Giải quyết và quản lý văn bản

Giải quyết và quản lý văn bản bao gồm những công việc như: quản lý sổ sách, văn bản, giấy tờ nội bộ. Tổ chức giải quyết văn bản đến, giải quyết văn bản đi. Tổ chức lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, sắp xếp lại tài liệu tại văn phòng.

1. Nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản

1.1.Nhanh chóng

Công tác văn thư liên quan chặt chẽ đến việc điều hành, quản lý ở cơ quan, nên giải quyết công tác văn thư nhanh chóng sẽ góp phần thúc đẩy các họat động chung của cơ quan. Nếu công tác văn thư tiến hành chậm trễ sẽ làm ách tắc, cản trở tới guồng máy họat động chung, thậm chí mất ý nghĩa và hỏng việc của cơ quan. Ngược lại, nếu giải quyết nhanh chóng sẽ thúc đẩy công việc thông suốt và có hiệu quả. Việc giải quyết nhanh hay chậm văn bản ở cơ quan tùy thuộc vào khả năng tổ chức, quản lý công tác văn thư ở cơ quan đó.

1.2.Chính xác

a)- Chính xác về nội dung

Nội dung văn bản phải đúng với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đã ban hành. Đúng mục tiêu chiến lược, chức năng của mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.

Văn bản phải có đủ cơ sở lý luận và thực tiễn trong một nội dung cụ thể. Các văn bản khi ban hành có số liệu, chứng cứ trung thực và độ tin cậy cao, phải có nguồn rõ ràng.

Văn bản phải đảm bảo đúng đối tượng và yêu cầu.

Dần chứng hay trích dẫn văn bản phải hòan tòan chính xác.

b.- Chính xác về thế thức văn bản

Đúng thể thức do Nhà nước qui định để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực thi hành.

Đúng pháp chế, không trái với những văn bản có tính pháp lý cao hơn.

Đúng thẩm quyền Nhà nước giao, không trái văn bản cấp trên, đảm bảo quyền lợi của mọi người, bình đẳng. Không gây thiệt hại đến lợi ích của công dân. Không được lạm dụng quyền hoặc không sử dụng hết quyền lực.

c.- Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ

Yêu cầu chính xác phải được thực hiện một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ (đánh máy, đăng ký văn bản, chuyển giao…) và các qui định của Nhà nước về công tác văn thư.

1.3. Bí mật

Những văn bản liên quan đến đường lối, chủ trương, chính sách, cách thức, biện pháp điều hành của Nhà nước, của công ty cũng như quyền lợi và trách nhiệm của cán bộ công chức. Có những nội dung văn bản quan trọng chỉ được công bố nội bộ, hay một số lượng ít người biết. Vì vậy, công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu bí mật nội dung. Khi chưa có quyết định chính thức, không để lọt văn bản ra ngòai, hay để người không có trách nhiệm biết, nhất là văn bản mật. Phải thực hiện tốt pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia và qui chế bảo vệ bí mật của Nhà nước.

1.4.Hiện đại

Công tác văn thư đòi hỏi được áp dụng khoa học, công nghệ hiện đại vào tiến hành công việc. Việc áp dụng khoa học công nghệ hiện đại vào công tác văn phòng phải phù hợp với điều kiện kinh tế, khả năng doanh nghiệp, không phô trương, lãng phí. Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, hiện đại hóa công tác văn phòng trở thành yêu cầu cho công tác quản lý của mỗi cơ quan, doanh nghiệp để có năng suất, chất lượng và hiệu quả, trong đó thư ký phải được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ.

* Riêng đối với văn bản đến còn phải:

Qua bộ phận văn thư để tiếp nhận, đăng ký, nhằm quản lý tập trung, thống nhất.
Trình thủ trưởng xem xét cho ý kiến phân phối đến các đơn vị, cá nhân trong cơ quan.
Mọi người kể cả thủ trưởng khi nhận văn bản đều phải ký vào sổ chuyển giao.

2. Tổ chức giải quyết quản lý văn bản mật

Trong họat động của văn phòng nói riêng và của công ty nói chung, bao giờ cũng có những lọai thông tin “nhạy cảm” cần được bảo mật. Có thể đó là vì lợi ích kinh doanh, do yêu cầu pháp lý, hoặc để bảo vệ tính riêng tư của cá nhân hay đơn vị liên quan.

Trong thời đại công nghệ thông tin văn phòng càng sử dụng hệ thống thông tin điện tử nhiều thì càng cần đến các hệ thống bảo mật chặt chẽ và tinh vi.

