Kế toán
Kế toán các khoản phải thu
1. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng:
1.1. Nội dung – Tài khoản sử dụng:
Các khoản phải thu của khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Trong điều kiện sản xuất thị trường vag lưu thông hàng hoá càng phát triển thì việc bán chịu ngày càng tăng để đẩy mạnh bán ra. Do vậy mà các khoản phải thu của khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu và có xu hướng tăng lên trong các khoản phải thu của doanh nghiệp.
Để phản ánh các khoản phải thu của khách hàng kế toán sử dụng tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”. Nội dung ghi chép của tài khoản này như sau:
Bên Nợ: – Số tiền phải thu khách hàng về vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp
– Trị giá vật tư, hàng hoá, dịch vụ trừ vào tiền ứng trước
– Số tiền thừa trả lại khách hàng.
- Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ tăng với các khoản phải thu người mua có gốc ngoại tệ.
Bên Có:- Số tiền đã thu của khách hàng về vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp
- Số tiền của khách hàng ứng trước
- Số chiết khấu, giảm giá hàng bán và trị giá hàng bán bị trả lại trừ vào nợ phải thu của khách hàng.
- Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ giảm với các khoản phải thu thu của khách hàng có gốc ngoại tệ
- Các nghiệp vụ khác làm giảm khoản phải thu của khách hàng: Thanh toán bù trừ, xoá sổ nợ khó đòi …
Tài khoản 131 có thể đồng thời vừa có số dư bên Có vừa có số dư bên Nợ
Số dư bên Nợ: Phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu ở khách hàng
Số dư bên Có: Phản ánh số tiền người mua đặt trước hoặc trả thừa.
1.2. Trình tự hạch toán:
- Khi giao hàng hoá cho người mua hay người cung cấp các lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, kế toán phản ánh giá bán được người mua chấp nhận:
Nợ TK131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (33311)
- Các khoản doanh thu thuộc hoạt động tài chính hay thu nhập khác bán chịu:
Nợ TK131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 515 – Doanh thu HĐ tài chính
Có TK 711 – Thu nhập khác
Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (33311)
- Trường hợp chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng và được trừ vào số nợ phải thu, kế toán ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Trường hợp giảm giá hàng bán trên giá thoả thuận do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc bớt giá, hối khấu chấp nhận cho người mua trừ vào nợ phải thu:
Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán
Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (33311)
Có TK131 – Phải thu của khách hàng
- Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau, phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại:
Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (33311)
Có TK131 – Phải thu của khách hàng
- Phản ánh số tiền khách hàng đã thanh toán trong kỳ:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển
Có TK131 – Phải thu của khách hàng
- Số tiền thanh toán bù trừ với khách hàng vừa là con nợ vừa là chủ nợ sau khi hai bên đã lập bảng thanh toán bù trừ:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK131 – Phải thu của khách hàng
- Trường hợp khách hàng thanh toán bằng vật tư , hàng hoá:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Trường hợp người mua đăt trước tiền hàng:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK131 – Phải thu của khách hàng
- Khi giao hàng cho khách hàng có tiền ứng trước:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN(3331)
- So sánh trị giá hàng đã giao với số tiền đặt trước của người mua, nếu thiếu, người mua sẽ thanh toán bổ sung; còn nếu thừa, số tiền trả lại cho người mua, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 311 – Vay ngắn hạn
- Đối với các khoản nợ khó đòi không đòi được, xử lý xoá sổ, kế toán ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Đồng thời ghi: Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý
2. Kế toán thuế GTGT được khấu trừ
2.1. Nội dung – Tài khoản sử dụng:
Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ chỉ phát sinh ở những đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Thuế GTGT được khấu trừ là số thuế GTGT đầu vào của những hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ mà cơ sở kinh doanh mua vào để dùng cho hoạt động SXKD chịu thuế GTGT.
