Hệ thống JIT (Just In Time) – vừa đúng lúc và sản xuất không kho

1. Hệ thống JIT (Just In Time) – vừa đúng lúc

JIT là một phương pháp quản lý tập trung vào loại trừ những hao phí trong sản xuất bằng cách sản xuất đúng số lượng và kết hợp các thành phần tại đúng chỗ vào đúng thời điểm. Điều này dựa vào một thực tế hao hụt là kết quả từ bất kỳ hoạt động nào làm gia tăng chi phí mà không gia tăng thêm giá trị cho sản phẩm, như là sự chuyển dịch hàng tồn kho từ chỗ này sang chỗ khác hay thậm chí chỉ là hành động cất giữ hàng tồn. Mục đích của JIT là nhằm giảm thiểu các những hoạt động không gia tăng giá trị và không di chuyển hàng tồn trong khu vực dây chuyền sản xuất. Điều này sẽ dẫn đến thời gian sản xuất nhanh hơn, thời gian giao hàng ngắn hơn, sử dụng thiết bị hiệu quả hơn, yêu cầu không gian nhỏ hơn, tỷ lệ lỗi sản phẩm thấp hơn, chi phí thấp hơn, và lợi nhuận cao hơn. JIT bắt nguồn từ Nhật bản, nơi nó đã được thực hành từ đầu những năm 1970. Nó được phát triển và hoàn thiện bởi Ohno Taiichi của Toyota, người mà bây giờ được xem như cha đẻ của JIT. Taiichi Ohno phát triển phương pháp này như một phương tiện nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng với thời gian nhanh nhất. Trước đây, JIT được sử dụng không chỉ để giảm bớt hao phí trong sản xuất mà còn chủ yếu để sản xuất hàng hóa đến tay khách hàng chính xác khi họ cần đến. JIT cũng được biết như một phương pháp sản xuất tinh gọn (Lean) hay sản xuất không tồn kho, bởi vì yếu tố then chốt phía sau khi áp dụng thành công JIT là giảm tồn kho tại nhiều công đoạn khác nhau dây chuyền sản xuất đến mức tối thiểu. Điều này cần phải có sự phối hợp tốt giữa những công đoạn chỉ sản xuất chính xác số lượng cần thiết cho công đoạn sau. Nói một cách khác, một công đoạn chỉ nhận vào chính xác số lượng cần thiết từ công đoạn trước.

Hệ thống JIT bao gồm định nghĩa luồng sản xuất và thiết lập khu vực sản xuất sao cho luồng nguyên liệu khi được đưa vào sản xuất được thông suốt và không bị cản trở, do đó giảm bớt thời gian đợi nguyên liệu. Điều này yêu cầu khả năng của các những trạm làm việc khác nhau mà nguyên liệu đi qua tương ứng và cân bằng một cách chính xác. Những điểm “thắt cổ chai” trong dây chuyền sản xuất sẽ được loại trừ. Cơ cấu này bảo đảm rằng nguyên liệu sẽ được gia công mà không có tình trạng xếp hàng hay ngừng lại chờ. Bản chất của hệ thống JIT là một dòng sản phẩm đều đặn đi qua hệ thống với lượng tồn kho nhỏ nhất. Hệ thống JIT có những đặc trưng chủ yếu sau đây:

• Mức độ sản xuất đều và cố định: JIT đòi hỏi một dòng sản phẩm đồng nhất khi đi qua một hệ thống, các hoạt động sẽ thích ứng với nhau và để nguyên vật liệu và sản phẩm chuyển từ người cung ứng đến đầu ra cuối cùng. Mỗi thao tác phải được phối hợp cẩn thận bởi các hệ thống rất chặt chẽ. Do đó, lịch trình sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian để thiết lập lịch mua hàng và sản xuất. Rõ ràng là luôn có áp lực lớn để có được những dự báo tốt và phải xây dựng được lịch trình thực tế bởi vì không có nhiều tồn kho để bù đắp những thiếu hụt trong hệ thống.
• Tồn kho thấp: Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn kho thấp. Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ. Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng. Lợi ích rõ ràng nhất là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm chi phí do không phải ứ đọng vốn. Lợi ích thứ hai khó thấy hơn nhưng lại là một khía cạnh then chốt của triết lý JIT. Đó là tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cân đối trong quá trình sản xuất. Có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao. Phương pháp JIT làm giảm dần dần lượng tồn kho, từ đó người ta càng dễ tìm thấy và giải quyết những khó khăn phát sinh.
• Kích thước lô hàng nhỏ: Đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lô hàng nhỏ trong cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng. Kích thước lô hàng nhỏ sẽ tạo ra một số lợi ích cho hệ thống JIT hoạt động một cách có hiệu quả như sau:

• • Với lô hàng có kích thước nhỏ, lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn so với lô hàng có kích thước lớn. Điều này sẽ giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện tích kho bãi.
  • Lô hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc.
  • Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện có sai sót. Khi đó chi phí sửa lại lô hàng sẽ thấp hơn lô hàng có kích thước lớn.

