Chiến lược vận chuyển hàng hoá

1. Xác định mục tiêu chiến lược vận chuyển

Chức năng vận chuyển hàng hoá cần được thiết kế và vận hành phù hợp với chiến lược cạnh tranh chung và chiến lược logistics của toàn doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào nhiệm vụ dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp cùng với mạng lưới các cơ sở logistics (điểm bán lẻ, kho bãi, trung tâm phân phối) và các nguồn lực hiện có khác mà xây dựng các phương án vận chuyển khác nhau nhằm đáp ứng cao nhất những đòi hỏi của thị trường với tổng chi phí thấp nhất.

Xuất phát từ 2 nhóm mục tiêu căn bản của logistics: chi phí và dịch vụ khách hàng, chiến lược vận chuyển phải lượng hoá được các chỉ tiêu trong kế hoạch hành động của mình.

  • Mục tiêu chi phí: Là một trong những mục tiêu hàng đầu của vận chuyển.Nhà quản trị phải đưa ra những quyết định vận chuyển nhằm giảm đến mức thấp nhất chi phí của cả hệ thống logistics. Chi phí phụ thuộc nhiều yếu tố, đặc biệt phụ thuộc hệ thống logistics nhằm sử dụng các giải pháp để tối thiểu hoá tổng chi phí của cả hệ thống. Điều này có nghĩa, tối thiểu hoá chi phí vận chuyển không phải luôn luôn liên quan đến tổng chi phí logistics thấp nhất. Ví dụ như để tối thiểu hoá chi phí vận chuyển, người ta thường vận chuyển với qui mô lớn, sử dụng phương tiện như đường sắt hay đường thuỷ, điều này có thể tạo nên chi phí dự trữ cao hơn, và chưa chắc tổng chi phí logistics đạt mức tối ưu.
  • Mục tiêu chất lượng dịch vụ khách hàng: Thể hiện năng lực đáp ứng nhu cầu khách hàng về thời gian, địa điểm, qui mô và cơ cấu mặt hàng trong từng lô hàng vận chuyển. Trong vận chuyển hàng hoá, dịch vụ khách hàng được thể hiện ở 2 khía cạnh đặc thù và quan trọng nhất, đó là thời gian và độ tin cậy.
  • Trình độ dịch vụ khách hàng chịu ảnh hưởng nhiều bởi thời gian vận chuyển. Trong một chu kỳ thực hiện đơn đặt hàng, thời gian vận chuyển chiếm nhiều nhất, và do đó tốc độ vận chuyển có liên quan đến việc đáp ứng kịp thời hàng hoá cho khách hàng, đến dự trữ hàng hoá của khách hàng. Tốc độ và chi phí vận chuyển liên quan với nhau theo 2 hướng. Thứ nhất, các đơn vị vận chuyển có khả năng cung cấp dịch vụ vận chuyển nhanh hơn thì cước phí sẽ cao hơn; thứ hai, dịch vụ vận chuyển càng nhanh, thời gian dự trữ trên đường càng giảm. Do đó, chọn phương án vận chuyển phải cân đối được tốc độ và chi phí vận chuyển. Thông thường, các doanh nghiệp chọn mục tiêu chi phí khi vận chuyển bổ sung dự trữ, còn khi vận chuyển cung ứng hàng hoá cho khách hàng thì chọn mục tiêu tốc độ.
  • Độ tin cậy trong vận chuyển hàng hoá thể hiện qua tính ổn định về thời gian và chất lượng dịch vụ khi di chuyển các chuyến hàng. Sự dao động trong thời gian vận chuyển là khó tránh khỏi do những yếu tố không kiểm soát được như thời tiết, tình trạng tắc nghẽn giao thông, v.v. Tuy nhiên dao động cần được giảm đến mức thấp nhất trong quá trình di chuyển xác định đối với các lô hàng giao, nhận. Độ ổn định vận chuyển ảnh hưởng đến cả dự trữ của người mua, người bán và những cơ hội, rủi ro trong kinh doanh. Tuy nhiên bên cạnh việc đảm bảo tốt tính ổn đinh trong vận chuyển, chủ hàng cũng cần có được sự linh hoạt trong môi trường kinh doanh đầy biến động, đáp ứng được nhu cầu vận chuyển đột xuất và cấp bách của khách hàng.