2.1.Nhiệm vụ của thư ký trong việc quản lý văn bản mật

Không được tiết lộ nội dung công văn mật và các lọai văn bản thuộc về nhân sự, các vấn đề quan trọng trong những người không có trách nhiệm biết. Người nào làm việc gì biết việc đó, không tự tiện lục sóat công văn để xem xét ngòai phận sự của mình.
Phải có sổ theo dõi quản lý tài liệu mật nhận đến cũng như gửi tài liệu mật đi.
Sau giờ làm việc, tất cả mọi giấy tờ, sổ sách đăng ký và công văn lưu đều cất vào tủ có khóa cẩn thận. Con dấu phải để ở ngăn kéo riêng và có khóa đặc biệt.

Phòng làm việc của bộ phận văn thư phải có quầy ngăn giữa khách giao dịch và cán bộ văn thư.

2.2.Gửi tài liệu mật đi

Việc vào sổ và chuyển giao công văn “mật” cũng làm theo những động tác cơ bản như công văn thường (xem phần 2.2 phía trước), nhưng cần chú ý thêm một số điểm dưới đây:

Vào sổ: Vào sổ “Tài liệu mật đi” riêng để theo dõi. Sổ này phải ghi đầy đủ các cột mục như sau: ngày tháng, số và ký hiệu, tên lọai và trích yếu, mức độ mật, người ký, nơi nhận…
Trường hợp tài liệu “tuyệt mật”, người chuẩn bị văn bản phải lấy số công văn đi và đăng ký theo đúng các cột mục trong sổ, riêng cột trích yếu nội dung bỏ trống (ghi sau nếu người có thẩm quyền đồng ý), cho vào phong bì dán kín và làm các yêu cầu bảo mật trước khi đưa đến văn thư để làm thủ tục gửi đi.
Công văn “mật” gửi đi phải lập phiếu gửi và kèm theo với tài liệu để tiện kiểm tra, theo dõi. Phiếu gửi phải có dấu đóng độ mật, độ khẩn theo như trong tài liệu vào góc phải, phía trên của tờ phiếu.

Tài liệu “mật” ngòai bì đóng dấu ký hiệu chữ “C” in hoa nét đậm mà không đóng dấu mật.

Làm bì: tài liệu mật gửi riêng với tài liệu thường. Giấy làm bì phải dai, khó bóc, không thấm nước, không nhìn thấu qua được. Tài liệu “tuyệt mật”, “tối mật” gửi bằng hai bì:

+Bì trong: ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhậtn, đóng dấu mức độ mật. Nếu là tài liệu “tuyệt mật” gửi đích danh cho người có trách nhiệm giải quyết, thì đóng dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì”.

+Bì ngòai: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu độ mật, chữ “A” in hoa nét đậm là “tuyệt mật”; chữ “B” in hoa nét đậm là “tối mật”.

+Niêm phong: bì trong của tài liệu “tuyệt mật” và “tối mật” sau khi dán bằng hồ, phải dán băng keo đè lên các mép dán hồ và niêm phong bằng si hoặc bằng giấy mỏng khó bóc, niêm lên giao điểm các nối chéo phía sau phong bì, đóng dấu niêm phong ở các góc giấy niêm. Mực dấu niêm phong dùng lọai mực đỏ quốc kỳ.

Giao nhận tài liệu mật: mọi trường họp giao nhận tài liệu mật giữa các khâu (người dự thảo, đánh máy, in, văn thư, giao liên, người có trách nhiệm giải quyết, người cất giữ, bảo quản…) đều phải vào sổ, có ký nhận giữa hai bên giao nhận trực tiếp tại phòng làm việc theo qui định của thủ trưởng cơ quan, doanh nghiệp.
Vận chuyển tài liệu mật: phải cần có phương tiện mang giữ tốt (hòm sắt, cặp có khóa chắc chắn…). Không được giao cho người giữ hộ và không được để ở bất cứ nơi nào không có người có trách nhiệm coi giữ cẩn thận.
Nếu công văn “mật” có định thời gian trả lại thì văn thư phải theo dõi để thu hồi.

2.3.Nhận tài liệu mật đến

Văn thư nếu không được giao phụ trách công văn “mật” thì chỉ vào sổ phần ghi ngòai bì rồi chuyển cả bì đến tay người nhận theo đúng chế độ quản lý công văn “mật” của cơ quan.

Sổ ghi công văn “mật” cũng tưong tự như sổ ghi công văn thường nhưng có thêm cột “mức độ mật”. Ở cột này cần phải ghi rõ công văn là “mật” “tối mật” hay “tuyệt mật”.

Sổ ghi công văn “mật” chỉ cần làm chung một quyển trong đó chia hai phần: phần ghi công văn “mật” đi và phần ghi công văn “mật” đến.

2.4.Chuyến giao công văn “mật”

Công văn “mật” phải được chuyển giao đến tay người nhận. Người nhận công văn “mật” phải ký nhận.

