Kiểm soát hoạt động logistics

Kiểm soát là quá trình so sánh kết quả hiện hữu với kế hoạch và thiết lập hành động điều chỉnh để cho chúng phù hợp chặt chẽ hơn.

Yêu cầu kiểm soát tập trung vào những điều không chắc chắn làm biến đổi những dự tính kế hoạch. Sẽ xẩy ra những sai khác so với các tiêu chuẩn thiết kế bởi có nhiều điều kiện không thể nào dự đoán một cách ổn định. Ngoài ra, còn có thể có những thay đổi cơ bản diễn ra trong môi trường Logistics làm biến đổi kế hoạch. Chẳng hạn, những thay đổi về điều kiện kinh tế, công nghệ và những biến đổi thái độ khách hàng không thể thấy trước được lúc hoạch định, nhương có thể làm ảnh hưởng đến kế hoạch.

Quá trình kiểm soát bao gồm các hoạt động kiểm tra những điều kiện thay đổi và tiến hành điều chỉnh. Quá trình hoạch định và thực thi hoàn hảo thì không cần phải kiểm soát. Do điều này rất hiếm gặp, nên các nhà quản trị Logistics phải triển khai bộ máy kiểm soát để đảm bảo thực hiện các mục tiêu mong muốn.

1. Mô hình kiểm soát Logistics

Quá trình kiểm soát Logistics diễn ra gần như hàng ngày. Trong hệ thống Logistics, các nhà quản trị kiểm soát các hoạt động Logistics kế hoạch (vận chuyển,  kho, dự trữ, . . . ) theo hướng dịch vụ kế hoạch và chi phí hoạt động. Bộ máy kiểm soát gồm hạch toán và báo cáo kết quả về hệ thống, các mục tiêu hoạt động, một số thông số để thiết lập hành động điều chỉnh. Hệ thống kiểm soát được thể hiện ở hình 6.4

1.1. Đầu vào, quá trình, và đầu ra.

Tập trung của hệ thống kiểm soát là các quá trình được điều tiết. Quá trình này có thể là họat động đơn lẻ như thực hiện đơn đặt hàng và tái cung ứng dự trữ,  hoặc có thể là sự kết hợp của toàn bộ các hoạt động trong chức năng Logistics. Có những đầu vào quá trình ở dạng kế hoạch. Các kế hoạch chỉ ra cách thức thiết kế quá trình.

Ảnh hưởng của môi trường là loại đầu vào thứ hai của quá trình. Môi trường bao gồm mọi nhân tố có thể ảnh hưởng đến các quá trình và không được dự tính trong kế hoạch. Điều này giải thích sự không ổn định làm biến đổi đầu ra quá trình so với kế hoạch.

Đầu ra của quá trình là cái mà chúng ta thường gọi là kết quả. Kết quả là tình trạng của quá trình ở bất kỳ một thời điểm nào. Kết quả có thể được đo lường theo chi phí trực tiếp như cước phí vận chuyển. . . , chi phí gián tiếp như hao hụt và tổn thất do tai hoạ, hoặc kết quả cung ứng.

Các quá trình với các kế hoạch đầu vào và kết quả thực hiện là đối tượng của quá trình kiểm soát. Các nhân tố này là kết quả của quá trình kế hoạch hoá và thực thi.

1.2. Các tiêu chuẩn và mục đích.

Chức năng kiểm soát yêu cầu cần phải có các tiêu chuẩn để so sánh với kết quả hoạt động. Các nhà quản trị cố gắng làm cho kết quả hoạt động phù hợp với tiêu chuẩn. Có rất nhiều loại tiêu chuẩn khác nhau như: ngân sách chi tiêu, trình độ dịch vụ khách hàng,  đóng góp lợi nhuận. . .

1.3.Kiểm tra.

