Năng suất của lực lượng bán hàng

Năng suất của lực lượng bán hàng là kết quả làm việc của lực lượng bán hàng có xét đến yếu tố chi phí của một khu vực nào đó.

Hiển nhiên là Giám đốc bán hàng luôn quan tâm đến việc làm thế nào để tăng năng suất bán hàng trong một khu vực nào đó mà không làm tăng chi phí một cách tương ứng. Để làm được điều đó Giám đốc bán hàng thường phải tìm cách để trả lời những câu hỏi sau đây:

–    Có nên tăng thêm số lượng nhân viên bán hàng để bao phủ toàn khu vực hay giữ nguyên số lượng nhân viên bán hàng và tăng hiệu quả của họ?

–    Nếu giữ nguyên lực lượng bán hàng đó thì nên phân công như hiện tại hay thay đổi trách nhiệm của họ (thay đổi khách hàng, sản phẩm phụ trách, cách tiếp cận khách hàng…)?

–    Nếu thay đổi số lượng nhân viên trong khu vực thì phân công lại như thế nào để đạt được năng suất bán hàng cao nhất?

–    Có nhiều cách để tăng năng suất, chẳng hạn như:

  • Quản lý thời gian hiệu quả để tăng thời gian tìm kiếm khách hàng mới.
  • Phân chia hiệu quả hơn nỗ lực dành cho khách hàng để tăng doanh số
  • Phân chia lại khu vực bán hàng để tạo thuận lợi cho việc phân chia các nỗ lực.
  • Hỗ trợ khách hàng trong khu vực (khách hàng là nhà sản xuất) cải thiện năng lực kinh doanh, tăng lượng bán ra thị trường từ đó tăng lượng mua hàng từ công ty.

Giám đốc bán hàng dựa trên việc đánh giá, phân tích tình hình khu vực để ra quyết định áp dụng cách nào trong những cách nêu trên và có thể sử dụng nhiều hơn một cách để tăng năng suất bán hàng tại một thời điểm nhất định.

1. Tăng thời gian hữu ích

Trong công việc hàng ngày, nhân viên bán hàng ngoài thời gian giao tiếp trực tiếp với khách hàng, họ còn phải thực hiện nhiều công việc khác như họp hành, báo cáo, đi lại, chờ đợi… Nếu nhân viên bán hàng quản lý thời gian hiệu quả sẽ có thể tăng được thời gian giao tiếp trực tiếp với khách hàng. Giám đốc Bán hàng cần nhận ra được nguyên nhân gây lãng phí thời gian, đưa ra giải pháp để tăng thời gian bán hàng hữu ích và tăng doanh số bán hàng. Thông thường thời gian bị lãng phí là do:

a. Quản lý thông tin, dữ liệu kém:

Nhân viên bán hàng sử dụng quá nhiều thời gian trong việc xử lý các thông tin về khách hàng, số liệu báo cáo bán hàng, quản lý giấy tờ…, nên làm giảm thời gian tiếp xúc bán hàng trực tiếp. Việc ứng dụng tiến bộ kỹ thuật với các phần mềm bán hàng giúp cải thiện đáng kể trong các công việc quản lý hành chính.

b. Chào hàng  không  hiệu  quả:  thường  việc  chào  hàng không hiệu quả là do:

–    Sắp xếp khu vực thăm viếng, chào hàng không hiệu quả làm cho nhân viên bán hàng mất nhiều thời gian đi lại. Một trong những giải pháp thường được Giám đốc bán hàng áp dụng (cho hàng tiêu dùng) là phân chia khu vực bán hàng theo vùng/ miền địa lý cho nhân viên bán hàng trong từng ngày trong tuần. Nhân viên bán hàng phụ trách sẽ thăm viếng, chào hàng cho tất cả các khách hàng trong khu vực vào ngày đó.

–    Thời gian chờ đợi: việc chờ đợi khách hàng cho mỗi lần chào, bán hàng là việc không thể tránh khỏi của nhân viên bán hàng. Tuy nhiên, nhân viên bán hàng có thể giảm được thời gian chờ đợi, một trong những cách hiệu quả là nên gọi điện hẹn gặp và xác nhận thời gian trước cuộc hẹn.

–    Sai khách hàng: một trong những lãng phí là việc đầu tư thời gian, công sức vào một khách hàng không hề quan tâm, không có nhu cầu, không có khả năng mua sản phẩm của công ty. Tuy nhiên, đây là điều khó tránh đối với nhân viên bán hàng. Để giảm thiểu rủi ro, nhân viên bán hàng cần tìm hiểu một số thông tin cơ bản về khách hàng trước khi hẹn chào hàng.

c. Những thói quen xấu của nhân viên bán hàng: thiếu tổ chức, kỷ luật trong công việc, nhiều hoạt động dư thừa… Để cải thiện, có thể sử dụng các biện pháp như:

–    Xác định mục tiêu rõ ràng cho các hoạt động.