Nếu nhiều công văn thì làm sổ chuyển riêng. Ngược lại, nếu ít công văn thì dùng sổ ghi công văn “mật” đến, đồng thời làm sổ chuyển giao và có thêm cột “ký nhận”.

3. Công tác lập hồ sơ

Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm.

Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và phải tuân theo đúng các thể thức, phương pháp do Cục Lưu trữ qui định.

3.1.Tổ chức công tác lập hồ sơ

a.- Khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ và công tác lập hồ sơ

Hồ sơ: Hồ sơ là một tập công văn, giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề (hoặc một người) hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó, được sắp xếp theo một trình tự khoa học.

Các tập văn kiện (như tập nghị quyết, tập chỉ thị, quyết định, tập báo cáo…) cũng được coi như những hồ sơ.

Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tùy theo số lượng công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc ấy nhiều hoặc ít. Hồ sơ quá dày có thể chia thành các tập.

Lập hồ sơ: Lập hồ sơ là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ công việc cụ thể được giao, dựa trên một số đặc trưng phổ biến giống nhau của văn bản (như đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên gọi, đặc trưng tác giả, đặc trưng giao dịch, đặc trưng địa dư, đặc trưng thời gian…) hoặc dựa vào danh mục hồ sơ (nếu cơ quan có) mà tập hợp công văn, giấy tờ sản sinh ra trong quá trình giải quyết công việc, sắp xếp thành từng vấn đề, từng sự việc (hoặc từng người) hoặc thành từng tập văn kiện để phục vụ việc giải quyết công việc trước mắt và nghiên cứu sau này.

Hồ sơ lập ra phải đảm bảo:

Thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị có hồ sơ hoặc mỗi cán bộ lập những hồ sơ ấy.
Đảm bảo hồ sơ có giá trị là bằng chứng xác thực và các văn kiện trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối giống nhau.
Phản ảnh được mối liên hệ chặt chẽ của các công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết sự việc nêu trong hồ sơ.

Công tác lập hồ sơ: Công tác lập hồ sơ là căn cứ vào những nguyên tắc đã định, tổ chức việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị hoặc những việc làm cụ thể của từng cán bộ, nhân viên nhằm lập được đầy đủ và có hệ thống hững hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan.

b.- Mục đích của công tác lập hồ sơ

Đối với từng cán bộ, nhân viên, công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp công văn, giấy tờ có khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu suất công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Đối với chung cơ quan, đơn vị, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được tòan bộ công việc

trong cơ quan, phân lọai công văn, giấy tờ trong cơ quan (hoặc đơn vị) một cách khoa học, quản lý hồ sơ của cơ quan được chặt chẽ, có kế họach lập và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh được việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưng không ai, không đơn vị nào lập.

c.- Vai trò của công tác lập hồ sơ

+ Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư.

+ Góp phần giữ gìn bí mật thông tin.

+ Hạn chế lưu công văn, giấy tờ vô dụng; bỏ sót văn bản có gía trị.

d.- Thời gian bảo quản hồ sư

Thời gian bảo quản hồ sơ là thời gian hồ sơ đó được lưu giữ, bảo quản trong lưu trữ phục vụ cho việc khai thác sử dụng. Thời gian bảo quản hồ sơ gồm: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. (Hồ sơ cá nhân không quá một năm; Hồ sơ doanh nghiệp không quá mười năm; Hồ sơ tài chính theo luật Tài chính).

e.- Phạm vi tố chức công tác lập hồ sư

Công tác lập hồ sơ cần được tổ chức chặt chẽ trong một cơ quan, đơn vị (như cơ quan bộ,, các cục, vụ, viện, cơ quan ủy ban nhân dân, các sở, ty và các xí nghiệp, bệnh viện, trường học, công trường, nông trường …).

Trong phạm vi rộng, đối với một số ngành đặc biệt cần thiết thì tổ chức công tác lập hồ sơ trong tòan ngành (như công an, quân đội …).

f.- Nội dung công tác lập hồ sơ

Công tác lập hồ sơ bao gồm những việc chính sau đây:

Lập bảng danh mục hồ sơ
Mở hồ sơ
Thu thập công văn, giấy tờ vào hồ sơ
Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ
Kết thúc hồ sơ
Viết bìa hồ sơ.

^Lập bảng danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bản kê dự kiến những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần phải lập ra trong năm.

Bản danh mục hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ và phân lọai tài liệu trong cơ quan, đơn vị

được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, tăng cường ý thức và tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị tốt cho việc nộp lưu hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan.

Cách làm: Danh mục hồ sơ làm vào tháng cuối năm để thực hiện từ đầu năm mới.