Lưu ý: Luôn có sự đánh đổi giữa mục tiêu chi phí và chất lượng dịch vụ vận chuyển. Để đạt được mức độ đáp ứng khách hàng cao (hàng có mặt đúng lúc, đúng chỗ, đa dạng chủng loại, không thiếu dự trữ) thì thường phải vận chuyển với tần số lớn, khối lượng nhỏ…. và như vậy chi phí vận chuyển nói riêng và chi phí logistics nói chung sẽ tăng. Vì vậy, trong quá trình xây dựng kế hoạch chiến lược vận chuyển cần phải khéo léo đạt được sự cân đối giữa chi phí vận chuyển và chất lượng dịch vụ. Trong một số trường hợp, chi phí thấp là cần thiết; ở tình thế khác, dịch vụ là quan trọng hơn để  đáp ứng tốt nhu cầu cung ứng hàng hoá cho khách hàng. Quá trình thiết kế và quản trị phối thức vận chuyển hợp lí là trách nhiệm hàng đầu của nhà quản trị logistics.

2. Thiết kế mạng lưới và tuyến đường vận chuyển

Mạng lưới và tuyến đường vận chuyển cần được thiết kế để đảm bảo sự vận động hợp lí của hàng hoá trong kênh logistics theo những điều kiện nhất định. Có nhiều phương án vận chuyển khác nhau: vận chuyển thẳng đơn giản; vận chuyển thẳng với tuyến đường vòng; vận chuyển qua trung tâm phân phối; vận chuyển qua trung tâm phân phối với tuyến đường vòng và vận chuyển đáp ứng nhanh.

  • Vận chuyển thẳng đơn giản (direct shipment network):

Với phương án vận chuyển thẳng, tất cả các lô hàng được chuyển trực tiếp từ từng nhà cung ứng tới từng địa điểm của khách hàng như trong hình 4.3. Đó là những tuyến đường cố định và nhà quản trị logistics chỉ cần xác định loại hình phương tiện vận tải và qui mô lô hàng cần gửi, trong đó có cân nhắc tới mức độ đánh đổi giữa chi phí vận chuyển và chi phí dự trữ hàng hoá.

Ưu điểm chính của vận chuyển thẳng là xoá được các khâu kho trung gian, đẩy nhanh quá trình dịch vụ khách hàng, và quản lí đơn giản. Các quyết định vận chuyển mang tính độc lập tương đối, và có thể giảm được chi phí vận chuyển trong trường hợp cự li ngắn do giảm được số lần xếp dỡ hàng hoá.

Phương án vận chuyển thẳng được coi là hợp lí nếu nhu cầu tại từng địa điểm khách hàng là đủ lớn để vận chuyển đầy xe (TL) hoặc khi vận chuyển những mặt hàng cồng kềnh, trọng lượng lớn như đồ gỗ, máy giặt, tủ lạnh. Nhưng nếu mỗi địa điểm chỉ cần khối lượng hàng nhỏ (LTL) thì phương án này sẽ làm tổng chi phí vận chuyển tăng, do cước phí cao cộng với chi phí lớn cho việc giao nhận nhiều lô hàng nhỏ.

  • Vận chuyển thẳng với tuyến đường vòng (direct shipping with milk runs)

Tuyến đường vòng (milk run) là  hành trình vận chuyển trong đó xe tải sẽ giao hàng từ một nhà cung ứng tới lần lượt nhiều khách hàng hoặc gộp các lô hàng từ nhiều nhà cung ứng tới một khách hàng (hình 4.4). Việc phối hợp các lô hàng như vậy cho một tuyến đường của một xe tải sẽ khắc phục được hạn chế nói trên của vận chuyển thẳng, làm tăng hiệu suất sử dụng trọng tải xe.

Thiết kế tuyến đường vòng đặc biệt phù hợp khi mật độ khách hàng dày đặc, cho dù khoảng cách vận chuyển là dài hay ngắn. Điển hình là doanh nghiệp trên thị trường đồ ăn nhanh như Frito-Lay hay McDonald khi họ cần đáp ứng mạng lưới kinh doanh nhượng quyền của mình những lô hàng nhỏ trong ngày. Còn doanh nghiệp Nhật bản như Toyota thì ứng dụng phương án vận chuyển thẳng với tuyến đường vòng từ nhiều nhà cung ứng nguyên liệu để phù hợp với dây chuyền sản xuất JIT của mình.