• Lắp đặt với chi phí thấp và nhanh: Theo phương pháp này, người ta sử dụng các chương trình làm giảm thời gian và chi phí lắp đặt để đạt kết quả mong muốn. Những công nhân thường được huấn luyện để lắp đặt cho riêng họ, công cụ và thiết bị cũng như quá trình lắp đặt phải đơn giản và đạt được tiêu chuẩn hóa, thiết bị và đồ gá đa năng giúp giảm thời gian lắp đặt. Hơn nữa, người ta sử dụng nhóm công nghệ để giảm chi phí và thời gian lắp đặt nhờ tận dụng sự giống nhau trong những thao tác có tính lặp lại. Quá trình xử lý một loạt các chi tiết tương tự trên những thiết bị giống nhau làm giảm yêu cầu thay đổi lắp đặt.
• Bố trí mặt bằng hợp lý: Theo lý thuyết sản xuất cổ điển, mặt bằng của các phân xưởng thường được bố trí theo nhu cầu xử lý gia công. Hệ thống JIT thường sử dụng bố trí mặt bằng dựa trên nhu cầu sản phẩm. Thiết bị được sắp xếp để điều khiển những dòng sản phẩm giống nhau, có nhu cầu lắp ráp hay xử lý giống nhau. Để tránh di chuyển một khối lượng chi tiết lớn trong khu vực, người ta đưa những lô nhỏ chi tiết từ trung tâm này đến trung tâm kế tiếp. Như vậy, thời gian chờ đợi và lượng sản phẩm dở dang được giảm đến mức tối thiểu. Mặt khác, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu giảm đáng kể và không gian cho đầu ra cũng giảm. Các nhà máy có khuynh hướng nhỏ lại nhưng có hiệu quả và máy móc thiết bị được sắp xếp gần nhau hơn.

• Sửa chữa và bảo trì định kỳ: Do hệ thống JIT có rất ít hàng tồn kho nên khi thiết bị hư hỏng gây ra nhiều rắc rối. Để giảm thiểu hỏng hóc, doanh nghiệp sử dụng các chương trình bảo trì định kỳ, trong đó nhấn mạnh duy trì thiết bị trong điều kiện hoạt động tốt nhất và thay thế những cụm chi tiết có dấu hiệu hỏng trước khi sự cố xảy ra. Những công nhân có trách nhiệm bảo trì thiết bị máy móc của mình. Mặc dù có bảo trì định kỳ, đôi khi thiết bị cũng hư hỏng. Vì vậy, cần thiết phải chuẩn bị và phải có khả năng sửa chữa cũng như đưa thiết bị vào sản xuất một cách nhanh chóng. Muốn vậy, doanh nghiệp cần có những chi tiết dự phòng và duy trì lực lượng sửa chữa nhỏ hoặc huấn luyện công nhân tự mình sửa chữa những hư hỏng đột xuất xảy ra.
• Đảm bảo mức chất lượng cao: Những hệ thống JIT đòi hỏi các mức chất lượng cao. Những hệ thống này được gài vào một dòng công việc liên tục. Thực tế, do kích thước các lô hàng nhỏ, lượng hàng tồn kho để đề phòng mọi bất trắc thấp. Khi sự cố xảy ra, sản xuất phải ngừng lại cho đến khi sự cố được khắc phục. Vì vậy phải tránh bất cứ sự ngừng việc hoặc nhanh chóng giải quyết trục trặc khi chúng xuất hiện. Hệ thống JIT dùng ba giải pháp mũi nhọn để xử lý vấn đề chất lượng:

