Kế toán tổng hợp công cụ, dụng cụ

Công cụ, dụng cụ là tài sản lưu động của doanh nghiệp thuộc nhóm hàng tồn kho. Theo chế độ kế toán hiện hành (theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995) trong môt doanh nghiệp chỉ được áp dụng 1 trong 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Như vậy đối với công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất phương pháp kế toán tổng hợp cũng được tiến hành theo 1 trong 2 phương pháp:

1. Kế toán tổng hợp công cụ, dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên

Theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toan ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho công cụ, dụng cụ .

Như vậy, việc xác định giá trị công cụ, dụng cụ xuất kho theo phương pháp kê khai thường xuyên được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản kế toán và sổ kế toán có liên quan. Ngoài ra, giá trị công cụ, dụng cụ tồn kho trên tài khoản kế toán và sổ kế toán được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

1.1 Kế toán tổng hợp các trường hợp tăng công cụ, dụng cụ

a. Tài khoản kế toán sử dụng

Để kế toán tổng hợp các trường hợp tăng công cụ, dụng cụ , kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

– Tài khoản 153:”Công cụ, dụng cụ “: Dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm công cụ, dụng cụ trong kho của doanh nghiệp.

Kết cấu của tài khoản 153 như sau:

Bên nợ

– Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh,…

– Giá trị công cụ, dụng cụ, đồ dùng cho thuê nhập lại kho;

– Giá trị công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê.

Bên Có

– Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê, hoặc góp vốn liên doanh;

– Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá;

– Trị giá công cụ, dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê.

Số dư bên Nợ:

– Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho.

Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ , có 3 tài khoản cấp 2:

+ Tài khoản 1531 – Công cụ, dụng cụ

+ Tài khoản 1532 – Bao bì luân chuyển

+ Tài khoản 1533 – Đồ dùng cho thuê

Ngoài ra, để kế toán tăng giảm công cụ, dụng cụ, kế toán còn sử dụng nhiều tài khoản kế toán khác có liên quan như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 411…

b. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu.

Công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp tăng do nhiều nguồn khác nhau: tăng do mua ngoài, do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, tăng do nhận vốn góp của các đơn vị, cá nhân khác… Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho, lập các chứng từ theo đúng quy định. Trên cơ sổ các chứng từ nhập , hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan khác, kế toán phải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho vào các tài khoản , sổ kế toán tổng hợp, đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời. Cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra, đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết.

  1. Tăng công cụ, dụng cụ do mua ngoài

– Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 111, 112, 141, 331, 311

Nếu đơn vị nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế thì khi mua công cụ, dụng cụ về nhập kho căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng kế toán ghi:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng đầu vào

Có TK 111, 112, 141, 331, 311

Trường hợp phát sinh các khoản giảm giá mua công cụ, dụng cụ, trả lại công cụ, dụng cụ cho người bán. Kế toán ghi:

Nợ TK 331, 111, 112

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, khoản giảm giá mua công cụ, dụng cụ , trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK 331, 111, 112

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 133 – Thuế giá trị gia tăng đầu vào

Nếu phát sinh khoản chiết khấu do thanh toán trước thời hạn quy định, kế toán ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả người bán

Có TK 515 – Doanh thu nhập hoạt động tài chính

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

– Khi phát sinh các khoản chi phí mua công cụ, dụng cụ về nhập kho kế toán ghi

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 111, 112, 141, 331, 311

Nếu đơn vị nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế thì khi mua công cụ, dụng cụ về nhập kho căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng kế toán ghi:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng đầu vào

Có TK 111, 112, 141, 331, 311

Trường hợp mua CCDC chuyển thẳng xuống bộ phận sử dụng không nhập kho:

+ Đối với công cụ, dụng cụ phân bổ một lần kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 111, 112, 141, 331, …

Nếu DN thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì công cụ, dụng cụ mua chuyển thẳng xuống bộ phận sử dụng, căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng đầu vào

Có TK 111, 112, 141, 331,

+ Đối với công cụ, dụng cụ phân bổ 2 hoặc nhiều lần kế toán ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước (1421)

Có TK 111, 112, 141, 331, …

Nếu DN thuộc đối tượng tính thuế GTGT phương pháp khấu trừ thuế thì công cụ, dụng cụ mua chuyển thẳng xuống bộ phận sử dụng căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước (1421)

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng đầu vào

Có TK 111, 112, 141, 331, …

Trường hợp hoá đơn về trước, hàng chưa về. Khi nhận được hoá đơn kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ riêng. Nếu trong tháng hàng về, kế toán ghi sổ như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. Nếu cuối tháng hàng vẫn đang đI đường, kế toán lấy hoá đơn ra khỏi cặp hồ sơ và ghi:

Nợ TK 151 – Hàng đang đi trên đường

Có TK 111, 112, 141, 331, …

Nếu đơn vị nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế kế toán ghi:

Nợ TK 151 – Hàng đang đi trên đường

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112, 141, 331, …

Kế toán phải mở sổ theo dõi số hàng đi đường cho tới khi hàng về.

