Quản trị thời gian

1. Sự cần thiết phải quản trị thời gian

Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vô giá của mình một cách có hiệu quả.

Phần lớn những nhà quản trị coi thời gian là một thứ tài sản. Hơn nữa, đó là thứ tài sản có một không hai. Người ta không thể tích lũy nó như tích trữ nhiên liệu. Dù muốn hay không thì chúng ta vẫn cứ phải tiêu dùng nó, với tốc độ sáu mươi giây trong một phút. Người ta không thể bắt nó chạy hay bắt nó nghỉ như một cái máy được, cũng không thể thay thế nó như thay thế con người. Và người ta cũng không thể thu hồi nó lại được. Chaplin Tyler có nói: “Thời gian là nhân tố không suy suyển và không co giãn nhất trong cuộc sống chúng ta”. Nhưng chính chúng ta lại có thể quyết định phương thức sử dụng nó.

Cũng như mọi tài sản, thời gian có thể được kiểm soát có hiệu quả hoặc không được kiểm soát gì cả. Các Mác nhìn  nhận vấn      đề này           như sau:     “Tất     cả        mọi      vấn đề              suy ra cho cùng là vấn đề tiết kiệm thời gian”, và Lê Nin cũng nói: “Tranh thủ được thời gian là tranh thủ được tất cả”. Theo Peter Drucker, một tác giả về quản trị và một cố vấn về kinh doanh đã nhận xét: “Thời gian là thứ hiếm có nhất trong các loại tài sản và nếu không kiểm soát được nó thì chúng ta sẽ không kiểm soát được         gì cả”. Còn theo     tạp chí    Tuần                                kinh doanh (Mỹ) thì cho   rằng: “Chính là  thời     gian        chứ không phải là tiền bạc mới là tài sản quí nhất của một xí nghiệp. Xí nghiệp nào biết giao cho nhân viên của mình trách nhiệm giúp đỡ các giám đốc thì đó là xí nghiệp biết sử dụng thời gian một cách tốt nhất.

2. Nguyên nhân làm mất thời gian

Trong quá trình làm việc, mất thời gian do các nguyên nhân sau:

  • Các cuộc gọi điện thọai.
  • Các cuộc thăm viếng xã giao, tiếp khách.
  • Các câu hỏi của nhân viên.
  • Đọc và trả lời thư tín.
  • Các cuộc họp kéo dài.
  • Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn.
  • Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh.
  • Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự trí lo ra.

Tính theo hịêu quả thì: 1 giờ của thời gian làm việc không bị gián đọan có giá trị bằng 3 giờ của thời gian làm việc bị gián đọan.

3. Các biện pháp quản trị thời gian

Với tư cách là cấp quản trị hay chuyên viên, bạn phải biết tổ chức một ngày làm việc khoa học, biết lên lịch công tác trong tuần và trong tháng. Bạn phải biết tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm,  bằng  phương   pháp   đọc nhanh; không nên lãng phí    thời       gian cho việc tiếp khách; biết lọc lựa những cú địên thọai. Bạn phải biết sử dụng thời gian trong các cuộc họp; cần phải sắp xếp hồ sơ, bàn giấy và khung cảnh làm việc sao cho không mất thời gian vào các  việc vụn vặt.     Để đạt được những mục tiêu đó,  ta có các biện    pháp quản trị       thời gian     như sau:

-Các công cụ họach định thời gian biểu.

-Tiết kiệm thời gian trong thư tín.

-Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm.

-Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh.

-Tiết kiệm thời gian tiếp khách.

-Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thọai.

-Tiết kiệm thời gian hội họp.

-Sắp xếp chỗ làm việc khoa học.

3.1.Các công cụ họach đỉnh thời gian biếu

a. Lịch thời gian biếu công tác hàng ngày

Các họat động hàng ngày của cả cấp quản trị lẫn thư ký cần phải được đưa lên kế họach cụ thể, không để thời gian bị gián đọan (interruption). Lịch thời gian biểu công tác (time schedule) là những phương tiện     để      lập kế          họach và do      đó         giúp cho       việc    quản trị           thời gian một           cách có hiệu quả.