• • Một là, thiết kế chất lượng cho sản phẩm và quá trình sản xuất. Thực tế cho thấy hệ thống JIT sản xuất sản phẩm được tiêu chuẩn hóa sẽ dẫn đến tiêu chuẩn hóa các phương pháp làm việc. Các công nhân rất quen thuộc với công việc của họ và sử dụng các thiết bị tiêu chuẩn hóa. Tất cả những vấn đề trên sẽ đóng góp làm tăng chất lượng sản phẩm ở các khâu của quá trình sản xuất.
  • Hai là, yêu cầu các người cung ứng giao nguyên liệu và các bộ phận sản phẩm có chất lượng cao để giảm thiểu trục trặc do hàng hóa chuyển đến. Nếu đạt được yêu cầu này, thời gian và chi phí kiểm tra hàng hóa được loại bỏ.
  • Ba là, làm cho công nhân có trách nhiệm sản xuất những hàng hóa có chất lượng cao. Điều này đòi hỏi phải cung cấp thiết bị và công cụ làm việc phù hợp, huấn luyện phương  thức làm việc thích hợp cho công nhân, huấn luyện trong đo lường chất lượng và phát hiện lỗi, động viên công nhân cải tiến chất lượng sản phẩm. Khi có sự cố xảy ra cần tranh thủ sự cộng tác của công nhân.

• Sử dụng công nhân đa năng: Trong hệ thống cổ điển, công nhân thường được đào tạo trong phạm vi hẹp mà thôi. Hệ thống JIT dành vai trò nổi bật cho công nhân đa năng được huấn luyện để điều khiển tất cả những công việc từ điều khiển quy trình sản xuất, vận hành máy đến bảo trì, sửa chữa… Người ta mong muốn công nhân điều chỉnh và sửa chữa nhỏ cũng như thực hiện lắp đặt. Trong hệ thống JIT, người ta đẩy mạnh đơn giản hóa lắp đặt, làm thuận lợi cho người vận hành. Người công nhân không những có trách nhiệm trong kiểm tra chất lượng công việc của mình mà còn quan sát kiểm tra chất lượng công việc của những công nhân ở khâu trước họ. Tuy nhiên, phương pháp này có hạn chế là mất nhiều thời gian và chi phí đào tạo những công nhân đa năng để đáp ứng yêu cầu của hệ thống.

• Lựa chọn người bán hàng tin cậy và nâng cao tinh thần hợp tác của các thành viên trong hệ thống: Hầu hết hệ thống JIT mở rộng về phía người cung ứng được yêu cầu giao hàng có chất lượng cao, các lô hàng nhỏ và thời điểm giao hàng tương đối chính xác. Theo truyền thống, doanh nghiệp đóng vai trò kiểm tra chất lượng và số lượng hàng mang đến và khi hàng kém phẩm chất phải trả cho người cung ứng để sản xuất lại. Trong hệ thống JIT, hàng kém phẩm chất sẽ đình trệ sự liên tục của dòng công việc. Kiểm tra chất lượng đưa đến được xem là không hiệu quả vì nó không được tính vào giá trị sản phẩm. Do đó, đảm bảo chất lượng được chuyển sang người cung ứng. Doanh nghiệp sẽ làm việc với người cung ứng để giúp họ đạt được chất lượng mong muốn. Mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp là công nhận người cung ứng như một nhà sản xuất hàng chất lượng cao. Do vậy không cần có sự kiểm tra của doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống JIT đòi hỏi tinh thần hợp tác giữa các công nhân, quản lý và người cung ứng. Nếu không đạt được điều này sẽ khó hình thành một hệ thống JIT thật sự hiệu quả.
• Sử dụng hệ thống “kéo”: Thuật ngữ “đẩy” và “kéo” dùng để mô tả hai hệ thống khác nhau nhằm chuyển dịch công việc thông qua quá trình sản xuất. Trong hệ thống đẩy, khi công việc kết thúc tại một khâu, sản phẩm đầu ra được đẩy đến khâu kế tiếp. Ở khâu cuối cùng, sản phẩm được đẩy vào kho thành phẩm. Trong hệ thống kéo, kiểm soát sự chuyển dời của công việc tùy thuộc vào hoạt động đi kèm theo. Mỗi khâu công việc sẽ kéo sản phẩm từ khâu phía trước nếu cần. Đầu ra của hoạt động sau cùng được kéo bởi nhu cầu khách hàng hoặc bởi lịch trình sản xuất chính. Như vậy, trong hệ thống kéo, công việc được luân chuyển để đáp ứng yêu cầu của công đoạn kế tiếp theo của quá trình sản xuất. Trái lại, trong hệ thống đẩy, công việc được đẩy ra khi nó hoàn thành mà không cần quan tâm đến khâu kế tiếp theo đã sẵn sàng chuẩn bị cho công việc hay chưa. Vì vậy, công việc bị chất đống tại khâu chậm tiến độ do thiết bị hỏng hóc hoặc phát hiện có vấn đề về chất lượng. Hệ thống JIT dùng phương pháp kéo để kiểm soát dòng công việc. Mỗi công việc sẽ gắn đầu ra với nhu cầu của khâu kế tiếp. Trong hệ thống JIT, có sự thông tin ngược từ khâu này sang khâu khác. Do đó công việc được di chuyển “đúng lúc” đến khâu kế tiếp, theo đó dòng công việc được kết nối nhau và sự tích lũy thừa tồn kho giữa các công đoạn sẽ được tránh khỏi.
• Nhanh chóng giải quyết sự cố trong quá trình sản xuất: Giải quyết sự cố là nền tảng cho bất kỳ một hệ thống JIT nào. Mối quan tâm là những trục trặc cản trở hay có khả năng cản trở vào dòng công việc qua hệ thống. Khi những sự cố như vậy xuất hiện cần phải giải quyết một cách nhanh chóng. Điều này buộc phải gia tăng tạm thời lượng tồn kho. Tuy nhiên mục tiêu của hệ thống JIT là loại bỏ càng nhiều sự cố dẫn đến hiệu quả càng cao. Để xử lý nhanh những trục trặc trong quá trình sản xuất, nhiều doanh nghiệp đã dùng hệ thống đèn để báo hiệu. Ở Nhật, một hệ thống như vậy được gọi là ANDON. Mỗi một khâu công việc được trang bị một bộ ba bóng đèn: đèn xanh biểu hiện cho mọi việc đều trôi chảy, đèn vàng biểu hiện có công nhân sa sút cần chấn chỉnh, đèn đỏ báo hiệu có sự cố nghiêm trọng cần nhanh chóng khắc phục. Điểm mấu chốt của hệ thống đèn là cho những người khác trong hệ thống phát hiện được sự cố và cho phép công nhân và quản đốc sửa chữa kịp thời sự cố xảy ra.

