Đàm phán bằng thư

Một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện là đàm phán thông qua thư từ. Công việc được tiến hành thông qua việc viết thư: chào hàng, hỏi hàng, báo giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận… Các thư từ này được viết dưới nhiều dạng phong phú, do mỗi dân tộc và mỗi ngôn ngữ thường có một cách thức (hình thức và cấu trúc) vỉết thư khác nhau. Trong khuôn khổ có hạn của chương 6, chúng tôi sẽ tập trung giới thiệu về loại thư thương mại phổ biến nhất trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hỏa hiện nay – thư thương mại viết bằng tiếng Anh. Hầu hết thư thương mại tiếng Anh có cấu trúc chặt chẽ, nội dung mạch lạc, rõ ràng. Phần tiếp theo chúng tôi sẽ gỉới thiệu cách viết thư thương mại và một số tình huống xảy ra trong đàm phán bằng thư.

1. Hình thức của một thư thương mại

Trong giao dịch quốc tế, người ta thường sử dụng một trong các hình thức sau để trình bày một thư thương mại:

• Block style – hình thức khối.
• Indented block style – hình thức thụt đầu dòng.
• Modified block style – hình thức toàn khối.
• Modified block style with indented paragraphs – hình thức khối xiên.

Trình bày thư thương mại:

1. Letterhead (Phần tiêu đề của công ty: Tên, địa chỉ công ty gửi thư)

2. File reference (mã số hồ sơ)
3. Date line (ngày, thống)
4. Inside address (Tên, địa chỉ người nhận)
5. Salutation (Chào hỏi: Gentlemen, Dear Sirs…)

6. The opening paragraph (mở đầu thư)
7. The body of letter (nội dung chính của thư)
8. The closing paragraph (câu kết của thư )
9. Signature (ký tên)
10. Stenographic Reference (ký hiệu riêng)

11. Enclosure (phần đính kèm)

12. Carbon copy notation (nơi gửi bản sao)

Trong đó có những phần cần đặc biệt quan tâm như:

Phần chào hỏi cần thể hiện được phép lịch sự đối với ngườỉ đọc. Nếu bạn có mối quan hệ thân thiết với người nhận, hãy sử dụng kiều chào hỏi thân mật, như: “Andreas thân mến”. Nếu viết khác, người nhận sẽ cảm tháy xa lạ. Trong những trường hợp khác, cần phải sử dụng dạng chảo hỏi trang trọng, như: “Kính gửi Ngài Backer”. Với phụ nữ nên dùng danh xưng Bà (Ms.) trừ khi họ yêu cầu được gọi khác đi. Nếu người nhận có tước hiệu hay học hàm, học vị, chẳng hạn như giáo sư, tiến sỹ hay đại tả… thì tước hiệu, học hàm, học vị đó được viết ở vị trí ưu tiên thay cho danh xưng chung như Ông hoặc Bà.

Thông thường, người viết không biết người nhận đích xác là ai, đặc biệt trong những trường hợp mới giao dịch lần đầu. Khi đó, bạn có thể sử dụng một số cách như sau:

Kính gửi: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.

Kính gửi: Phòng Logistics.

Kinh thưa ồng (Bà).

Trong những trường hợp này bạn cũng có thể sử dụng một cách khác, thay dòng chào hỏi bằng dòng người nhận và tiếp sau đó ghi rõ địa chỉ của người nhận, ví dụ:

Phần thân bức thư là nội dung thông điệp của bạn. Một bức thư hiệu quả phải thề hiện được ý định, mong muốn của người viết. Mờ đầu thư thường được trình bày bằng những câu ngắn gọn, đơn giản, nêu rõ lý do vì sao mình lại viết thư. Phần trọng tâm của bức thư cần trình bày rõ những mong muốn của mình hoặc phúc đáp những vấn đề đối tác yêu cầu. Phần cuối thư, viết lời chào tạm biệt hoặc đưa ra tín hiệu rằng bạn luôn mong chờ phản hồi từ phía người nhận, cần lưu ý: khi viết thư, trong mọi trường hợp, hãy cố gắng thề hiện rõ thiện chí của mình.

2. Cách viết thư thương mại

Cuộc đàm phán bằng thư (Fax, Telex, E-mail…) thông thường diễn ra theo trình tự sau:

• Hỏi hàng.
• Chào hàng.
• Hoàn giá.
• Chấp nhận.
• Đặt hàng.
• Xác nhận (ký kết hợp đồng).