Chính vì không lên lịch thời gian biểu công tác để quyết định nên đặt trọng tâm vào công việc nào trong ngày, công việc nào là phụ, cho nên rất nhiều cấp quản trị cũng như các thư ký và các chuyên viên thường mất rất nhiều thời gian vào các công việc vụn vặt. Theo Steffen (nguồn: tài liệu (1) trang 209) thì chúng ta thường sử dụng 80% thời gian cho các công việc tương đối
không quan trọng hoặc không cần thiết, và chỉ có 20% cho các công việc thực sự là quan trọng hoặc có năng suất cao.


Theo Ray Panko (nguồn: tài liệu (1) trang 209) đã rút ra các bài học giá trị khi nghiên cứu các cấp quản trị sử dụng thời gian như sau:

HOẠT ĐỘNG

  • 50% thời gian được     sử            dụng       trong các     cuộc họp          đối mặt (đọc     vào máy và làm       việc  với thư ký).
  • 6% thời gian được sử dụng để gọi điện thọai.
  • 20% thời gian được sử dụng để đọc và viết.
  • 24% thời gian còn lại được sử dụng để phân tích, lên lịch thời biểu, và làm các công việc hành chánh văn phòng, các việc khác.

Để thực hiện công việc hàng ngày một cách có hiệu quả, nhà quản trị cũng như thư ký cần thiết kế lịch thời biểu công tác. Trước khi thiết kế lịch, nên lưu ý đến hai điểm sau đây:

  • Lịch thời biểu công tác một khi đã được thiết kế cần phải tuân theo một cách chặt chẽ.
  • Lịch thời biểu công tác nên là các họat động thường nhật.

b. Số tay, nhật kỷ và lịch đế bàn

Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn là công cụ giúp ích cho chúng ta ghi nhớ các công việc phải làm. Có 4 lời khuyên:

  • Phải cập nhật hóa kế họach làm việc của mình.
  • Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó không phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên mà theo lúc nào thực hiện nó tốt nhất.
  • Đừng lúc nào đế bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những việc nhỏ trước, đó là con đường đã dọn sẳn để đi đến thất vọng.
  • Lọai khỏi kế họach của bạn tất cả mọi việc có thể phân công cho người khác.

c. Bìa hồ sư và thẻ hồ sư nhật kỷ (Tickler/Card file)

Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký là các công cụ rất hữu ích cho các nhà quản trị và thư ký ghi chép những việc cần phải làm từng ngày trong tháng. Những việc này được ghi chép một cách vắn tắt trên một phiếu nhỏ. Các phiếu này được bỏ trong một hộp hồ sơ thẻ nhật ký. Các hồ sơ giải quýêt theo từng ngày trong tháng được đựng trong các bìa có ghi từng ngày cụ thể trong tháng. Khi tiến hành thẻ hồ sơ nhật ký, cần lưu ý hai điểm sau:

-Không được sử dụng nó như một cuốn sổ ghi các cuộc hẹn. Nó là hồ sơ công việc đang tiến hành.

-Sử dụng thẻ hồ sơ nhật ký như một phương tiện nhắc nhở kỳ hạn sắp tới.

3.2. Tiết kiệm thời gian trong thư tín

Theo thống kê, các cán bộ cao cấp mỗi ngày đã bỏ ra từ 2 – 3 giờ để đọc và trả lời thư từ. Để tiết kiệm thời gian trong       thư tín nên                       tập trung tòan  bộ   thư          mang        về        nhà                                                đọc hoặc  tranh thủ trong lúc đi máy bay, ngồi trên xe lửa, trên ô tô để đọc thư.

3.3. Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm

Dùng máy ghi âm thì lời nói ghi lại được chính xác hơn là bản tốc ký, thư ký có thể nghe lại và đánh máy lại vào lúc nào thuận tiện nhất. Còn khi giám đốc đang nói vào máy, thì thư ký không cần ngồi đấy mà có thể làm nhiều việc khác quan trọng hơn.