• Liên tục cải tiến: Một trong những vấn đề cơ bản của phương pháp JIT là hướng về sự cải tiến liên tục trong hệ thống như giảm lượng tồn kho, giảm chi phí lắp đặt, giảm thời gian sản xuất, cải tiến chất lượng, tăng năng suất, cắt giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả sản xuất. Sự cải tiến liên tục này trở thành mục tiêu phấn đấu của tất cả thành viên trong tổ chức nhằm hoàn thiện hệ thống.

Khía cạnh quan trọng khác của JIT là sử dụng một hệ thống “kéo” (pull) để di chuyển những tồn kho xuyên qua dây chuyền sản xuất. Với một hệ thống như vậy, những yêu cầu của công đoạn tiếp theo sẽ điều chỉnh sản lượng của công đoạn trước đó. Vì vậy, JIT thật cần thiết để xây dựng một quá trình nhằm tạo điều kiện thuận lợi “kéo” các lô từ một công đoạn sang công đoạn kế tiếp.

2. Sản xuất không kho

Hệ thống dựa trên tư tưởng chính là sản xuất không kho. Với quan điểm: “lãng phí do sản xuất quá nhiều và do sản xuất quá sớm”, Toyota đưa quan điểm như sau:

“Giá bán – chi phí = Lợi nhuận

khác với thông thường Chi phí + Lợi nhuận = Giá bán”.

Hệ thống Toyota có các đặc điểm chính sau:

• Một công nhân sử dụng và thao tác nhiều máy
• Kanban là phương tiện chuyển thông tin
• Sản xuất theo qui mô nhỏ
• Quản lý con người

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là một phần của quá trình quản lý sản xuất nhằm mục đích giảm thiểu chi phí hoạt động và chi phí sản xuất bằng cách loại bỏ bớt những công đoạn kém hiệu quả gây lãng phí. Nghĩa là doanh nghiệp chỉ sản xuất một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn tiếp theo cần đến. Các nguồn nguyên vật liệu và hàng hóa cần thiết trong quá trình sản xuất và phân phối được dự báo và lên kế hoạch chi tiết sao cho quy trình tiếp theo thực hiện ngay sau khi quy trình hiện thời chấm dứt.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho được dựa trên ý tưởng là thay vì tốn chi phí cho dự trữ hàng hóa, các nhà sản xuất cung cấp chính xác số lượng cần thiết cả về thời điểm và số lượng cần giao.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho “Just In Time” được phát triển bởi công ty Toyota Nhật bản vào những năm 90. Eiji Toyota và Taichi Ohmo của Toyota Motor đã phát triển một khái niệm sản xuất mới mà ngày nay gọi là hệ thống sản xuất Toyota. Nền tảng của hệ thống sản xuất này dựa trên duy trì liên tục dòng sản phẩm trong các nhà máy nhằm thích ứng linh hoạt sự thay đổi của thị trường. Đây chính là khái niệm của Just-In-Time sau này. Dư thừa tồn kho và lao động được hạn chế tối đa, qua đó tăng năng suất và giảm chi phí. Tuy nhiên, Toyota cũng đưa ra 3 tiêu chuẩn để thực hiện mục tiêu đó:

