Một số vấn đề cơ bản về đàm phán trong kinh doanh quốc tế

1.Khái niệm và đặc điểm đàm phán trong kinh doanh quốc tế

1.1 Khái niệm về đàm phán

Theo nghĩa thông thường, đàm phán được hiểu là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên với nhau về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bên kia xoay quanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bên. Nói một cách khác, đàm phán là quá trình hai hay nhiều bên có lợi ích chung và lợi ích xung đột cùng nhau tiến hành bàn bạc, thảo luận để điều hoà các xung đột ấy.

Như vậy, có thể hiểu đàm phán “hợp đồng kinh doanh” là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều nhà kinh doanh (đại diện cho một doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh…) nhằm thoả thuận được với nhau về những điều kiện giao dịch (điều kiện mua bán, hợp tác kinh doanh…) mà mỗi bên có thể chấp nhận được. Kết thúc các cuộc đàm phán này thường đưa đến kết quả là các hợp đồng kinh doanh. Ngoài ra, trong kinh doanh còn có thể xảy ra các trường hợp đàm phán nhưng không đưa đến hợp đồng (đàm phán nhằm thu thập thông tin, đàm phán không có kết quả), hoặc có trường hợp ký hợp đồng nhưng không cần đàm phán (chỉ có chào hàng và được chấp nhận ngay – đó là trường hợp các giao dịch diễn ra thường xuyên và nằm trong một khuôn khổ nhất định).

Mục đích của đàm phán là tìm ra những giải pháp nhằm tối đa hoá lợi ích và tối thiểu hoá mâu thuẫn giữa các bên tham gia. Các bên tham gia đàm phán có thể là cá nhân, hoặc tập thể (một công ty, một tổ chức, một hiệp hội…) hoặc một quốc gia.

1.2. Những trở ngại trong giao dịch đàm phán quốc tế là:

Thứ nhất, môi trường đàm phán: Hai bên thường có trụ sở đóng ở xa nhau. Ngay trong thời đại thông tin liên lạc toàn cầu tức thời và du hành tốc độ cao thì khoảng cách vẫn làm phức tạp việc lập kế hoạch và tiến hành các cuộc đàm phán.

Thứ hai, vãn hoá: Các giao dịch kinh doanh quốc tế không chỉ vượt qua biên giới quốc gia, chúng cũng vượt qua các nền văn hóa. Sự khác biệt văn hóa có thể tạo ra một rào cản trong đàm phán mà cuối cùng sẽ làm bế tắc bất kỳ giao dịch nào.

Thứ ba, ý thức hệ: Trong quá trình đàm phán quốc tế, các nhà đàm phán đối mặt và phải sẵn sàng đối mặt với những ý thức hệ rất khác với của chính mình.

Thứ tư, bộ máy chính quyền: Khi tham gia kinh doanh quốc tế, doanh nghiệp đi vào một thế giới có nhiều luật lệ và hệ thống chính trị khác nhau. Luật pháp và chính quyền nước ngoài là rào cản thứ tư đối với việc đàm phán, nhất là trong lĩnh vực xuất khẩu, đầu tư trực tiếp nước ngoài, hay chuyển giao công nghệ.

Thứ năm, sự tồn tại của nhiều đong tiền khác nhau: Giao dịch quốc tế diễn ra trong một thế giới có nhiều đồng tiền và hệ thống tiền tệ. Đây là rào cản trong giao dịch quốc tế luôn xuất hiện trong đàm phán và trong nhiều trường hợp cho thấy không thể vượt qua được.

Thứ sáu, tính không ổn định và thay đổi đột ngột: Là rào cản rất thường có trong bản thân hệ thống kinh doanh quốc tế. Những rào cản này có một tác động hai mặt đối với giao dịch toàn cầu: thứ nhất, nó làm tăng rủi ro bị thất bại – rủi ro hai bên không đồng ý, rủi ro thỏa thuận của họ sẽ là hình thức hơn là thực tế, rủi ro họ không tuân thủ bất kỳ thỏa thuận nào; thứ nhì, những rào cản này thường kéo dài thời gian đi đến một thương vụ. Thường giao dịch quốc tế mất nhiều thời gian đi đến chung cuộc hơn các giao dịch trong nước.

2. Những cơ sở của đàm phán trong kinh doanh quốc tế

Dù tiến hành trên lĩnh vực nào, theo kiểu nào thì đàm phán cũng dựa trên những cơ sở chung nhất định. Đó là:

Thứ nhất, đàm phán là quá trình tác động lẫn nhau giữa các chủ thể có lợi ích chung và lợi ích xung đột nhằm tối đa hoá lợi ích chung và giảm thiểu sự xung đột về lợi ích giữa các bên, từ đó đi tới giải pháp có thể chấp nhận cho các chủ thể đó. Cơ sở gốc rễ của hoạt động đàm phán là vấn đề lợi ích. Giữa các bên đàm phán có các loại lợi ích sau:

Lợi ích chung cho cả hai bên.
Lợi ích riêng của từng bên mà không phụ thuộc trực tiếp vào phía bên kia.
Lợi ích xung khắc: Nếu phần lợi ích của bên này tăng lên bao nhiêu thì lợi ích của bên kia giảm xuống bấy nhiêu.

Thứ hai, luôn luôn tồn tại sự mâu thuẫn và thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột” trong đàm phán, hay nói cách khác đàm phán là quá trình thống nhất giữa các mặt đối lập. Lợi ích của phía bên này thường nằm ở sự chấp nhận của phía bên kia và những thoả hiệp đạt được phải bảo đảm lợi ích cho tất cả các bên, đó là mặt mang tính hợp tác của đàm phán. Đồng thời, lợi ích của bên này tăng lên có thể làm cho lợi ích của bên kia bị giảm xuống, bởi vậy các bên luôn luôn tích cực bảo vệ lợi ích của riêng mình, hy vọng đạt được nhiều lợi ích hơn đối phương (đối tác), đó là mặt mang tính xung đột của đàm phán.

Thứ ba, đàm phán chịu sự chi phối của mối quan hệ về thế và lực giữa các chủ thể. Trong đàm phán, khi một bên có thế lực hơn hẳn bên kia thường giành được thế chủ động và tìm kiếm được nhiều lợi ích hơn phía bên kia. Bên yếu thế hơn thường phải chịu nhượng bộ nhiều hơn. Khi các bên cân bằng lực lượng thì có thể đạt được những thoả hiệp tương đối cân bằng về lợi ích cho tất cả các bên.

Thứ tư, đàm phán vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. Việc nghiên cứu, phân tích, lập phương án và đối sách đàm phán là mặt có tính khoa học của đàm phán. Với cùng một nội dung đàm phán, trong những điều kiện và hoàn cảnh như nhau, nhưng được thực hiện bởi các nhà đàm phán khác nhau thì kết quả thu được thường không giống nhau. Điều đó phản ánh tính nghệ thuật của đàm phán.

Ngoài những cơ sở chung nêu trên, đàm phán trong kinh doanh quốc tế còn phải dựa trên những cơ sở sau đây:

Một là, đàm phán diễn ra trong lĩnh vực kinh doanh nên nó chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế như quy luật giá trị, quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh.

Hai là, đàm phán diễn ra trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế thường chịu ảnh hưởng của các quan hệ chính trị và ngoại giao. Nếu quan hệ chính trị và ngoại giao giữa các quốc gia đối tác ở tình trạng hữu hảo và hiểu biết lẫn nhau thì sẽ tạo thuận lợi cho các cuộc đàm phán này.

Ba là, đàm phán diễn ra trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế thường chịu ảnh hưởng bởi những biến động lớn của nền kinh tế thế giới và thị trường thế giới.

3. Các nguyên tắc và đặc điểm của đàm phán kinh doanh quốc te

3.1.Các nguyên tắc cơ bản

Đàm phán là một việc tự nguyện, theo nghĩa bất cứ bên nào cũng có thể thoái lui hay từ chối tham dự đàm phán vào bất cứ lúc nào.
Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt được một thỏa thuận mới thỏa mãn cả đôi bên.
Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng sự việc chỉ được quyết định khi có thỏa thuận chung, còn nếu sự việc có thể quyết định đơn phương bởi một bên thì không cần xảy ra đàm phán.
Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán. Thời gian có ảnh hưởng to lớn đến tình hình đàm phán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng của đàm phán.
Một kết cục thành công của đàm phán không phải là giành thắng lợi bằng mọi giá mà là đạt được điều mà cả hai bên đều mong muốn.
Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán.

3.2 Đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh quốc tế

Ngoài những đặc điểm của đàm phán nói chung, đàm phán trong kinh doanh quốc tế có một số nét riêng chủ yếu sau đây:

Một là, trong các bên tham gia đàm phán, ít nhất có hai bên có quốc tịch khác nhau. Đây là điểm phân biệt cơ bản giữa đàm phán kinh doanh quốc tế với đàm phán kinh doanh trong nước.

Hai là, sử dụng ngôn ngữ và thông tin là phương tiện chủ yếu trong đàm phán. Các bên

tham gia có quốc tịch khác nhau và thường sử dụng những ngôn ngữ phổ thông khác nhau.

