Quy trình, phương pháp và yêu cầu kiểm tra

1. Quy trình kiểm tra

Quy trình kiểm tra cơ bản gồm các nội dung sau:

* Thiết lập các tiêu chuẩn

Thiết lập tiêu chuẩn là công việc đầu tiên của quá trình kiểm tra. Nó đóng một vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định đối với chất lượng của hoạt động kiểm tra. Tuy nhiên, việc xác lập tiêu chuẩn là một công việc không đơn giản. Vì vậy, đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự quan tâm và đầu tư thích đáng.

Tiêu chuẩn là yêu cầu phải hoàn thành nhiệm vụ theo một quy trình khoa học để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao. Tiêu chuẩn được phân ra thành nhiều loại hình khác nhau:

– Tiêu chuẩn định tính

Tiêu chuẩn định tính thường liên quan tới thái độ, trách nhiệm đối với công việc; những chuẩn mực giá trị trong ứng xử bên trong và ứng xử bên ngoài… Tiêu chuẩn định tính thường mang tính chung chung, trừu tượng và tương đối khó xác định cũng như khó đo lường. Chính vì vậy đòi hỏi các nhà quản lý phải sử dụng tới tư duy logic và tư duy phi logic.

– Tiêu chuẩn định lượng

Tiêu chuẩn định lượng thường liên quan tới các chỉ tiêu, các thông số về kinh tế – kỹ thuật và được biểu hiện qua các con số, có thể cân đong đo đếm được.

Tiêu chuẩn cũng có thể được chia thành:

– Tiêu chuẩn trong quy trình thực hiện công việc

– Tiêu chuẩn về các dịch vụ và sản phẩm

Một số yêu cầu khi xây dựng các tiêu chuẩn:

– Về nội dung của tiêu chuẩn:

+ Tiêu chuẩn phải phù hợp với mục tiêu và năng lực của tổ chức

+ Cụ thể, rõ ràng, gắn liền với công việc và đối tượng

+ Chính xác, dễ sử dụng

– Về cách thức xây dựng tiêu chuẩn:

+ Lựa chọn những người có năng lực

+ Đầu tư về thời gian và tài chính

* Đo lường

Việc đo lường phải xuất phát từ những tiêu chuẩn đã được xác lập. Đo lường bao gồm việc thực hiện công việc và kết quả của công việc. Đây là hoạt động đối chiếu, so sánh giữa hoạt động và kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đề ra, từ đó có thể phát hiện những sai lầm và sai lệch. Việc đo lường không phải lúc nào cũng được thực hiện một cách dễ dàng và chính xác, nhất là đối với những công việc và đối tượng phức tạp, tiêu chuẩn không rõ ràng hay mang tính định tính. Trong trường hợp như vậy, đôi khi nhà quản lý có thể dùng khả năng phân tích của mình để phán đoán và chỉ ra các sai lệch.

– Một số phương pháp đo lường:

+ Đánh giá bằng điểm và đồ thị

+ Xếp hạng luân phiên

+ So sánh cặp đôi

+ Đo lường điểm mấu chốt

+ Sử dụng các công cụ ISO, hộp đen

– Một số yêu cầu trong quá trình đo lường việc thực hiện kết quả:

+ Không được mang tiêu chuẩn của một công việc này sang để áp đặt, đánh giá một công việc khác.

+ Loại bỏ những thành kiến và định kiến cá nhân trong quá trình đo lường, đánh giá.

+ Tiến hành đo lường, đánh giá thường xuyên, đúng yêu cầu, đúng mục đích và quy trình

+ Kết quả đo lường phải phù hợp với công việc, chức năng, nhiệm vụ của người thực hiện công việc

+ Đo lường phải chỉ ra được sai lệch một cách chính xác và nguyên nhân của những sai lệch đó.

* Các giải pháp điều chỉnh

– Đối với ưu điểm

Khi phát hiện những ưu điểm của hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức, các nhà quản lý phải đưa ra các giải pháp nhằm phát huy, kế thừa và nhân rộng nó. Bên cạnh đó phải kịp thời khích lệ, động viên bằng các hình thức khen thưởng đối với các cá nhân, bộ phận thực hiện công việc đó.

– Đối với nhược điểm

Khi phát hiện ra sai lầm và sai lệch, người quản lý cần phải tập trung phân tích vấn đề để tìm ra nguyên nhân sai lầm và sai lệch, từ đó có kế hoạch đưa ra những giải pháp điều chỉnh hữu hiệu.

Sửa chữa sai lầm và điều chỉnh sai lệch là những công việc liên quan đến toàn bộ các chức năng của quy trình quản lý. Tuỳ theo nội dung sai lầm và sai lệch mà nhà quản lý có thể thực hiện phương án điều chỉnh phù hợp. Có thể điều chỉnh những nội dung trong lập kế hoạch (mục tiêu, phương án), hay điều chỉnh trong công tác tổ chức (thiết kế bộ máy, phân công công việc, giao quyền), hoặc điều chỉnh trong công tác lãnh đạo (nội dung hay cách thức lãnh đạo), thậm chí điều chỉnh ngay trong công tác kiểm tra (tiêu chuẩn, đo lường). Những phương án điều chỉnh đó là căn cứ vào nguyên nhân dẫn tới những sai lầm và sai lệch.