  • Vận chuyển qua trung tâm phân phối (all shipments via distribution center)

Trong phương án này, các nhà cung ứng không vận chuyển trực tiếp tới địa điểm của khách hàng, mà vận chuyển thông qua một trung tâm phân phối (DC) trong một khu vực địa lí nhất định (hình 4.5). Sau đó, trung tâm phân phối này chuyển những lô hàng tương ứng đến từng khách hàng trên địa bàn hoạt động của mình.

DC tạo nên một khâu trung gian giữa nhà cung ứng và khách hàng để thực hiện 2 nhiệm vụ: dự trữ và chuyển tải. Sự hiện diện của DC có thể giúp giảm chi phí của toàn bộ chuỗi cung ứng logistics khi các nhà cung ứng ở xa khách hàng và chi phí vận chuyển lớn. Cả 2 nguyên tắc vận chuyển — lợi thế nhờ qui mô và lợi thế nhờ khoảng cách đã được – đã được triệt để khai thác ở phương án vận chuyển qua trung tâm phân phối.

Siêu thị Wal-Mart (siêu thị giá rẻ của Mỹ có mạng lưới bán lẻ toàn cầu) đã rất thành công khi đặt mua những lô hàng lớn tại các nước có lợi thế cạnh tranh ở từng nhóm hàng khác nhau và sử dụng các DC để dữ trữ, phân lô và chuyển tải cho mạng lưới cửa hàng của mình.

Gắn liền với các quyết định chiến lược trước đó về qui hoạch mạng lưới các cơ sở logistics trong đó có các trung tâm phân phối, kho bãi, phân xưởng sản xuất và cửa hàng bán lẻ.

  • Vận chuyển qua trung tâm phân phối với tuyến đường vòng (shipping via DC using milk runs)

Người ta thường thiết kế tuyến đường vòng để vận chuyển từ trung tâm phân phối đến các khách hàng khi lô hàng theo nhu cầu của khách hàng tương đối nhỏ, không chất đầy xe tải (LTL). Như vậy sẽ phải phối hợp nhiều lô hàng nhỏ với nhau để khai thác tính kinh tế nhờ qui mô và giảm số lần vận chuyển không tải. Còn DC được sử dụng để tập hợp các lô hàng lớn được vận chuyển từ các nhà cung ứng ở khoảng cách xa tới và dự trữ tại đó .

Tập đoàn Seven-Eleven (7/11) sử dụng phương thức vận chuyển này để đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các đơn hàng cho hệ thống cửa hàng tiện ích dày đặc của mình trên các đô thị lớn của các khu vực thị trường trọng điểm.

  • Vận chuyển đáp ứng nhanh (tailored network)

Đây là phương thức vận chuyển phối hợp nhiều phương án kể trên để tăng mức độ đáp ứng và giảm chi phí trong hệ thống logistics. Trong từng tình huống khác nhau, chủ hàng sẽ phải quyết định có vận chuyển qua trung tâm phân phối hay không, vận chuyển đầy xe hay không đầy xe, theo tuyến đường vòng hay tuyến đường thẳng. Mục tiêu cao nhất là đáp ứng yêu cầu về thời gian, địa điểm, khối lượng và cơ cấu hàng hoá vận chuyển tới khách hàng. Bên cạnh đó có cân nhắc đến chi phí tổng thể cho cả phương tiện, dự trữ, bốc xếp và an toàn hàng hoá. Phương án này đòi hỏi trình độ quản lí cao, có khả năng phối hợp hiệu quả trong các tình huống phức tạp và có hệ thống thông tin nhạy bén, kết nối trực tiếp với các nhà cung ứng và mạng lưới khách hàng.

3. Lựa chọn đơn vị vận tải

Cùng với quyết định về phương án và tuyến đường vận chuyển là quyết định về phương tiện và đơn vị vận tải phù hợp. Căn cứ vào việc phân tích nhu cầu dịch vụ khách hàng, vào đặc trưng dịch vụ và chi phí của từng loại phương tiện, vào khả năng cung ứng của đối thủ cạnh tranh… từ đó lựa chọn đơn vị vận tải thích hợp với mục tiêu chiến lược và mạng lưới vận chuyển đã thiết kế.

3.1. Tiêu thức lựa chọn:

Lựa chọn đơn vị vận tải thường được phân tích theo các tiêu thức cụ thể như chi phí, thời gian, độ tin cậy, khả năng tiếp cận, công suất, tính linh hoạt và an toàn hàng hoá.