Chứng từ sử dụng để hạch toán thuế GTGT được khấu trừ phải là hoá đơn GTGT do bên bán lập khi cơ sở mua hàng hoá, dịch vụ hoặc TSCĐ.
Tài khoản sử dụng để phản ánh thuế GTGT được khấu trừ là TK 133 “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”.Nội dung, kết cấu cuả TK 133:
Bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Bên có: – Số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ.
- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
- Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại.
Số dư bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, được hoàn lại .
Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2
+ TK 1331: “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ”: dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào của vật tư hàng hoá,dịch vụ mua ngoài dùng vào SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.
+ TK 1332: “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ”: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào của quá trình mua sắm TSCĐ dùng vào SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT.
– Khi bán hàng thuộc đối tượng tính thuế GTGTtheo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (33311)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ
– Khi bán hàng hoá dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, hoặc tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ
– Khi phát sinh các khoản thu nhập từ hoat động tài chính, các khoản thu nhập khác thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế(như thu về cho thuê tài sản, thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (33311)
Có TK 515 – Doanh thu HĐ tài chính
Có TK 711 – Thu nhập khác
– Đối với các trường hợp cho thuê tài sản theo hình thức trả tiền thuê từng kỳ hoặc trả trước tiền thuê cho một thời hạn:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (33311)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng
– Đối với trường hợp bán hàng theo hình thức trả góp:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (33311)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện
– Trường hợp bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng
Nếu bán hàng (thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế) đổi lấy hàng hoá để sử dụng cho hoạt động SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, ghi:
+ Doanh thu bán hàng theo phương thức đổi hàng:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 – Hàng hoá
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng
+ Thuế GTGT phải nộp của hàng hoá đưa đi trao đổi ( được khấu trừ ) ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (3331)
Nếu bán hàng (thuộc đối tượng nộp thuế GTGT ) đổi lấy hàng hoá để sử dụng cho hoạt động SXKD hàng hoá dịch vụ khộng chịu thuế GTGt hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 – Hàng hoá
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
– Khi sử dụng hàng hoá dịch vụ để biếu tặng:
Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế:
+ Doanh thu bán hàng của hàng hoá dịch vụ đem biếu tặng:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+ Thuế GTGT phải nộp
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (3331)
– Đối với sản phẩm, hàng hoá dịch vụ sử dụng nội bộ
Nếu sản phẩm hàng hoá dịch vụ (thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế ) sử dụng nội bộ dùng trong hoạt động SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế:
+ Doanh thu bán hàng
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ
+ Thuế GTGT phải nộp
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (3331)
– Khi nhập khẩu vật tư, hàng hoá, phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 – Hàng hoá
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (3333)
Đồng thời phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu:
Trường hợp nhập khẩu hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ , ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (33312)
Khi nộp thuế GTGT của hàng hoá nhập khẩu vào NSNN
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (33312)
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
– Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ tính vào giá vốn của hàng bán trong kỳ, hoặc tính vào chi phí NVL trực tiếp trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
– Trường hợp số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ tính vào giá vốn của hàng bán kỳ sau, hoặc tính vào chi phí NVL trực tiếp kỳ sau, kế toán ghi:
Nợ TK 142 – Chi phí trả trước (1421)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
ở kỳ sau khi tính số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Có TK 142 – Chi phí trả trước (1421)
– Cuối kỳ, xác định số thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGT phải nộp trong kỳ:
Số thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản nộp NN (3331)
Có TK133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan có thẩm quyền cho phép hoàn lại thuế GTGT đầu vào, khi nhận được tiền NSNN trả lại, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
3. Kế toán các khoản phải thu nội bộ
3.1. Nội dung – Tài khoản sử dụng:
Các khoản phải thu nội bộ là các khoản phải thu phát sinh giữa đơn vị là DN hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau.
Các khoản phải thu nội bộ được phản ánh trên tài khoản 136 – Phải thu nội bộ.
