Bản chất của hạch toán kế toán doanh nghiệp

1. Quá trình phát sinh và phát triển của hạch toán kế toán

Sự hình thành và phát triển của hạch toán kế toán gắn liền với sự phát triển nền kinh tế. Xã hội loài người từ thấp lên cao mà khởi điểm là nền sản xuất hàng hoá và tuân theo quy luật phát triển của các hình thái kinh tế xã hội.

Khi xã hội mới hình thành, hoạt động sản xuất của con người được tiến hành bằng các cách thức rất đơn giản, với các công cụ rất thô sơ nên của cải làm ra trong thời kỳ công xã nguyên thuỷ không nhiều, chỉ có thể đủ dùng. Tuy nhiên để tiến hành sản xuất con người cũng đã có những suy nghĩ về tổ chức và quản lý lao động sản xuất một cách thô sơ bởi nhu cầu và khả năng thu nhận thông tin chưa nhiều, phương pháp hạch toán ở dạng sơ khai, đơn giản. Việc ghi chép phản ảnh các hoạt động, chi phí và kết quả hoạt động, chi phí và kết quả sản xuất bằng các phương pháp rất đơn giản thô sơ như đánh dấu, buộc nút trên các dây thừng.

Hình thái kinh tế – xã hội chiếm hữu nô lệ thay thế cho hình thái kinh tế – xã hội công xã nguyên thuỷ. Sản xuất xã hội phát triển hơn, đã có sự phân công lao động xã hội, của cải làm ra nhiều hơn, không lao động xã hội, của cải làm ra nhiều hơn, không những đủ dùng mà còn sư thừa. Trong giai đoạn này của cải sản xuất không chỉ nhằm tự túc trong gia đình hay trong bộ tộc mà đã có sự trao đổi sản phẩm giữa những người sản xuất với nhau, sản xuất hàng hóa sơ khai đã hình thành. Yêu cầu theo dõi ghi chép tính toán kết quả của các hoạt động của con người nhằm mục đích khai thác các điều kiện, năng lực sản xuất để có kết quả ngày một tốt hơn, tức là phải thực hiện công tác kế toán để cung cấp thông tin. Thời kỳ này kế toán được sử dụng trong các nhà thờ, các trang trại của chủ nô, trong các phòng đổi tiền, ở những nơi giao lưu buôn bán… Thời kỳ bắt đầu dùng sổ kế toán để thay thế cho việc đánh dấu, buộc nút dây trước đây.

Khi nền kinh tế xã hội phát triển ở trình độ cao hơn, loài người chuyển sang hình thái kinh tế – xã hội phong kiến, sản xuất hàng hoá, kinh tế nông nghiệp phát triển cùng với sự ra đời giai cấp địa chủ và nông dân, có sự ra đời của chế độ cho vay nặng lãi, phát canh thu tô… như vậy các quan hệ kinh tế mới nẩy sinh tác động đến đối tượng của hạch toán kế toán phải phản ánh phong phú hơn và yêu cầu phải chi tiết hơn. Tuy nhiên phương pháp ghi chép cũng vẫn đơn giản – ghi sổ đơn.

Hình thái kinh tế – xã hội tư bản chủ nghĩa ra đời. Trình độ xã hội hoá của lực lượng sản xuất và sự phân công lao động đạt đến đỉnh cao. Thời kỳ này cùng với sự phát triển cao của sản xuất hàng hoá, thương mại cũng phát triẻn mạnh, các mối trao đổi, buôn bán mở rộng ra ngoài phạm vi một quốc gia, quan hệ hàng hoá tiền tệ phát triển. Cho nên nội dung đối tượng của hạch toán kế toán mở rộng phong phú đa dạng, từ đó phương pháp thu nhận, phản ảnh xử lý thông tin cua kế toán đã phát triển. Ghi kép trong kế toán đã nảy sinh, các phương pháp Tài khoản, cân đối được áp dụng rộng rãi. Công tác tổ chức kế toán được thực hiện một cách tỷ mỷ, chi tiết, chủ động kịp thời hơn nhằm cung cấp các thông tin về tình hình và kết quả các hoạt động kinh tế tài chính cho các nhà tư bản, các chủ doanh nghiệp để từ đó đề ra các giải pháp, các quyết định sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế ngày càng cao hơn.

Trong điều kiện xây dựng hình thái kinh tế – xã hội mới – Hình thái kinh tế xã hội xã hội chủ nghĩa, phát triển nền kinh tế xã hội với nhiều thành phần kinh tế dưới sự điều hành quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Hạch toán kế toán không ngừng được hoàn thiện và phát triển cả về nội dung và phương pháp thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình và kết quả các hoạt động kinh tế tài chính. Kế toán là một công cụ quan trọng của Nhà nước để điều hành nền kinh tế quốc dân và trong từng doanh nghiệp để thúc đảy sự phát triển của xã hội loài người. ở nước ta, Đảng và Nhà nước rất quan tâm chỉ đạo, lãnh đạo công tác hạch toán nói chung, công tác kế toán nói riêng. Nhà nước đã ban hành pháp lệnh kế toán thống kế, Điều lệ tổ chức công tác kế toán Nhà nước và nhièu chế độ, thông tư, chỉ thị về kế toán. Hiện nay đang nghiên cứu ban hành luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, kiểm toán. Từ sự nghien cứu quá trình phát sinh, phát triển của ké toán, ta thấy hạch toán kế toán có quá trình phát sinh, phát triển của kế toán, ta thấy hạch toán kế toán có quá trình phát triẻn từ hàng nghìn năm, gắn với sự hình thành và phát triển của đời sống kinh tế xã hội loài người từ thấp đến cao. Hạch toán kế toán là cần thiết và tất yếu đối với mọi hình thái kinh tế – xã hội.

2. Các khái niệm và nguyên tắc kế toán được thừa nhận

Như đã định nghĩa, kế toán là một môn khoa học về thu nhận, xử lý truyền đạt các thông tin về tài chính. Thông tin kế toán còn cần cho rất nhiều đối tượng khác nhau, mặt khác một đối tượng nào đó có thể cần thông tin kế toán của nhiều doanh nghiệp khác nhau. Để làm sao cho tất cả những ai đọc các thông tin trên báo cáo tài chính đều có thể hiểu được, đồng thời để nhiều người khác nhau có chung một cách xem xét về thông tin trên baó cáo tài chính đó, vì vậy cần phải đặt ra những nguyên tắc hướng dẫn thực hành việc ghi chép, xử lý và trình bày các thông tin trên các báo cáo tài chính. Các nguyên tắc thực hành này là những nguyê tắc được sự nhất trí rộng rãi của nhiều người cả về lý thuyết cũng như thực hành kế toán ở một thời điểm nào đó và nó cũng có thể thay thế khi có những phương pháp hoàn chỉnh hơn, điều kiện hoàn cảnh thay đổi.

Các nguyên tắc kế toán được thừa nhận đó là những nguyên tắc được đúc rút từ những kinh nghiệm thực tiễn tổ chức quản lý công tác kế toán, cũng như hoạt động của người thực hiện công tác kế toán và kết hợp với sự nghiên cứu của những cơ quan chức năng, chuyên gia kế toán. Các nguyên tắc kế tóan được thừa nhận là những tuyên bố chung về những khái niệm, quy tắc bắt buộc khi tiến hành công tác kế toán; là một trong những vấn đề có tính pháp lệnh về công tác kế toán phải được thống nhất áp dụng ở tất cả các doanh nghiệp, các tổ chức đơn vị trong cả nước.

2.1 Các khái niệm được thừa nhận

• Khái niệm đơn vị kế toán:

Đơn vị kế toán là đơn vị kinh tế mà ở đó nó kiểm soát các nguồn lực, tài sản và tiến hành các công việc, các nghiệp vụ kinh doanh đồng thời phải tiến hành ghi chép, tổng hợp và báo cáo.

Đơn vị kế toán là một khái niệm căn bản nhất trong kế toán, quy định phạm vi giới hạn của một đơn vị mà nó được kế toán. Tức là quy định các nghiệp vụ của mỗi đơn vị phải được tổ chức kế toán riêng biệt với các nghiệp vụ của tổ chức kế toán riêng biệt với các nghiệp vụ của những tổ chức, đơn vị và cá nhân khác. Có thể nói đơn vị kế toán là các Tài khoản kế toán được lập ra để ghi chép cho đơn vị, chứ không phải cho các chủ nhân cho những người có liên quan đến nó. Như vậy những nghiệp vụ không ảnh hưởng đến đơn vị kế toán thì các kế toán viên không phải ghi chép.

• Khái niệm hoạt động liên tục:

Kế toán đặt giả thuyết là doanh nghiệp sẽ hoạt động liên tục trong một thời gian vô tận, hoặc sẽ hoạt động đến khi tài sản cố định hoàn toàn bị hư hỏng và doanh nghiệp đã hoàn thành viêcj cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho bên ngoài, hoặc ít nhất không bị giải thể trong tương lai gần.

Thực hiện nguyên tắc này để xác định giá trị các tài sản đang dùng trong doanh nghiệp. Vì đang dùng cho nên doanh nghiệp chưa bán hoặc không thể bán được, từ đó các tài sản này phải tính toán và phản ảnh giá trị của nó theo giá gốc. Tức là theo số tiền mà doanh nghiệp thực tế đã chi ra để mua sắm, hay xây dựng, chứ không phải là giá trị có được khi bán tài sản đó ra thị trường.

            Mặt khác, nguyên tắc này còn làm cơ sở cho các phương pháp tính hao mòn để phân chia giá trị của tài sản cố định vào các chi phí hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian hoạt động của nó.

• Khái niệm kỳ kế toán:

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, lâu dài, năm này qua năm khác; nếu chờ cho tất cả các hoạt động kinh doanh ngừng lại và các tài sản được bán xong, khi ấy kế toán mới lập các báo cáo tài chính thì sẽ không có tác dụng cho sự quản lý điều hành của nhà quản lý. Do đó để cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết cho quản lý kinh doanh, kế toán phải phân chia hoạt động liên tục, lâu dài của doanh nghiệp thành các kỳ, có độ dài thời gian bằng nhau để dễ dàng so sánh đánh giá, kiểm tra tình hình doanh thu, chi phí và kết quả lãi (lỗ) của từng kỳ.

Khái niệm này dựa trên giả thuyết là hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ ngừng lại vào một thời điểm nào đó để kế toán có thể lập các báo cáo tổng kết tình hình và kết quả hoạt động đạt được lúc cuối kỳ.

            Theo quy định, kỳ kế toán được tính là một năm (theo năm dương lịch) từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 của năm đó. Trong năm có thể chia thành các kỳ tạm thời như tháng, quý. Kế toán không được khoá sổ và lập báo cáo vào trước ngày kết thúc của từng thời kỳ kế toán.

• Khái niệm thước đo tiền tệ:

Đơn vị tiền tệ được thừa nhận là một đơn vị đo lường tính toán duy nhất các tài sản, các nghiệp vụ kinh doanh. Khái niệm này giả thiết rằng những sự thay đổi về sức mua của đơn vị tiền tệ là không đủ lớn để ảnh hưởng đến việc đo lường của kế toán.

            Tất cả các đơn vị doanh nghiệp, việc tổ chức công tác kế toán phải trên cơ sở sử dụng đơn vị đo lường duy nhất là tiền tệ. Thước đo tiền tệ giúp cho kế toán có một đơn vị đo lường chung để tính toán, ghi chép các loại tài sản, các nghiệp vụ kinh tế và tổng hơp kế toán.

– Khái niệm cân đối:

Tình hình tài chính của mỗi doanh nghiệp là các tài sản kinh tế của doanh nghiệp và các trái quyền (còn gọi là vốn) đối với những tài sản này ở vào một thời điểm nào đó.

Tài sản = Vốn

Vốn của doanh nghiệp có 2 phần: Vốn của chủ nợ (nợ phải trả) và vốn của chủ sở hữu, như vậy:

Tải sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu

Phương trình này gọi là phương trình kế toán. Hai vế của phương trình luôn luôn bằng nhau, hoặc cân bằng – cân đối.

            Tài sản là những nguồn lợi kinh tế, là những tài sản bằng tiền mặt, tiền gửi, tiền khách còn nợ, các tài sản hữu hình không phải bằng tiền như hàng tồn kho, nhà cửa, máy móc, thiết bị, các công trình xây dựng, các quyền (quyền sáng chế, quyền sử dụng đất …) và các tài sản khác.

