Mục đích, tìm hiểu và đánh giá hiện trạng dự án

1. MỤC ĐÍCH

– Mục đích : Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các thông tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất.

– Khảo sát thường được tiến hành qua bốn bước:

+ Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ. Tìm hiểu các hoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định các thế mạnh và các yếu kém của nó

+ Bước 2 : Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới. Xác định phạm vi ứng dụng và các ưu nhược điểm của hệ thống dự kiến. Cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm, những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống

+ Bước 3 : Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi. Phác hoạ các giải pháp thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá về mọi mặt ( Kinh tế, xã hội, thuận tiện…) để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng.

+ Bước 4 : Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát. Xây dựng kế hoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo. Dự trù các nguồn tài nguyên (Tài chính, nhân sự, trang thiết bị…) để triển khai dự án.

2. TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG

2.1. Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại

–  Việc quan sát tìm hiểu và đánh giá hệ thống theo cách nhìn của nhà tin học. Điều đó có nghĩa là  xác định các lĩnh vực nào, công việc nào thì nên tin học hoá, lĩnh vực nào thì tin học hoá không có tác dụng hay không có tính khả thi

–  Việc quan sát chia làm 4 mức khác nhau:

+ Mức thao tác thừa hành: Tìm hiểu các công việc cụ thể mà người nhân viên thừa hành trên hệ tin học hiện có.

+ Mức điều phối quản lý: Tìm hiểu các nhu cầu thông tin cho mức này. Tham khảo ý kiến của người thực hiện về khả năng cải tiến hệ thống hiện có.

+ Mức quyết định lãnh đạo: Tìm hiểu các nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo, các sách lược phát triển doanh nghiệp nhằm tìm đúng hướng đi cho hệ thống dự kiến.

+ Mức chuyên gia cố vấn : Tham khảo các chiến lược phát triển nhằm củng cố thêm phương hướng phát triển hệ thống dự kiến.

–  Các hình thức tiến hành : Có ba phương pháp là quan sát, phỏng vấn và điều tra thăm dò

• Phương pháp quan sát gồm có 2 cách

• Quan sát trực tiếp: quan sát bằng mắt, tại chỗ tỉ mỉ từng chi tiết công việc của hệ thống cũ, của các nhân viên thừa hành.
• Quan sát gián tiếp: quan sát từ xa, hay qua phương tiện tổng thể của hệ thống để có được bức tranh khái quát về tổ chức và cách thức hoạt động trong tổ chức đó.

Vai trò:  giúp cho người quan sát thấy được cách quản lý các hoạt động của tổ chức cần tìm hiểu.

Ưu điểm:

+ Dễ thực hiện đối với người quan sát

+ Theo dõi trực tiếp hoạt động của hệ thống trong thực tế

Nhược điểm:

+ Kết quả mang tính chủ quan

+ Tâm lý của người bị quan sát có những phản ứng nhất định

+ Sự bị động của người quan sát

+ Tốn kém thời gian

+ Thông tin bề ngoài, hạn chế không thể đầy đủ

• Phương pháp phỏng vấn

– Chuẩn bị rõ nội dung chủ đề cuộc phỏng vấn, các câu hỏi, các tài liệu liên quan, mục đích cần thu được các thông tin gì sau phỏng vấn.

– Một số lưu ý khi tiến hành phỏng vấn:

+ Phải tổ chức tốt cuộc phỏng vấn : Chọn số người phỏng vấn, thống nhất trước nội dung, chủ đề cuộc phỏng vấn để các bên có thời gian chuẩn bị.

+ Lựa chọn các câu hỏi hợp lý : Xác định rõ loại câu hỏi sẽ đưa ra, câu hỏi mở hay câu hỏi đóng tuỳ theo yêu cầu nội dung phỏng vấn. (Câu hỏi mở có nhiều cách trả lời, câu hỏi đóng các câu trả lời xác định trước).

+ Luôn giữ tinh thần thoải mái, thái độ đúng mực khi phỏng vấn.

Vai trò: cho phép ta nắm được nguồn thông tin chính yếu nhất về một hệ thống cần phát triển trong tương lai và hệ thống hiện tại

Ưu điểm:

– Thông tin thu thập được trực tiếp nên có độ chính xác cao

– Biết được khá đầy đủ các yêu cầu của người sử dụng đối với hệ thống mới

–  Nếu có nhiều dự án xây dựng hệ thống thông tin khác nhau đối với cùng một tổ chức thì qua việc phỏng vấn lãnh đạo có thể xác định được quan hệ giữa các dự án này để có thể tận dụng các thành quả đã có hay đảm bảo sự nhất quán cũng như tạo được các giao tiếp với hệ đó.