Sang tháng sau khi hàng đi đường về nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

                        Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường

  1. Tăng công cụ, dụng cụ do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến, căn cứ vào giá thực tế nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 154 – Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết tự gia công hoặc thuê ngoài gia công chế biến ).

  1. Tăng do nhận vốn góp liên doanh , được cấp phát, biếu tặng… kế toán ghi:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

  1. Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 128 – Đầu tư ngắn hạn khác

Có TK 222 – Góp vốn liên doanh

  1. Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa:

– Nếu xác định số công cụ, dụng cụ thừa là của doanh nghiệp, nhưng:

+ Còn chờ xử lý, kế toán ghi:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

                        Có TK 338 ( 3381) – Phải trả, phải nộp khác .

Khi có quyết định xử lý tuỳ việc quyết định ghi giảm chi phí hay tính vào thu nhập khác, kế toán ghi:

Nợ TK 338 ( 3381)

Có TK TK 641, 711….

+ Nếu quyết định xử lý ngay thì không cần phải phản ánh qua TK 338 ( 3381) mà phán ánh trực tiếp vào các tài khoản có liên quan:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK TK 641, 711….

– Nếu công cụ, dụng cụ thừa khi kiểm kê xác định không phải của doanh nghiệp thì giá trị công cụ, dụng cụ thừa được phản ánh vào tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán:

Nợ TK 002 – Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ hoặc gia công.

Kế toán tổng hợp các trường hợp xuất công cụ, dụng cụ

Công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầukinh doanh và quản lý doanh nghiệp, để góp vốn liên doanh với đơn vị khác, nhượng bán lại và một số nhu cầu khác. Các nghiệp vụ xuất kho công cụ, dụng cụ cũng phải được lập chứng từ đầy đủ đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành phân loại theo các đối tượng sử dụng và tính ra giá trị thực tế xuất kho để ghi chép phản ánh trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp. Cuối tháng cũng phải tổng hợp số liệu để đối chiếu, kiểm tra với số liệu kế toán chi tiết.

Tuy nhiên, do đặc điểm tính chất cũng như giá trị và thời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ và tính hiệu quả của công tác kế toán mà việc tính toán, phân bổ giá trị thực tế công cụ, dụng cụ vào đối tượng sử dụng có thể được thực hiện một lần hoặc nhiều lần.

Để phản ánh tình hình xuất công cụ, dụng cụ kế toán sử dụng các chứng từ xuất kho: phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…

Để phản ánh các nghiệp vụ xuất kho công cụ, dụng cụ kế toán sử dụng nhiều tài khoản khác nhau như tài khoản 153, 241, 623, 627, 641, 642, 142 (1421)… Công cụ, dụng cụ xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và một số nhu cầu khác. Căn cứ vào các chứng từ xuất kho công cụ, dụng cụ kế toán tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng, tính giá thực tế xuất dùng phản ánh vào các tài khoản liên quan. Tuy nhiên, do đặc điểm, tính chất cũng như giá trị và thời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ và tính hiệu quả của công tác kế toán mà việc tính toán, phân bổ giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vaò các đối tượng sử dụng có thể thực hiện một hoặc nhiều lần.

a. Phương pháp phân bổ1 lần (phân bổ ngay 100% giá trị).

Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ kế toán căn cứ vào các phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ để tính giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất kho rồi tính ngay 1 lần ( toàn bộ giá trị công cụ, dụng cụ ) vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Căn cứ vào giá thực tế xuất dùng, kế toán ghi:

            Nợ TK 641 (6413 ) – Chi phí bán hàng ( chi phí dụng cụ đồ dùng )

Nợ TK 642 ( 6423 )- Chi phí quản lý doanh nghiệp (CF đồ dùng văn phòng)

                        Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ (1531, 1532, 1533 )

b. Phương pháp phân bổ nhiều lần (phân bổ nhiều kỳ) Căn cứ vào giá thực tế xuất dùng công cụ, dụng cụ kế toán, phân bổ dần giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ hạch toán phải chịu. Trường hợp doanh nghiệp chỉ phân bổ 2 lần thì khi xuất dùng tiến hành phân bổ ngay 50% giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ đó và khi báo hỏng sẽ tiến hành phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ báo hỏng vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị, bộ phận báo hỏng. Khi xuất dùng, căn cứ vào giá trị thực tế ghi:

Nợ TK 142 ( 1421 ) – Chi phí trả trước

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

                                     Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ (1531, 1532, 1533 )

Đồng thời phân bổ ngay 50% giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí thuộc bộ phận sử dụng – kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6413 )

Nợ TK 642)- Chi phí quản lí doanh nghiệp ( 6423 )

Có TK 142- Chi phí trả trước ( 1421 )

