Giai đoạn đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu

Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đàm phán, trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề đôi bên cùng quan tâm như: hàng hóa, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán… nhằm đi đến ý kiến thống nhất: ký được hợp đồng mua – bán hàng hóa. Giai đoạn này bao gồm:

  • Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày yêu cầu của họ.
  • Nhận và đưa ra nhượng bộ.
  • Phá vỡ những bế tắc.
  • Tiến tới thỏa thuận.

1. Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đổi tác trình bày

Khi đưa ra yêu cầu, cần chú ý:

  • Đưa ra yêu cầu một cách hợp lý.
  • Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ, có căn cứ khoa học.
  • Luôn luôn nhớ rõ những lợi ích cơ bản. Lên danh sách các lợi ích và đặt chúng trên mặt bàn.
  • Đảm bảo sự đoàn kết, nhất trí trong nội bộ đoàn đàm phán.
  • Đừng sử dụng cách nói “mềm yếu” trong đàm phán, vỉ dụ như: “Chúng tôi hy vọng rằng…”, “Chúng tôi mong rằng…” hay “Chúng tôi thích cái này hơn…”. Mà hãy nói: “Chúng tôi cần…”, “Chúng tôi yêu cầu…”, “Chúng tôi đòi hỏi…”

Trong giai đoạn này của cuộc đàm phán, một điều rất quan trọng là bạn phải gợi cho đối tác trình bày hết ý kiến của họ, lắng nghe trước khi trả lời. Để làm được việc này cần chú ý:

  • Không cắt ngang lời đối tác.
  • Kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏí trực tiếp.
  • Chỉ nói khi cần thiết. Nên nhớ rằng các nhà đàm phán chuyên nghiệp dành nhiều thời gian để nghe hơn là để nói.
  • Thường xuyên tóm lược lại những gi vừa được nói. Nên tóm tắt theo ý riêng của bạn chứ không nên bắt chước hay nhai lại những gì đối tác vừa nói.
  • Tránh bị lạc đề.

2. Nhận và đưa ra nhượng bộ

Nhượng bộ là sự xem xét lại vj thế trưởc đây của bạn trong đàm phán và thay đổi nó sao cho thích hợp. Đàm phán luôn luôn cỏ những nhượng bộ, tuy nhiên các bên luôn cố gắng nhượng bộ càng ít càng tốt.

Mỗi sự nhượng bộ luôn đặt ra trước bạn ba vấn đề sau:

  • Bạn có nên đưa ra nhượng bộ đó bây giờ không?
  • Bạn sẽ cho đi bao nhiêu?
  • Và bạn sẽ được những gỉ?

Có rất nhiều kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng để giải quyết vấn đề này. Một trong số đó là đưa ra những nhượng bộ có điều kiện. Bằng cách gắn điều kiện vào với nhượng bộ, bạn sẽ không sợ bị “mất trắng”. Do vậy, bất cứ khi nào có thể, hãy cố gắng kiếm được một cái gì đó để đổi lấy nhượng bộ của mình. Khi đưa ra nhượng bộ, bạn hãy nêu những điều kiện trước mà không đưa ra những chi tiết của sự nhượng bộ cho đến khi phía bên kia muốn bàn luận đến những điều kiện đó.

3. Phá vỡ những bế tắc

Đàm phán đôi khi có thể rơi vào thế bế tắc – tình huống mà các bên đều cảm thấy rằng không thề nhượng bộ hơn được nữa, cuộc đàm phán dừng lại và có nguy cơ tan vở.

Nếu rơi vào tỉnh trạng này mà bạn vội vã để cuộc đàm phán tan vỡ thì thật đáng tiếc. Hãy bỉnh tĩnh tìm cách giải quyết. Tùy tình huống cụ thể, bạn có thể chọn một trong hai cách cơ bản sau để phá vỡ những bế tắc:

  • Đơn phương phá vỡ bế tắc bằng nhiều kỹ thuật khác nhau (Xem chi tiết trong chương 6).
  • Nhờ sự trợ giúp của bên thứ ba, như: trung gian hòa giải, nhờ dàn xép hay phân xử.

4. Tiến tới thỏa thuận

Mục đích của đàm phán là tiến tới thỏa thuận. Càng tiến gần đến thỏa thuận thỉ cuộc đàm phán càng trợ nên tinh tế, nên bạn càng phải tập trung, cố gắng, sử dụng những kỹ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất.

Tóm lại, trong giai đoạn đàm phán cằn lưu ý những điểm sau:

  1. Cần giữ bầu không khí chan hòa, cởi mở, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực, tránh những cơn xúc động bộc phát, đừng ngắt lời nhau và đổ lỗi cho nhau, đừng bao giờ tỏ ra là mình quá thông minh.
  2. Cần chú ý íắng nghe ý kiến của đối tác, đừng cướp lời họ, đừng vội vàng đưa ra nhận xét.
  3. Nói ít, nghe nhiều và luôn luôn đặt câu hỏi.
  4. Tóm tắt lại ý kiến của đối tác để xem mình hiểu có đúng ý của họ không.
  5. Cần diễn đạt chính xác ý kiến của mình, cố gắng làm cho lời nói có sức thuyết phục. Nên dùng cách diễn giải chậm rãi, rõ ràng, thân thiện, đôi chỗ có thể pha chút hài hước để tạo bầu không khí tốt.
  6. Cần lường trước những câu hỏi mà đối tác có thể đặt ra cho bạn vả sẵn sàng trả lời những câu hỏi đó.
  7. Bình tĩnh tỉm cách phá vỡ những bế tắc trong đàm phán (Nếu có)
  8. Đừng bao giờ làm cho đối tác mất thể diện.