Nếu như công việc xác lập tiêu chuẩn, đo lường kết quả là những công việc khó khăn thì việc đưa ra các giải pháp điều chỉnh lại càng khó khăn hơn.

2. Quy trình kiểm tra chi tiết

Quy trình kiểm tra chi tiết gồm tám bước cơ bản và được mô tả theo sơ đồ sau:

Quá trình kiểm tra chi tiết là sự cụ thể hoá của quy trình kiểm tra cơ bản và nó là một hệ thống mang tính phản hồi. Tính phản hồi của hệ thống kiểm tra chi tiết được biểu hiện ở chỗ: hệ thống này phân tích quá trình kiểm tra một cách toàn diện và chi tiết hơn so với tiến trình kiểm tra cơ bản (thiết lập tiêu chuẩn, đo lường và các giải pháp điều chỉnh). Các nhà quản lý tiến hành đo lường hoạt động và kết quả hoạt động đã thực hiện trong thực tế, so sánh kết quả đo lường này với các tiêu chuẩn đã được xác lập, rồi xác định và phân tích các nguyên nhân của các vấn đề. Sau đó, để thực hiện những giải pháp phù hợp cần thiết, các nhà quản lý phải đưa ra một chương trình cho các giải pháp và thực hiện chương trình đó để đạt tới kết quả mong muốn. Quy trình này lại tiếp tục một chu kỳ mới theo những nội dung trên nhưng ở một cấp độ và trình độ cao hơn.

3.  Phương pháp kiểm tra

Phương pháp kiểm tra là toàn bộ cách thức đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở lựa chọn những công cụ, phương tiện và cách thức phù hợp nhằm đạt tới kết quả kiểm tra chính xác và khách quan.

Phương pháp kiểm tra bao gồm các nhân tố:

+ Phân công chủ thể kiểm tra phù hợp với chức vị

+ Lựa chọn công cụ và phương tiện kiểm tra phù hợp

+ Lựa chọn cách đo lường phù hợp

Sự phù hợp của công cụ, phương tiện và cách thức đo lường gắn liền với chủ thể, đối tượng, hoàn cảnh kiểm tra.

Chủ thể kiểm tra có thể là một người, một nhóm người với các tầng nấc khác nhau. Tuỳ thuộc vào mục đích, nội dung, tính chất của công việc, đối tượng và hoàn cảnh mà chủ thể kiểm tra lựa chọn những công cụ và cách thức kiểm tra phù hợp.

Một số công cụ kiểm tra

– Bảng tiêu chuẩn công việc

– Nội quy, quy chế, pháp luật

– Các công cụ kĩ thuật: Biểu đồ Gantt, PERT (Program Evaluation and Review Technique) v.v.

Một số cách kiểm tra

– Kiểm tra trực tiếp và kiểm tra gián tiếp

– Kiểm tra khâu trọng điểm

– Kiểm tra chéo giữa các bộ phận

– Kiểm tra ngẫu nhiên và kiểm tra mặc nhiên

– Kiểm tra toàn bộ với kiểm tra bộ phận

4. Yêu cầu của kiểm tra

Với mỗi loại hình và nội dung kiểm tra khác nhau sẽ có những yêu cầu và nguyên tắc kiểm tra khác nhau. Tuy nhiên, có thể đưa ra các yêu cầu cơ bản của công tác kiểm tra như sau:

– Công việc kiểm tra cần phải được thiết kế theo các kế hoạch và chức vị.

Mọi vấn đề kiểm tra và kỹ thuật kiểm tra phải phản ánh những đòi hỏi và nội dung của kế hoạch. Bởi lẽ, cơ sở và nguyên nhân phải kiểm tra là dựa vào kế hoạch.

– Công việc kiểm tra cần phải được thiết kế phù hợp với đặc điểm cá tính của nhà quản lý.

Kiểm tra là một công việc và chức năng của nhà quản lý nhằm làm cho các kế hoạch và mục tiêu của tổ chức chắc chắn trở thành hiện thực. Các phương thức kiểm tra chỉ là một công cụ để nhà quản lý thực hiện công việc của mình. Vì vậy, các nhà quản lý chỉ sử dụng hệ thống kiểm tra hiệu quả khi những hệ thống đó phù hợp với năng lực và sở thích của họ.

– Việc kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu trong toàn bộ hệ thống.

– Kiểm tra phải khách quan.

– Kiểm tra phải khách quan từ việc thiết kế tiêu chuẩn, đo lường đến việc diễn đạt kết quả kiểm tra.

– Kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí và văn hoá tổ chức.

– Kiểm tra phải tiết kiệm và hiệu quả

– Kiểm tra phải tạo động lực để hoàn thiện và phát triển tổ chức.