Dưới đây, lần lượt giới thiệu từng loại thư.

2.1.Thư hỏi hàng (the enquiry)

Hỏi hàng là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và mọi điều kiện cần thiết khác đẻ mua hàng.

Cách viết thư hỏi hàng:

Phần mở đầu:

• Trong trường hợp hai bên chưa có quan hệ với nhau trước đó, thi trong phần mở đầu cần trình bày nguyên nhân chọn đối tượng của mình.
• Trong trường hợp hai bên cỏ sẵn mối quan hệ từ trước thỉ có thể bớt phần nghi thức và trực tiếp đề cập đến chủ đề chính.

Nội dung chính của thư:

• Thông báo cho người bán biết minh đang cần loại hàng gi, yêu cầu người bán gừỉ catalog, mẫu hàng… đồng thời cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác.
• Có thể cho người bán biết, sau lần yêu cầu này sẽ mở ra khả năng phát triển quan hệ giữa hai bên.

Phần kết:

Mong người bán đáp ứng yêu cầu của mình, mong thư phúc đáp.

Ví dụ:

Bäcker & Partners Trading Corporation Sotfingweg 9 Wuppertal D42349 Germany.

Tel: 49 20 2401318 Fax: 49 20 2401319 E-mail: lien-andreas@Backer. com

Your ref:

Our ref.: Inq R 255.

5 February, 2010.

The Safer Manageri

Kim Ngoc Trading Corporation (KNC)

22 Street 9, Nam Long Residence,

Tan Thuan Dong Ward, District 7, Ho Chi Minh City, Vietnam.

Tel: 84 8 37733582 Fax: 84 8 37733575

E-mail: tuan@kimngoc.com

Dear Sir or Madame,

We learned your company’s name from the trade magazine “The Business World”. We would like to have a long – standing relationship with your company.

We would be grateful if you could send us some samples of the Vietnamese White Rice Long Grain. We would also appreciate your letting us have full information regarding FOB Ho Chi Minh city port prices, terms of payment and earliest delivery date.

If the prices offered are competitive and the quality is of the standard we require, we shall place large orders with you in future.

We look forward very much to receiving samples and quotation from you soon.

Yours faithfully.

Andreas Backer

General Director.

Một số điểm cần lưu ý khi hỏi hàng:

• Chỉ nên ghi vào thư hỏi hàng điều kiện “giao hàng càng sớm càng tốt” “as soon as possible”… trong những trưởng hợp thật cần thiết, vì điều đó thể hiện thế yếu của người mua.
• Trong thư hỏi hàng không nên bộc lộ giá mình muốn mua, nhưng để bớt thời gian hoàn giá, người mua sẽ nêu một số điều kiện mong muốn, để có cơ sở định giá.
• Người mua cùng một lúc hỏi nhiều nơi để nhận được chào hàng cạnh tranh, trên cơ sờ đó lựa chọn người bán thích hợp nhất. Nhưng tránh hỏi giá quá nhiều, điều đó sẽ bất lợi cho người mua.

2.2. Chào hàng, báo giá (offer)

Trong buôn bán, chào hàng – báo giá là việc người bán thể hiện rõ ý định bán hàng của mình.

Cách viết thư chào hàng.

Có nhiều loại chào hàng:

Nếu xét theo mức độ chủ động của người xuất khẩu có:

• Chào hàng thụ động.
• Chào hàng chủ động.

Chào hàng thụ động là chào hàng của người bán nếu trước đó nhận được những yêu cầu (thư hỏi hàng) của người mua. (Chào hàng thụ động còn có tên gọi lả “trả lời thư hỏi hàng” – “Reply to enquiry”).

Cách viết chào hàng thụ đông:

Phần mở đầu: cảm ơn khách hàng đã gửi thư hòi hàng đến công ty mình.

Phần nội dung chính của thư: Trả lời những câu hỏi của người mua. Gửi cho họ Catalog, hàng mẫu, biểu giá, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giảm giá.

Phần kết Tỏ ý mong đợi sự trả lời của khách hàng và hứa hẹn.

Chào hàng chủ động là người bán chủ động chào hàng khi chưa nhận được “Thư hỏi’hàng” của người mua.

Chào hàng chủ động gồm:

Phần mở đầu: trình bày nguyên nhân lựa chọn đối tác của mình.