Cuối năm mỗi cán bộ, nhân viên (làm công tác công văn, giấy tờ) dự kiến những hồ sơ mình phải lập trong năm mới (căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, căn cứ vào chương trình công tác năm tới và căn cứ vào những kinh nghiệm năm qua) đưa phụ trách bộ phận (hoặc nhóm, tổ, phòng…) tham gia ý kiến rồi đưa cho phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của các phòng, bổ sung những hồ sơ thiếu, bỏ những hồ sơ không cần lập (hoặc lập trùng nhau) và lập thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Các đơn vị tập hợp đưa lên thủ trưởng cơ quan (hoặc chánh văn phòng) xem xét, điều chỉnh lại, thành bản danh mục hồ sơ của cơ quan và duyệt ký.

Các đơn vị độc lập, có văn thư riêng, nên lập bản danh mục hồ sơ riêng. Những đơn vị của cơ quan có văn thư đi – đến chung nên có bản danh mục hồ sơ chung của tòan cơ quan.

Các cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ giúp thủ trưởng, chánh văn phòng và cơ quan lập bản danh mục hồ sơ.

-Cột 1: Số của hồ sơ được ghi liên tục cho tòan bản danh mục, bắt đầu từ số 01. Cuối mỗi mục (tương đương với mỗi đơn vị tổ chức phòng ban hoặc một mặt họat động của doanh nghiệp) cần dùng vài ba số thứ tự dự phòng để ghi số cho những hồ sơ sẽ được bổ sung thêm vào bản danh mục trong năm đó.

Ký hiệu hồ sơ là chữ viết tắt tên đơn vị, tố chức, phòng ban có hồ sơ. Hoặc tên gọi một mặt họat động, một lĩnh vực công tác.

Thí dụ: HC (phòng Hành chánh), KT (phòng Kỹ thuật …)

-Cột 2: Ghi tên đơn vị có hồ sơ.

Đơn vị có hồ sơ được ghi số thứ tự bằng chữ số La Mã (I, II, III …), tên đơn vị viết chữ in hoa. Các tiểu đơn vị được ghi số thứ tự bằng chữ số Ả Rập (1, 2, 3 …) và dược viết bằng chữ thường.

Tiêu đề là tên gọi của hồ sơ, là một câu ngắn gọn, khái quát được nội dung, thành phần văn bản trong hồ sơ.

Thuật ngữ “hồ sơ” được dùng trong tiêu đề của những hồ sơ phản ánh một sự việc, một sự kiện cụ thể có trình tự giải quyết liên tục.

Thí dụ: Hồ sơ hội nghị tổng kết cuộc vận động xóa đói giảm nghèo năm 2005 của TP.HCM.

Thuật ngữ “tập tài liệu” được dùng trong tiêu đề của những hồ sơ tập hợp các lọai văn bản cũng thuộc một vấn đề nhưng không có trình tự giải quyết liên tục.

Thí dụ: Tập tài liệu của bộ Giáo dục và đào tạo về công tác tuyển sinh trung học chuyên nghiệp và dạy nghề năm 2005.

-Cột 3: Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo 3 mức: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời hoặc xác định rõ số năm cần bảo quản của từng hồ sơ.

Căn cứ để xác định thời hạn bảo quản là:

+Bản thời hạn bảo quản mẫu do Cục lưu trữ nhà nước ban hành.

+Các bản thời hạn bảo quản tài liệu của các ngành hoặc cơ quan chủ quản.

+Giá trị nghiên cứu của hồ sơ.

-Cột 4: Ghi họ tên người lập hồ sơ.

-Cột 5: Ghi chú những điều cần thiết như: hồ sơ chuyển tiếp sang năm sau, hồ sơ mật…

Hình 5.4: Mầu danh mục hồ sơ.

Mở hồ sơ:

Đầu năm dựa vào bản danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng cơ quan (hay chánh văn phòng) duyệt và đưa về các phòng, tổ hay bộ phận… Mỗi cán bộ, nhân viên căn cứ vào số hồ sơ được giao trách nhiệm lập, lấy một số bìa, mỗi bìa dùng cho một hồ sơ. Căn cứ vào số, ký hiệu và tiêu đề ghi trong bản danh mục, cán bộ ghi những điểm đó vào bìa hồ sơ.

Trường hợp cơ quan chưa có bản danh mục hồ sơ, cán bộ có thể căn cứ vào kinh nghiệm đã qua, viết sẳn những bìa hồ sơ mà theo thường lệ giấy tờ qua lại sẽ hình thành. Gặp trường hợp chưa dự kiến được, giữa chừng có việc xảy ra phải giải quyết, thì lấy một bìa ghi tiêu đề hồ sơ vào và bổ sung bản danh mục.

Tiêu đề cần ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát được nội dung sự việc, vấn đề. Những yếu tố thời gian (năm, tháng) địa điểm (tên địa phương, tên cơ quan) và tên người (nếu có) cần được phản ánh vào tiêu đề.

