Quản trị thông tin

1. Tổng quan về hệ thống thông tin

Bất cứ cấp quản trị nào cũng phải biết quản trị hệ thống thông tin. Quản trị hệ thống thông tin là việc       họach định, tổ       chức – phối      hợp,      điều hành và    kiểm       sóat các         hệ                   thống thông tin sao cho có hiệu quả.

Thông tin hiện diện ở đầu vào và đầu ra. Thông tin đầu vào có luồng thông tin đầu vào (input information flow); Thông tin đầu ra có luồng thông tin đầu ra (output information flow) hay còn gọi là văn thư đi. Thông Tin đầu vào-đầu ra gồm có: các văn bản, thư từ, các lọai thông tin điện tử đầu vào kể cả việc lưu chuyển thông tin, văn thư đến các bộ phận liên hệ

Thông tin  đầu vào sẽ được phân         phối      đến các bộ            phận  liên quan          để xử  lý,                               đó   là luồng

thông tin nội bộ (internal information flow).

2. Xử lý công văn đến – đi

2.1. Xử lý công văn đến

Mỗi văn bản, thư từ, sách báo, tạp chí… do nhân viên bưu điện, liên lạc cơ quan đem đến đều phải qua bộ phận văn thư cơ quan. Khi nhận, thư ký thực hiện các công việc sau đây:

1/ Kiểm tra để xem có đúng công văn gửi cho cơ quan mình không.

2/ Phân lọai sơ bộ:

Sách báo  tư       liệu                 để riêng, công    văn         để                        riêng.         Nếu     công văn                        nhiều thì tiếp tục     phân   lọai: lọai gửi thủ trưởng, lọai gửi các đơn vị (cục, vụ, ban, phòng) để riêng vào từng cặp ba dây hoặc từng tờ bìa đã viết sẳn tên đơn vị, hay để vào từng ô của tủ, giá phân lọai để phân cho nhanh chóng, tránh nhầm lẫn.

3/ Bóc bì công văn:

Tùy theo qui định cụ thể và cách tổ chức văn thư của từng cơ quan mà văn thư bóc bì, vào sổ tất cả hay chỉ bóc bì vào sổ lọai gửi chung cho cơ quan; còn lọai gửi các đơn vị thì chỉ vào sổ phần ghi ngòai bìa           rồi chuyển              giao cho                         văn  thư đơn vị bóc, vào        sổ        ở                                 đơn           vị.           Những                            công văn “khẩn”, “hỏa tốc” cần bóc trước.

Công văn “mật”, “tối  mật” nếu không được giao trách nhiệm thì       phải     chuyển  đến     cho người đã được cơ quan giao trách nhiệm. Văn thư chỉ đăng ký số đến ngòai bì.

Khi bóc bì tránh làm rách công văn hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện… Cần sóat lại bì xem còn sót công văn không. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng công văn ghi ngòai bì với thành phần tương ứng              của công                   văn          lấy trong bì ra và           đối       chiếu  với                                      phiếu     gửi  (trường hợp công văn kèm phiếu gửi). Nếu có điểm nào không khớp thì phải ghi lại để hỏi cơ quan gửi.

Trường hợp công văn đến có kèm phiếu gửi thì khi nhận xong phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi công văn.

Đối với   những       đơn        từ  khiếu                    tố,     thư  nặc danh hoặc           công            văn                           cần     kiểm tra, xác minh một điểm gì đó thì nên giữ lại phong bì, đính kèm vào công văn để làm bằng chứng.

4/ Đóng “dấu đến”, ghi số đến và ngày đến:

Sau khi đã bóc bì và rút công văn ra phải đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến vào công văn đến. Số đến ghi vào công văn phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi công văn đến, ngày đến là ngày văn thư nhận công    văn.            Số                                đến (hay       số thứ tự công văn đến) ghi liên                                  tục từ   số          001                               bắt       đầu từ ngày 01 tháng Giêng đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm.

