Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Khái niệm

Tổ chức sử dụng tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ là tòan bộ công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hóa, quân sự, ngọai giao và các quyền lợi khác của công dân.

Sử dụng tài liệu lưu trữ trong các phòng, kho lưu trữ là một mặt của họat động thông tin khoa học. Mọi họat động của các phòng, kho lưu trữ đều hướng vào mục tiêu cuối vùng là sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội và nhằm tiết kiệm tiền của, công sức và thời gian trong quản lý, lãnh đạo và nghiên cứu khoa học…

Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; tài liệu lưu trữ có nguy cơ hư hỏng chỉ được khai thác, sử dụng bản sao.

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

– Đảm bảo đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.

  • Đảm bảo thực hiện các nguyên tắc, chế độ đã được qui định.
  • Đảm bảo phục vụ công tác thông tin tư liệu nhanh chóng, chính xác.

2. Nội dung

  • Thông báo về tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị có nhu cầu thông tin là một trong những hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách chủ động. Hình thức này giúp cho các cơ quan, đơn vị được thông báo nắm được nội dung, tài liệu và sử dụng chúng trong công tác của mình. Cơ quan lưu trữ có thể gửi cho các cơ quan, đơn vị có nhu cầu những thông báo, mục lục tài liệu theo chuyên đề, đồng thời có thể đề xuất việc sử dụng tài liệu.
  • Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ. Việc  tổ chức sử dụng tài liệu tại  phòng đọc lưu trữ

là một hình thức mang tính truyền thống và được áp dụng rộng rãi. Để hình thức này đạt được hiệu quả cao cần tổ chức hệ thống công cụ tra cứu khoa học: mục lục, các bộ thẻ; biên sọan các sách hướng dẫn…

Mục lục hồ sơ:

Mục lục hồ    sơ        (hay mục         lục thống kê hồ                                  sơ)  lưu     trữ là một trong những                            lọai      công cụ tra cứu khoa học phổ biến, tiện lợi và truyền thống. Đó là bản kê biên có hệ thống tên gọi các hồ sơ lưu trữ và những thông tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ của một khối tài liệu nhất định như một phông, một bộ phận của phông (các hồ sơ của một năm, của một đơn vị tổ chức…), một sưu tập lưu trữ. Mục lục hồ sơ thường có hai phần chính như sau:

  • Phần thống kê các tiêu đề hồ sơ bao gồm: các thông tin về từng hồ sơ cụ thể (đơn vị bảo quản), tức là những thông tin về thành phần và nội dung của hồ sơ.
  • Phần tra tìm bổ trợ bao gồm: tờ nhan đề, lời nói đầu, bảng kê chữ viết tắt và tờ mục lục. (Xem mẫu Mục lục hồ sơ chương 5 hình 5.8)

Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ:

Bộ thẻ là các tấm thẻ dùng để giới thiệu nội dung tài liệu, trong đó các thông tin tài liệu được phân nhóm theo các đặc trưng chuyên đề, ngành họat động hay tác giả… và được sắp xếp theo khung phân lọai thông tin tài liệu nhất định. Các bộ thẻ có thể là bao gồm các thẻ chuyên đề, thẻ sự vật chuyên đề, thẻ hệ thống.

Sách chỉ dẫn tài liệu lưu trữ:

Sách chỉ dẫn tài liệu lưu trữ được biên sọan để thông báo và hướng dẫn nội dung tài liệu được bảo quản trong kho tài liệu lưu trữ. Đó có thể là các sách chỉ dẫn về thành phần và nội dung tài liệu các phông lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ, các sách chỉ dẫn phông lưu trữ cụ thể nhằm giới thiệu rõ thành phần và nội dung tài liệu của phông để người đọc biết được những yếu tố thuộc phông lưu trữ như: thời gian bắt đầu, kết thúc phông; các nhóm tài liệu chủ yếu; nội dung của các nhóm tài liệu đó; số hiệu tra tìm…, hoặc là các sách chỉ dẫn tóm tắt các phông và các sưu tập với nội dung về tên phông và số tra tìm về phông lưu trữ đó.

Sử dụng máy vi tính để tra tìm tài liệu lưu trữ

Ung dụng các thành tựu của công nghệ tin học vào công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một tất yếu khách quan, ngày càng được quan tâm và phát triển nhanh chóng. Tuy nhiên, không được quan niệm rằng máy tính có thể thay thế cho bản thân các tài liệu lưu trữ.

  • Triển lãm tài liệu lưu trữ. Đây là hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác giáo dục, tuyên truyền. Đề tài triển lãm có thể rất đa dạng và phong phú. Việc này có thể được tổ chức thường xuyên hoặc không thường xuyên, cố định hoặc lưu động.
  • Cung cấp các chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ.

Giấy chứng    nhận lưu  trữ là một  lọai văn bản  có giá trị  pháp lý, trong  đó cho bíêt những nội dung có trong tài liệu của kho lưu trữ và ghi rõ các dẫn liệu tra tìm chúng.

Bản sao lục lưu trữ là bản sao tòan văn của tài liệu lưu trữ, có chứng thực của cơ quan lưu trữ.

Bản trích lục là bản sao một phần tài liệu lưu trữ liên quan đến một vấn đề, một sự việc hoặc cá nhân, có chứng thực của cơ quan lưu trữ.

Công bố tài liệu lưu trữ: Công bố tài liệu lưu trữ bao gồm những nội dung công tác sau: chọn đề tài, xác định thể lọai và hình thức công bố, lựa chọn và truyền đạt nội dung tài liệu… Hình thức công bố tài liệu luu trữ rất phong phú như xuất bản các tập sách công bố tài liệu; đăng báo, tạp chí; xây dựng các bộ phim tài liệu…