Nội dung các khoản phải thu phản ánh váo tài khoản 136 bao gồm: – ở doanh nghiệp cấp trên (doanh nghiệp độc lập, tổng công ty) + Vốn, quỹ hoặc kinh phí đã cấp chưa thu hồi hoặc chưa quyết toán.
+ Các khoản cấp dưới phải nộp theo quy định
+ Các khoản nhờ cấp dưới thu hộ
+ các khoản đã chi, trả hộ cấp dưới
- ở doanh nghiệp cấp dưới (phụ thuộc hoặc trực thuộc).
+ Các khoản nhờ cấp trên hoặc đợn vị nội bộ khác thu hộ.
+ Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác.
+ Các khoản thu vãng lai
Các quan hệ kinh tế giữa các DN độc lập không phản ánh như trên.
Kế toán các khoản phải thu nội bộ cần mở sổ theo dõi chi tiết từng đơn vị có quan hệ, theo từng khoản phải thu và có những biện pháp thu hồi, giải quyết dứt điểm trong niên độ kế toán. Cuối kỳ cần kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư tài khoản 136, 336 với các đơn vị có quan hệ thanh toán, tiến hành thanh toán bù trừ theo từng khoản và theo từng đơn vị có quan hệ, đồng thời hạch toán bù trừ trên 2 tài khoản.
Nội dung ghi chép của tài khoản 136 như sau:
Bên Nợ:
Phản ánh số vốn kinh doanh đã cấp cho đơn vị cấp dưới, các khoản chi hộ, trả hộ đơn vị khác, các khoản đơn vị phải thu (cấp dưới phải nộp lên, cấp trên phải cấp xuống).
Bên Có:
Phản ánh số tiền đã thu của các khoản phải thu nội bộ, thanh toán bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ cùng một đối tượng, quyết toán với các đơn vị thành viện về kinh phí sự nghiệp đã cấp, đã sử dụng.
Số dư bên Nợ:
Phản ánh số tiền còn phải thu ở các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp.
Tài khoản 136 có 2 tài khoản cấp II:
TK 1361 – Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc, tài khoản này chỉ mở ở đơn vị cấp trên (doanh nghiệp độc lập, tổng công ty) để phản ánh số vốn kinh doanh hiện có ở các đơn vị trực thuộc.
TK 1368 – Phải thu khác. Tài khoản này phản ánh tất cả các khoản thu vãng lai khác giữa các đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp.
3.2.Trình tự kế toán:
ở đơn vị cấp trên:
- Khi cấp vốn kinh doanh cho đơn vị cấp dưới kế toán ghi:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1361)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng.
Có TK 156 – Hàng hoá…..
Trường hợp cấp vốn bằng tài sản cố định đã sử dụng ghi:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (giá trị hiện còn)(1361)
Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (Giá trị hao mòn).
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá)
Có TK 212 – Tài sản cố định đi thuê (nguyên giá)
- Trường hợp các đơn vị cấp dưới nhận cấp vốn kinh doanh từ ngân sách, nhận hàng viện trợ không hoàn lại, nhận quà biếu tặng hoặc mua sắm TSCĐ bằng vốn đầu tư XDCB, quỹ phát triển kinh doanh theo sự uỷ quyền của cấp trên thì khi nhận được giấy báo của đơn vị cấp dưới cấp trên ghi
Nợ TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1361).
– Khi tính toán các khoản phải thu ở các đơn vị cấp dưới về lợi nhuận, về quỹ quản lý, về các quỹ xí nghiệp,… kế toán ghi:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368)
Có TK 451 – Quỹ quản lý của cấp trên.
Có TK 421 – Lãi chưa phân phối
Có TK 414 – Quỹ phát triển doanh nghiệp
Có TK 415 – Quỹ dự trữ.
Có TK 431 Quỹ khen thưởng phúc lợi.
- Phải thu cấp dưới về tiền bán hàng:
Nợ TK136 (1368- chi tiết đơn vị ): Tổng giá thanh toán
Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ
Có TK 3331(33311): Thuế GTGT phải nộp.