Ở một số cơ quan, muốn phân biệt phần công văn của trên gửi về hoặc phần đơn từ của cán bộ và nhân dân gửi đến riêng ra cho dễ tìm, có thể dùng số đến riêng hay phân số để theo dõi các phần thích hợp và ghi số riêng.

“Dấu đến” nên đóng rõ ràng và thống nhất vào khỏang giấy trắng phía trên, bên trái, phần lề công văn, dưới mục “trích yếu.

5/ Vào sổ công văn đến:

Vào sổ công văn đến cũng phải đảm bảo yêu cầu như công văn đi, nghĩa là phải ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng.

Nói chung nên làm một sổ đến cho dể kiểm tra và bảo quản. Nhưng tùy tình hình, đặc điểm của cơ quan, nếu số lượng công văn nhìêu hoặc do nhu cầu công tác cần phải phân nhiều lọai công văn đến để dễ tra tìm và theo dõi thì cũng có thể làm thêm vài, ba số đến (hoặc làm một nhưng chia ra nhiều phần).

Đây là khâu quan trọng trong việc tổ chức quản lý công văn đến để nắm được số công văn đến trong ngày, nội dung, công văn nằm ở đâu, đã giải quyết chưa….

6/ Trình công văn:

Sau khi vào sổ công văn đến, tùy theo chế độ văn thư của cơ quan, văn thư phải xếp theo từng lọai đế trình thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng, trưởng phòng hành chánh xem và cho ý kiến phân phối.

7/ Chuyển giao công văn đến:

Văn thư ghi vào sổ chuyển công văn những công văn sau khi trình lãnh đạo có ý kiến giải quyết đến địa chỉ phòng ban liên quan. Công văn nhận được ngày nào phải phân phối ngay trong ngày đó, chậm nhất là sáng hôm sau. Đối với công văn khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, mời họp phải phân phối ngay sau khi nhận được.

Những công văn phải chuyển qua nhiều đơn vị hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết thì đính kèm “Phiếu luân chuyển công văn” để quản lý được chặt chẽ. Trên phiếu luân chuyển cần đề rõ thứ tự các đơn vị nhận trước, nhận sau, ngày tháng phải chuyển công văn từ đơn vị này sang đơn vị khác, trích yếu nội dung, nơi nhận và ký nhận công văn.

Đơn vị hoặc cán bộ có liên quan giải quyết xong phải ký xác nhận vào phiếu này trước khi đưa công văn lại văn thư để chuyển cho đơn vị hoặc cán bộ tiếp theo giải quyết.

Khi chuyển giao công văn phải có sổ để ký nhận và theo dõi, tìm kiếm khi cần.

2.2. Xử lý công văn đi

Đối với công văn đi, thư ký thực hiện các công việc sau đây:

1/ Xem xét công văn lần cuối và trình ký: Để kiểm tra xem văn bản đã đúng thể thức chưa. Nếu phát  hiện            sai sót,      thư ký yêu           cầu bộ phận sọan   thảo  văn bản sửa      lại.                  Đóng          dấu            vào                       những công văn có chữ ký hợp lệ, không đóng dấu khống chỉ. Dấu đóng đúng qui cách rõ ràng, không đóng ngược, chồng lên nhau, dấu không được nhòe, đóng đè lên 1/4 đến 1/3 chữ ký về bên trái. Bên dưới con dấu có tên và chức vụ người ký công văn.

2/ Ghi số công văn đi, ngày tháng, và trích yếu công văn vào sổ công văn đi. Số công văn phải bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 của năm đó. Ở những co quan lớn như Bộ, Tổng cục… thì các lọai quyết định, thông tư, chỉ thị… phải lấy số riêng để dễ theo dõi. Ngày tháng trên công văn phải khớp với ngày tháng gửi và đăng ký công văn đi.

3/ Vào sổ đăng ký công văn đi: Ghi những thông tin cần thiết vào sổ như: ngày tháng của công văn, số và ký hiệu, tên lọai, trích yếu, người ký, nơi nhận.