Phần nội dung chính: Tự giới thiệu về công ty của mình và các mặt hàng của mình sản xuất kinh doanh. Gửi kèm theo catalog, hàng mẫu, giá biểu và các điều kiện mà mình mong muốn để bán hàng.

Phần cuối thư: mong sớm có thư trả lời.

Nếu căn cứ vào sự ràng buộc trách nhiệm của người chào hàng ta có hai loại chào hàng chính:

• Chào hàng cố định (Firm offer).
• Chào hàng tự do (Free offer).

Chào hàng cố định (firm offer) là việc chào bán một lô hàng nhát định, trong đó nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị của mình. Thời gian này còn gọi là thời gian hiệu lực cùa chào hàng cố định. Trong thời gian hiệu lực, nếu người mua chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng đó thỉ hựp đồng coi như được ký kết.

Chào hàng tự do (free offer) là loại chào hàng không ràng buộc trách nhiệm người phát ra nó, cùng một lúc với cùng một lồ hàng người ta có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng. Trong chào hàng tự do cần ghi rõ “chào hàng không cam kết” – “Offer without engagement”.

Chào hàng tự do trở thành hợp đồng khi có sự xác nhận lại của người xuất khẩu. Người mua không thể trách cứ người bán nếu sau khi chấp nhận chào hàng, người bán không ký hợp đồng với mình.

Ví dụ:

Kim Ngoe Trading Corporation (KNC)

22 Street 9, Nam Long Residence,

Tan Thuan Dong Ward, District 7, Ho Chi Minh City, Vietnam. .

Tel: 84 8 37733582 Fax: 84 8 37733575

E-mail: tuan@kimngoc.com

Your ref: Inq R255.

Our ref: 95/AB.

8 February, 2010.

Dear Sir,

Thank you for your letter on 5, Feb 2010. We are pleased to inform you that we can provide you with any quantity from 10,000 MT up to 15,000 MT monthly.

After reading your enquiry and your requirements, we are pleased to send our offer sheet with terms and conditions as follows:

1. Commodity: Vietnamese White Rice Long grain.
2. Specifications:

3. Unit price:

• Rice 5 pet: USD 480/MT FOB stowed, HCM port (Incoterm 2000).
• Rice 10 pc: USD 465/MT FOB stowed, HCM port (Incoterm 2000).
• Rice 15 pc: USD 450/MT FOB stowed, HCM port (Incoterm 2000).
• Rice 25 pet: USD 430/MT FOB stowed, HCM port (Incoterm 2000).

4. Packing: In new single PP bags net weight 50 kgs/bag.
5. Payment: By irrevocable L/C at sight.
6. Shipment: Within one month after order confirmation.
7. Inspection: By SGS.

We have sent you 4 samples by DHL on February 8^th 2010.

We hope to have the hornour to receive your order soon.

Yours faithfully.

Kim Ngoc Tuan

General Director.

Một số điểm cần lưu ý khi chào hàng:

Đối vái chào hàng thu đông: khi nhận được thư hỏi hàng chủ hàng nên lập tức trả lời cho bên mua: nếu không thẻ trả lời đủ các yêu cầu của khách hàng thì vẫn cứ viết thư cho khách hàng báo cho họ biết là đã nhận thư hỏi hàng và khi có đủ thông tin sẽ viết thêm thư trả lời cho họ. Nếu khách hảng yêu cầu mặt hàng ta không có, thì giới thiệu cho khách, hàng thay thế.

Đối vái chảo hảng tư do: cần cân nhắc kỹ số lượng chào hàng gửi đi vì gửi thật nhiều chào hàng sẽ gây bất lợi cho người bán.

3. Hoàn giá (Counter- offer)

Hoàn giá là một đề nghị mới do một bên mua (hoặc bán) đưa ra, sau khi đã nhận được chào hàng (hoặc đặt hàng) của bên kia, nhưng không chấp nhận hoàn toàn chào hàng (hoặc đặt hàng) đó.

Khi hoàn gíá, chào giá trước đó coi như hủy bỏ. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thưởng phải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc.

Cách trình bày một lá thư trả giá của bên mua:

Phần mở đầu: Cảm ơn bên bán đã báo giá cho công ty mình Phần nội dung chính:

• Trình bày các điều kiện không thích hợp với công ty mình.
• Đề xuất điều kiện của minh.