            Có TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

Khi bộ phận sử dụng báo hỏng sẽ phân bổ nốt phần giá trị còn lại, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( 1528 )

Nợ TK 138 – Phải thu khác ( 1388 )

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6413 )

Nợ TK 642 Chi phí quản lí doanh nghiệp ( 6423 )

Có TK 142- Chi phí trả trước ( 1421 )

            Có TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

Trường hợp doanh nghiệp phân bổ nhiều lần, khi xuất công cụ, dụng cụ ra sử dụng căn cứ vào giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ kế toán ghi:

Nợ TK 142 (1421 ) – Chi phí trả trước

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

                        Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ (1531, 1532, 1533 )

Căn cứ vào số phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6413 )

Nợ TK 642 – Chi phí quản lí doanh nghiệp ( 6423 )

Có TK 142- Chi phí trả trước ( 1421 )

                        Có TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

 Khi báo hỏng công cụ, dụng cụ nếu có phế liệu thu hồi, bồi thường vật chất thì giá trị phế liệu thu hồi và khoản bồi thường vật chất được tính trừ vào số phân bổ của cuối kỳ.

2. Kế toán công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng hoá, thành phẩm… trên các tài khoản hàng tồn kho tương ứng. Giá trị của vật tư, hàng hoá, công cụ, dụng cụ… mua vào và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản riêng – TK 611 “mua hàng”. Còn các tài khoản hàng tồn kho: TK 152, TK 153, TK 156 ….chỉ dùng để phản ánh trị giá hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Hơn nữa trị giá hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê. Đồng thời trị giá hàng hoá, công cụ, dụng cụ… xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và trị giá vật tư, hàng hoá, công cụ, dụng cụ… mua vào trong kỳ để tính trị giá xuất kho.

2.1 . Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 611 – “Mua hàng”. Kết cấu của tài khoản 611 như sau:

Bên nợ:

– Kết chuyển trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ ( theo kết quả kiểm kê

– Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ

– Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tăng trong kỳ từ các nguồn khác

Bên có:

– Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tồn cuối kỳ theo kết quả kiểm kê

– Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất bán, xuất góp vốn liên doanh

– Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc số tiền được giảm giá

– Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trong kỳ

Tài khoản 611 – Mua hàng có hai tài khoản cấp 2:

TK 6111 – Mua nguyên liệu, vật liệu

TK 6112 – Mua hàng hoá

Tài khoản 153 – “Công cụ, dụng cụ “: Dùng để phản ánh số liệu có của công cụ, dụng cụ trong kho.

Bên nợ: – Kết chuyển trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ

Bên có: – Kết chuyển trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ sang tài khoản mua hàng.

Số dư cuối kỳ bên nợ: – Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ.

Ngoài ra, còn sử dụng một số tài khoản có liên quan 111, 112, 331…

2.2 . Trình tự kế toán

– Đầu kỳ kết chuyển trị giá công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê cuối kỳ trước) sang tài khoản mua hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng ( 6111 ).

                         Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

– Trong kỳ mua công cụ, dụng cụ căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ, kế toán ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 141 – Tạm ứng

Có TK 331 – Phải trả cho người bán

– Nếu đơn vị áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ khi mua công cụ, dụng cụ kế toán ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112

Có TK 141 – Tạm ứng

Có TK 331 – Phải trả cho người bán

Nếu mua công cụ, dụng cụ phát sinh chi phí

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 141 – Tạm ứng

Có TK 331 – Phải trả cho người bán

Nếu đơn vị áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ khi mua công cụ, dụng cụ kế toán ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 141 – Tạm ứng

Có TK 331 – Phải trả cho người bán

– Trong kỳ phát sinh giảm giá mua công cụ, dụng cụ trong kỳ, công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 611 – Mua hàng

– Cuối kỳ kiểm kê xác định trị giá công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 611 – Mua hàng

– Cuối kỳ kế toán xác đinh trị giá công cụ, dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ theo công thức:

Trị giá công cụ, dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ = Trị giá công cụ, dụng tồn kho đầu kỳ + Trị giá công cụ, dụng cụ nhập kho trong kỳ Trị giá công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ

Kế toán tổng hợp tất cả các chứng từ xuất công cụ, dụng cụ có giá trị lớn để xác định trị giá công cụ, dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ có giá trị lớn, kế toán ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ( 1421 )

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

Có TK 611 – Mua hàng ( 6111 )

Căn cứ vào số phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6413 )

Nợ TK 642)- Chi phí quản lí doanh nghiệp ( 6423 )

Có TK 142- Chi phí trả trước ( 1421 )

 Có TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

Đối với công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ xuất sử dụng trong kỳ kế toán tổng hợp chứng từ xuất công cụ, dụng cụ và ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6413 )

Nợ TK 642)- Chi phí quản lí doanh nghiệp ( 6423 )

Có TK 611 – Mua hàng ( 6111 )