Thu thập yêu cầu và xác định phạm vi dự án

Khái niệm: Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quá trình tiến hành nhằm xác định các hoạt động thuộc dự án để thực hiện thành công dự án.

Quản lý phạm vi dự án liên quan đến việc xác định những nội dung công việc mà dự án phải tiến hành và những công việc không thuộc về dự án. Phạm vi dự án là các công việc cần phải thực hiện để tạo ra sản phẩm/dịch vụ hoặc một kết quả với những đặc điểm và tính năng hoạt động đã xác định trước. Kết quả của dự án cung cấp cho khách hàng có thể là sản phẩm, dịch vụ hoặc một bản báo cáo. Ví dụ, một dự án nghiên cứu thị trường mà một công ty tư vấn thực hiện theo một bản hợp đồng với khách hàng sẽ bao gồm các hoạt động nghiên cứu tiến hành để cho ra kết quả nghiên cứu đáp ứng được những yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng nhất định đã được xác định trước trong hợp đồng thoả thuận với khách hàng.

1. Thu thập yêu cầu

Thu thập yêu cầu là quá trình xác định và trình bày nhu cầu của các chủ thể dự án nhằm đáp ứng các mục tiêu dự án. Sự thành công của dự án phụ thuộc trực tiếp vào việc thu thập và quản lý các yêu cầu của dự án. Yêu cầu là những nhu cầu và mong đợi của người bảo trợ, khách hàng, các chủ thể dự án khác và bao gồm cả những yêu cầu được lượng hoá cụ thể ví dụ như các tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm và những yêu cầu mang tính chất định tính dưới dạng văn bản. Những yêu cầu này phải được xác định, phân tích và tổng hợp ghi chép lại khi dự án bắt đầu được thực hiện. Các yêu cầu sẽ trở thành căn cứ của cấu trúc chia nhỏ công việc.

Nhiều công ty phân loại yêu cầu thành yêu cầu đối với dự án và yêu cầu đối với sản phẩm. Yêu cầu dự án bao gồm những yêu cầu của doanh nghiệp, các yêu cầu về quản lý dự án, các yều cầu về chuyển giao kết quả. Các yêu cầu về sản phẩm bao gồm các yêu cầu về kỹ thuật, về độ an toàn, về các tính năng hoạt động.

Để thu thập yêu cầu cần xuất phát từ văn kiện dự án trong đó đã mô tả về dự án và phát biểu những yêu cầu chung nhất về dự án và sản phẩm. Các chủ thể liên quan đến dự án phải được xác định đầy đủ và nhu cầu của họ cần được phát hiện, thu thập, phân tích và tổng hợp lại một cách chính xác. Ví dụ trong các dự án phát triển hệ thống thông tin quản lý thì các yêu cầu của người sử dụng hệ thống cần phải được xác định và là căn cứ quan trọng trong việc phát triển các chức năng và sự tương tác của phần mềm.

Một số kỹ thuật áp dụng để thu thập yêu cầu bao gồm phỏng vấn, thảo luận nhóm, hội thảo, kỹ thuật sáng tạo nhóm, quan sát, phiếu điều tra và mô hình mẫu thử nghiệm.

Phỏng vấn là một kỹ thuật thu thập thông tin và yêu cầu từ các chủ thể dựa án thông qua hình thức trao đổi trực tiếp với họ. Thông thường phỏng vấn được thực hiện thông qua việc đặt các câu hỏi đã được chuẩn bị sẵn từ trước và ghi lại câu trả lời. Phỏng vấn những cán bộ dự án có kinh nghiệm, khách hàng, các chủ thể dự án và các chuyên gia nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động đó có thể thu thập được rất nhiều thông tin hữu ích về đặc điểm và các tính năng hoạt động của các đầu ra của dự án.

Thảo luận nhóm, hội thảo, các kỹ thuật sáng tạo nhóm là một loạt kỹ thuật tương tác nhóm áp dụng để phát hiện và thu thập ý kiến, yêu cầu của các chủ thể dự án về sản phẩm, dịch vụ hoặc một kết quả dự kiến gì đó. Sự tương tác giữa các thành viên tham gia sẽ kích thích nhiều ý tưởng mới nảy sinh giúp cho thu thập được rất nhiều thông tin bổ ích về mong đợi và ý kiến từ các chủ thể dự án.

