Kế toán

Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

Posted on by admin

1. Kế toán chi phí bán hàng

1.1 Hạch toán ban đầu:

Kế toán chi phí bán hàng đòi hỏi các khoản chi phí phát sinh phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Chứng từ kế toán được sử dụng tuỳ vào nội dung từng khoản chi phí:
– Chi phí nhân viên bán hàng: Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương- BHXH.

 – Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ: Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu – CCDC

– Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào bảng tính và trích khấu hao TSCĐ

– Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền: Căn cứ vào các phiếu chi, giấy “báo nợ” của Ngân hàng, các hoá đơn dịch vụ ,…

1.2. Hạch toán tổng hợp:

1.2.1. Tài khoản sử dụng:

Để tập hợp chi phí bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”.

Kết cấu chủ yếu của tài khoản này như sau:

Bên Nợ: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ

Bên Có: – Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ

– Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ hoặc chuyển cho kỳ sau.

Tài khoản 641 cuối kỳ không có số dư. TK 641 gồm 6 TK cấp 2 như sau:

TK 6411 “Chi phí nhân viên bán hàng “

TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì “

TK 6413 “Chi phí dụng cụ đồ dùng “

TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ “

TK 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm hàng hoá “

TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài “

TK 6418 “Chi phí khác bằng tiền “

Khi hạch toán chi phí bán hàng phải tuân thủ các quy định chủ yếu sau:

– Chỉ phản ánh vào tài khoản 641 những khoản chi phí gắn liền với quá trình bán hàng và chuẩn bị hàng để bán theo đúng nội dung qui định trong chi phí bán hàng .

– Phải mở sổ chi tiết theo dõi theo từng nội dung chi phí, theo từng địa điểm phát sinh chi phí .

– Cuối kỳ phải kết chuyển chi phí bán hàng cho hàng hoá đã tiêu thụ vào TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.

– Những doanh nghiệp co chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc co ít sản phẩm hàng hoá tiêu thụ thì kế toán kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng cho kỳ sau và phản ánh trên TK 1422 “Chi phí chờ kết chuyển”.

1.2.2. Trình tự hạch toán:

1- Hàng tháng, Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương – BHXH, tính lương phải trả cho nhân viên bán hàng, tiếp thị, nhân viên đóng gói, bảo quản, bốc vác, vận chuyển hàng hoá, và trích lập các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ tính trên tiền lương của nhân viên bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6411 )

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

Có TK 338 – Phải trả khác ( 3382, 3383, 3384 )

2- Khi xuất kho vật liệu sử dụng trong quá trình bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6412 )

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

3- Khi xuất công cụ, dụng cụ dùng trong bán hàng:

+ Trường hợp xuất công cụ, dụng cụ thuộc loại phân bổ 1 lần, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6413 )

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

+ Trường hợp xuất công cụ, dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần, kế toán ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ( 1421 )

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Hàng tháng phân bổ dần vào chi phí trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6413 )

Có TK 142 – Chi phí trả trước ( 1421 )

Có TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

4- Hàng tháng căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6414 )

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Đồng thời ghi: Nợ TK 009 – Nguồn vồn khấu hao

5 – Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm:

+ Trường hợp doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập:

Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, kế toán ghi:

+ Nếu DN không có kế hoạch trích trước chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6415 )

Có TK111, 112, 152, 153, 214, 334

+ Nếu DN có trích trước chi phí bảo hành SP, hàng hoá thì hàng tháng kế toán đã ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6415 )

Có TK 335 – Chi phí phải trả

(Chi tiết chi phí bảo hành)

  • Khi bảo hành sản phẩm hoàn thành, bàn giao cho khách, kế toán ghi:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Chi tiết chi phí bảo hành )

Có TK111, 112, 152, 153, 214, 334, ….

  • Hết thời hạn bảo hành:

Nếu chi phí trích trước chi phí bảo hành > chi phí bảo hành thực tế phát sinh, kế toán ghi:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Chi tiết chi phí bảo hành )

Có TK 711 – Thu nhập khác

Nếu chi phí trích trước chi phí bảo hành < chi phí bảo hành thực tế phát sinh, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)

Có TK 335 – Chi phí phải trả(Chi tiết chi phí bảo hành )

+ Trường hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập:

 Tại bộ phận bảo hành

  • Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm, kế toán ghi:

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK111, 112, 152, 153, 214, 334

Cuối kỳ kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm thực tế phát sinh, kế toán ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung

  • Khi công việc sửa chữa bảo hành hoàn thành, bàn giao cho khách hàng, ghi:

Kết chuyển giá thành thực tế trong kỳ:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Phản ánh doanh thu của bộ phận bảo hành:

Nợ Có TK 111, 112, 136

Có TK 512 – Doanh thu nội bộ

 Tại bộ phận có sản phẩm,hàng hoá phải bảo hành

Khi phát sinh số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành của doanh nghiệp:

  • Nếu DN không trích trước chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, kế toán ghi

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6415 )

Có TK 111, 112, 336

  • Nếu DN có trích trước chi phí bảo hành hàng hoá thì hàng tháng kế toán đã ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6415 )

Có TK 335 – Chi phí phải trả

Xác định số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành của doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

Có TK 111, 112, 336

6- Khi thanh toán các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài sử dụng ở bộ phận bán hàng như tiền điện, nước, điện thoại dịch vụ vận chuyển… , kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6417 )

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ ( 1331 )

Có TK 111, 112, 331,

7- Khi tính hoa hồng đại lý phải trả cho cơ sở nhận đại lý, kế toán ghi:

+ Trường hợp bóc tách luôn hoa hồng phải trả khi xác định doanh thu:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6417 )

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng

+ Trường hợp chỉ xác định hoa hồng phải trả khi thanh quyết toán với bên nhận đại lý:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6417 )

Có TK 111, 112, 131

8- Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch phân bổ hoặc kế hoạch trích trước chi phí như sửa chữa lớn TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng …, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6418 )

Có TK 142 – Chi phí phải trả (1421)

Có TK 335 – Chi phí phải trả

(Chi tiết trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ)

9- Khi phát sinh các khoản chi phí bằng tiền khác ở bộ phận bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng ( 6418 )

Có TK 111, 112, 331

10- Khi phát sinh các khoản được phép ghi giảm chi phí bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 152

Có TK 641 – Chi phí bán hàng

11- Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng cho hàng hoá đã tiêu thụ, kế toán ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 641 – Chi phí bán hàng

– Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ, thì cuối kỳ kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng vào TK 142 – Chi phí trả trước, kế toán ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước (1422)

Có TK 641 – Chi phí bán hàng

– ở kỳ hạch toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ, chi phí bán hàng đã được kết chuyển sang TK 142 (1422) sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911, kế toán ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 142 – Chi phí trả trước (1422)

1.2.3. Sổ kế toán:

Kế toán chi phí bán hàng phải tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học và hợp lý. Kết hợp giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để phản ánh chi phí bán hàng theo từng khoản mục chi phí và theo địa điểm phát sinh chi phí .

Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ, chi phí bán hàng được tập hợp trên bảng kê số 5 và theo dõi chi tiết chi phí trên sổ chi tiết chi phí bán hàng. Cuối tháng số phát sinh bên có của TK 641 được phản ánh trên nhật ký chứng từ số 10.

Trong hình thức kế toán nhật ký chung, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán phản ánh vào nhật ký chung, sổ cái TK 641 và sổ cái các tài khoản liên quan.

2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

2.1. Hạch toán ban đầu:

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp đòi hỏi tất cả các khoản chi phí phát sinh phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Chứng từ kế toán được sử dụng tuỳ thuộc vào nội dung từng khoản chi phí. Nhìn chung, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
– Bảng phân bổ tiền lương – BHXH

  • Bảng phân bổ vật liệu – CCDC
  • Bảng tính và trích khấu hao TSCĐ
  • Thông báo thuế, bảng kê nộp thuế, biên lai thu thuế,…
  • Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, các hoá đơn dịch vụ ,…
  • Phiếu chi, giấy “báo nợ” của Ngân hàng

2.2. Hạch toán tổng hợp:

2.2.1. Tài khoản sử dụng:

Để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp ” nội dung kết cấu chủ yếu của tài khoản này như sau:

Bên Nợ:         Tâp hơp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ

Bên Có:         – Các khoản ghi giảm chi phí quản lý trong kỳ

– Kết chuyển chi phí quản lý để xác định kết quả hoặc chuyển cho kỳ sau.

