Các quyết định trong hệ thống dự trữ “đẩy”, “kéo”

1. Quyết định hệ thống dự trữ

Việc hình thành và điều tiết dự trữ trong doanh nghiệp theo nhiều cách thức khác nhau. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quyết định bổ sung dự trữ mà có 2 hệ thống cơ bản:

a. Hệ thống “kéo”: Là hệ thống dự trữ trong đó, các đơn vị của doanh nghiệp hoạt động độc lập, việc hình thành và điều tiết dự trữ do từng đơn vị đảm nhiệm (kéo hút sản phẩm vào dự trữ tại đơn vị)

Đây là hệ thống dự trữ phân tán thích hợp với các doanh nghiệp hoạt động độc lập trên các thị trường rộng lớn, hoặc việc tập trung quản trị dự trữ sẽ gây nhiều tốn kém và không hiệu quả.

b. Hệ thống “đẩy”: Là hệ thống do một trung tâm điều tiết dự trữ chung (quyết định “đẩy” sản phẩm dự trữ vào các đơn vị)

Hệ thống này khá phức tạp nhằm tối ưu dự trữ cho cả hệ thống, trong điều kiện hiện nay do phát triển thông tin, hệ thống này càng được áp dụng rộng rãi.

Mỗi hệ thống dự trữ có các cách thức tính toán các thông số khác nhau và rất phong phú. Nhưng hệ thống nào đi chăng nữa cũng phải đáp ứng các yêu cầu của quản trị dự trữ.

2. Các quyết định trong hệ thống “đẩy”

Hệ thống “đẩy” có nhiều mô hình điều tiết dự trữ khác nhau tùy thuộc yêu cầu và tình thế của môi trường. Một số mô hình đơn giản gồm:

a. Mô hình phân phối sản phẩm dự trữ vượt yêu cầu theo tỷ lệ nhu cầu dự báo

– Bước 1: Xác định nhu cầu của thời kỳ kinh doanh cho từng cơ sở logistics (kho).

– Bước 2: Xác định số lượng hàng hoá dự trữ hiện có ở mỗi cơ sở logistics.

– Bước 3: Xác định xác suất có hàng cần thiết ở mỗi kho.

– Bước 4: Xác định tổng lượng hàng hoá cần thiết ở mỗi cơ sở logistics trên cơ sở lượng hàng hoá dự báo cộng với lượng hàng hoá dự trữ bảo hiểm.

– Bước 5:Xác định lượng hàng hoá bổ sung dự trữ – chênh lệch giữa tổng lượng hàng hoá cần thiết và dự trữ hàng hoá hiện có.

– Bước 6:Xác định số lượng hàng hoá phân phối vượt quá yêu cầu cho từng điểm dự trữ theo tỷ lệ nhu cầu trung bình theo dự báo.

Bước 7:Xác định số lượng hàng hoá phân phối cho từng điềm dự trữ bằng cách cộng lượng hàng hoá bổ sung dự trữ (bước5) với lượng hàng hoá phân phối vượt quá yêu cầu (bước 6).

Ví dụ: Một công ty nông sản dự tính mua 125.000 T hàng hoá và sau đó đưa vào dự trữ ở 3 kho phân phối. Công ty phải xây dựng phương án phân phối lượng hàng hoá này cho 3 kho như thế nào đó cho hợp lý. Những dữ liệu báo cáo ở 3 kho như sau :

b. Mô hình bổ sung sản phẩm dự trữ theo ngày dự trữ chung

Đây là phương pháp đơn giản trên cơ sở phân phối cho mỗi cơ sở logistics trực thuộc một “tỷ lệ hợp lý” hàng hoá dự trữ từ cùng một nguồn tập trung (như tổng kho). Các bước tiến hành theo phương pháp này như sau:

Bước 1: Xác định tổng lượng hàng hoá hiện có tại nguồn tập trung, lượng hàng hoá cần dự trữ ở ở nguồn tập trung và lượng hàng hoá cần phân phối cho các cơ sở logistics trực thuộc.

Bước 2: Xác định lượng hàng hoá dự trữ hiện có và mức tiêu thụ hàng hoá bình quân hàng ngày ở từng cơ sở logistics trực thuộc.

Bước 3: Xác định số ngày dự trữ chung của cả hệ thống theo công thức sau:

Hiện nay nhờ có hệ thống thông tin hiện đại, có thể áp dụng nhiều mô điện tử hiện đại điều tiết nhanh, tối ưu dự trữ cho cả hệ thống.

3. Các quyết định trong hệ thống “kéo”

3.1. Quyết định mô hình kiểm tra dự trữ

Mỗi một hệ thống có các loại mô hình kiểm ta dự trữ khác nhau nhằm cung cấp thông tin tình trạng dự trữ để đưa ra quyết định nhập hàng thích hợp. Tương ứng với mỗi mô hình kiểm tra, phải xác định các thông số:

Điểm đặt hàng: Là Tiêu chuẩn dự trữ để so sánh với dự trữ thực tế kiểm tra nhằm quyết định đặt hàng (mua hàng)

Qui mô lô hàng: Lượng hàng mỗi lần đặt mua (nhập)

Đối với hệ thống “kéo”, có một các mô hình kiểm tra sau:

3.2. Quyết định qui mô lô hàng nhập

Quan điểm chung để xác định qui mô lô hàng nhập: Qui mô lô hàng nhập phải đảm bảo bổ sung dự trữ thích hợp, đáp ứng trình độ dịch vụ khách hàng; đồng thời qui mô lô hàng nhập phải đảm bảo hợp lý, nghĩa là phải tiết kiệm các nguồn lực: tổng chi phí thấp; phù hợp khả năng vốn dự trữ, khả năng điều kiện bảo quản sản phẩm (kho).

