Công tác thu thập bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ

1. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan phải là các hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong. Phải ghi số và làm mục lục các văn bản có ở trong hồ sơ.

Cán bộ, nhân viên làm các công tác công văn, giấy tờ và các cán bộ nhân viên làm các công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ ngày việc đó kết thúc; sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan. Khi giao nộp có thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

Phải chuẩn bị kho tàng và các phương tiện cần thiết để tiếp nhận tài liệu.

Khi tiếp nhận và bàn giao tài liệu phải có biên bản. Danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu và biên bản được lập thành hai bản: một bản bên nộp lưu và một bản bên tiếp nhận giữ.

2. Công tác bo sung tài liệu lưu trữ

Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ là công tác sưu tầm, thu thập, hòan chỉnh thêm tài liệu vào các kho lưu trữ theo những phương pháp và nguyên tắc thống nhất. Công tác bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ đòi hỏi phải được tiến hành thường xuyên, thiết thực và kịp thời. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong thực tế.

Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ ngòai những ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, lịch sử… có tầm quốc gia, còn có giá trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã sản sinh ra chúng. Nếu để tài liệu mất mát, thất lạc, không tổ chức được việc bổ sung kịp thời thì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo đi, khả năng phục vụ sẽ ngày càng bị hạn chế.

Các nguồn tài liệu bổ sung cho kho lưu trữ là:

• Tài liệu hình thành trong họat động của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế.

• Tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại.
• Tài liệu đang được bảo quản trong thư viện, viện bảo tàng.
• Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ.
• Tài liệu đang được bảo quản ở các viện lưu trữ nước ngòai.

Bổ sung tài liệu lưu trữ được tiến hành với các nội dung sau:

+ Xác định nguồn bổ sung tài liệu.

+ Qui định thành phần và nội dung tài liệu cần bổ sung cho mỗi phòng, kho lưu trữ.

+ Các nguyên tắc, biện pháp tổ chức để tiến hành hợp lý công tác bổ sung tài liệu.

Để thực hiện nghiệp vụ bổ sung tài liệu, phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Bổ sung tài liệu phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực, kịp thời, đặc biệt là khả năng sử dụng trong thực tế.
• Khi bổ sung tài  liệu cần chú ý đến  khả  năng sử dụng chúng trong phạm vi   rộng, trong điều kiện áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.

3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

3.1.Khái niệm công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân lọai khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hòan thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

Mục đích của công tác chỉnh lý là:

-Tổ chức, sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu.

-Lọai ra những tài    liệu hết giá  trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao  hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.

Nguyên tắc chỉnh lý:

+Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.

+Khi phân lọai, lập hồ sơ (chỉnh sửa hòan thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.

+Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ảnh được các họat động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu; sự liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu.

3.2. Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có nội dung như sau:

• Nghiên cưú và biên  sọan tóm tắt  lịch  sử  cơ quan,  đơn vị hình thành phông và     lịch sử phông.

• Tiến hành lập hồ sơ đối với những phông tài liệu  chưa lập hồ sơ, kiểm tra các  hồ sơ đã lập, hòan thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ.

• Chọn và xây dựng phương án phân lọai, hệ thống hóa hồ sơ theo phương án đã chọn.

Trình tự chỉnh lý tài liệu lưu trữ được tiến hành như sau:

+ Khảo sát tài     liệu, nghiên  cứu và xây  dựng  lịch sử  đơn vị  hình thành phông và   lịch sử phông.

+ Xây dựng kế họach kiểm tra, hòan thiện hồ sơ.

+ Lập các bảng    hướng dẫn đối với một số lọai công  việc cụ thể, ví dụ hướng  dẫn công tác bổ sung tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ…

+ Chọn và xây dựng phương án phân lọai.

+ Dự kiến nhân lực và thời gian thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

+ Chỉnh lý tài liệu theo phương án đã định, hòan thành việc hệ thống hóa tài liệu.

+ Tổng kết, chỉnh lý nhằm rút kinh nghiệm, thấy được ưu-khuyết điểm của quá trình chỉnh lý để làm tốt công tác chỉnh lý cho các đợt tiếp theo.