Thu thập công văn, giấy tờ đưa vào hồ sơ:

Khi hồ sơ đã mở, có những công văn, giấy tờ gì về việc ấy đang giải quyết (hoặc đã giải

quyết xong) thì để vào bìa ấy, kể cả “công văn đến”, bản lưu “công văn đi”, một số tư liệu tham khảo để giải quyết việc ấy…

Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ việc gì phải tìm cách kịp thời thu đủ công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc ấy. Chú ý các tài liệu bị lẫn sang các đơn vị cơ quan khác dễ mất mát (như bài phát biểu của cán bộ lãnh đạo), tham luận của đại biểu ở hội nghị, ảnh, dây ghi âm trong buổi lễ kỷ niệm hay buổi đón tiếp…

Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ:

Công văn, giấy tờ trong hồ sơ phải sắp xếp cho khoa học (theo thứ tự thời gian, theo vần chữ cái (a, b, c) theo thứ tự số công văn hoặc sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc). Tùy theo từng hồ sơ mà vận dụng cách nào cho thích hợp hoặc cách này phối hợp với cách khác.

Sắp sếp theo thứ tự thời gian là xếp công văn có ngày tháng sớm lên trước, công văn có ngày tháng đến muộn xếp sau. Cách này thường áp dụng cho hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề, đặc trưng giao dịch hoặc đặc trưng tên gọi.

Sắp xếp theo vần chữ cái là xếp giấy tờ mang tên người (hoặc địa phương) bắt đầu có từ chữ a lên trước, rồi đến chữ b, chữ c… Cách này thường áp dụng cho các tập đơn từ, tập bản khai cá nhân, các tập báo cáo khen thưởng, các tập báo cáo của các địa phương…

Sắp xếp theo thứ tự số công văn là sắp xếp công văn có số nhỏ trước, rồi đến số to… Cách này thường dùng để sắp xếp các tập lưu bản chính (hoặc bản sao) của các nghị quyết, nghị định, thông tư, chỉ thị, báo cáo… của cơ quan ban hành.

Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc là trước tiên xếp công văn đề xúât, khởi xướng hoặc đặt vấn đề… tiếp đến các công văn giải quyết việc rồi đến công văn, giấy tờ kết thúc vấn đề.

Nếu hồ sơ có ảnh (hoặc phim) đi kèm, phải cho ảnh (hoặc phim) vào phong bì và kèm theo hồ sơ.

Tư liệu (như sách, báo, áp phích …) đi theo văn bản trong hồ sơ cũng phải đưa vào hồ sơ.

Nếu hồ sơ có dây ghi âm, microphim đi kèm thì phải bảo quản riêng dây ghi âm và microphim, nhưng phải ghi chú vào hồ sơ là những thứ này để ở đâu, khi cần tìm thấy ngay và khi nộp lưu hồ sơ cũng phải nộp cả.

Kết thúc hồ sơ:

Khi việc đã giải quyết xong (như hội nghị họp xong, chống một trận bảo xong, …) thì kết thúc hồ sơ. Có lọai cứ hết năm hành chính là kết thúc (như tập báo cáo hàng tháng, quí, năm, tập lưu các bản chính các nghị quyết, chỉ thị… của cơ quan ban hành, …).

Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc được vì công việc chưa giải quyết xong thì phải để lại năm sau và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.

Sau khi kết thúc hồ sơ, cán bộ phải xem xét lại để:

-Nếu còn thiếu công văn, giấy tờ gì thì sưu tầm bổ sung cho đủ.

-Lọai ra những văn bản trùng thừa, những giấy tờ rõ ràng không còn giá trị thực tiễn hoặc giá trị nghiên cứu, những tư liệu, sách báo tham khảo, không cần kèm theo hồ sơ. Việc lọai ra cần phải thận trọng, nếu phân vân thì giữ lại để đánh giá sau.

-Xem lại sự sắp xếp, nếu còn lộn xộn thì sắp xếp lại.

-Đánh số tờ, ghi mục lục văn kiện. Tờ mục lục văn bản có tác dụng thống kê các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phục vụ việc tra tìm và bảo quản hồ sơ. Tờ mục lục hồ sơ được in sẳn theo mẫu thống nhất.

MỤC LỤC VĂN KIỆN

TỜ mục lục văn kiện bên trong hồ sơ này chỉ dùng cho những hồ sơ quan trọng.
Mục lục văn kiện có thể in thành những tờ rời và in hai lọai: lọai to dùng cho hồ sơ dày; lọai nhỏ dùng cho hồ sơ mỏng. Cũng có thể in ngay vào bìa hồ sơ để tiết kiệm, nhưng nên in vào phía trong bìa hồ sơ để tránh phai mờ, nhàu nát vì phải nghiên cứu hồ sơ luôn, và như vậy đẹp mắt hơn.

