Khái niệm, phân loại dự trữ

1. Khái niệm và chức năng của dự trữ:

Trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, do sự cách biệt về không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng sản phẩm, do đặc điểm khác biệt giữa sản phẩm sản xuất và sản phẩm tiêu dùng, do điều kiện địa lý, tự nhiên và khí hậu, hoặc do phải đề phòng những mất cân đối lớn có thể xẩy ra (chiến tranh, thiên tai, …) mà sản phẩm sau khi sản xuất ra không thể tiêu dùng hoặc tiêu thụ ngay, mà phải trải qua một quá trình nhằm xóa đi những sự cách biệt…kể trên. Sản phẩm trong trạng thái (hình thái) này được coi là dự trữ.

Đối với doanh nghiệp, cần thiết phải tập trung một lượng sản phẩm nhất định nhằm cải thiện dịch vụ khách hàng và giảm chi phí trong kinh doanh, như: cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng đầy đủ và nhanh, và do đó duy trì và phát triển doanh số; Tập trung một lượng lớn sản phẩm trong vận chuyển hoặc tại kho giúp giảm chi phí: duy trì sản xuất ổn định và năng suất cao, tiết kiệm trong mua và vận chuyển (trong mua: giảm giá vì lượng hoặc mua trước thời vụ; còn trong vận chuyển việc tăng qui mô lô hàng sẽ đảm bảo vận chuyển tập trung với chi phí thấp ), và nhờ tập trung một lượng sản phẩm nhất định trong kho mà các doanh nghiệp giảm những chi phí do những biến động không thể lường trước. Bộ phận sản phẩm nhằm cho mục đích này được coi là dự trữ.

Như  vậy, tất cả các hình thái tồn tại của sản phẩm hữu hình trong hệ thống Logistic do các nhân tố kinh tế gây nên nhằm thỏa mãn yêu cầu cung ứng của sản xuất và tiêu dùng với chi phí thấp được coi là dự trữ. Vậy:

Dự trữ là các hình thái kinh tế của sự vận động các sản phẩm hữu hình – vật tư, nguyên liệu, bán thành phẩm, sản phẩm,… – trong hệ thống logistics nhằm thỏa mãn nhu cầu của sản xuất và tiêu dùng với chi phí thấp nhất.

Dự trữ trong thương mại thực hiện 3 chức năng cơ bản: chức năng cân đối cung – cầu, chức năng điều hoà các biến động, và chức năng giảm chi phí.

Chức năng cân đối cung – cầu đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian. Trong sản xuất và kinh doanh, phải tập trung khối lượng dự trữ thời vụ, dự trữ chở đến trước do điều kiện giao thông vận tải và khí hậu, dự trữ đề phòng những biến động của nền kinh tế. Chức năng này là do ảnh hưởng của môi trường vĩ mô đến quan hệ cung – cầu.

Chức năng điều hoà những biến động: Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng. Thực hiện chức năng này, cần phải có dự trữ bảo hiểm.

Chức năng giảm chi phí: Dự trữ nhằm giảm những chi phí trong quá trình sản xuất và phân phối. Chẳng hạn nhờ dự trữ tập trung, có thể vận chuyển những lô hàng lớn để giảm chi phí vận chuyển, và, tuy phải tăng dự trữ và do đó tăng chi phí dự trữ, nhưng tổng phí vận chuyển và dự trữ giảm đi đáng kể.

2. Phân loại dự trữ

   Dự trữ gồm nhiều loại và có thể phân theo nhiều tiêu thức khác nhau. Một số tiêu thức chủ yếu để phân loại dự trữ trong hoạt động logistics:

* Phân loại theo vị trí của sản phẩm trên dây chuyền cung ứng;

* Phân loại theo các yếu tố cấu thành dự trữ trung bình

* Phân loại theo mục đích của dự trữ

* Phân loại theo thời hạn dự trữ;

a.   Phân loại theo vị trí của sản phẩm trên dây chuyền cung ứng

   Logistics là một chuỗi các hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, được thực hiện một cách khoa học và có hệ thống, nhằm chu chuyển hàng hóa dịch vụ, … và những thông tin có liên quan, từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng với mục tiêu thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng một cách tốt nhất. Để đảm bảo cho quá trình logistics diễn ra liên tục thì dự trữ sẽ tồn tại trên suốt dây chuyền cung ứng, ở tất cả các khâu

* Nhà cung ứng – thu mua

* Thu mua – sản xuất

* Sản xuất – Marketing

* Marketing – Phân phối

* Phân phối – Trung gian

* Trung gian – Người tiêu dùng

Hình trên cho thấy, để thực hiện quá trình logistics liên tục cần có nhiều loại dự trữ. Trước tiên là nhà cung cấp muốn đảm bảo có đủ nguyên vật liệu để cung ứng theo đơn đặt hàng của người sản xuất thì cần có dự trữ của nhà cung cấp. Khi nguyên vật liệu được giao cho người sản xuất, sau khi kiểm tra và làm thủ tục cần thiết sẽ được nhập kho – dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, nhịp nhàng, đó là dự trữ nguyên vật liệu. Trong suốt quá trình sản xuất, nguyên vật liệu dưới dự tác động của các yếu tố khác, như: máy móc, sức lao động, … dần biến thành sản phẩm. Để quá trình sản xuất được liên tục, thì trong mỗi công đoạn của quá trình lại có dự trữ bán thành phẩm. Để có đủ sản phẩm theo yêu cầu của các đơn đặt hàng, thì sản phẩm làm ra sẽ được dự trữ tại kho thành phẩm của nhà máy, chờ đến khi đủ số lượng mới xuất đi. Đó là dự trữ sản phẩm tại kho của nhà sản xuất. Trong quá trình lưu thông, phân loại hàng hóa sẽ được dự trữ tại các trung tâm phân phối khu vực, tại kho của các nhà buôn … – Dự trữ sản phẩm trong phân phối. Khi sản phẩm đến tay các nhà bán lẻ, để đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng mọi lúc, nhà bán lẻ sẽ tổ chức dự trữ hàng hóa tại các kho, cửa hàng – Dự trữ của nhà bán lẻ, và cuối cùng sản phẩm đến tay người tiêu dùng, họ sẽ tổ chức dự trữ để đáp ứng nhu cầu cá nhân – Dự trữ của người tieu dùng.