Mỗi một hệ thống dự trữ có cách tính toán qui mô lô hàng nhập khác nhau. Đối với hệ thống dự trữ “kéo” có các mô hình phổ biến sau:

a.   Qui mô lô hàng nhập từng lần

Nhập về bán hết rồi mới nhập lô hàng tiếp theo, đảm bảo lượng hàng bán cao nhất có thể, giảm bớt thiệt hại do không bán hết hàng, thường áp dụng đối với hàng rau quả tươi, thời trang,…

;Ví dụ 2: Một cửa hàng thời trang muốn xây dựng đơn đặt hàng tối ưu về một loại hàng hoá kiểu mới. Giá bán mỗi đơn vị hàng hoá là 950.000đ khi mốt đang thịnh hành, và giá đặt mỗi đơn vị là 700.000đ. Khi lạc mốt, họ chỉ bán được với giá 500.000đ. Biết nhu cầu dự đoán với phân phối ở bảng 3.5.

Áp dụng mô hình trên đây đòi hỏi một số ràng buộc:

– Phải đảm bảo thoả mãn mọi nhu cầu

– Nhu cầu có tính liên tục, ổn định và với cơ cấu đã biết.

– Thời gian thực hiện chu kỳ nhập hàng ổn định.

– Giá hàng ổn định không phụ thuộc vào qui mô lô hàng và thời gian (giá mua và chi phí vận chuyển không giảm theo số lượng )

– Không giới hạn phạm vi kế hoạch hoá.

-Không có sự tác động qua lại giữa cơ cấu dự trữ.

– Không tính dự trữ trên đường.

– Không giới hạn khả năng vốn và diện tích bảo quản hàng hoá.

Tuy nhiên mô hình trên có những tác dụng trong lập kế hoạch dự trữ:

– Tìm thấy điểm mà tại đó, chi phí thực hiện đơn hàng và định mức bảo dự trữ hàng năm bằng nhau.

– Xác định được dự trữ trung bình chu kỳ bằng 1/2 qui mô lô hàng.

– Trong trường hợp mọi cái khác như nhau, giá trị của đơn vị dự trữ có ảnh hưởng đến chu kỳ nhập hàng: hàng có giá trị cao sẽ được đặt nhiều lần hơn.

b. Trường hợp giảm giá mua và vận chuyển vì lượng

Do những chính sách marketing mà nguồn hàng và đơn vị vận tải có thể giảm giá khi mua hoặc vận chuyển với đơn đặt hàng có qui mô lớn. Có 2 chính sách giảm giá: chính sách giảm giá toàn phần và chính sách giảm giá từng phần. Chúng ta nghiên cứu phương pháp xác định qui mô lô hàng đối với từng chính sách.

Việc xác định qui mô lô hàng kinh tế dựa trên cơ sở xác định tổng chi phí thấp nhất của chi phí giá trị hàng hoá mua, chi phí đặt hàng và chi phí dự trữ. Công thức xác định tổng chi phí này như sau:

Đồ thị tổng chi phí theo qui mô lô hàng

Quá trình xác định qui mô lô hàng kinh tế theo các bước như sau:

– Bước 1: Tính qui mô lô hàng kinh tế Qo2 với mức giá thấp nhất p2. Nếu Qo2 xác định thì đó là qui mô lô hàng cần tìm. Nếu không, tính tiếp ở bước 2.

– Bước 2: Tính qui mô lô hàng tối ưu với mức giá thấp hơn Q01 (giá trị nằm trong khoảng xác định). Tính tổng chi phí F theo qui mô lô hàng tối ưu Q0i1với mức giá p1 và theo các qui mô lô hàng giới hạn Qi với mức giá thấp hơn p2.

– Bước 3: So sánh các phương án chi phí trên, phương án nào có chi phí thấp hơn thì qui mô lô hàng ứng với phương án đó là qui mô lô hàng kinh tế cần tìm.

Ví dụ: Một trạm bán buôn cần mua một mặt hàng với nhu cầu dự báo là 2.600 đơn vị / năm. Chi phí một đơn đqặt hàng là 100.000đ/đơn, tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ là 20%/năm. Nguồn hàng có chính sách giảm giá vì lượng toàn bộ với 2 mức giá như sau: p1 = 50.000đ/đơn vị cho qui mô mua Qi < 500 đơn vị, và giảm 5% giá khi số lượng mua ³ 500 đơn vị. Vậy trạm bán buôn cần mua với qui mô bao nhiêu để tổng chi phí mua cả năm là thấp nhất?

– Trước hết ta tính qui mô lô hàng kinh tế Q0 ứng với 2 mức giá;

Có thể diễn tả đường cong tổng chi phí theo chính sách giảm giá này ở hình 3.6

c. Trường hợp để lại một số hàng của qui mô lô hàng đặt do phí tồn kho cao.

Mô hình này như sau:

Ngoài ra còn có các mô hình: Mô hình xác định qui mô lô hàng khi đã biết chi phí do thiếu hàng, Mô hình xác định qui mô lô hàng trong trường hợp bị giới hạn về vốn dự trữ hoặc diện tích kho bảo quản,…

3. Quyết định dự trữ bảo hiểm

Một trong những chức năng quan trọng của quản trị dự trữ là phải khắc phục những biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng gây nên tình tạng thiếu hàng (dự trữ) để bán, và như vậy cần phải có dự trữ bảo hiểm.

Để xác định dự trữ bảo hiểm, cần phải tính được độ lệch tiêu chuẩn của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng. Dựa vào số liệu thống kê tình hình nhu cầu và nhập hàng của thời gian đã qua, có thể tính được độ lệch theo công thức sau: