Bảng cân đối kế toán (mẫu B 02 – DN)

1. Khái niệm, nội dung và kết cấu của bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình thành nên tài sản ở thời điểm lập báo cáo dưới hình thái tiền tệ.

Như vậy Bảng cân đối kế toán phản ánh mối quan hệ cân đối tổng thể giữa “Tài sản” và “Nguồn vốn” của DN, thể hiện qua phương trình kế toán cơ bản:

Tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu

Bảng cân đối kế toán phản ánh giá trị tài sản và nguồn vốn tại một thời điểm. Thời điểm đó thường là vào ngày cuối cùng của kỳ hạch toán. Tuy vậy so sánh số liệu giữa hai thời điểm trên bảng cân đối kế toán cũng có thể thấy được một cách khái quát sự biến động của tài sản, nguồn vốn của DN trong kỳ.

Bảng cân đối kế toán là tài liệu quan trọng phản ánh một cách tổng quát năng lực tài chính, tình hình phân bổ và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như triển vọng kinh tế tài chính trong tương lai.

2. Kết cấu của bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán được kết cấu theo kếu bảng (có thể kết cấu theo kiểu hai bên hoặc một bên. Bảng cân đối kế toán được chia làm 2 phần là phần “Tài sản” và phần “Nguồn vốn”.

Phần “Tài sản” phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp tại thời đIúm lập báo cáo dưới các hình thái tiền tệ. Các chỉ tiêu phản ánh trong phần tài sản được xắp xếp theo nội dung kinh tế của các loại tài sản của doanh nghiệp trong quá trình tái sản xuất.

Về mặt kinh tế: Số liệu các chỉ tiêu phản ánh bên “Tài sản” thể hiện giá trị tài sản theo kết cấu hiện có tại doanh nghiệp đến thời điểm lập báo cáo như ( tài sản cố định, vật liệu, hàng hoá, …), tiền tệ ( tiền mặt tại quỹ, tiền gửi Ngân hàng…), các khoản đầu tư tài chính hoặc dưới hình thức nợ phải thu ở tất cả các khâu, các giai đoạn trong quá trình sản xuất, kinh doanh ( thu mua, sản xuất, tiêu thụ…). Căn cứ vào nguồn số liệu này, trên cơ sở tổng số tài sản và kết cấu tài sản hiện có mà đánh giá một cách tổng quát quy mô tài sản, năng lực và trình độ sử dụng vốn của doanh nghiệp.

Về mặt pháp lý: Số liệu của các chỉ tiêu bên “Tài sản” phản ánh toàn bộ số tài sản hiện có đang thuộc quyền quản lý, quyền sử dụng của doanh nghiệp.

Phần “Nguồn vốn” phản ánh nguồn hình thành các loại tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo. Các chỉ tiêu ở phần nguồn vốn được xắp xếp theo từng nguồn hình thành tài sản của DN (nguồn vốn của bản thân doanh nghiệp – vốn chủ sở hữu), nguồn vốn đi vay, nguồn vốn chiếm dụng…). Tỷ lệ và kết cấu của từng nguồn vốn trong tổng số nguồn vốn hiện có phản ánh tính chất hoạt động, thực trạng tài chính của DN.

Về mặt kinh tế: Số liệu phần “Nguồn vốn” của Bảng cân đối kế toán thể hiện quy mô, nội dung và thực trạng tài chính của doanh nghiệp.

Về mặt pháp lý: Số liệu của các chỉ tiêu thể hiện trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp về số tài sản đang quản lý, sử dụng đối với Nhà nước, với cấp trên ( về nguồn vốn của Nhà nước), với các nhà đầu tư, với cổ đông, vốn liên doanh, với ngân hàng, với các tổ chức tín dụng ( về các khoản vốn vay), với khách hàng, với các đơn vị kinh tế khác, với công nhân viên …

ở cả hai phần, ngoài cột chỉ tiêu còn có các cột phản ánh mã số của chỉ tiêu, cột số đầu năm và cột số cuối kỳ.

3. Nội dung của Bảng cân đối kế toán

Nội dung của Bảng cân đối kế toán thể hiện qua hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản. Các chỉ tiêu được phân loại, xắp xếp thành từng loại, mục và từng chỉ tiêu cụ thể. Các chỉ tiêu được mã hoá để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, xử lý trên máy vi tính và được phản ánh theo số đầu năm, số cuối kỳ.