Theo chiều thuận, quá trình logistics sẽ đi từ người cung cấp nguyên vật liệu cho người tiêu thụ sản phẩm cuối cùng, ở mối khâu của quá trình đều tổ chức dự trữ để đảm bảo cho quá trình liên tục và hiệu quả. Thực tế cho thấy, ở mỗi khâu trong quá trình logistics có thể xuất hiện những sản phẩm không đạt yêu cầu cần phải hoàn trả lại, những sản phẩm hư hỏng, khiếm khuyết, đòi hỏi phải tái chế, bao bì dán nhãn lại. Từ đó dẫn đến nhu cầu phải tổ chức quá trình logistics ngược (reverse logistics) và ở mỗi khâu cũng sẽ hình thành dự trữ. Trong các loại dự trữ ở hình 3.1, có 4 loại dự trữ chủ yếu

Các loại dự trữ chủ yếu phân theo vị trí trong hệ thống logistics

Theo hình thái vận động của sản phẩm trong hệ thống logistics người ta còn có thể chia dự trữ làm hai loại: Dự trữ tại các cơ sở Logistics và dự trữ trên đường vận chuyển

– Dự trữ tại các cơ sở logistics, bao gồm dự trữ trong kho nguyên vật liệu, phụ tùng, … (gọi chung là kho vật tư); Dự trữ trong các kho bán thành phẩm của các tổ, đội, phân xưởng sản xuất; Dự trữ trong kho thành phẩm của nhà sản xuất; Dự trữ trong các kho của trung tâm phân phối, kho của các nhà bán buôn, bán lẻ; Dự trữ trong cửa hàng bán lẻ … Lượng dự trữ này đảm bảo cho sản xuất được liên tục và đáp ứng yêu cầu kinh doanh của các nhà bán buôn, bán lẻ, cũng như thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng.

– Dự trữ hàng hóa trên đường vận chuyển: là dự trữ hàng hóa đang trong quá trình vận động từ điểm đầu đến điểm cuối dây chuyền cung ứng. Thường thời gian vận chuyển trên đường vận chuyển bao gồm: Thời gian hàng hóa được chuyên chở trên các phương tiện vận tải, thời gian bốc dỡ, chuyển tải, thời gian hàng được bảo quản, lưu trữ tại kho bãi của các đơn vị vận tải.

b. Phân loại theo các yếu tố cấu thành dự trữ trung bình

Dự trữ bảo hiểm được tính theo công thức sau:

c.   Phân loại theo mục đích của dự trữ

+ Dự trữ thường xuyên

Dự trữ thường xuyên nhằm đảm bảo thỏa mãn nhu cầu hàng ngày. Dự trữ thường xuyên phụ thuộc vào cường độ và sự biến đổi của nhu cầu và khoảng thời gian giữa 2 thời kỳ nhập hàng. Dự trữ thường xuyên bao gồm dự trữ chu kỳ và dự trữ bảo hiểm.

+ Dự trữ thời vụ

Có những loại hàng hoá tiêu thụ quanh năm, nhưng sản xuất có tính thời vụ như: nông sản, ngược lại có những sản phẩm chỉ tiêu dùng theo mùa vụ nhưng có thể sản xuất quanh năm như : quần áo thời trang. Để đáp ứng những nhu cầu nêu trên thì phải có dạng dự trữ theo mùa vụ. Một số ví dụ về dạng dự trữ này, như: ở xứ lạnh người ta dự trữ rau để phục vụ cho mùa đông; các công ty thiết bị trường học dự trữ sách, vở, dụng cụ học sinh để phục vụ cho ngày khai trường.

d.  Phân loại theo giới hạn của dự trữ:

Theo tiêu thức này có các loại dự trữ:

* Dự trữ tối đa;

* Dự trữ tối thiểu;

* Dự trữ bình quân.

• Dự trữ tối đa: Là mức dự trữ sản phẩm lớn nhất cho phép công ty kinh doanh có hiệu quả. Nếu dự trữ vượt quá mức dự trữ tối đa sẽ dẫn đến hiện tượng hàng hóa bị ứ đọng, vòng quay vốn chậm, kinh doanh không hiệu quả.
• Dự trữ tối thiểu: Là mức dự trữ sản phẩm thấp nhất đủ cho phép công ty hoạt dộng liên tục. Nếu dự trữ sản phẩm dưới mức này sẽ không đủ nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất, không đủ hàng hóa cung cấp cho khách hàng, làm gián đoạn quá trình sản xuất cung ứng.
• Dự trữ bình quân: Là mức dự trữ sản phẩm bình quân của công ty trong một kỳ định (Thường là một năm).

Dự trữ bình quân được xác định bằng công thức: