Bí quyết thành công khi áp dụng TQM

1. Bí quyết thành công khi áp dụng TQM

• TQM phải bắt đầu từ lãnh đạo.
• Phải có lòng kiên trì.
• Mạnh dạn thay đổi tổ chức ngay sau khi cam kết với TQM để cho mọi người thấy TQM đã bắt đầu có tác dụng.
• Biết trao thực quyền cho người lao động.
• Có một hệ thống thông tin nội bộ hiệu quả.
• Có chiến lược đào tạo cụ thể.
• Có sự tham gia của tất cả mọi người.

2. Cải tiến liên tục:

”Thay đổi trong thay đổi” là sự dịch chuyển của một hệ thống để tiến đến một ”ngưỡng” mới hơn. Tuy nhiên, đế thay đổi thực sự là thay đổi, nhà quản lý cần sáng suốt chọn cho mình cách đi để không rơi vào cạm bẫy của vòng tròn luẩn quẩn. Chúng ta đều biết rằng để vượt qua được một ”ngưỡng” nhất định cần có một sự thay đổi nhất định. Vậy làm gì để vượt qua được vòng tròn luẩn quẩn của sự thay đổi ?

Ai cũng muốn bảo vệ quyền lợi của mình, ai cũng muốn làm theo cách của mình, ai cũng cho là mình đúng. Trước nhà quản lý, nhân viên thể hiện sự đồng tình nhưng sau lưng họ ngầm tìm cách phản kháng, trì hoãn. Thay đổi bắt đầu rất nhanh nhưng cũng có thể nhanh chóng biến mất. Vấn đề không hẳn nằm ở tiền hay nguồn lực đầu tư cho sự thay đổi đó mà nằm ngay trong đầu những người thực hiện thay đổi. Nói cách khác, nằm ở kỹ năng hạn chế của nhà quản lý khi thực hiện thay đổi.

Quyết định thay đổi được triển khai, nhân viên bắt đầu quan sát hòai nghi. Không biết rồi sẽ như thế nào đây. Một vài sự cố nảy sinh khiến những hòai nghi chuyển thành suy nghĩ tiêu cực. Quá trình thay đổi tiếp tục động chạm đến quyền lợi của một số người khiến các suy nghĩ tiêu cực dần chuyển thành phản kháng mang tính chất bảo vệ. Cường độ phản kháng mạnh dần lên chuyển thành những phản kháng chủ động khiến nhà quản lý vỡ mộng và trì hoãn quyết định thay đổi. Kịch bản của vòng tròn thất bại đó đã trở thành quen thuộc trong kinh nghiệm của nhà quản lý. Để giải quyết được khó khăn này, vượt lên khỏi vòng tròn luẩn quẩn, có nhiều kỹ năng quản lý chuyên nghiệp được ứng dụng.

Thay đổi là cấp thiết: Một trong những kỹ thuật để giúp nhà quản lý thực hiện là biến thay đổi đang thực hiện thành ưu tiên số một của những người tham gia vào sự thay đổi đó. Điều đó có nghĩa là nhà quản lý buộc phải tìm những biện pháp gia tăng tính cấp thiết và quan trọng phải thực hiện thay đối. Nhà quản lý cần đưa ra những bằng chứng cụ thế đến những người còn hòai nghi.

Tạo động lực thực hiện: Ai cũng vì quyền lợi của mình và để họ thực sự nỗ lực, nhà quản lý phải đưa ra được lợi ích thuyết phục đối với những người cùng tham gia. Lợi ích ở đây phải theo cách nhìn của nhân viên chứ không chỉ đơn thuần theo cách nhìn của nhà quản lý. Lợi ích bằng tiền hay nhiều khi không phải bằng tiền, nó giúp tạo động lực cho những người thực hiện thay đôi.

Tạo bước khởi đầu: Một thay đổi sẽ không bao giờ bắt đầu nếu nó không có điểm khởi đầu. Bên cạnh thiết lập lộ trình cho sự thay đổi là gỡ bỏ những rào cản để bắt đầu tiến hành thay đổi. Rào cản là những thế lực, những chế độ chính sách, qui định trói buộc. Bên cạnh đó cần kích hoạt các phong trào, chương trình thi đua nhằm hỗ trợ triển khai.

Thành công ngắn hạn: Nhân viên cũng như tổ chức cần có niềm tin rằng mình đang đi đúng hướng, làm những việc có ích. Thực tế này đòi hỏi nhà quản lý phải chỉ ra được những thành công ngắn hạn ban đầu nhằm tạo niềm tin cho cả hệ thống. Nếu thành công đến quá muộn sẽ khiến nảy sinh tư tưởng chán nản bỏ cuộc.

Củng cố sự thay đổi: ”Đầu voi đuôi chuột” là một trong những lỗi cơ bản các nhà quản lý thường mắc phải. Thực tế này đòi hỏi nhà quản lý phải luôn sát sao củng cố cho các thay đổi đã thực hiện. Luôn tìm cơ hội tăng tính cấp thiết và quan trọng cho những thay đổi đang thực hiện, sử dụng hiệu quả hệ thống khen thưởng, kỷ luật và kiên trì theo đuổi mục tiêu.

Tạo sự thay đổi bám rễ: Không chỉ dừng ở củng cố, nhà quản lý cần phải xây dựng các biện pháp giúp thay đổi bám rễ. Đánh giá và cải thiện các thay đổi cho phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh. Sử dụng các quy trình đề bạt để đưa những người cải tổ vào vị trí có tác động lớn hơn trong tổ chức.

Chu trình con đi theo các mũi tên thẳng ở vòng trong, chu trình mẹ đi theo các mũi tên cong ở vòng ngoài

Chu trình cải tiến liên tục gồm các bước sau:

• Ban lãnh đạo cấp cao cam kết.
• Hình thành nhóm chất lượng.
• Đo lường chất lượng.
• Xác định mục tiêu và kế hoạch.
• Xây dựng nhận thức về chất lượng.
• Phát động phong trào chất lượng.
• Đào tạo huấn luyện.
• Triển khai kế hoạch thực hiện.
• Phát động ngày không lỗi.
• Đo lường và đánh giá chất lượng.
• Tìm các sự không phù hợp.
• Đề ra các hoạt động khắc phục và phòng ngừa.
• Đánh giá công nhận thành tích.
• Trở lại điểm xuất phát mới.