– Phần “Tài sản”:

Bao gồm các chỉ tiêu phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo và được chia thành 2 loại chỉ tiêu:

+ Loại A: Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn. Thuộc loại A gồm các chỉ tiêu phản ánh tài sản của doanh nghiệp là tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản lưu động khác và khoản chi sự nghiệp.

+ Loại B: Tài sản cố định và đầu tư dài hạn. Thuộc loại này có các chỉ tiêu phản ánh tài sản của doanh nghiệp là tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính dài hạn, chi phí xây dựng dở dang và các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn.

– Phần “Nguồn vốn”:

Bao gồm các chỉ tiêu phản ánh các nguồn vốn hình thành các loại tài sản tại thời điểm lập báo cáo và được chia thành hai loại:

+ Loại A: Nợ phải trả. Các chủ tiêu loại này phản ánh các khoản nợ ngắn hạn, nợ dài hạn và một số khoản nợ khác mà DN phải có trách nhịêm thanh toán, thể hiện mức độ phụ thuộc của doanh nghiệp đối với nguồn vốn hình thành tài sản.

+ Loại B: Nguồn vốn chủ sở hữu. Phản ánh các nguồn vốn, các quỹ của doanh nghiệp và nguồn kinh phí (nếu có), thể hiện mức độ độc lập, tự chủ về việc sử dụng các loại nguồn vốn của doanh nghiệp.

Các chỉ tiêu ở loại này thể hiện khả năng tài trợ của vốn chủ sở hữu đối với tài sản của doanh nghiệp.

Ngoài các chỉ tiêu trong phần chính, bảng cân đối kế toán còn các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán.

4. Cơ sở số liệu và phương pháp chung lập bảng cân đối kế toán

Nguồn số liệu để lập bảng cân đối kế toán bao gồm:

  • Bảng cân đối kế toán cuối niên độ kế toán trước
  • Số dư của các tài khoản loại 1, loại 2, loại 3, loại 4 trên các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp của kì lập bảng cân đối kế toán.
  • Số dư của các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán (loại 0).

Để đảm bảo tính kịp thời và chính xác của các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán, cần thiết phải làm tốt các công việc chuẩn bị sau:

  • Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các tài khoản, sổ kế toán liên quan, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán của đơn vị với các đơn vị có liên quan (người bán, người mua, ngân hàng…).
  • Kiểm kê tài sản trong những trường hợp cần thiết và điều chỉnh kịp thời số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán đúng với kết quả kiểm kê.
  • Khoá sổ kế toán tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán.
  • Chuẩn bị mẫu biểu quy định.

Phương pháp chung lập bảng cân đối kế toán:

  • Cột “Số đầu năm”: Số liệu ghi vào cột “Số đầu năm” của bảng cân đối kế toán được căn cứ vào số liệu ở cột “Số cuối kỳ” của Bảng cân đối kế toán cuối niên độ kế toán trước để ghi vào các chỉ tiêu tương ứng.
  • Cột “Số cuối kỳ”: Số liệu ghi vào cột “Số cuối kỳ” được căn cứ vào số dư của các tài khoản (cấp 1, cấp 2) trên các sổ kế toán có liên quan đã khoá sổ ở thời điểm lập Bảng cân đối kế toán để ghi. Cụ thể như sau:

+ Những chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán có nội dung phù hợp với số dư của các tài khoản thì căn cứ trực tiếp vào số dư của các tài khoản để ghi vào các chỉ tiêu tương ứng theo nguyên tắc:

Số dư Nợ của các tài khoản ghi vào các chỉ tiêu tương ứng ở phần” Tài sản”; còn số dư Có của các tài khoản ghi vào các chỉ tiêu tương ứng ở phần” Nguồn vốn”.

+ Các trường hợp ngoại lệ: Các tài khoản liên quan đến dự phòng: Tài khoản 129 “Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn”; tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”; tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”; tài khoản 229 “Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn” và tài khoản 214 “Hao mòn tài sản cố định” tuy có số dư Có nhưng vẫn phản ánh ở các chỉ tiêu tương ứng ở phần “Tài sản” bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn ( ***) ( hoặc ghi đỏ).