Mục lục văn kiện nếu là tờ rời, thì xếp lên trên cùng hồ sơ ngay dưới tờ bìa và trên tờ công văn đầu tiên. Khi đóng hồ sơ thì đồng thời đóng tờ mục lục văn kiện.
Trong tờ mục lục dưới chữ Mục lục văn kiện có ghi hồ sơ số… tập số… (theo số hồ sơ trong danh mục hồ sơ và số văn thư trên tờ bìa) để tránh nhầm lẫn và để tra tìm.

Cột 6: Nếu văn kiện có 4 tờ, từ tờ số 5 đến tờ thứ 8 thì ghi 5 – 8.

Cột 7: Để ghi chú cần thiết. Ví dụ: mật, tài liệu quí, có ảnh, …

Hình 5.5: Mầu mục lục văn kiện.

-Viết tờ kết thúc. Mỗi hồ sơ phải có chứng từ kết thúc. Tờ chứng từ kết thúc được in theo mẫu có sẵn, bao gồm các nội dung sau:

+Đơn vị bảo quản này có… tờ (viết bằng chữ thường).

+Mục lục văn bản… tờ.

+Đặc điểm trạng thái văn bản trong hồ sơ.

+Ngày… tháng… năm…, người lập hồ sơ (ghi rõ họ tên).

Tờ kết thúc để vào cuối đơn vị bảo quản.

TỜ kết thúc hồ sơ nhằm kiểm tra bảo quản tài liệu, tránh việc bị đánh tráo, đánh cắp, giả mạo. Đồng thời theo dõi trạng thái văn kiện để có biện pháp bảo quản kịp thời, thích đáng.
Thông thường tờ kết thúc sắp xếp ở cuối hồ sơ, sau tờ cuối cùng của văn kiện. Khi đóng hồ sơ đồng thời đóng cả tờ kết thúc.

Cách ghi: Trong tờ kết thúc của hồ sơ nào thì cũng ghi số hồ sơ và tập ấy. Số hồ sơ và số tập như số ghi trên tờ mục lục văn kiện, trên bìa hồ sơ và trên danh mục hồ sơ.

Phần cuối ghi tình trạng văn kiện của hồ sơ (ví dụ: hồ sơ này gồm hầu hết là văn kiện
Số lượng tờ viết tòan bằng chữ, cuối có chữ số để trong dấu ngoặc (ví dụ: hồ sơ này gồm: hai trăm năm mươi bảy (257) tờ trong đó có 4 tờ số 16 là 16a, 16b, 16c, 16d, …). đánh máy trên giấy tốt, có một bản thảo viết tay của chủ tịch (hoặc thủ trưởng cơ quan) từ số 5 đến tờ số 8, tờ số 151 bị rách đôi đã can lại, tờ số 172 bị mực và nước đổ vào lòe cả trang, …)

Người lập là người lập hồ sơ tờ kết thúc này.

Hình 5.6: Mầu tờ kết thúc.

Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại phòng, hay bộ phận làm việc một năm để theo dõi, nghiên cứu khi cần thiết, sau đó mới nộp lưu.

Thí dụ: Vịêc giải quyết xong năm 2005 (và hồ sơ cũng lập xong trong năm 2005) thì để lại phòng làm việc năm 2006, đến năm 2007 mới nộp lưu vào phòng lưu trữ cơ quan.

Viết bìa hồ sơ:

Viết bên ngòai bìa hồ sơ là quá trình hòan thiện các thành phần ghi trên bìa hồ sơ. Các thành phần ghi trên bìa hồ sơ bao gồm:

+Quốc hiệu và tiêu ngữ.

+Tên cơ quan và tên đơn vị tổ chức.

+SỐ văn thư.

+Tiêu đề hồ sơ. Đây là phần phản ánh một cách chính xác nội dung sự việc bên trong hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ thông thường phải bao gồm các yếu tố như: Hồ sơ về việc gì? Của ai? Ở đâu? Vào thời gian nào? Tiêu đề phải viết ngắn gọn và chính xác, chữ đẹp.

Thí dụ: Tập lưu quyết định công nhận tốt nghiệp của trường Đại học Ngọai ngữ TPHCM năm học 2001 – 2005.

+Ngày bắt đầu.

+Ngày kết thúc.

+SỐ lượng tờ.

+Phông số.

+Mục lục số.

+HỒ sơ số.

+Thời hạn bảo quản.

Các thành phần trên bìa hồ sơ phải được hòan chỉnh khi kết thúc hồ sơ. Riêng các thành phần: phông số, mục lục số, hồ sơ số do phòng lưu trữ cơ quan ghi sau khi hồ sơ đã được nộp vào lưu trữ cơ quan.