- Khi chi hộ các khoản nợ của các đơn vị cấp dưới ghi:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ(1368)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng.
- Khi nhận được tiền đơn vị cấp dưới chuyển trả hoặc thanh toán bù trừ các khoản phải trả ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 336 – Phải trả nội bộ
Có TK 136 – Phải thu nội bộ(1368)
ở đơn vị cấp dưới
– Khi nhận được thông báo về các khoản nợ cấp trên cấp, kế toán ghi:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ(1368)
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
Có TK 414 – Quỹ phát triển doanh nghiệp
Có TK 415 – Quỹ dự trữ.
Có TK 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi.
Có TK 421 – Lãi chưa phân phối
– Khi bán hàng cho các đơn vị nội bộ chưa thu được tiền, kế toán ghi:
+ Nếu bán hàng là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ (1368)
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ
Có TK 3331 – Thuế và các khoản phải nộp NN
+ Nếu hàng hoá là đối tượng không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ(1368)
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ
– Khi chi trả hộ cho đơn vị cấp trên và các đơn vị trong nội bộ ghi:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ(1368)
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
– Khi thu hồi các khoản phải thu nội bộ tuỳ theo trường hợp kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Nợ TK 156 – Hàng hoá
Nợ TK 336 – Phải trả nội bộ
Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1368)
4. Kế toán các khoản phải thu khác:
4.1. Nội dung và tài khoản sử dụng:
Phải thu khác là các khoản phải thu ngoài những nội dung đã đề cập ở trên. Nội dung các khoản phải thu khác bao gồm:
- Giá trị tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý.
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do tập thể hoặc cá nhân trong và ngoài đơn vị gây ra như gây mất mát, hư hỏng tài sản, vật tư hàng hoá hay tiền bạc đã được xử lý bắt bồi thường.
- Các khoản đã vay mượn tài sản, tiền bạc có tính chất tạm thời.
- Các khoản phải thu về cho thuê TSCĐ, lãi về đầu tư tài chính.
- Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, cho đầu tư XDCB .v.v.. nhưng không được cấp trên phê duyệt phải thu hồi hoặc chờ xử lý.
- Các khoản gửi vào tài khoản chuyển thu, chuyển chi để nhờ đơn vị nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hoặc nhận đại lý bán hàng nộp hộ thuế.
- Các khoản phải thu khác (phí. lệ phí, các khoản nộp phạt, bồi thường.v.v..)
Kế toán các khoản phải thu khác phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối trường hợp thiếu tài sản, về số lượng, giá trị, người chịu trách nhiệm vật chất và tình hình xử lý. Đồng thời phải theo dõi cho từng khoản, từng đối tượng phải thu, số đã thu, số còn phải thu v.v…
Các khoản phải thu khác được phản ánh vào tài khoản 138 – Phải thu khác. Nội dung ghi chép của tài khoản 138 như sau:
Bên Nợ:
Phản ánh giá trị tài sản thiếu chờ xử lý phát sinh trong kỳ, các khoản phải thu khác tăng trong kỳ
Bên Có:
Phản ánh khoản xử lý tài sản thiếu đã rõ nguyên nhân, các khoản phải thu khác đã thu được trong kỳ.
Số dư bên Nợ:
Các khoản phải thu còn phải thu.
Tài khoản 138 – Phải thu khác, cá biệt có thể có số dư bên có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu.
Tài khoản 138 – Phải thu khác có 2 tài khoản cấp II:
Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Tài khoản 1388 – Phải thu khác.
4.2.Trình tự kế toán:
- Khi phát sinh thiếu vật tư hàng hoá hoặc tiền mặt chưa xác định rõ nguyên nhân chờ xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác(1381)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 153 – Công cụ ,dụng cụ
Có TK 156 – Hàng hoá
Có TK 111 – Tiền mặt.