Mô hình mẫu thử nghiệm là một phương pháp thu thập thông tin phản hồi về các yêu cầu của các chủ thể liên quan bằng cách đưa ra một mô hình mẫu ban đầu của sản phẩm dự kiến đó trước khi bắt tay vào tạo ra sản phẩm trong thực tế. Do mô hình mẫu mô phỏng các đặc điểm và tính năng của sản phẩm dự kiến cho nên cho phép các chủ thể dự án có thể kiểm tra các yêu cầu của mình trên mô hình một cách cụ thể hơn là chỉ thảo luận các yêu cầu một cách trìu tượng. Mô hình mẫu thử nghiệm cũng cho phép liên tục hoàn thiện ý tưởng sản phẩm thông qua một chu trình tương tác liên tục từ đề xuất mô hình ban đầu, trải nghiệm của người sử dụng, thu thập thông tin phản hồi, hoàn thiện mô hình. Khi đã tiến hành qua nhiều vòng và những yêu cầu thu thập được thông qua áp dụng kỹ thuật mô hình mẫu thử nghiệm đã đầy đủ và chính xác có thể sẳn sàng chuyển sang giai đoạn thiết kế hoặc giai đoạn phát triển hệ thống.

Các yêu cầu sẽ được tổng hợp và trình bày một cách hệ thống theo mẫu nhất định tuỳ theo quy định cụ thể của mỗi công ty và tài liệu này sẽ là một căn cứ quan trọng cho việc phát triển các kế hoạch dự án. Các yêu cầu có thể được trình bày một cách đơn giản như liệt kê tất cả các yêu cầu từ mức độ tổng hợp đến chi tiết và phân loại theo từng chủ thể dự án liên quan đến những cách trình bày phức tạp hơn như có phần tóm tắt, các mô tả chi tiết, các phụ lục kèm theo.

Tập tài liệu trình bày yêu cầu có thể bao gồm những thành phần sau:

  • Nhu cầu của doanh nghiệp, cơ hội cần nắm bắt, những bất cập trong các hoạt động hiện nay và lý do triển khai dự án
  • Mục tiêu của công ty và của dự án
  • Các yêu cầu về tính năng hoạt động của sản phẩm, các quá trình thiết kế, chế tạo, kiểm tra và chuyển giao.
  • Các yêu cầu khác như mức độ phục vụ, kết quả công việc, sự an toàn, tính bảo mật, mức độ đáp ứng các quy định, sự trợ giúp, sự duy trì và đào thải.
  • Các yêu cầu chất lượng.
  • Các tiêu chuẩn chấp nhận
  • Yêu cầu về đào tạo
  • Các giả định và ràng buộc.

Các yêu cầu phải được phân tích, ghi chép và quản lý thống nhất trong suốt quá trình thực hiện dự án. Một vấn đề quan trọng trong quản lý yêu cầu là công ty phải xây dựng bản quy định quản lý các thay đổi dự án một cách chính tắc như đã trình bày ở chương 3, quá trình thiết lập trình tự ưu tiên giữa các yêu cầu, cơ sở dữ liệu ghi chép các yêu cầu gốc ban đầu và các yêu cầu hiện thời bao gồm mã của yêu cầu, bối cảnh xuất hiện yêu cầu, lý do đưa yêu cầu vào, nguồn gốc yêu cầu, mức độ ưu tiên, yêu cầu được điều chỉnh lần thứ bao nhiêu, trạng thái hiện thời của yêu cầu (đang có hiệu lực, không còn hiệu lực, chờ phê duyệt, bổ xung, đã phê duyệt ) và thời gian hoàn thành.

2. Xác định phạm vi

Xác định phạm vi là quá trình phát triển mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm. Công việc chuẩn bị mô tả chi tiết về dự án rất quan trọng đối với thành công dự án và được xây dựng dựa trên các đầu ra chính của dự án, các giả định và ràng buộc xác định trong giai đoạn bắt đầu dự án. Trong giai đoạn lập kế hoạch, phạm vi dự án được xác định và mô tả cụ thể hơn khi có thêm thông tin về dự án. Những rủi ro, giả định và ràng buộc hiện thời được phân tích một cách toàn diện hơn và được bổ xung và điều chỉnh khi cần thiết.

