòng 5-8 ngày làm việc sau ngày tàu chạy, người gửi hàng gửi bộ chứng từ cho LSP, LSP kiềm tra và sắp xếp chứng từ cùng với B/L và gửi cho người nhận hàng.
  • Định kỳ hàng tháng, LSP đối chiếu giữa thông tin PO nhận được và PO thực tế đã xuất khẩu đề xác định những lô hàng nào chưa xuất để thông báo cho người gửi hàng và người nhận hàng.

Quy trình này giúp tiết kiệm được 4.870 USD/container 40’hàng giày dép gửi sang Mỹ.

(Xem chi tiết trong sách “Logistics – Những vấn đề cơ bản”, NXB Thống kê, 2010, cùng tác giả).

8. Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu

Khi xuất khẩu theo các điều kiện CIF, CIP hoặc nhóm D (Incoterms) thì người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa. Để mua bảo hiểm cần làm những công việc sau:

  • Chọn điều kiện để mua bảo hiểm:

Nếu bán hàng theo điều kiện CIF hoặc CIP thì người bán phải mua bảo hiểm theo đúng điều kiện đã thoả thuận trong hợp đồng hoặc qui định trong ƯC (nếu có). Nếu trong hợp đồng hoặc ưc không qui định cụ thể, thì người bán chỉ cần mua bảo hiểm theo điều kiện tối thiểu (FPA hoặc ICC (C))

Nếu bán hàng theọ các điều kiện thuộc nhóm D của Incoterms thi người bán phải tự cân nhắc, lựa chọn điều kiện sao cho đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt được hiệu quả kinh tể cao nhất.

  • Làm Giấy yêu cầu bảo hiểm:

Căn cử vào hợp đồng và ƯC (nếu có) điền đầy đủ các nội dung sau trong Giấy yêu cầu bảo hiểm:

  • Tên người được bảo hiểm.
  • Tên hàng hóa cần bảo hiểm.
  • Loại bao bì, cách đóng gói và ký mã hiệu của hàng hóa được bảo hiềm .
  • Trọng lượng hay số lượng hàng hóa cần bảo hiểm.
  • Tên tàu biển hoặc phương tiện vận chuyển.
  • Cách thức xếp hàng được bảo hiềm xuống tàu (Xếp trên boong, dưới hầm tàu, chở rời…).
  • Nơi bắt đầu vận chuyển, chuyển tải và nơi nhận hàng hóa được bảo hiểm.
  • Ngày, tháng phương tiện chở hàng được bảo hiểm bắt đầu rời bến.
  • Giá trị hàng hóa được bảo hiểm và số tiền bảo hiểm.
  • Điều kiện bảo hiểm.
  • Nơi thanh toán bồi thường.

Ngoài ra, người có nhu cầu bảo hiểm còn phải báo cho người bảo hiểm những tình huống quan trọng khác mà họ biết để giúp người bảo hiểm phán đoán rủi ro.

  • Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thu bảo hiểm:

Sau khi nộp Giấy yêu cầu bảo hiểm cho người bảo hiểm, người bảo hiểm sẽ xác định số phí phải đỏng, nhà xuất khẩu đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm (Đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm), ký hậu chuyển nhượng và gửi cho nhà nhập khẩu. Cần lưu ý Chứng thư bảo hiểm phải là một văn bản hoàn chỉnh, không có vấn đề khai báo bổ sung sau đối với bất cứ chi tiết nào ghi trong chứng thư bảo hiểm. Đặc biệt, khi thanh toán bằng ưc thi Chứng thư bảo hiểm phải hoàn toàn phù hợp với mọi yêu cầu của ƯC, nếu làm khác đi thì ngân hàng sẽ không chấp nhận thanh toán.

9. Lập bộ chứng từ thanh toán

Sau khi giao hàng, người xuất khẩu nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán trình ngân hàng để đòi tiền hàng. Yêu cầu của bộ chứng từ này là chính xác và phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung và hỉnh thức (nếu thanh toán bằng L/C), còn nếu thanh toán bằng các phương thức khác thỉ theo yêu cầu của hợp đồng hoặc của ngân hàng.