– Khi phát hiện TSCĐ hữu hình mất chưa rõ nguyên nhân kế toán ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác(giá trị còn lại của TSCĐ)(1381)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)(2141)
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá)
– Khi có quyết định xử lý tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh (giảm nguồn vốn)
Nợ TK 441 – Nguồn vốn XDCB (ghi giảm nguồn vốn XDCB)
Nợ TK 821 – Chi phí khác
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 138 – Phải thu khác(bắt bồi thường)(1388)
Có TK 138 – Phải thu khác(1381)
– Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân thì không phải phản ánh vào tài khoản 138 mà tuỳ thuộc vào quyết định xử lý ghi thẳng vào các tài khoản có liên quan.
– Khi phát sinh các khoản cho vay, cho mượn tài sản, tiền tạm thời, kế toán ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 156 – Hàng hoá
– Khi thu hồi được các khoản phải thu khác ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 138 – Phải thu khác(1388)
– Các khoản thu về cho thuê tài sản, lãi đầu tư tài chính đến hạn chưa thu, ghi:
Nợ TK138 – Phải thu khác (1388)
Có TK 515 – Doanh thu HĐ tài chính
5. Kế toán thanh toán tạm ứng
5.1. Nguyên tắc giao tạm ứng và tài khoản sử dụng:
Tạm ứng là những khoản tiền hoặc vật tư do DN giao cho CBCNV để mua hàng hoá, trả chi phí, đi công tác v.v…
Kế toán tạm ứng phải thực hiện các nguyên tắc sau:
– Người nhận tạm ứng phải là CNV làm việc tại doanh nghiệp và phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng khoản tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được duyệt.
– Khi hoàn thành công việc được giao người nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ tiền nhận tạm ứng theo chứng từ gốc (theo từng lần, từng khoản). Khoản chênh lệch giữa số đã tạm ứng và số đã sử dụng phải nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
– Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần, từng khoản.
Kế toán thanh toán tạm ứng sử dụng tài khoản 141 – Tạm ứng.
Nội dung ghi chép của tài khoản 141 như sau:
Bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho cán bộ, CNV.
Bên Có: Phản ánh các khoản tạm ứng đã thanh toán theo số chi đã được duyệt Số tiền tạm ứng chi không hết nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương.
Số dư bên Nợ: Số giao tạm ứng chưa thanh toán.
5.2. Trình tự hạch toán:
– Khi chi tạm ứng cho cán bộ công nhân viên bằng tiền mặt, hoặc tiền séc ghi:
Nợ TK 141 – Tạm ứng.
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
– Sau khi hoàn thành công việc người nhận tạm ứng thanh toán, kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng đã được duyệt kèm theo các chứng từ gốc để ghi sổ:
- Trường hợp số thực chi đã được duyệt nhỏ hơn số tạm ứng, kế toán ghi:
+ Số thực chi
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 156 – Hàng hoá
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 141 – Tạm ứng.
+ Số chi không hết nhập quỹ hoặc khấu trừ vào tiền lương:
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 334 – Phải nợ công nhân viên
Có TK 141 – Tạm ứng.
- Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã tạm ứng, kế toán ghi:
+ Số thực chi
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 156 – Hàng hoá
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 141 – Tạm ứng.
Đồng thời, kế toán lập phiếu chi để chi thêm cho người nhận tạm ứng:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có TK 111 – Tiền mặt
6. Kế toán chi phí trả trước:
6.1. Nội dung chi phí trả trước – Tài khoản sử dụng:
Chi phí trả trước là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng vì số chi trả tương đối lớn và có liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh nên không thể tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ phát sinh mà phải tập hợp lại chờ phân bổ cho nhiều kỳ tiếp theo với mục đích điều hoà chi phí để giá thành sản phẩm hoặc chi phí kinh doanh trong kỳ không có sự đột biến.
Nội dung các khoản chi phí trả trước gồm:
- Tiền thuê cửa hàng, kho , văn phòng làm việc … phải trả một hay hai lần trong năm
- Chi phí mua các loại bảo hiểm
- Công cụ dụng cụ xuất dùng một lần với giá trị lớn.
- Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê.
- Chi phí nghiên cứu thí nghiệm, cải tiến kỹ thuật.
- Chi phí trong thời gian ngừng việc ngoài kế hoạch
- Chi phí xây dựng , lắp đặt các công trình tạm thời, ván khuôn, dà giáo…trong xây dựng cơ bản.
- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được phép kết chuyển vào chi phí trả trước để phân bổ cho kỳ sau, áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài như: trong xây lắp, trồng rừng hoặc có lượng hàng tồn kho lớn.
Chi phí trả trước được ghi chép phản ánh vào tài khoản 142 – Chi phí trả trước. Nội dung ghi chép của tài khoản này như sau:
Bên Nợ: Phản ánh chi phí trả trước thực tế phát sinh
Số chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chờ kết chuyển
Bên Có: Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí SXKD trong kỳ
Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí QLDN chờ kết chuyển vào TK 911
Số dư bên Nợ: Phản ánh các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc chưa kết chuyển vào TK 911.
Tài khoản 142 – Chi phí trả trước có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1421 – Chi phí trả trước.
Tài khoản 1422 – Chi phí chờ kết chuyển.
6.2.Trình tự kế toán
- Trong kỳ, khi các khoản chi phí trả trước thực tế phát sinh căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 142 – Chi phí trả trước(1421)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
……..
Định kỳ khi phân bổ chi phí trả trước vào chi phí kinh doanh ghi:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 142 – Chi phí trả trước(1421)
- Đối với doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài trên một năm trong kỳ không có hoặc doanh thu bán hàng ít nhưng phát sinh chi phí lớn, cuối kỳ kế toán kết chuyển một phần hoặc toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 142 chờ phân bổ cho kỳ sau ghi:
Nợ TK 142 – Chi phí trả trước(1422)
Có TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Sang kỳ sau căn cứ vào mức doanh thubán hàng thực hiện, kế toán tính toán và kết chuyển vào tài khoản 911 như sau:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 142 – Chi phí trả trước(1422)
Kế toán chi phí trả trước phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng khoản chi phí về tổng số phát sinh, đối tượng chịu chi phí, số kỳ phải phân bổ, số đã phân bổ vào đối tượng chịu phí, số còn phải phân bổ.
7. Kế toán các khoản cầm cố, ký cược , ký quỹ:
7.1. Nội dung, nguyên tắc hạch toán và tài khoản sử dụng
Trong quá trình hoạt động SXKD để đáp ứng nhu cầu về vốn các DN phải đi vay. Khi vay vốn sẽ phát sinh điều kiện thế chấp, cầm cố trong đó người đi vay phải mang tài sản của mình như: vàng, đá quý, tín phiếu, trái phiếu,TSCĐ… giao cho người cho vay cầm giữ trong thời gian vay vốn. Những tài sản đã mang cầm cố không có quyền sở hữu và có thể không có quyền sử dụng trong thời gian cầm cố. Do vậy cũng không có quyền nhượng bán. Sau khi thanh toán sòng phẳng tiền vay, người đi vay nhận lại những tài sản cầm cố của mình. Khi đến hạn thanh toán nếu không trả được tiền vay thì người cho vay có quyền phát mại những tài sản cầm cố để thu lại tiền cho vay.
Ký cược là số tiền DN đặt cược khi đi thuê, mựơn tài sản theo yêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm vật chất và nâng cao trách nhiệm của người đi thuê và hoàn trả đúng thời hạn. Số tiền ký cược do bên cho thuê quy định, có thể bằng hoặc lớn hơn giá trị tài sản cho thuê.