Xác định phạm vi dự án cần căn cứ vào văn kiện dự án, bản mô tả yêu cầu và nguồn tài nguyên của công ty như các chính sách, quy trình và biểu mẫu đối với quản lý phạm vi dự án, tài liệu lưu trữ về các dự án tiến hành trước đây và các bài học kinh nghiệm trong quá khứ. Như đã đề cập ở chương 3 văn kiện dự án mô tả một cách khái quát các đặc tính của dự án và sản phẩm và nếu đơn vị thực hiện dự án không áp dụng văn kiện dự án (ví dụ nhà thầu) thì có thể sử dụng tài liệu tương đương (ví dụ hợp đồng) làm cơ sở để phát triển chi tiết phạm vi công việc.

Các kỹ thuật thường được áp dụng để xác định phạm vi dự án là lấy ý kiến đánh giá của chuyên gia, tiến hành phân tích sản phẩm, và tổ chức hội thảo chuyên đề. Ý kiến đánh giá của chuyên gia được áp dụng cho từng vấn đề kỹ thuật chi tiết. Các chuyên gia có trình độ chuyên môn sâu có thể  đến từ rất nhiều nguồn khác nhau, ví dụ như có thể từ các bộ phận chức năng trong công ty, chuyên gia tư vấn, khách hàng, các hiệp hội nghề nghiệp, các tổ chức chuyên ngành. Đối với dự án mà các đầu ra là sản phẩm thì phân tích sản phẩm là một công cụ rất hữu hiệu. Mỗi lĩnh vực ứng dụng đều đã phát triển ra nhiều phương pháp đã được kiểm chứng để chuyển các mô tả khái quát về sản phẩm thành các đầu ra cụ thể. Phân tích sản phẩm bao gồm tháo rỡ sản phẩm, phân tích hệ thống, phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống, thiết kế các thuộc tính hữu dụng của sản phẩm và phân tích các thuộc tính hữu dụng của sản phẩm.

Kết quả của việc xác định phạm vi dự án là bản mô tả phạm vi dự án trong đó mô tả chi tiết các đầu ra của dự án và các công việc tiến hành để tạo ra các đầu ra. Bản mô tả phạm vi dự án tạo ra sự hiểu biết thống nhất giữa tất cả các chủ thể dự án và cũng có thể chỉ rõ cả những nội dung gì không thuộc phạm vi dự án để giúp cho việc quản lý mong đợi của các chủ thể dự án. Bản mô tả phạm vi dự án cho phép nhóm dự án tiến hành lập kế hoạch chi tiết trong quá trình thực hiện, cung cấp cơ sở để đánh giá liệu các yêu cầu thay đổi dự án hoặc khối lượng công việc bổ xung có nằm trong phạm vi dự án hay không. Bản mô tả phạm vi dự án thường bao gồm những nội dung sau:

  • Mô tả phạm vi sản phẩm – mô tả chi tiết các đặc điểm, tính chất của sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc kết quả công việc
  • Các tiêu chuẩn chấp nhận sản phẩm – xác định rõ quá trình và tiêu chuẩn chấp thuận sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả cuối cùng
  • Các đầu ra của dự án – Các đầu ra bao gồm cả sản phẩm/dịch vụ và các kết quả bổ trợ khác như các tài liệu và các báo cáo quản lý dự án
  • Những phần việc không thuộc dự án – xác định những nội dung công việc không thuộc dự án. Mô tả rõ những gì không thuộc phạm vi dự án nhằm giúp quản lý mong đợi của khách hàng. Ví dụ trong một dự án chung cư cao tầng, mô tả về đầu ra của dự án có ghi căn hộ bàn giao cho khách hàng gồm có một cửa ra vào, hai cửa sổ, các trang thiết bị lắp đặt bao gồm la bô phòng tắm v.v. các đầu chờ bình nóng lạnh, đầu chờ máy giặt nhưng không bao gồm bình nóng lanh và máy giặt.
  • Các ràng buộc của dự án – Liệt kê và mô tả các ràng buộc của dự án ví dụ ngân sách dự án, thời gian hoàn thành dự án hoặc tiến độ hoàn thành các hạng mục công việc chính. Nếu dự án làm theo hợp đồng với khách hàng thì các điều khoản hợp đồng chính là các ràng buộc của dự án.
  • Các giả định dự án – Liệt kê các giả định và ảnh hưởng của giả định đến dự án trong trường hợp giả định được chứng tỏ không đúng (rủi ro). Trong quá trình lập kế hoạch nhóm dự án phải thường xuyên xác định, ghi chép và kiểm chứng giả định.