+ Các chỉ tiêu thanh toán liên quan đến các tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”; tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” phải căn cứ vào các số dư của các tài khoản (sổ) chi tiết tổng hợp lại để ghi vào chỉ tiêu tương ứng. Các chi tiết dư Nợ tổng hợp lại để ghi vào các chỉ tiêu tương ứng phần “Tài sản”, các chi tiết dư Có tổng hợp lại để ghi vào chỉ tiêu tương ứng phần “Nguồn vốn”, không được bù trừ lẫn nhau.

+ Các tài khoản 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”; tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá” và tài khoản 421 “Lợi nhuận chưa phân phối” có thể có số dư ở bên Nợ hoặc bên Có nhưng luôn được ghi ở phần “Nguồn vốn”; nếu dư Có ghi bình thường, nếu dư Nợ ghi bằng số âm .

+ Chỉ tiêu “Các khoản phải thu khác” được tính bằng cách tổng cộng số dư bên Nợ của các tài khoản 1388, 333, 334 … và chỉ tiêu “Các khoản phải trả, phải nộp khác” được tính bằng cách tổng cộng số dư bên Có của các tài khoản thanh toán liên quan như 338 (trừ 3381 và 3387).

+ Đối với bảng cân đối của toàn doanh nghiệp (bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc có bảng cân đối kế toán riêng như Tổng công ty, Liên hiệp XN…), khi lập cần tiến hành bù trừ một số chỉ tiêu sau:

  • Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc: Lấy phần dư Nợ tài khoản 1361 trên sổ cái của đơn vị chính trừ đi phần dư Có tài khoản 411 trên sổ cái của đơn vị trực thuộc (chi tiết vốn cấp trên cấp). Nói cách khác, chỉ tiêu này sẽ được bù trừ với chỉ tiêu “Nguồn vốn kinh doanh” trên Bảng cân đối kế toán của các đơn vị trực thuộc (phần do cấp trên cấp).
  • Loại trừ giá trị các khoản đầu tư vào các đơn vị thành viên: Các khoản đầu tư hoặc cho vay ( TK 128, 228…) trên Bảng cân đối kế toán của Tổng công ty và phần Nguồn vốn của các đơn vị thành viên do nhận các khoản đầu tư ( TK 311,341). Các đơn vị thành viên nếu có phát sinh các khoản đầu tư hoặc cho vay một đơn vị khác trong cùng Tổng công ty, thì phải tiến hành loại trừ .
  • Loại trừ các khoản lãi chưa thực hiện từ các giao dịch nội bộ còn nằm trong giá trị hàng tồn kho hoặc giá trị còn lại của TSCĐ: doanh thu nội bộ và các khoản thu nhập từ các giao dịch nội bộ trong kỳ chưa thưch hiện ra ngoài hệ thống phải được loại từ ra khỏi giá trị hàng tồn kho hoặc giá trị còn lại của TSCĐ
  • Phải trả (hoặc phải thu) các đơn vị nội bộ: Lấy số dư Có của tài khoản 336 trừ đi dư Nợ của tài khoản 1368 trên bảng cân đối kế toán của đơn vị chính và các đơn vị trực thuộc. Kết quả chúng sẽ bù trừ cho nhau.
  • Nguồn vốn kinh doanh: Lấy số dư Có của tài khoản 411 của đơn vị chính cộng với dư Có tài khoản 411 của các đơn vị trực thuộc (trừ vốn do cấp trên cấp).
  • Các chỉ tiêu khác còn lại được tính bằng cách cộng số học tương ứng số liệu trên tất cả các Bảng cân đối kế toán của cả đơn vị chính và đơn vị trực thuộc.

Đối với bảng cân đối kế toán riêng của từng đơn vị (chính trực thuộc) thì không phải bù trừ.

+ Đối với các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán: Các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán phản ánh những tài sản không thuộc quyền sở hữu của các DN nhưng đang thuộc quyền quản lý hoặc sử dụng của DN hoặc một số chỉ tiêu bổ sung không thể phản ánh trong bảng cân đối kế toán. Do các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán có đặc điểm là các tài khoản ghi đơn, có số dư Nợ nên căn cứ trực tiếp vào số dư Nợ cuối kỳ trên sổ cái để ghi trực tiếp vào các chỉ tiêu tương ứng.

Sau khi lập Bảng cân đối kế toán theo nguyên tắc trên, kế toán tiến hành tổng cộng dòng theo loại, mục, khoản. Bảng cân đối kế toán phải đảm bảo tính cân đối bắt buộc: Tổng giá trị tài sản = Tổng Nguồn vốn .