  • Chi phí vận chuyển: bao gồm nhiều khoản mục, và cần cân nhắc đến tổng chi phí
  • Cước vận chuyển: Chi phí lớn nhất và dễ nhận thấy nhất, tính bằng đơn vị tấn-km.
  • Chi phí tại bến (xe, cảng, tàu): phí thuê bến bãi, bốc dỡ chất xếp hàng hoá (có thể được tính trọn gói, cũng có thể tính riêng ngoài cước vận chuyển)
  • Phí bảo hiểm: tuỳ thuộc giá trị lô hàng và phương tiện giao thông

Chi phí vận chuyển dao động tuỳ thuộc vào loại hình hàng hoá (hình dạng, trọng khối), khối lượng và khoảng cách vận chuyển. Ngoài ra còn có thể có những chi phí cho dịch vụ đặc biệt như chi phí thủ tục thông quan cho hàng hoá xuất nhập khẩu.

  • Thời gian vận chuyển: bao gồm tổng thời gian vận chuyển trọn gói từ khi chủ hàng gửi từ điểm xuất phát tới tận địa điểm khách hàng yêu cầu (transit time door to door), trong đó gồm có các yếu tố:
  • Tốc độ: đối với những quãng đường dài (500 km trở lên) thì tốc độ của phương tiện vận chuyển quyết định lớn nhất đến thời gian giao nhận hàng
  • Thời gian bốc dỡ và chất xếp hàng hoá sang phương tiện vận tải khác: nhiều khi, để chuyển hàng đến đúng địa điểm yêu cầu, người ta cần đến nhiều phương tiện vận chuyển, và thời gian dừng lại để chuyển hàng sang phương tiện khác cũng cần được tính đến. Điều này còn tuỳ thuộc rất nhiều vào khả năng cơ giới hoá ở từng điểm đỗ. Bởi vậy, với những quãng đường ngắn (dưới 100 km) người ta thấy rằng thời gian trên đường và thời gian bốc dỡ là gần ngang nhau, và ô tô với các bao bì được tiêu chuẩn hoá (kiện, côngtenơ) và thiết bị dỡ hàng có thể sẽ là phương sách tối ưu để tiết kiệm thời gian giao nhận hàng.

Phương tiện vận chuyển máy bay có tốc độ cao nhất, nhưng bên cạnh đó cần phải tính đến thời gian chờ đến đúng chuyến bay. Và thông thường máy bay không thể chở đến tận kho của khách hàng, mà chỉ có thể hạ cánh ở sân bay nhất định, từ đó lại phải bốc dỡ hàng sang phương tiện khác để đi đến đúng địa điểm (thường là chuyển sang ô tô) nên tổng thời gian vân chuyển sẽ không nhỏ.

  • Độ tin cậy (reliability): thể hiện qua tính ổn định về thời gian và chất lượng dịch vụ chuyên chở hàng hoá trong những điều kiện xác định. Những yếu tố tác động đến độ tin cậy là thời tiết, tình trạng giao thông, số lần dừng lại trên tuyến, thời gian tập hợp và giao nhận hàng hoá trên đường. Khả năng sai lệch thời gian vận chuyển là thước đo sự không chắc chắn của quá trình thực hiện vận chuyển hàng hoá. Nếu độ tin cậy thấp, thời gian vận chuyển không ổn định, lúc nhanh lúc chậm, sẽ gây nên tình trạng lúc thừa hàng lúc thiếu hàng, khiến khách hàng bị thụ động trong kinh doanh và buộc phải tăng mức dự trữ bảo hiểm cao hơn. Đối với nhiều khách hàng, người ta coi tiêu thức về độ tin cậy quan trọng hơn là thời gian vận chuyển để có thể chủ động trong kế hoạch sản xuất-kinh doanh của mình.
  • Năng lực vận chuyển (capability): cho biết khối lượng hàng hoá và địa bàn hoạt động mà đơn vị vận tải có thể chuyên trở được trong một khoảng thời gian nhất định thể hiện qua số lượng phương tiện vận tải và các thiết bị đi kèm. Năng lực vận chuyển còn thể hiện ở khả năng tiếp cận đến đúng địa điểm và vị trí theo yêu cầu của khách hàng. Vận tải đường bộ có chi phí tương đối cao nếu vận chuyển khối lượng lớn trên quãng đường dài nhưng lại rất linh hoạt và có khả năng đáp ứng được đến đúng địa điểm theo yêu cầu, đến tận cửa kho hàng hoá của khách hàng.
  • Tính linh hoạt (flexibility): khả năng đáp ứng nhanh chóng và kịp thời của đơn vị vận tải trong những tình huống ngoài kế hoạch và hợp đồng vận chuyển. Chẳng hạn khối lượng vận chuyển lớn hơn nhiều so với dự kiến; vận chuyển trong điều kiện thời tiết không thuận lợi; v.v.
  • An toàn hàng hoá (cargo safety): thông thường các đơn vị vận tải chịu trách nhiệm về những va đập, đổ vỡ hàng hoá trên đường, trừ trường hợp thiên tai bất ngờ. Về phía chủ hàng thì cần có những bao bì bảo vệ thích hợp cho hàng hoá của mình chống những dao động va đập trên đường vận chuyển. Vận tải đường ống là an toàn nhất đối với hàng hoá và gần như không có hao hụt; thứ hai là đường thuỷ; thứ ba là đường hàng không; thứ tư là đường bộ; và phương tiện vận chuyển có tỷ lệ hao hụt cao và kém an toàn nhất là đường sắt.