 Tài khoản 642 cuối kỳ không có số dư.

 TK 642 gồm 8 TK cấp 2 như sau:

TK 6421 “Chi phí nhân viên quản lý “

TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý “

TK 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng “

TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ “

TK 6425 “Thuế, phí và lệ phí “

TK 6426 ” Chi phí dự phòng “

TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài “

TK 6428 “Chi phí khác bằng tiền “

2.2.2.Trình tự hạch toán:

1- Hàng tháng, Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương – BHXH, tính lương phải trả cho nhân viên QLDN, kế toán ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN (6421)

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

2- Khi trích lập các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ tính trên tiền lương của nhân viên quản lý DN, Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương – BHXH, kế toán ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN (6421)

Có TK 338 – Phải trả khác ( 3382, 3383, 3384 )

3- Khi xuất kho vật liệu sử dụng phục vụ quá trình quản lý DN, kế toán ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN ( 6422 )

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

4- Khi xuất công cụ, dụng cụ dùng trong quản lý DN:

+ Trường hợp xuất công cụ, dụng cụ thuộc loại phân bổ 1 lần kế toán ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN ( 6423 )

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

+ Trường hợp xuất công cụ, dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần kế toán ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ( 1421 )

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Hàng tháng phân bổ dần vào chi phí trong kỳ kế toán ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN ( 6423 )

Có TK 142 – Chi phí trả trước ( 1421 )

Có TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

5 – Khi trích khấu hao TSCĐ dung ở bộ phận quản lý DN, kế toán ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí Quản lý DN ( 6424 )

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Đồng thời ghi: Nợ TK 009 – Nguồn vồn khấu hao

6- Khi tính thuế môn bài, thuế nhà đất, , kế toán ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí Quản lý DN (6425)

Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (3337,3338)

7- Trường hợp mua lệ phí giao thông, lệ phí chứng thư và các khoản lệ phí khác có tính chất thuế, kế toán ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN (6425)

Có TK111, 112

8- Định kỳ, trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo quy định, kế toán ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN (6426)

Có TK 416 – Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.

9- Cuối niên độ kế toán, DN căn cứ vào khoản nợ phải thu, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập.

+ Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay > số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN (6426)

 Có TK139 – Dự phòng phải thu khó đòi

+ Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay < số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi:

Nợ TK139 – Dự phòng phải thu khó đòi

 Có TK 642 – Chi phí quản lý DN (6426)

10- Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền phục vụ QLDN, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí Quản lý DN (6427, 6428)

 Nợ TK133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331

11- Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch phân bổ hoặc kế hoạch trích trước chi phí như sửa chữa lớn TSCĐ dùng ở bộ phận QLDN …, kế toán ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí Quản lý DN (6428)

 Có TK142 – Chi phí trả trước (1421)

Có TK 335 – Chi phí phải trả

12- Khi phát sinh các khoản được phép ghi giảm chi phí quản lý DN, kế toán ghi:

 Nợ TK 111, 112, 152

Có TK 642 – Chi phí Quản lý DN

13- Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả:

 Nợ TK 911 – Xác định KQ kinh doanh

Có TK 642 – Chi phí Quản lý DN

Những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít hàng hoá tiêu thụ, cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý DN sang tài khoản chờ kết chuyển:

Nợ TK142 – Chi phí trả trước (1422)

Có TK 642 – Chi phí Quản lý DN

ở kỳ hạch sau, khi có sản phẩm tiêu thụ chi phí quản lý doanh nghiệp đã được kết chuyển sang tài khoản 1422, sẽ được kết chuyển toàn bộ sang tài khoản 911, kế toán ghi:

Nợ TK911 – Xác định KQ kinh doanh

Có TK142 – Chi phí trả trước (1422)

2.2.3. Sổ kế toán

Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ, chi phí quản lý DN được tập hợp trên bảng kê số 5. Cuối tháng số phát sinh bên có của TK 642 được phản ánh trên nhật ký chứng từ số 10.

Trong hình thức kế toán nhật ký chung, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán phản ánh vào nhật ký chung, sổ cái TK 642 và sổ cái các tài khoản liên quan.