Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán công cụ, dụng cụ

1. Đặc điểm công cụ dụng cụ

Trong các doanh nghiệp công cụ là những tư liệu lao động có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn không đủ điều kiện tiêu chuẩn của tài sản cố định

Nhưng giống như tài sản cố định công cụ, dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên được hình thái hiện vật ban đầu

Trong quá trình sử dụng công cụ, dụng cụ bị hao mòn dần, phần giá trị hao mòn được chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Song do công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên được xếp vào tài sản lưu động và thường được mua sắm dự trữ bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp

2. Nhiệm vụ của kế toán công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp

– Thực hiện việc đánh giá, phân loại công cụ, dụng cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

– Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép phân loại ,tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của công cụ, dụng cụ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

– Tham gia vào việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua thanh toán và sử dụng công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Lựa chọn phương pháp phân bổ công cụ, dụng cụ, quản lý chặt chẽ giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng, giá trị từng lần phân bổ và và phải phân bổ hết giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ vào chi phí đồng thời quản lý chặt chẽ về mặt hiện vật. Tổ chức hạch toán chi tiết công cụ dung cụ theo địa điểm nơi sử dụng và phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo hỏng và kiểm kê thường xuyên, kiểm kê định kỳ, kiểm kê khác đói với công cụ dung cụ

3. Phân loại công cụ, dụng cụ.

Trong doanh nghiệp công cụ, dụng cụ bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất, tính năng lý, hoá hoc khác nhau. Để có thể quản lý cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại, từng thứ công cụ, dụng cụ phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp.

Theo qui định hiện hành những tư liệu lao động sau không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng vẫn đươc hạch toán là công cụ, dụng cụ:

– Các lán trại tạm thời, đà giáo, công cụ (trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản), dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất.

– Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính tiền riêng nhưng trong quá trình bảo quản hàng hoá vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn và trừ dần giá trị của bao bì

  • Dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh sành sứ .
  • Quần áo giày dép chuyên dùng để làm việc …

 Để phục vụ công tác quản lý và kế toán , công cụ, dụng cụ được chia thành 3 loại:

– Công cụ, dụng cụ

– Bao bì luân chuyển

– Đồ dùng cho thuê

Ngoài ra còn có thể phân loại công cụ, dụng cụ thành:

– Công cụ, dụng cụ trong kho

– Công cụ, dụng cụ đang dùng

Cũng giống như vật liệu trong doanh nghiệp công cụ, dụng cụ cần được phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm, trong từng nhóm lại chia thành từng thứ…tuỳ theo yêu cầu , trình độ quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp . Công cụ, dụng cụ thường là những tư liệu lao động có giá trị thấp và thời gian sử dụng ngắn. Do vậy khi xuất công cụ, dụng cụ ra sử dụng nếu giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn thì có thể ghi nhận toàn bộ giá công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phi sản xuất kinh doanh trong kỳ. Những công cụ, dụng cụ này gọi là loại phân bổ 1 lần (phân bổ 100 % giá trị)

Trường hợp xuất ra sử dụng ồ ạt hàng loạt hoặc bản thân công cụ, dụng cụ sử dụng cho nhiều kỳ kế toán. Khi xuất ra sử dụng nếu ghi nhận toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ sẽ làm cho chi phí sản xuất, chi phí kinh doanh tăng lên đột biến hoặc không phản ánh đúng chi phí thực tế. Do đó kế toán phải sử dụng phương pháp phân bổ dần . Việc lựa chọn phương pháp phân bổ nào là tuỳ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp đối với từng loại công cụ, dụng cụ . Như vậy còn có thể chia công cụ, dụng cụ thành ba loại:

– Loại phân bổ 100% giá trị (phân bổ 1 lần)

– Loại phân bổ 50% giá trị (phân bổ 2 lần)

– Loại phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh (phân bổ nhiều lần)