Phần két: Mong nhận được hồi âm.

4. Chấp nhận (Acceptance)

Sau khi bên bán và bên mua qua những lần báo giá (chào hàng) và trả giá (hoàn giá), đặt hàng, cuối cùng đi đến ký kết hợp đồng mua bán. Khi ấy, trong Fax hoặc Telex chỉ cần viết chữ chấp nhận ACCEPT là đủ. Nhưng sau đó vẫn phải viết thư chấp nhận theo đúng nguyên tắc.

Cách viết thư chấp nhận:

Bên mua viết cho bên bán:

Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp thuận những điều kiện do bên bán đưa ra. Nếu đã gửi Fax rồi, thì xác nhận lại một lần nữa cho rồ ràng.

Phần nội dung chính.

• Thông báo, gửi “Phiếu xác nhận mua” và “Đơn đặt hàng” cho bên bán.
• Báo cho bên bán biết mình đã chuẩn bị mở L/C cho họ.

Phần kết thúc: Mong bên bán quan tâm đến đơn đặt hàng của minh.

Bên bản viết cho bên mua:

Phần mờ đầu: nêụ rõ mình chấp nhận các điều kiện do bên mua đưa ra. Nếu đã gửi điện thỉ cần xác nhận rõ thêm.

Phần nội dung chính thì nói rõ về phiếu xác nhận bán và bản hợp đồng gửi kèm theo thư cho bên mua. Yêu cầu bên mua mở thư tín dụng cho mình.

Phần kết thúc: cảm ơn về đơn đặt hàng, bảo đảm sẽ thựẹ hiện tốt nhất hợp đồng giữa hai bên.

5. Đặt hàng (Order)

Trên cơ sở chào hàng, báo giá hoặc chấp nhận giá do bên bán đưa ra, bên mua sẽ lập đơn đặt hàng gửi cho bên bán, thông thường, một đơn đặt hàng đầy đủ gồm cỏ các mục sau: Tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán…

Cách viết đơn đặt hàng:

Phần mờ đầu: nêu cơ sở lập đơn hảng: dựa vào chào hàng, chấp nhận giá của bên bán hoặc hàng mẫu, catalog tự mình đưa ra.

Phần nội dung chinh: nêu rõ những điều kiện mình đề nghị về: chất lượng, bao bì, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, vận chuyển…

Phần kết thúc: đề nghị bên bán cháp nhận đơn đặt hàng của mình.

Ví dụ: Đơn đặt hàng

Bäcker & Partners Trading Corporation Sollingweg 9 Wuppertal D42349 Germany.

Tel: 49 20 2401318 Fax: 49 20 2401319 E-mail: lien-andreas@Backer. com

Your ref: 95/AB.

Our ref: Ing R 255.

19 February, 2010.

Dr. Kim Ngoc Tuan General Director,

Kim Ngoc Trading Corporation (KNC)

22 Street 9, Nam Long Residence,

Tan Thuan Dong Ward, District 7, Ho Chi Minh City, Vietnam.

Tel: 84 8 37733582 Fax: 84 8 37733575 E-mail: tuan@kimngoc. com

Dear Dr. Kim Ngoc Tuan,

We thank you for your reply on February 12^th, 2010. We are pleased to order the rice as per your offer and your samples.

1. Commodity: Vietnamese White Rice Long grain 5 pet broken.

2. Quantity: 000 MT (more or less 5% tolerance at buyer’s option)
3. Specification:

4. Unit price: USD 475/MT FOB stowed HCM port (Incoterms 2000)
5. Packing: In new single PP bags net weight 50 kgs/bag.
6. Payment: By irrevocable L/C at sight.
7. Shipment: The latest day of shipment is not later than March, 15^th, 2010. Partial shipment is allowed
8. Inspection: By SGS and Buyer’s surveyor to be ADIL Bangkok acceptable.

Please acknowledge this order by reply and upon receipt of your confirmation, we will open a letter of credit in your favour and to ensure the L/C please open Performance Bond value 3% of total the contract.

We hope to hear from you at your earliest convenience.

Yours faithfully,

Andreas Bäcker

General Director.

Chấp nhận (acceptance).

Ví dụ: Chấp nhận đơn đặt hàng.

Kim Ngoe Trading Corporation (KNC)

22 Street 9, Nam Long Residence,

Tan Thuan Dong Ward, District 7, Ho Chi Minh City, Vietnam.