  • Bộ chứng từ thanh toán, thông thường gồm: phương tiện thanh toán (thường là hối phiếu) và các chứng từ gửi hàng (Shipping documents). Cụ thề thường có:
    • Hối phiếu thương mại.
    • Vận đơn đường biển sạch.
    • Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu bán CIF, CIP).
    • Hóa đơn thương mại.
    • Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa.
    • Giấy chứng nhận: trọng/ khối lượng.
    • Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
    • Phiếu đóng gỏi hàng hóa.
    • Giáy kiềm dịch thực vật (nếu hàng bán phải kiểm dịch).

(xem chi tiết chương 11 “Nhũng chúng từ chủ yếu trong kinh doanh xuất nhập khẳu”).

♦> Khi lập chứng từ thanh toán bằng ƯC cần lưu ý các điều sau:

Tất cả các chứng từ phải được tuân theo đúng yêu cầu của ƯC về: số bản, mô tả hàng hóa, thời hạn lập, ghi ký hiệu, số lượng, người cấp… Trong thực tế, nếu trong L/C cỏ lỗi chính tả nào đó về hàng hóa, nếu lỗi không nghiêm trọng thì không cần tu chỉnh ưc, nhưng khi lập chứng từ phải ghỉ sai như trong ưc, để được ngân hàng chấp nhận thanh toán.

Khi lập B/E đòi tiền người mua thì số tiền ghi trên hối phiếu phải tương đương 100% giá trị hóa đơn và Không được vượt quá hạn ngạch ưc (kẻ cả dung sai cho phép). Trường hợp L/C qui định việc thanh toán được tiến hành khi trình đủ các chứng từ kèm theo… (không có hối phiếu) thì người bán không cần lập B/E, trừ khi ngân hàng thanh toán yêu cầu.

Nếu vận đơn là loại ký hậu để trống (blank endosed) thì người gửi hàng phải ký hậu vào vận đơn trước khi chuyển cho ngân hàng.

Nếu hàng hóa được gửi lên tàu vượt quá số lượng qui định trong ƯC thỉ nhà XK phải tham khảo ý kiến người mua trước khi gửi, trên cơ sở được chấp nhận của người mua mới giao hàng lên tàu. Khi lập chứng từ thanh toán cần 2 bộ:

+ Một bộ hoàn toàn phù hợp với L/C để thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ.

+ Bộ thứ hai lập cho lượng hàng hóa dư ra và sẽ thanh toán hoặc D/A hoặc D/P hoặc TT…

Bộ chứng từ lập xong, cần kiểm tra kỹ lưỡng, rồi nhanh chóng xuất trình cho ngân hàng để thanh toán/ chiết khấu.

10. Khiếu nại

a. Người bán khiếu nại:

Khi người mua vi phạm hợp đồng người bán có quyền khiếu nạỉ, hồ sơ khiếu nại gồm:

« Đơn khiếu nại, nội dung của đơn: tên địa chỉ bên nguyên, bên bị, cơ sở pháp lý của việc khiếu nại (căn cứ vào điều khoản…hợp đồng số…) lý do khiếu nại, tổn hại đối phương gây ra cho mình, yêu cầu giải quyết.

♦ Các chứng từ kèm theo:

+ Hợp đồng ngoại thương.

+ Hóa đơn thương mại.

+ Các thư từ, điện, fax… giao dịch giữa hai bên…

Khiếu nại các cơ quan hữu quan (Hồ sơ tương tự trên).

b. Khi người mua hoặc các cơ quan hữu quan khiếu nại:

Nếu nhận được hồ sơ khiếu nại của người mua hoặc các bên hữu quan khác, người bán cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ, tìm phương hướng giải quyết một cách thỏa đáng.

11. Thanh lý hợp đồng