Kiểm tra là trung tâm đầu não của hệ thống kiểm soát. Nó nhận thông tin về kết quả của quá trình, so sánh với các mục tiêu, tiêu chuẩn, và thiết lập các hoạt động điều chỉnh. Đa số những thông tin nhận được từ các báo cáo định kỳ và các tài liệu hạch toán như: báo cáo tình trạng dự trữ, tình trạng sử dụng nguồn lực, chi phí hoạt động, trình độ dịch vụ khách hàng v.v. Những người kiểm tra là các nhà quản trị, cố vấn hoặc máy điện toán.

2. Các hệ thống kiểm soát

2.1. Hệ thống mở.

Có thể mô tả một cách đơn giản hệ thống mở như hình 6.5. Đặc điểm quan trọng của hệ thống này là sự can thiệp của con người giữa hoạt động so sánh kết quả hiện hữu và mong muốn với hành động giảm sai sót của quá trình. Nhà quản trị phải can thiệp tích cực trước bất kỳ hành động điều chỉnh nào có thể diễn ra và do đó gọi là hệ thống mở.

Lợi ích của hệ thống kiểm soát khung mở là tính linh hoạt và chi phí ban đầu thấp. Các nhà quản trị theo ý mình, yêu cầu loại thông tin cần để kiểm soát, chấp nhận sai lầm ở thời điểm nhất định và thiết lập hành động điều chỉnh. Tính linh hoạt là lợi ích chủ yếu

ở thời điểm nhất định và thiết lập hành động điều chỉnh. Tính linh hoạt là lợi ích chủ yếu

của hệ thống này khi mà mục tiêu, kế hoạch và ảnh hưởng của môi trường là những đối tượng thay đổi thường xuyên, và khi mà các quá trình kiểm soát tự động bị hạn chế và tốn kém.

2.2.Hệ thống  đóng.

Khi kiểm soát các hoạt động Logistics, các qui tắc quyết định được coi như là đại diện quản trị trong hệ thống đóng. Các qui tắc quyết định hành động được coi như nhà quản trị nếu họ chỉ quan sát các kết quả. Do nhà quản trị tách xa quá trình kiểm soát nên hệ thống này gọi là hệ thống đóng. Ví dụ về hệ thống đóng trong quản trị Logistics là hệ thống kiểm soát dự trữ (Hình 6.6).

Ngược lại với hệ thống kiểm soát mở, hệ thống kiểm soát đóng có khả năng to lớn để kiểm soát khối lượng các hoạt động Logistics với tốc độ và độ chính xác cao. Tuy nhiên,  hệ thống đóng có xu hướng cứng nhắc trong việc đáp ứng với nhưng điều kiện thay đổi nằm ngoài các thông số thiết kế. Nó cũng chỉ có thể kiểm soát một phần của toàn bộ quá trình và do đó, có thể thiếu một số lĩnh vực của hệ thống mở. Do vậy, tự động hoá có thể làm giảm tính linh hoạt, lĩnh vực kiểm soát bị hạn chế nhiều hơn, và chi phí ban đầu cao hơn, nhưng nó đem lại cho kiểm soát tốc độ và độ chính xác cao hơn.

Ví dụ về hệ thống kiểm soát đóng trong quản trị dự trữ

2.3. Hệ thống kiểm soát hỗn hợp

Đây là hệ thống kiểm soát đóng- mở kết hợp được sử dụng nhiều nhất để kiểm soát các hoạt động Logistics (Hình 6.7). Nhà quản trị trong hệ thống này không chỉ làm tăng tính linh hoạt và phạm vi hệ thống mà còn hành động như chiếc van an toàn khi hệ thống tư động bị rối loạn. Hệ thống kiểm soát biến dạng đảm bảo kiểm soát các hoạt động phức tạp mà không yêu cầu nhà quản trị phải rời bỏ quyền quản trị hệ thống. Đây có lẽ là lý do chủ yếu sử dụng hệ thống kiểm soát biến dạng phổ biến.