Theo thống kê, 1 giờ ngồi ghi âm bằng 5 giờ ngồi viết tay. Nghe máy ghi âm thời gian đánh máy sẽ nhanh hơn 33% so với đọc bản viết tay.

3.4. Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh

Qua điều tra, khỏang 83% giám đốc nói là họ không có thời gian đọc để nắm được tình hình. Biện pháp để khắc phục tình trạng này là:

-Phân công cho người khác đọc.

-Đọc nhanh.

Nếu bạn áp dụng phương   pháp đọc   nhanh thì trong 3  năm, bạn sẽ tiết kiệm được một khỏang thời gian là 6 tháng (= 1/6 thời gian).

a. Một sổ phương pháp đọc nhanh

-Trong khi đọc một hàng chữ, đừng lắc đầu từ trái sang phải.

-Đừng xướng âm trong khi đọc.

-Đừng bao giờ quay ngược trở lại.

-Mở rộng vùng đọc của mình bằng cách nhìn bao quát một nhóm chữ thay vì đọc từng chữ

một.

-Bắt đầu bằng chữ thứ hai hoặc chữ thứ ba của mỗi dòng để khỏi lãng phí vùng đọc vì nhìn ra ngòai lề.

b. Các nguyên tắc trong phương pháp đọc nhanh

-Hãy xem đồng hồ bạn đọc được bao nhiêu từ trong 10 phút chẳng hạn. Ngày hôm sau cũng đọc lâu như vậy nhưng hãy cố đọc nhiều hơn.

-Trong lúc đọc, hãy tập trung tối đa để đạt kết quả mau chóng. Đừng bao giờ đọc chậm lại. Đừng bao giờ đọc ngược trở lại đọan trước vì sợ để sót. [tài liệu 2]

3.5.Tiết kiệm thời gian tiếp khách

Thường thì trong các văn phòng, việc dùng máy điện thọai được hạn chế nghiêm ngặt hơn là việc tiếp khách. Người ta thường quen dành nhiều thời gian cho việc tiếp khách nhiều hơn bất kỳ họat động nào khác trong ngày. Để tiết kiệm thời gian tiếp khách ta có các biện pháp sau:

a. Làm chủ việc tiếp khách

Nhà quản trị hãy cho phép thư ký hẹn với khách để lọc bớt những người khách muốn đến và hãy định giờ cho việc tiếp khách. Muốn vậy, nhà quản trị cần:

– Đến chỗ làm việc của cấp dưới: phương pháp này có mấy cái lợi:

+Không làm gián đọan công tác vì có thể làm xong việc rồi mới đến gặp cấp dưới. +Không cho khách tới phòng làm việc thì ta đỡ bị động hơn.

+Ta sẽ chủ động hơn vì muốn rút lui lúc nào cũng được.

+Ta sẽ đến gần nơi xảy ra vấn đề hơn nghĩa là gần nơi giữ hồ sơ, bản vẽ và mọi thứ liên hệ khác đến vấn đề đang giải quyết.

+Cán bộ  cấp dưới sẽ phấn khởi hơn khi được thủ trưởng      tới  nơi  làm  việc của

mình.

-Tiếp khách ngòai phòng làm việc: nếu một người khách không nói rõ anh ta đến có việc gì thì tốt nhất nên tiếp anh ta ngòai phòng làm việc như vậy sẽ làm chủ tình thế hơn. Tiếp khách theo kiểu này tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

– Đứng để tiếp khách: nếu ta đã đứng thì khách không thể ngồi, và như vậy ta đã chiếm được ưu thế về phương diện tâm lý.

-Nhờ thư ký kiểm sóat thời gian cuộc nói chuyện với khách: thư ký có thể hoặc là gọi điện thọai hoặc là mở cửa bước vào để nhắc lãnh đạo về một cuộc hẹn nào đó mà lãnh đạo cần phải đi, như vậy có cơ hội để kết thúc câu chuyện.