Trong quan hệ mua bán, nhận đại lý, nhận thầu công trình XDCB hoặc tham gia đấu thầu để đảm bảo sự tin cậy giữa các bên sẽ phát sinh nghiệp vụ ký quỹ. Số tiền ký quỹ sẽ ràng buộc người ký quỹ thực hiện nghiêm chỉnh các công việc mà mình đã đăng ký khi trúng thầu. Trong trường hợp bên ký quỹ không thực hiện hoặc thực hiện sai theo quy định sẽ bị bên kia phạt trừ vào số tiền đã ký quỹ. Tiền ký quỹ có thể là tiền hoặc những giấy tờ có giá trị như tiền.
Căn cứ vào thời gian thu hồi người ta phân các khoản cầm cố, ký cươc, ký quý thành ngắn hạn, dài hạn. Cầm cố, ký cươc, ký quý ngắn hạn có thời gian thu hồi trong vòng một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh của DN. Cầm cố, ký cược, ký quý dài hạn có thời gian thu hồi sau một năm hoặc sau một chu kỳ kinh doanh của DN.
Kế toán các khoản cầm cố, ký cược, ký quý được phản ánh ở tài khoản:
Tài khoản 144 – Cầm cố, ký cược, ký quý ngắn hạn
Tài khoản 244 – Cầm cố, ký cươc, ký quý dài hạn.
Nội dung ghi chép của tài khoản 144, 244 như sau:
Bên Nợ: Giá trị tài sản mang cầm cố, số tiền ký quỹ, ký cược.
Bên Có: Giá trị tài sản mang cầm cố đã nhận về
Số tiền ký quỹ, ký cược đã nhận lại hoặc đã thanh toán.
Số dư Bên Nợ: Giá trị tài sản hiện còn đang cầm cố, ký quỹ, ký cược
Kế toán các khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược cần chú ý: Tài sản đem cầm cố, ký quỹ, ký cược phản ánh trên tài khoản này theo giá ghi sổ của DN. Khi thu hồi về ghi theo giá lúc xuất đi. Trường hợp cầm cố bằng giấy tờ chứng nhận chuyển quền sở hữu tài sản thì giá trị của tài sản không phản ánh trên tài khoản này mà chỉ theo dõi trên sổ chi tiết.
7.2. Trình tự kế toán:
- Khi doanh nghiệp dùng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, tín phiếu, trái phiếu hoặc vàng bạc, đá quý để ký quỹ, ký cược kế toán ghi:
Nợ TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Nợ TK 244 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn
Có TK 121 – Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
Có TK 221 – Đầu tư chứng khoán dài hạn.
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
- Nếu dùng TSCĐ để thế chấp (chỉ phản ánh những TSCĐ thực sự mang ra khỏi doanh nghiệp) kế toán ghi:
Nợ TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
(Giá trị hiện còn)
Nợ TK 244 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn
(Giá trị hiện còn)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
- Khi nhận lại tài sản thế chấp là tiền, tín phiếu, trái phiếu ghi:
Nợ TK 121 – Đầu tư chứng khoán ngắn hạn.
Nợ TK 221 – Đầu tư chứng khoán dài hạn.
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 244 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn
- Khi nhận lại tài sản thế chấp là TSCĐ ghi:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Nợ TK 212 – TSCĐ thuê tài chính
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Có TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 244 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn
Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng hợp đồng cam kết, bị phạt trừ vào tiền ký cược, ký quỹ thì số tiền phạt sẽ ghi:
Nợ TK 821 – Các khoản chi phí khác
Có TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 244 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn
- Nếu doanh nghiệp dùng tiền ký quỹ, ký cược thanh toán tiền hàng cho người bán, khi nhận được thông báo về số tiền ký quỹ đã trừ vào số tiền mua hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 244 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn
– Trường hợp doanh nghiệp không có khả năng thanh toán và bị phát mại TSCĐ thế chấp. Số tiền phát mại sẽ dùng trả nợ tiền vay, lãi vay, số còn lại doanh nghiệp sẽ được nhận về:
Nếu giá phát mại > giá trị thực tế ghi sổ kế toán của TSCĐ mang đi thế chấp, phần chênh lệch phản ánh vào thu nhập khác, kế toán ghi:
Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn.