4. Nội dung và điều kiện vận dụng phương pháp phân bổ công cụ, dụng cụ

4.1. Loại phân bổ 1 lần (phân bổ 100% giá trị)

Thích hợp với những công cụ, dụng cụ có giá trị quá thấp, thời gian sử dụng quá ngắn

Phương pháp phân bổ: Khi xuất dùng căn cứ cào giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ, ghi nhận toàn bộ 1 lần giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ vào chi phí thuộc bộ phận sử dụng công cụ, dụng cụ đó

4.2. Loại phân bổ 2 lần (phân bổ 50% giá trị)

Thích hợp với những công cụ, dụng cụ có giá trị tương đối lớn và thời gian sử dụng không ngắn hoặc có thời gian sử dụng tương đối dài và giá trị không quá thấp .

Phương pháp phân bổ: Khi xuất dùng căn cứ vào giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ xuất sử dụng tiến hành phân bổ ngay lần đầu 50% giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ vào chi phí sản xuất , chi phí kinh doanh thuộc bộ phận sử dụng công cụ, dụng cụ . khi công cụ, dụng cụ báo hỏng căn cứ vào phiếu báo hỏng do bộ phận sử dụng công cụ, dụng cụ chuyển đến và căn cứ vào sổ theo dõi công cụ, dụng cụ đang sử dụng , phiếu nhập vật tư (phế liệu thu hồi từ công cụ, dụng cụ báo hỏng) kế toán tính toán và phân bổ nốt (phân bổ lần thứ hai) giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ báo hỏng vào chi phí sản xuất kinh doanh theo công thức:

Giá trị còn lại của CCDC báo hỏng cần phân bổ = 50%giá trị thực tế của CCDC báo hỏng Giá trị phế liệu thu hồi Tiền bồi thường vật chất (nếu có)

4.3. Loại phân bổ nhiều lần (phân bổ dần)

            Thích hợp với những công cụ, dụng cụ có gía trị tương đối lớn và thời gian sử dụng tương đối dài. Hoặc đối với những công cụ, dụng cụ xuất ra sử dụng ồ ạt hàng loạt . Khi xuất dùng kế toán không ghi nhận toàn bộ 1 lần hoặc phân bổ 50% giá trị công cụ, dụng cụ vào chi phí mà xác định mức phân bổ hợp lý trên cơ sở giá trị thực tế và thời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ hoặc số lần ước tính sử dụng để xác định mức chi phí cần phân bổ .

Công thức tính như sau:

Phương pháp 1: Căn cứ vào thời gian ước tính sử dụng

Mức chi phí cần phân bổ trong kỳ = Giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ xuất dùng
Số thời gian ước tính sử dụng

Phương pháp 2: Căn cứ vào số lần ước tính sử dụng:

Giá trị 1 lần cần phân bổ = Giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ xuất dùng
Số lần ước tính sử dụng

5. Đánh giá công cụ, dụng cụ.

Đánh giá công cụ, dụng cụ là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo qui định hiện hành, kế toán nhập xuất tồn kho công cụ, dụng cụ phải phản ánh theo giá thực tế. Có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và ghi nhận theo giá thực tế. Khi xuất kho căn cứ vào phương pháp đánh giá đã lựa chọn phản ánh đúng giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất dùng.Tuy nhiên không ít doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán, hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để phản ánh tình hình nhập xuất công cụ, dụng cụ. Cuối tháng phải điều chỉnh giá hạch toán về theo giá thực tế

Trong các doanh nghiệp công cụ, dụng cụ được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Giá thực tế của công cụ, dụng cụ trong từng trường hợp được xác định cụ thể. Đối với công cụ, dụng cụ mua ngoài:

Trị giá thực tế của CCDC nhập kho = Trị giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí mua thực tế Các khoản giảm giá mua

+ Nếu công cụ, dụng cụ nhập khẩu trong trị giá mua bao gồm cả thuế nhập khẩu

+ Nếu doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng nộp thuế gía trị gia tăng thì trong giá mua bao gồm cả thuế .