-Qui định thời gian tiếp khách: cần phải nói rõ ngay từ đầu là dành bao nhiêu thời gian để tiếp khách.

– Đừng cho gián đọan công tác: trong lúc đang tập trung làm việc, đừng cho phép bất cứ ai đến thăm hoặc quấy rầy bằng bất cứ lý do gì, trừ trường hợp hết sức khẩn cấp. Chỉ có một người được phép, đó là thư ký.

-Hãy tiếp  xúc tại phòng     ăn:        để                                 nắm            được tình hình và thảo                              luận những   vấn    đề    đôi                                bên cùng quan tâm. Làm như vậy, sẽ giảm thiểu rất nhiều việc tiếp khách tại phòng làm việc, thậm chí còn giảm thiểu được nhiều cuộc hội nghị nữa.

b. Đừng quên đóng cửa phòng làm việc

Nhằm tạo được sự yên tĩnh, riêng tư và có thời gian liên tục để suy nghĩ.

c. Quan hệ xã hội

Chúng ta là những sinh vật xã hội và tất yếu có xu hướng muốn mở rộng quan hệ xã hội của mình. Người lãnh đạo hiệu quả phải luôn luôn tỉnh táo mà đề phòng tác động của xu hướng này; “Phải học cách kết thúc một cuộc nói chuyện”. [tài liệu 1]

3.6 Tiết kiệm, thời gian gọi và trả lời điện thọai

Những nguyên nhân gây mất thơì gian trong các cuộc điện thọai là:

-Người quản lý muốn làm tất cả mọi việc.

-Kỷ luật bản thân lơi lỏng.

-Bất lực không thể kết thúc cuộc nói chuyện đã quá dài hoặc vì nể nang.

-Không biết sử dụng có hiệu quả nhân viên thư ký của mình.

Những biện pháp khắc phục:

-Thư ký phải bíêt cách can thiệp những cuộc điện thọai gọi từ bên ngòai.

-Sử dụng phương pháp gọi lại.

-Giao cho thư ký việc gọi điện thọai ra ngòai: thư ký sẽ dồn nhiều cuộc điện thọai lại để gọi cùng một lúc và trong một thời điểm thuận tiện. Chuẩn bị sẳn mọi tài liệu có liên quan đến những vấn đề sẽ thảo luận qua điện thọai với từng đối tượng để khỏi quên, khỏi sót.

-Tìm cách để kết thúc một cuộc nói chuyện.

3.7. Tiết kiệm thời gian hội họp

Hội họp   là một trong những nguyên nhân làm mất  nhiều    thời        gian    nhất, các nhà      quản trị thường mất khá nhiều thời gian cho các buổi họp. Để buổi họp có hiệu quả phải:

-Có mục đích rõ ràng.

-Có sự chuẩn bị trước.

-Có sự phối hợp với các bộ phận liên quan.

-Có đầy đủ các thành phần liên quan để tham gia giải quyết vấn đề và ra quyết định.

3.8. Sắp xếp chỗ làm việc khoa học

Để tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc, tâm hồn thỏai mái, không bị căng thẳng mệt mỏi, ta cần phải biết:

-Tổ chức nơi làm việc.

-Trang trí nơi làm việc.

-Hãy để bàn giấy trống trãi:

+Các giấy tờ không liên quan đến vấn đề đang giải quyết thì hãy lọai nó ra khỏi bàn giấy.

+Văn kiện nào chưa có điều kiện giải quyết thì đừng để trên bàn.

+Đừng bao  giờ gác đề án đang làm lại  mà chạy theo những công việc hấp dẫn hơn.

+Giải quyết xong một hồ sơ thì chuyển nó đi ngay.

+Phải giữ cho bàn giấy luôn luôn sạch sẽ, ngăn nắp, đầy đủ những dụng cụ và tài liệu cần thiết.