Nợ TK 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 244 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn
Có TK 721 – Thu nhập khác
Nếu giá phát mại < giá trị thực tế ghi sổ kế toán của TSCĐ mang đi thế chấp, phần chênh lệch phản ánh vào chi phí khác, kế toán ghi:
Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn.
Nợ TK 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 811 – Chi phí khác
Có TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 244 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn
Kế toán các khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược phải mở sổ chi tiết để theo dõi theo từng đối tác cho vay hoặc ký quỹ, ký cược theo từng khoản mục cầm cố, ký quỹ, ký cược và thời hạn thu hồi…
8. Kế toán dự phòng phải thu khó đòi:
8.1. Nội dung kế toán dự phòng phải thu khó đòi
Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản thu mà con nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Các khoản nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Để đề phòng rủi ro hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán, cuối mỗi niên độ, kế toán phải tính toán số nợ phải thu số nợ phải thu khó đòi do con nợ không còn khả năng thanh toán có xảy ra trong năm kế hoạch để tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh. Gọi là lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.
Theo quy định của chế độ kế toán tài chính hiện hành việc lập dự phòng được tiến hành vào thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm và phải có đủ các điều kiện sau:
- Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh nghiệp.
– Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi cần lập dự phòng phải có chứng từ gốc hợp lệ ghi rõ tên địa chỉ người nợ, nội dung khoản nợ , số tiền phải thu, số đã thu, số còn nợ chưa trả.
- Các khoản nợ phải thu được ghi nhận là nợ khó đòi nếu nợ phải thu đã quá hạn 2 năm trở lên kể từ ngày đến hạn thu nợ ghi trong hợp đồng (khế ước vay). Trừ trường hợp đặc biệt trong thời gian quá hạn chưa quá 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác như: bỏ trốn, bị bắt giữ…. thì cũng được ghi nhận là nợ khó đòi.
- Doanh nghiệp phải lập hội đồng thẩm định xác định các khoản nợ phải thu khó đòi và xử lý theo chế độ tài chính hiện hành.
- Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt quá 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 hàng năm.
8.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi được phản ánh ở tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” . Nội dung kết cấu của tài khoản 139 như sau:
Bên nợ: Hoàn nhập số dự phòng các khoản phải thu khó đòi đã lập cuối năm trước
Bên có: Số trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi cuối niên độ .
Số dư bên có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ
8.3. Trình tự kế toán:
Cuối niên độ kế toán, DN căn cứ vào khoản nợ phải thu, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập.
+ Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay > số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN (6426)
Có TK139 – Dự phòng phải thu khó đòi
+ Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay < số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi:
Nợ TK139 – Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642 – Chi phí quản lý DN (6426)
Trong niên độ tiếp theo khi thu hồi các khoản nợ phải thu của niên độ trước, ghi:
Nợ TK111- Tiền mặt
Nợ TK112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK131 – Phải thu của khách hàng
Có TK138 – Phải thu khác
Những khoản nợ phải thu của niên độ trước, nay thực sự không thu hồi nợ được, sau khi đã có quyết định cho phép xử lý xoá sổ khoản công nợ này, kế toán ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6416)
Có TK131 – Phải thu của khách hàng
Có TK138 – Phải thu khác
Đồng thời phải theo dõi khoản công nợ đã xử lý trên TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” trong thời hạn ít nhất từ 10 đến 15 năm theo bút toán đơn:
Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý
Các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu thu hồi được, kế toán ghi:
Nợ TK111- Tiền mặt
Nợ TK112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 711 – Thu nhập khác
Đồng thời: Có TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý
Các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu sau 10 đến 15 năm không thu hồi được, kế toán ghi:
Có TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý
21 Th9 2020
22 Th9 2020
4 Th12 2020
4 Th12 2020
4 Th12 2020
22 Th9 2020