Nhược điểm:

– Kết quả thu được phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khách quan như sự thân thiện giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn, các yếu tố ngoại cảnh, các yếu tố tình cảm.

– Nếu không được chuẩn bị tốt thì dễ dẫn đến thất bại

– Bất đồng về ngôn ngữ cũng như các khái niệm được đề cập.

– Cần hỏi được trực tiếp người cần có thông tin của họ

• Phương pháp điều tra thăm dò

Vai trò : Được thực hiện để nắm những thông tin có tính vĩ mô. Phương pháp này thích hợp với việc điều tra tần suất trong nghiên cứu khả thi.

– Phiếu thăm dò: là câu hỏi có nội dung trả lời sẵn, người trả lời lựa chọn

– Có tập các đối tượng cần thăm dò, tuỳ theo mục tiêu

Ưu điểm:

– Bổ sung cho 2 phương pháp trên để khẳng định kết quả khảo sát

– Là một phương pháp hiệu quả điều tra tần suất trong nghiên cứu khả thi.

Nhược điểm:

Việc xây dựng bản hỏi để có thể đáp ứng được nhu cầu thể hiện được các thông tin cần biết là khó khăn

Ngoài 3 phương pháp trên còn có một phương pháp được sử dụng trong việc nghiên cứu hiện trạng của tổ chức là Phương pháp nghiên cứu tài liệu.

2.2. Tập hợp phân loại thông tin

– Phân loại thông tin theo tiêu chuẩn

+ Hiện tại và tương lai : Thông tin nào cho hệ thống hiện tại và thông tin nào cho hệ thống tương lai.

+ Tĩnh/động/biến đổi

• Tĩnh : Thông tin ít có tính thay đổi, biểu diễn các mặt ổn định, bền  vững của hệ thống như cơ cấu, tổ chức, khuôn dạng.
• Động: Thông tin luôn thay đổi theo thời gian hay không gian. (Theo không gian: Các dòng thông tin di chuyển giữa các tiến trình hay giữa các hệ thống con với nhau. )
• Biến đổi : Là các quy tắc nghiệp vụ thực hiện việc biến đổi thông tin.

+ Nội bộ/môi trường : Chú ý đánh giá tác động qua lại giữa hệ thống và môi trường xung quanh. Các ảnh hưởng của môi trường xung quanh như điều kiện làm việc : nhiệt độ, áp suất, độ ẩm lên các máy móc. Các ảnh hưởng ngược lại của hệ thống lên môi trường xung quanh, lên điều kiện làm việc.

– Tập hợp thông tin

+ Các thông tin chung cho hiện tại, thông tin cho tương lai

+ Xem xét thông tin đã thu thập ở mức chi tiết nhất có thể được dưới các khía cạnh: tần xuất xuất hiện, độ chính xác, số lượng, thời gian sống

Tóm tắt thông tin thu thập được:

Sơ đồ tổng hợp thông tin thu thập được

2.3. Phát hiện các yếu kém cuả hiện trạng và các yêu cầu trong tương lai

– Sự yếu kém thể hiện ở các mặt:

• Hiệu quả thấp: Hiệu quả công việc ở một số bộ phận hay toàn bộ hệ thống không đáp ứng được yêu cầu phát triển của doanh nghiệp (phương pháp xử lý không chặt chẽ, giấy tờ tài liệu trình bày kém, sự ùn tắc quá tải,..)
• Sự thiếu vắng :  Chức năng xử lý, cơ cấu tổ chức hợp lý, phương pháp làm việc hiệu quả…
• Tổn phí cao : Do hiệu quả làm việc thấp, do cơ cấu tổ chức bất hợp lý, do tốc độ cạnh tranh cao dẫn đến các chi phí cao không thể bù đắp được.

– Phương hướng phát triển hệ thống cho tương lai:

• Trên cơ sở xác định rõ các nguyên nhân yếu kém, đề ra các biện pháp để khắc phục các yếu kém đó. Cụ thể những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng, các nguyện vọng của nhân viên, dự kiến kế hoạch của lao động…
• Nói chung không thể khắc phục ngay mọi yếu kém của hệ thống trong một lần. Cần xác định một chiến lược phát triển lâu dài gồm nhiều bước dựa trên hai nguyên tắc:

Thay đổi hệ thống một cách dần dần : Vừa thay đổi được hệ thống cũ nhưng cũng không gây ra những thay đổi đột ngột trong hoạt động của doanh nghiệp.

Các bước đi đầu phải là nền tảng vững chắc cho các bước đi sau. Các bước đi sau phải thể hiện được sự cải tiến, nâng cao so với bước đi trước, đồng thời kế thừa các thành quả của các bước đi trước đó.