4/ Công văn gửi đi phải lưu tại cơ quan 2 bản: 1 bản để ở bộ phận văn thư; 1 bản để tại đơn vị nơi thảo ra văn bản đó.

5/ Khi gửi công văn phải kiểm tra cẩn thận số tờ, số trang để tránh nhầm lẫn, thừa thiếu làm ảnh hưởng đến hịêu quả công tác của cơ quan nhận. Đóng đầy đủ các dấu chỉ mức độ mật, khẩn lên công văn theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan.

6/ Cho công văn vào phong bì: Bì làm bằng giấy có tráng nhựa bên trong hoặc giấy không để lộ chữ của công văn ra bên ngoài. Trên bì phải ghi rõ tên và địa chỉ cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận, số công văn. Công văn tối mật phải làm 2 bì: bì trong đóng dấu mức độ mật; bì ngòai để bình thường nhưng phải dán lọai keo khó bóc.

7/ Công văn quan trọng phải có phiếu gửi kèm để theo dõi.

8/ Giao công văn qua Bưu điện phải có sổ riêng để theo dõi đề phòng thất lạc.

2.3. Văn thư nội bộ

Công tác văn thư là tòan     bộ           các công    việc                                 về xây  dựng, ban hành văn bản, tổ chức            giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan, doanh nghiệp.

Văn thư nội  bộ là những văn       bản,     giấy     tờ, sổ sách      sử        dụng trong nội bộ                       cơ quan, doanh nghiệp, do chính cơ quan, doanh nghiệp ban hành.

Văn thư nội bộ được tổ chức, giải quyết như đối với văn bản đi và đến.

Các văn bản      nội       bộ                     bao           gồm: các quyết         định nhân       sự,       chỉ thị,                       thông báo,      giấy                  công tác, giấy giới thiệu, sổ sao văn bản…

Mỗi lọai văn bản nội bộ phải có sổ đăng ký riêng tương tự như đối với quản lý các văn bản đi và đến, và cũng được lưu giữ như các văn bản khác.

2.4. Văn thư điện tử

Văn thư điện tử là phương tiện truyền thông bằng điện tử các lọai văn bản, sự kiện, hình ảnh, tiếng nói… Việc truyền thông được thực hiện truyền từ máy này qua máy khác. Các máy đó có thể là: máy điện báo (teleprinter), máy fax (facsimile), máy vi tính (microcomputer)… hoặc kể cả màn hình phục vụ trong các hội nghị từ xa (teleconference).

Các thiết bị nêu trên có      thể      truyền       qua đường       dây điện thọai,  qua         vệ        tinh, qua  hệ thống viba…

2.5. Thư điện tử (E.mail)

Ngày nay người ta đồng hóa thư điện tử truyền qua computer là E.mail. Thư điện tử là một hệ thống gửi thông tin qua đường dây điện thọai trực tiếp từ một máy computer này sang máy computer khác. Các máy computer có thể nằm trong phạm vi một cơ quan, doanh nghiệp được gọi là hệ thống mạng nội bộ (mạng LAN – local area netwok), hoặc có thể truyền đi khắp thế giới qua mạng internet. Hệ thống mạng quốc tế còn được gọi là hệ thống mạng rộng (mạng WAN – wide area netwok).

Với hệ  thống              thư điện               tử,     máy computer     nhận                    sẽ      nhận   và lưu trữ               thông tin tự động. Mỗi nhân viên có  một      hộp thư  điện               tử.              Người gửi                          truyền trực tiếp                        thông tin cho hộp thư             của người nhận và thông tin được lưu trữ tại đây. Người nhận sẽ kiểm tra hệ thống thư điện tử thường xuyên để lấy thông tin. Thông tin này có thể đọc trực tiếp trên màn hình và trả lời ngay cho người gửi; có thể được in ra hoặc gửi chuyển tiếp cho một hộp thư điện tử khác. Hiển nhiên, nhân viên văn phòng cần                   được         huấn luyện để    sử             dụng thành thạo  các thao tác trên. Qui trình xử lý      thư điện    tử cũng cần được thống nhất gần giống như đối với thư gửi qua đường bưu điện.

Thư điện tử đã giúp cho các cơ quan trao đổi thư từ với nhau chỉ trong giây lát, ngày cũng như đêm. Việc truyền và nhận thư điện tử giúp cho cơ quan, doanh nghiệp tiết kiệm được hàng tấn giấy, chi phí rất thấp và nhanh gấp bội lần.

Với phương tiện truyền thông ngày càng đa dạng, và vì thế lượng tông tin đầu vào và đầu ra bằng phương tiện điện tử ngày càng nhiều và nhanh vô kể, chúng ta cần phải xử lý kịp thời.

2.6. Xử lý văn thư điện tử

Khác với văn thư thường, bằng giấy tờ    mỗi                  ngày phát 1 -2   lần.      Văn thư điện                                                                         tử       phải                 lưu chuyển theo từng giờ. Cụ thể, trong quá trình làm việc, người nhận phải thường xuyên kiểm tra hệ thống thư điện tử để lấy thông tin. Thông tin này có thể đọc được trong màn hình hoặc được in ra, hoặc gửi chuyển tiếp cho một hộp thư điện tử khác. Cụ thể như sau:

  • Phân lọai thư: Nếu là mail cho phòng hoặc cá nhân nào cụ thể thì chuyển (forward) vào địa chỉ nơi đó, người đó.
  • Xử lý sơ bộ: Nếu có văn bản đính kèm (attachment) thì lưu vào tập tin phù hợp và/hoặc in ra để lưu và chuyển cho các bộ phận cần sử dụng.
  • Trả lời thư: Tùy vào việc có sẳn thông tin và được phép. Nếu chưa trả lời được thì:

+Phải gửi một tin báo là đã nhận được mail và sẽ sớm trả lời kết quả.

+Chuyển đến những nơi phù hợp.

+Theo dõi.

Về hình thức văn phong, thư điện tử thường ít đòi hỏi sự trịnh trọng như thư thường, không phải dùng format có tiêu đề hay ghi địa chỉ người gửi, người nhận… Nội dung cũng thường ngắn gọn, súc tích. Tuy nhiên, vẫn cần chú ý giữ gìn sự mạch lạc, rõ ràng, lịch sự và tôn trọng nhau trong giao dịch. Đừng vì nghĩ đây là thư điện tử mà tự cho phép mình dễ dãi, cẩu thả hoặc thân mật quá mức (như viết tắt quá nhiều, dùng tiếng lóng…). Thậm chí, với các giao dịch quan trọng hoặc với khách hàng chưa quen biết nhiều thì nên sọan thư chính thức trên văn bản (winword) và scan để gửi qua thư điện tử, hoặc gửi như bản đính kèm (attachment) của thư điện tử.

Nên kiểm tra lại nội dung thư trước khi gửi. Dù thư điện tử sẽ báo người gửi, ở cuối thông điệp (thư) vẫn cần ghi rõ tên người viết thư, có thể đăng ký cả chữ ký để điền vào. Trước khi nhấn lệnh gửi (send), cũng cần chắc chắn là đã kèm các attachment nếu có nhắc tới trong thư.

Với tính chất   truyền                     thông nhanh của       giao              diện    điện tử,     sẽ mất nhiều                           cơ       hội                nếu chậm phản ứng với mỗi thông điệp nhận được, trừ khi đó là các mẫu quảng cáo chào hàng mà ta có thể tránh phiền tóai bằng cách thiết lập lệnh cản không cho các thư từ những địa chỉ ấy đổ về hộp thư của mình. Cần “dọn dẹp” hộp thư sau một thời gian, theo các nguyên tắc lưu trữ văn thư.

Lợi điểm của E.mail là người nhận thông tin nhanh chóng và hồi âm vào hộp thư điện tử của người gửi. Điều này giúp các nhà quản trị đẩy nhanh tiến trình ra quyết định.