Tel: 84 8 37733582 Fax: 84 8 37733575 E-mail: tuan-kn 1990@kimngoc. com

Your ref: Ing R 255.

Our ref: 25/AB.

22 February, 2010.

Dr. Andreas Bäcker General Director,

Bäcker & Partners Trading Corporation Sollingweg 9 Wuppertal D42349 Germany.

Tel: 49 20 2401318 Fax: 49 20 2401319 E-mail: lien-andreas@Backer. com

Dear Dr. Andreas Bäcker,

We are kindly to accept your order of Feb 19^th, 2010 for 30,000 MT Rice 5 pet broken.

We are settling the supply schedule. In order to cover the amount of this purchase, please arrange with your banker to open an irrevocable letter of credit at sight as per signed contract in favour of our account N° … at VIETCOMBANK HoChiMinh City for 100 pet of the contract value.

It is our pleasure doing business with you and we are now looking forward to receiving your ƯC.

Yours truly,

Kim Ngoc Tuan.

General Director,

6. Xác nhận (Confirmation)

Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, hai bên mua và bán ghi lại các kết quả đã đạt được, rồi trao cho đối phương. Đó là văn kiện xác nhận.

Văn kiện do bên bán lập gọi là giấy xác nhận bán hàng, văn kiện do bên mua lập gọl là giấy xác nhận mua hàng.

Xác nhận thường lập thành hai văn bản, bên lập xác nhận ký trước, rồi gửi bên kia, bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả lại một bản.

Những lưu ý khi viết E-mail

Như trên đã trình bày, trong thời đại bùng nổ thông tin, đàm phán bằng e-mail đã trở nên phổ biến trong thương mại quốc tế. Sử dụng e-mail có ưu thế là thời gian giao dịch rất nhanh và không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý. E-mail được coi là phương tiện hữu hiệu để gửi và nhận thông tin từ khắp mọi nơi trên trái đất. Nhờ có tiện ích “đính kèm – Attach file” của các phần trình duyệt hiện hành, người ta có thể mở rộng độ dài văn bản khi soạn thảo trên Word hoặc trên các chương trình xử lý khác, sau đỏ gửi đi, tiết kiệm được phần lớn thời gian và chi phí.

Bên cạnh những ưu điểm lớn nêu trên, e-maiỉ cũng cỏ thể gây cho người sử dụng và công ty của họ một số phiền toái. Thứ nhất, nhân viên giao dịch đôi khi gửi hoặc nhận được những tin nhắn không cần thiết, gây tốn thời gian. Thứ hai, nhiều e-mail được viết một cách cẩu thả, người ta chỉ thuần túy viết những gì chợt nẩy ra trong đầu, không kịp sắp xếp, trau chuốt ý tứ, thậm chí, không kiểm tra lại mà đã click “Send”. Thứ ba, có những khi thông điệp được gửi mang nặng tình cảm riêng tư hoặc người viết vội vã, không kịp bình tĩnh xem xét mà đã vội gửi đi, làm ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các bên. Thử tư, đôi khi thông điệp bị gửi nhầm địa chỉ, đưa lại hậu qua xấu. Thứ năm, ngay cả những nội dung đã được xóa đi vẫn có thể khôi phục lại để sử dụng trong các vụ kiện tụng. Đẻ khắc phục những nhược điểm vừa nêu, khi viết e-mail cần lưu ý các vấn đề sau:

• Đưa thông tin chính lên dòng “Subject” để. giảm thiều khả năng bị người nhận bỏ qua hoặc xóa đi thông điệp quan trọng.
• Viết ngắn gọn. cố gắng đưa thông tỉn chính lên trang đầu màn hình.
• Mỗi e-mail chỉ nên chứa một thông điệp.
• Kiểm tra, chĩnh sửa các lỗi trước khi gửi đi.
• Không bao giờ gửi thư trong trạng thái bực bội. Hãy tự hỏi: “Mình có thể nói như vậy trước mặt họ được không?”. Nếu câu trả lời là “Không” thì bạn đừng gửi thư đi.
• Bước cuối cùng là kiểm tra lại địa chỉ, kiểm tra lại toàn bộ thư trước khi click “Send”. Việc làm này sẽ giúp bạn tránh được khả năng gửi đi bức thư không hoàn hảo.