Nợ phải trả: Là những khoản nợ hiện tại của một doanh nghiệp mà trong tương lai phải thanh toán trả cho doanh gnhiệp hoặc cá nhân khác như nợ ngưòi bán hàng, nợ người cung cấp dịch vụ, nợ tiền vay ngân hàng và các tổ chức, cá nhân cho doanh nghiệp vay, lương phải trả cho công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước …

Vốn chủ sở hữu: Vốn chủ sở hữu là phần còn lại trong tài sản của một doanh nghiệp sau khi đã trừ đi tất cả các khoản nợ. Đổi vế phương trình ta có:

Nguồn vốn chủ sở hữu = Tài sản – Nợ phải trả

2.2. Các nguyên tắc kế toán được thừa nhận

– Nguyên tắc giá phí: Việc đo lường, tính toán tài sản, công nợ, vốn, chi phí phải đặt trên cơ sở giá phí, tức là giá mua và các chi phí liên quan (còn gọi là giá gốc).

Nguyên tắc này đặt trên giả thuyết đơn vị sẽ tiếp tục hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất là không bị giải thể trong một tương lai gần, nên không quan tâm đến giá thị trường của tài sản, công nợ, vốn chủ cũng như chi phí của nó.

– Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Kế toán chỉ được ghi nhận doanh thu khi doanh nghiệp đã hoàn thành việc cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng, khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Việc ghi nhận doanh thu như vậy để đảm bảo phản ảnh doanh thu đúng thực tế, tránh hạch toán trùng hoặc sót giữa các doanh nghiệp mua và bán.

– Nguyên tắc phù hợp: Chi phí để tính lãi (lỗ) là tất cả những khoản chi phí thực tế chi ra để tạo nên doanh thu đã ghi nhận được trong kỳ.

Nguyên tắc này quy định việc tính toán chi phí để xác định lãi (lỗ) phải đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và những chi phí tạo ra doanh thu đó.

– Nguyên tắc thực tế khách quan: Nguyên tắc này yêu cầu kế toán phản ánh các tài sản, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ, sổ sách kế toán phải khách quan theo đúng thực tiễn đã diễn ra và có thể kiểm chứng lại được.

• Nguyên tắc nhất quán: Quá trình hạch toán kế toán trong mỗi doanh nghiệp khi áp dụng các khái niệm, các nguyên tắc, các chuẩn mực và các phương pháp kế toán, phải đảm bảo nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác.

Nguyên tắc này đảm bảo yêu cầu thống nhất của kế toán, đảm bảo cho kế toán có thể đành giá so sánh số liệu kế toán trên các báo cáo tài chính của các kỳ kế toán khác nhau.

• Nguyên tắc thông tin đầy đủ: Nguyên tắc này yêu cầu báo cáo tài chính phaỉ đầy đủ và dễ hiều đối với người sử dụng. Như vậy các báo các tài chính phải thể hiện đầy đủ các thông tin quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế của đơn vị, để từ đó người sử dụng thông tin có cơ sở đầy đủ để xem xét đánh giá chính xác tình hình tài chính của đơn vị.
• Nguyên tắc thận trọng: Trong quản trị doanh nghiệp, khi có nhiều giải pháp để lựa chọn thì hãy chọn giải pháp ít ảnh hưởng nhất đến vốn của chủ sở hữu.

Theo nguyên tắc này, thu nhập chỉ được ghi nhận khi có chứng cứ chắc chắn, còn chi phí được ghi nhận ngay khi có dấu hiệu hoặc chứng cứ chưa chắc chắn.

• Nguyên tắc thực chất: Trong qúa trình hoạt động kinh doanh, có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh với những lượng giá trị khác nhau và có ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí hoạt động của doanh nghiệp trong từng kỳ kế toán.

Nguyên tắc này cho rằng không nhất thiết phải ghi chép những nghiệp vụ không đủ ý nghĩa quan trọng ảnh hưởng đến tính trung thực của bảo các tài chính theo đúng lý thuyết kế toán. Kế toán có thể xử lý một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo hướng thiết thực đơn giản, dễ làm mà sự ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh này đến các chi tiêu doanh thu, chi phí, thu nhập của doanh nghiệp là không đáng kể.