Khái niệm, vai trò và tính chất của công tác lưu trữ

1. Khái niệm

1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình họat động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong họat động quản lý của bộ máy nhà nước.

Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra cứu và sử dụng khi cần thiết thì được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện thuộc về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm…

Sẽ rất nhiều phiền tóai xảy ra khi ta thiếu sự quản lý, lưu trữ các thông tin dưới dạng hồ sơ, văn bản. Tuy nhiên, ta cũng sẽ không thể lưu trữ tất cả và lưu trữ mãi mãi vì không có người, không đủ chỗ, và cũng không cần thiết phải làm như vậy. Vậy, phải xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng,    nhằm tổ chức   hệ thống         quản lý  lưu trữ hồ sơ mang các tính     chất phù hợp   với          yêu       cầu họat động của công ty mình.

Ở mỗi cơ quan, phải có bộ phận hoặc phòng lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan. Ở các cơ quan nhỏ ít hồ sơ, tài liệu lưu trữ, thì việc này do một nhân viên làm công tác tiếp nhận “công văn đến” kiêm nhiệm. Nhiệm vụ của bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan là:

  • Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ; thu nhận hồ sơ, tài liệu đúng theo qui định.
  • Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo qui định chung.
  • Thống kê hồ sơ nhận được và đề nghị  qui định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ấy theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ.
  • Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan và của các đòan thể trong cơ quan.
  • Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan.
  • Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo qui định của Nhà nước.

1.2. Một số khái niệm cơ băn của công tác lưu trữ

a.- Phông lưu trữ

Phông lưu trữ là tòan bộ khối tài liệu hòan chỉnh hình thành trong quá trình họat động của một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế khoa học, văn hóa, lịch sử và các ý nghĩa khác,           được    thu                                    thập   và bảo    quản trong một               lưu trữ  nhất định. Cơ  quan hoặc cá

nhân có đầy đủ những yếu tố đảm bảo tính độc lập trong quá trình tồn tại của mình tạo nên phong lưu trữ gọi là cơ quan, đơn vị hình thành phông. Các yếu tố đó bao gồm:

  • Có văn bản qui phạm pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về thành lập cơ quan, qui định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của nó.
  • Có tổ chức biên chế cán bộ riêng theo sự phân cấp quản lý của nhà nước.
  • Có quyền độc lập về mặt tài chính, cụ thể là cơ quan có tài khỏan riêng ở ngân hàng.
  • Có văn thư và quyền sử dụng con dấu riêng để trao đổi, giao dịch với các cơ quan, đơn vị khác.

Ngòai phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ cá nhân, còn có phông lưu trữ gia đình, phông lưu trữ dòng họ và các sưu tập lưu trữ. Đó cũng là những đơn vị phân lọai và thống kê trong công tác lưu trữ.

b.- Phông lưu trữ quốc gia

Phông lưu trữ quốc     gia là tòan bộ  khối tài  liệu lưu trữ của một  quốc gia, có giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác, không phân biệt thời gian, kỹ thuật, vật liệu chế tác, được bảo quản trong các kho lưu trữ nhà nước nhất định.

c.- Tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú, hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh… được hình thành trong quá trình họat động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác, được bảo quản trong các kho lưu trữ nhất định.

2. Vai trò của công tác lưu trữ

Hồ sơ, tài    liệu chắc chắn  dành để phục vụ  cho họat  động nội bộ. Các  cấp quản lý,  những người cần họach    định, cần lập báo cáo, cần ra quyết  định đều thường dùng đến những tài liệu sẳn cho các công việc khác nhau của mình. Bên cạnh đó, không ít khách hàng hoặc thân chủ của công ty cũng có những khi cần dùng đến tài liệu, trao đổi thông tin với chúng ta. Các đối tác, các công ty trong ngành, và nhất là các cơ quan quản lý cũng có yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu của công ty. Còn nữa, ngay cả các đơn vị cung ứng dịch vụ cho văn phòng (công ty quảng cáo chẳng hạn) hoặc      đơn  vị    nghiên     cứu  thuộc    một   lĩnh     vực nhất định      nào      đó                   cũng muốn        tiếp  cận    nguồn thông tin của văn phòng. Vì thế, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có vai trò quan trọng như sau:

  • Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc họach định và ra quyết định ở mọi cấp trong công ty.
  • Làm chứng liệu cho các quyết định và họat động đã thực hiện.
  • Góp phần tối ưu hiệu suất họat động của văn phòng (bằng  các số liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất…).
  • Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác…
  • Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý.
  • Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển.
  • Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo qui định của pháp luật.

3. Tính chất của công tác lưu trữ

Lưu trữ có các tính chất:

+Tính chất cơ mật: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của Nhà nước. Do đó đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức tổ chức kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh các qui định về bảo vệ tài liệu lưu trữ.

+Tính chất khoa học: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt. Để bảo quản an tòan và tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ lưu trữ như phân lọai, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu… đều phải được tiến hành theo những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp tỷ mỷ.

+Tính chất nghiệp vụ: Những hồ sơ, tài liệu được lưu trữ luôn gắn liền với từng ngành, lĩnh vực cụ thể trong mọi họat động kinh tế, xã hội đất nước. Ví dụ, quản lý công tác lưu trữ của Bộ, các sở Giáo dục và Đào tạo liên quan chặt chẽ đến họat động chuyên môn, nghiệp vụ của ngành Giáo dục và Đào tạo…