• Kiểm soát chất lượng: giúp hệ thống thích ứng một cách nhanh chóng với sự biến động của thị trường và độ đa dạng.

• Bảo đảm chất lượng: đảm bảo mỗi quy trình chỉ tạo ra các đơn vị sản phẩm tốt cho các quy trình sản xuất tiếp theo.
• Tôn trọng con người: vì nguồn nhân lực phải chịu nhiều sức ép dưới nỗ lực phải giảm thiểu chi phí.

3. Lợi ích của JIT và sản xuất không kho

Trong quá trình sản xuất của Toyota các linh kiện được đáp ứng nhu cầu đúng lúc với số lượng cần thiết. Từ đó tồn kho sẽ giảm đáng kể kéo theo giảm diện tích kho hàng, kết quả là chi phí cho kho bãi được triệt tiêu. Sau Nhật, Just In Time được hai chuyên gia là Deming và Juran phát triển ở Bắc Mỹ. Sau đó lan rộng ra khắp thế giới. Mô hình Just In Time tỏ ra hiệu quả nhất đối với những doanh nghiệp hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại. Một đặc trưng quan trọng của mô hình Just In Time là kích thước lô hàng nhỏ trong cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng. Kích thước lô hàng nhỏ sẽ tạo ra thuận lợi cho doanh nghiệp như lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn so với lô hàng có kích thước lớn. Điều này sẽ giảm được chi phí lưu kho và tiết kiệm được diện tích kho bãi. Lô hàng có kích thước nhỏ sẽ ít cản trở tại nơi làm việc. Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện sai sót, chi phí sửa lại lô hàng sẽ thấp hơn lô hàng có kích thước lớn. Tuy nhiên, sử dụng mô hình Just-In-Time đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và người cung ứng; bởi vì bất kỳ một sự gián đoạn nào cũng gây thiệt hại cho nhà sản xuất vì sẽ phải chịu những tổn thất phát sinh do ngừng sản xuất. Trong thời gian qua, phương pháp sản xuất lặp đi lặp lại đã xuất hiện và gây ra sự chú ý trên toàn thế giới: phương pháp “Just-in-time” (JIT), trong đó nhấn mạnh nỗ lực liên tục để loại bỏ sự lãng phí và kém hiệu quả khỏi quá trình sản xuất thông qua những kích thước lô hàng nhỏ, chất lượng cao, và làm việc theo nhóm. Với những đặc trưng trên, hệ thống JIT và sản xuất không kho có một số lợi ích quan trọng như sau:

• Giảm lượng tồn kho ở tất cả các khâu: cung ứng nguyên vật liệu, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
• Giảm nhu cầu về mặt bằng.
• Tăng chất lượng sản phẩm, giảm phế phẩm và lượng sản phẩm làm lại.
• Giảm thời gian phân phối trong sản xuất.
• Có tính linh động cao trong phối hợp sản xuất.
• Dòng sản xuất nhịp nhàng và ít gián đoạn, chu kỳ sản xuất ngắn, công nhân có nhiều kỹ năng nên họ có điều kiện giúp đỡ lẫn nhau và thay thế trong trường hợp vắng mặt.
• Tăng mức độ sản xuất và tận dụng thiết bị.
• Có sự tham gia của công nhân trong khắc phục các sự cố của quá trình sản xuất.

Từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của công nhân.

• Tạo áp lực để xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung ứng.
• Giảm nhu cầu lao động gián tiếp, tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm.

Tóm lại, JIT là hệ thống sản xuất được sử dụng chủ yếu trong sản xuất lặp lại, trong đó sản phẩm luân chuyển qua hệ thống được hoàn thành đúng lịch trình và có rất ít tồn kho. Các lợi ích của JIT đã lôi cuốn sự chú ý của các nhà sản xuất từ vài thập niên trở lại đây. Áp dụng hệ thống JIT trong các doanh nghiệp là biện pháp không thể thiếu nhằm tăng khả năng cạnh tranh.