Ba là, có sự gặp gỡ của các hệ thống pháp luật của các quốc gia khác nhau trong quá trình đàm phán. Hệ thống luật pháp của mỗi quốc gia phản ánh và bảo vệ lợi ích của quốc gia đó..

Bốn là, có sự gặp gỡ giữa các nền văn hoá, các phong tục, tập quán khác nhau trong đàm phán kinh doanh quốc tế.

4. Phân loại đàm phán trong kinh doanh quốc tế

Việc phân loại đàm phán có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau, thực tế có một số cách phân loại đàm phán thường được sử dụng:

Căn cứ theo số bên tham gia có 03 loại: Đàm phán song phương, đàm phán đa phương và đàm phán theo nhóm đối tác.

Căn cứ theo thời gian tiến hành đàm phán, người ta chia thành đàm phán dài hạn (vòng đàm phán) và đàm phán một lần.

Căn cứ theo phạm vi của đàm phán có thể chia thành đàm phán trọn gói và đàm phán từng phần. Đàm phán trọn gói là đàm phán đi tới giải pháp mang tính chất tổng thể, bao gồm các công việc thuộc các lĩnh vực khác nhau có liên quan với nhau.

Căn cứ theo chủ thể, gồm có đàm phán ở cấp vĩ mô và đàm phán ở cấp vi mô.

5. Các yếu tố của đàm phán trong kinh doanh quốc tế

5.1. Bối cảnh đàm phán (thông tin về các bên đàm phán)

Nội dung của bối cảnh đàm phán bao gồm các yếu tố khách quan về tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, trong đó những yếu tố kinh tế có ảnh hưởng trực tiếp đến đàm phán kinh doanh quốc tế.

Các yếu tố kinh tế bao gồm: tình hình sản xuất và tiêu thụ, quan hệ cung – cầu trên thị trường, tình hình tăng trưởng hay suy thoái, tình hình giá cả và lạm phát, các yếu tố ngoại lai.

Nếu theo phạm vi ảnh hưởng trong đàm phán người ta còn quan tâm đến bối cảnh chung và bối cảnh riêng, có ảnh hưởng đến tất cả các bên. Bối cảnh riêng là bối cảnh của từng bên (bối cảnh nội tại), có ảnh hưởng trực tiếp đến ý đồ, kế hoạch, yêu cầu và quyết định của từng bên.

5.2. Thời gian và địa điểm đàm phán

Xét về mặt thời gian, đàm phán là một quá trình, quá trình này có khởi điểm và kết thúc và có thể chia ra thành nhiều bước để thực hiện.
Địa điểm đàm phán có thể được chọn tại địa bàn của một bên tham gia hoặc cũng có thể chọn một địa điểm trung gian độc lập.

5.3.Năng lực đàm phán

Năng lực đàm phán là yếu tố có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình và kết quả đàm phán.

Năng lực chuyên môn: Yêu cầu về chuyên môn đối với nhà đàm phán trong kinh doanh quốc tế là phải có một trình độ nhất định (cả lý luận và kinh nghiệm thực tiễn) về kinh doanh nói chung và kinh doanh quốc tế nói riêng.
Năng lực pháp lý: Là khả năng của người đàm phán trong việc nắm vững luật pháp nước mình, luật pháp nước đối tác cũng như luật pháp quốc tế, đặc biệt là luật có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh quốc tế.
Năng lực mạo hiểm: Trong kinh doanh nói chung và kinh doanh quốc tế nói riêng, muốn thu lợi nhuận cao, thông thường nhà kinh doanh phải biết chấp nhận rủi ro và dám mạo hiểm, biết vượt qua thất bại để đi tới thành công.

5.4.Đối tượng, nội dung và mục đích của cuộc đàm phán

Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, đối tượng, nội dung và mục đích được xác định như sau:

Đối tượng của đàm phán kinh doanh quốc tế là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hoá và dịch vụ, hoạt động chuyển giao công nghệ, hoạt động đầu tư,… mang tính quốc tế (tức là trong các bên tham gia ít nhất phải có hai bên có quốc tịch khác nhau).
Nội dung của các cuộc đàm phán kinh doanh quốc tế: Chủ yếu là tiến hành bàn bạc, thoả thuận các vấn đề về giá cả, chất lượng, mẫu mã, phương thức và điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức đầu tư, trách nhiệm của các bên tham gia, điều kiện khiếu nại và giải quyết tranh chấp (nếu có)…
Mục đích đàm phán: Nói chung mục đích cuối cùng mà các nhà đàm phán kinh doanh quốc tế đặt ra và phấn đấu đạt được một hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ hoặc hợp đồng chuyển giao công nghệ, một dự án đầu tư mà hai bên có thể chấp nhận được.