–    Đưa ra những công việc, hành động ưu tiên.

–    Tìm ra những hành động không cần thiết.

–    Định ra một số biện pháp chuẩn cho một số trường hợp, vấn đề.

–    Hoàn thiện những biện pháp đó.

Thời gian hữu ích của nhân viên bán hàng được xác định theo phương trình:

STt = TWt – (ATt + TTt)

Với:

STt:   thời gian bán hàng hữu ích trong thời kỳ t (bao gồm thời gian lập kế hoạch và thời gian giao tiếp trực tiếp với khách hàng).

TWt:  tổng số thời gian làm việc trong thời kỳ t.

ATt:   thời gian quản lý hành chánh (họp hành, báo cáo…) trong thời kỳ t.

TTt:   thời gian đi lại cần thiết trong thời kỳ t.

Thời gian bán hàng hữu ích có thể tăng lên theo 3 cách:

–        Tăng thời gian làm việc, giảm thời gian dành cho cá nhân.

–        Giảm thời gian quản lý hành chính.

–        Giảm thời gian đi lại giữa những khách hàng.

Cách thứ nhất tăng thời gian làm việc, giảm thời gian dành cho cá nhân thường dẫn đến sự mất thăng bằng trong cuộc sống, tạo ra các vấn đề về tinh thần, ảnh hưởng tâm lý và làm giảm hiệu quả công việc của nhân viên bán hàng. Do đó, biện pháp này ít được Giám đốc bán hàng áp dụng.

Cách (2) và (3) thường là những giải pháp hiệu quả thông qua việc sử dụng các công cụ phần mềm bán hàng, giảm thời gian cho việc quản lý hành chánh và việc lập kế hoạch thăm viếng khách hàng tốt (thông qua phân chia khu vực bán hàng) sẽ tối ưu hóa thời gian đi lại cho nhân viên bán hàng.

2. Tạo ra những nỗ lực hiệu quả hơn:

Ngoài việc cải thiện thời gian hữu ích, Giám đốc bán hàng cần làm việc với nhân viên bán hàng để giúp họ phân chia nỗ lực bán hàng giữa các nhóm khách hàng, cá nhân khách hàng để tối đa hóa doanh số bán hàng.

a. Tạo ra những nỗ lực tốt nhất: sử dụng cách tiếp cận biên tế cho các cuộc chào hàng, vượt qua số này, nỗ lực không tạo thêm giá trị bán hàng.

Xem bảng 5.1 ta thấy: Nỗ lực tốt nhất đối với khách hàng X: 4 lần chào hàng; Nỗ lực tốt nhất với khách hàng Y: 5 lần chào hàng; Nỗ lực tốt nhất với khách hàng Z: 7 lần chào hàng.

Trong thực tế, biện pháp này thường được áp dụng cho từng nhóm đối tượng khách hàng. Tuy nhiên, việc xác định chính xác nỗ lực tốt nhất là không đơn giản và thường mang tính chủ quan.

b. Phương pháp phân loại khách hàng theo ABC:

“Tạo nhiều thời gian và nỗ lực hơn cho những khách hàng tốt nhất của bạn”.

Phân nhóm khách hàng theo thứ hạng A, B, C dựa trên mức độ đóng góp doanh số bán hàng của khách hàng, ví dụ như sau:

15% lượng khách hàng tạo ra 55% doanh số (khách hàng A).

20% lượng khách hàng tiếp theo tạo ra 30% doanh số bán hàng (khách hàng B).

65% lượng khách hàng còn lại chỉ tạo ra 15% doanh số bán hàng (khách hàng C).

Với việc phân nhóm này, nhân viên bán hàng sẽ phân bổ những nỗ lực, thời gian, các chương trình khuyến mãi bán hàng, tiếp thị… theo mức độ ưu tiên cho các nhóm khách hàng với số lượng ít nhưng tạo ra doanh số lớn.

Điểm yếu của biện pháp này là xác định mức độ ưu tiên, phân bổ nỗ lực bán hàng dựa trên kết quả kinh doanh hiện tại mà không quan tâm đến phát triển những cơ hội tiềm năng trong tương lai.

c. Phương pháp đầu tư:

Các khách hàng được phân loại theo doanh số tiềm năng và vị thế bán hàng của công ty đối với khách hàng đó.