Bìa hồ sơ được in theo mẫu thống nhất. Chữ viết bìa phải đẹp, rõ, dễ đọc. Những thành phần ghi trên bìa phải chính xác.

g.- Trách nhiệm tố chức công tác lập hồ sư

Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan: Công tác lập hồ sơ trong cơ quan là một bộ phận trọng yếu trong công tác công văn, giấy tờ nên thủ trưởng các cơ quan, các cấp phải trực tiếp chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc công tác công văn, giấy tờ theo đúng mọi qui định của Nhà nước.

Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chánh ở các cơ quan nhỏ không có chánh văn phòng): chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chánh ở các cơ quan nhỏ không có chánh văn phòng) có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan, trực tiếp chỉ đạo, tổ chức công tác lập hồ sơ trong cơ quan.

Trách nhiệm của cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ: cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ giúp cho thủ trưởng, chánh văn phòng về mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Cụ thể như sau:

1/ Kiểm tra, đôn đốc việc lập và lưu hồ sơ trong cơ quan theo danh mục đã dự kiến. Thư ký phải quan tâm đến những đơn vị quan trọng, những người giữ nhiệm vụ chủ chốt ở các phòng, ban…

2/ Lập, sắp xếp, bảo quản, nộp lưu hồ sơ thuộc bộ phận lãnh đạo và phục vụ việc nghiên cứu, tham khảo của lãnh đạo.

Trong trường hợp phải kiêm nhiệm lưu trữ thì phải bảo quản, sắp xếp hồ sơ theo một trình tự khoa học (theo công việc, theo trình tự thời gian…).

Như vậy, thư ký không những biết lập hồ sơ, mà còn biết tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ.

Trách nhiệm của các đơn vị và cán bộ trong cơ quan phải lập hồ sơ:

Mỗi đơn vị, mỗi phòng phải lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ của mình, ví dụ phòng tổ chức cán bộ phải lập hồ sơ về tổ chức, cán bộ trong cơ quan; phòng văn thư (hoặc tổ văn thư hoặc cán bộ văn thư) phải lập hồ sơ các tập bản lưu các văn kiện phát ra, bản danh mục hồ sơ của cơ quan… và một số hồ sơ khác mà lãnh đạo giao (nếu có), …
Cán bộ phụ trách và cán bộ phần hành được giao nhiệm vụ theo dõi và giải quyết công việc (như chánh văn phòng, giám đốc, chuyên viên, cán sự, trưởng phó phòng …) có trách nhiệm lập hồ sơ những việc mà mình được phân công phụ trách theo dõi, giải quyết. Đây là bộ phận chủ yếu lập hồ sơ trong cơ quan.
Các cán bộ được phân công làm thư ký các cuộc họp, các hội nghị, thư ký các đòan công tác đi hội đàm, khảo sát, nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm… có trách nhiệm ghi chép biên bản, thu thập giấy tờ, lập hồ sơ các cuộc họp ấy và sau khi kết thúc công việc nộp cho chủ tịch đòan hay trưởng phòng.

Thư ký riêng của các thủ trưởng có trách nhiệm lập hồ sơ những việc do thủ trưởng phụ trách (nếu có và nếu được thủ trưởng giao) và những hồ sơ do hoạt động của thủ trưởng mình mà hình thành.

Nộp lưu hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan

Thông thường ở mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có bộ phận lưu trữ do các cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm đối với các xí nghiệp, doanh nghiệp tư nhân nhỏ. Ở cơ quan nhỏ, tổ chức bộ phận lưu trữ thì thư ký phải làm các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị ,bảo quản, thống kê, phục vụ nghiên cứu, sử dụng. Những hồ sơ vào lưu trữ cơ quan phải được thống kê theo mục lục hồ sơ nộp lưu.

Hằng năm, các đơn vị thu thập những hồ sơ cần nộp lưu (tức là những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Văn bản đã được lập hồ sơ xong thì giữ lại ở đơn vị một năm để phục vụ tra cứu sử dụng và đến thời hạn nộp lưu thì nộp vào lưu trữ cơ quan, chỉ nộp vào hồ sơ có giá trị vĩnh viễn và lâu dài.) của năm trước nộp lưu theo từng đơn vị vào phòng lưu trữ cơ quan kèm theo bản mục lục hồ sơ nộp lưu.

Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở đơn vị, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thêm thì tiêu hủy theo thủ tục.

Nếu đơn vị nào cần giữ lại những hồ sơ để nghiên cứu thì làm thủ tục mượn lại phòng lưu trữ cơ quan.

Cán bộ (hay tổ, bộ phận, phòng lưu trữ cơ quan) khi nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần yêu cầu đơn vị bổ sung cho đủ, rồi ký nhận vào bản mục lục, trả lại đơn vị nộp lưu một bản, lưu tại phòng lưu trữ cơ quan và phòng văn thư mỗi nơi một bản.

Cán bộ (hay tổ, bộ phận, phòng lưu trữ cơ quan) căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hòan chỉnh các khâu kỹ thuật (nếu có), xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê, sắp xếp lên giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, khai thác.

Tổng cộng bản mục lục này có…. hồ sơ. Bao gồm…. đơn vị bảo quản. Trong đó có:

…. hồ sơ (…. đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

…. hồ sơ (…. đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản lâu dài.

Ngày… tháng… năm… Ngày… tháng… năm…

Họ tên, chức vụ, chữ ký của người phụ trách Họ tên, chức vụ, chữ ký

Lưu trữ của cơ quan nhận hồ sơ của người phụ trách lưu trữ của đơn vị nộp hồ sơ

.Số… mục lục ghi theo số đăng ký trong sổ công văn đi.
Năm… ghi năm của hồ sơ. Ví dụ năm 2006 nộp hồ sơ lưu hình thành năm 2004 thì để năm 2004.

Cột 1: ghi số thứ tự đánh liền cho cả hai lọai hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài.
Cột 2: ghi số và ký hiệu hồ sơ như trên bìa và trên danh mục hồ sơ.
Cột 3: một hồ sơ có thể là một đơn vị bảo quản, nhưng nếu hồ sơ dày chia ra nhiều tập, thì mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Vì vậy có thể một hồ sơ nhưng 2, 3 đơn vị bảo quản. Vì vậy, cột này để ghi số lượng đơn vị bảo quản. Nếu hồ sơ chỉ có một tập thì cũng là một đơn vị bảo quản.
Cột 4: tiêu đề hồ sơ ghi như trong tờ kết thúc hồ sơ hay trong danh mục hồ sơ.
Cột 6: số lượng tờ, ghi như trong tờ kết thúc hồ sơ.
Cột 7: ghi chú những điểm cần thiết, ví dụ tình trạng vật lý của hồ sơ, trong hồ sơ có ảnh, có tài liệu qúi…

Khi điền xong bản mục lục, phần kết thúc có thể đánh máy hay viết tay. Số lượng hồ sơ và đơn vị bảo quản cần viết tòan chữ và có chữ số ở trong ngoặc đơn để tránh nhầm lẫn. Phần ngày, tháng ở góc dưới phía phải là ngày, tháng mà cơ quan làm xong bản mục lục, đăng ký vào sổ công văn đi và gửi đi nộp.Phần ngày, tháng ở góc dưới phía trái là ngày, tháng mà phòng lưu trữ cơ quan nhận hồ sơ nộp lưu.

Bản mục lục này làm thành ba bản thuộc lọai có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lưu tại đơn vị nộp lưu, phòng văn thư hành chánh (hay văn phòng cơ quan lớn) và ở phòng lưu trữ cơ quan (đi theo tài liệu) mỗi nơi một bản

Hình 5.8: Mầu mục lục hồ sơ nộp lưu.

3.3.Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu

Để công tác lập hồ sơ và nộp lưu được đều đặn, chặt chẽ, thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chánh ở những cơ quan nhỏ) cần chỉ đạo chặt chẽ và thường xuyên đôn đốc công tác lập hồ sơ trong cơ quan hoặc đối với từng cán bộ, nhân viên. Nội dung công việc chỉ đạo gồm các việc chính như sau:

Cuối năm đôn đốc các đơn vị lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở việc kết thúc hồ sơ cũ, đầu năm mới đôn đốc việc lưu hồ sơ cần lưu trữ vào phòng lưu trữ cơ quan.
Qúa trình chỉ đạo công tác của cơ quan thủ trưởng (hoặc chánh văn phòng) phát hiện những việc đột xuất, chưa có ai lập hồ sơ thì giao cho cán bộ lập kịp thời và bổ sung vào bản danh mục hồ sơ, kiểm tra việc bàn giao hồ sơ khi có cán bộ thay đổi công tác, đi vắng lâu hoặc có những bộ phận, đơn vị tách ra, sáp nhập hoặc giải thể…

Thường kỳ (hoặc thỉnh thỏang có đột xuất) mở cuộc kiểm tra công tác lập hồ sơ của các đơn vị và cán bộ, nhất là những đơn vị phụ trách những công việc quan trọng và giúp giải quyết khó khăn trong trong công tác lập hồ sơ.
Hằng năm, tổng kết rút kinh nghiệm để tổ chức công tác lập hồ sơ trong cơ quan được tốt hơn.

3.4. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền.

Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu.

Việc tiêu hủy tài liệu phải được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy và của cơ quan, tổ chức có tài liệu.

Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.