3.2. Qui trình lựa chọn đơn vị vận tải

Đơn vị vận tải có ảnh hưởng rất lớn đến các tiêu chuẩn dịch vụ và chi phí đối với doanh nghiệp. Cần phải đánh giá người vận chuyển theo nhiều tiêu thức để lựa chọn. Quá trình lựa chọn người vận chuyển tiến hành theo các bước sau đây:

  • Xác định các tiêu thức và tầm quan trọng của mỗi tiêu thức

Trên quan điểm marketing, phải phân tích các tiêu thức đánh giá nhà cung cấp theo định hướng người nhận hàng, tức là định hướng khách hàng, chứ không phải định hướng người chủ hàng, người thuê dịch vụ vận tải. Hai khía cạnh chính cần xem xét là dịch vụ và chi phí, trong đó có thể triển khai thành 6 tiêu thức (chi phí, thời gian, độ tin cậy, năng lực vận chuyển, tính linh hoạt và an toàn hàng hoá) như mô tả ở phần trên.Tầm quan trọng của mỗi tiêu thức được xác định theo hệ số phù hợp với quan điểm của người nhận hàng. Có thể xếp hạng mức độ quan trọng theo thứ tự: hệ số 1 là quan trọng nhất, hệ số 3 là ít quan trọng nhất.

  • Lựa chọn đơn vị vận tải

Với những đơn vị vận tải mà doanh nghiệp đã từng kí hợp đồng vận chuyển thì có thể đánh giá thực lực chất lượng dịch vụ và chi phí cụ thể theo như bảng 3.2. Trong đó, kết quả thực hiện theo từng tiêu thức của từng đơn vị vận chuyển được đánh giá bằng cách cho điểm với thang từ 1 đến 3, với 1 là tốt nhất và 3 là kém nhất. Điểm đánh giá này phải phán ánh cả yếu tố số lượng và chất lượng.

Tổng số điểm đánh giá được xác định bằng cách nhân điểm thực hiện tiêu chuẩn với hệ số quan trọng để được điểm đánh giá từng tiêu chuẩn, sau đó, cộng điểm đánh giá các tiêu chuẩn sẽ được tổng số điểm. Người vận chuyển nào có tổng số điểm đánh giá thấp nhất là người có năng lực vận chuyển đạt yêu cầu cao nhất.

Với những đơn vị vận tải mà doanh nghiệp chưa từng sử dụng dịch vụ của họ thì có thể thu thập thông tin qua các bạn hàng, qua báo chí hoặc hiệp hội vận tải. Để từ đó có được sự lựa chọn khách quan và xác đáng. Ngoài việc đánh giá các tiêu chuẩn chi phí và dịch vụ, cần cân nhắc cả những yếu tố như tính hợp tác và mối quan hệ của doanh nghiệp với đơn vị vận tải.

  • Giám sát và đánh giá dịch vụ lựa chọn

Công tác giám sát và đánh giá là hết sức cần thiết sau một khoảng thời gian nhất định (1 tháng/3 tháng/6 tháng) để rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng dịch vụ hoặc lựa chọn dịch vụ vận tải khác phù hợp hơn. Việc đánh giá có thể căn cứ theo những tiêu thức đã nêu trong bảng 3.2, kèm với nhận xét của người nhận hàng (khách hàng) về đơn vị vận tải. Việc đánh giá đồng thời phải thống nhất với mục tiêu chiến lược vận chuyển trong mối tương quan với mạng lưới và tuyến đường vận tải được hoạch định trước đó.